地方性建设电子档案元数据方案构建＊——以苏州市为例

谢 锋 徐 悦 王 磊 王 密 毕建新

（1.苏州市城乡建设档案馆，江苏苏州，215000；2.苏州大学社会学院，江苏苏州，215000； 3.中国人民大学电子文件管理研究中心，北京，100872）

为应对数字时代的挑战，档案馆纷纷向数字化、智慧化转型，面向社会多元需求提供智慧服务。［1］中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，指出要“深入推进档案资源体系建设，加快档案资源数字转型，大力推进增量电子化”［2］，电子档案在档案资源体系中占比明显提升。建设电子档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及其元数据，主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。［3］为提升建设档案服务水平，促进智慧城市建设，苏州市城建档案馆通过数字化和电子档案接收工作，形成了多类型、全方位的建设电子档案资源体系。在数字环境中，元数据对维护建设文件与建设档案的真实性、完整性、可用性和安全性起着至关重要的作用。2012年，住房和城乡建设部发布《建设电子档案元数据标准》（CJJ/T 187—2012，以下简称CJJ/T 187—2012），旨在“加强建设电子档案的全过程管理，建立真实、完整、有效的建设电子档案，保障建设电子档案的安全保管与有效开发利用”。［4］然而，随着数字转型进程不断加快，CJJ/T 187—2012逐渐显现出其不适之处。苏州数字化转型成果位于全国前列，力争“建成全国数字化引领转型升级标杆城市”［5］，强调城市服务智能化与精准化，显现出建设电子档案高效管理的急迫性。因此，为推动苏州建设电子档案的精准查询、真实有效性确认、线上利用等档案管理和利用活动，促进苏州城市信息模型和智慧城市建设，苏州市住建局组织苏州市城建档案馆和苏州大学共同研制了一套适应当前苏州数字化转型趋势与建设电子档案高效管理的建设电子档案元数据管理方案。

一、 元数据方案构建的必要性

1. 苏州数字转型与智慧城市建设的要求

“十一五”以来，苏州市通过开展“数字苏州”建设使城市数字化取得了显著成效，数字经济发展和数字赋能城市管理给苏州创造了多重机遇。2021年苏州发布了《苏州市推进数字经济和数字化发展三年行动计划（2021—2023年）》［6］，明确指出要“打造国内领先的数字基础设施高地”，并提出要建设城市信息模型（CIM）基础平台，推进市政基础设施智能化建设。城建档案馆记录了城市建设的历史进程，保存了大量城市发展过程中的工程项目图纸、文件材料、影像资料等建设档案，为苏州智慧城市建设提供了参考依据。建设档案数字化及管理成果，直接关系智慧城市建设规划的科学性、合理性。科学合理的建设电子档案元数据可以详尽地描述建设电子档案，影响工程竣工后的生产、维护、改扩建乃至效益发挥，对智慧城市建设起支撑作用。因此，需要对建设电子档案元数据进行标准化、结构化的高效采集和管理，推进智能建造产业发展，推动苏州“新城建”工作。

2. 苏州建设电子档案科学管理的要求

建设电子档案管理存在体量大、管理周期长、类别复杂等特点。一是建设电子档案体量大，涵盖种类较多，包括文字材料、图纸、照片、录音录像等，苏州市城建档案馆2021年12月至2022年6月期间仅电子文件就增加了582，021个，管理容量增加了446G。二是档案管理周期长，建设工程项目从立项到落地时间跨度大，具有积累性和延续性，增加了资料的管理难度。三是档案涉及类别复杂，存在立档单位多、产生渠道广泛、归档名目繁杂等特点，管理要素较多。［7-8］苏州市城建档案馆已于2020年完成数字城建档案管理服务平台二期建设，实现了建设电子档案接收、整理、保管、查阅利用、统计的全流程在线管理，馆藏档案数字化率达100%，为元数据采集、管理和维护提供了良好的基础，苏州市建设电子档案管理急需一份科学合理的元数据方案以保障其真实性、完整性、可用性和安全性。

3. 现有标准不符合建设电子档案管理要求

国内外对电子档案元数据高度重视，相关标准陆续出台，如国际标准《信息与文献 文件管理过程 文件元数据》（ISO 23081）等系列标准，我国针对文书、照片、录音录像类电子档案出台了相关的元数据方案，住建部于2012年也发布了《建设电子档案元数据标准》。但CJJ/T 187—2012制定已有10年，不适应当前建设电子档案元数据管理要求，如该标准未设置档号、全宗号、电子签名、电子印章、电子证照等档案信息化不可或缺的元数据元素。另外，该标准缺少数字化属性等相关元素，无法对非原生性电子档案进行详尽的描述。

二、 建设电子档案元数据方案构建

苏州市城建档案馆和苏州大学参考国内外现有信息与文献元数据相关标准，根据苏州市城建业务工作与建设档案管理工作实际，综合各类元数据标准的优势，制定《苏州市建设电子档案元数据工作指引》（以下简称《指引》），从管理、描述、保存、技术、利用等方面对建设电子档案管理实施全流程覆盖，并采用多实体模式规定地方性建设电子档案元数据集以及元数据元素关系间的逻辑架构。

1. 元数据实体

《指引》在CJJ/T 187—2012 基础上，参照《信息与文献 文件元数据管理 第2部分：概念性与实施细则》（ISO 23081-2：2009）与《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46—2009），从不同维度将元数据实体划分为文件实体、业务实体、责任者实体和关系实体（元数据实体类型及描述见表1）。

表1 元数据实体类型及描述

多实体模式有利于元数据管理和提供利用，用户可根据需要选择合适的方案管理元数据。《指引》的用户可采用单一对象方案与多实体方案并存的执行方式，文件实体为必选元数据实体。采用单实体方案时仅含文件实体，采用多实体方案时，可选以下方案：两个实体（如：文件实体、关系实体）、三个实体（如：文件实体、责任者实体、关系实体，或文件实体、业务实体、关系实体）、全部实体（文件实体、责任者实体、业务实体、关系实体）。执行中选用的实体越多，对使用的环境要求就越高，文件真实性、完整性、可用性和安全性的保障相对就越强，《指引》的适应性就越好（地方性建设电子档案元数据实体关系见图1）。

图1 元数据实体关系

2. 元数据实体级次

各元数据实体包含若干级次，厘清不同的级次可以明确地定义各级次的元数据元素。［9］《指引》分析了地方性建设电子档案元数据实体级次关系（见图2）。

图2 元数据实体级次关系

与CJJ/T 187—2012相比，《指引》对文件实体和业务实体的级次关系做了修订。文件实体中的“单一文件”层级增加了“文件页级”这一聚合层次，用以描述文件单页的来源、档号、电子属性等信息。业务实体将“建设工程电子文件”下设的“建设项目”“单项工程”“单位工程”“分部/分项”“事务（作业）”变更为“工程类别”“工程阶段”“工程事务”。此层级划分参照了《苏州市建设工程档案立卷程序与标准》，一方面，结合了城建档案馆实际工作，符合建设档案立卷、归档等管理流程，便于建设电子档案全流程管理；另一方面，此划分与原标准并不冲突，而是将其归入不同类别与阶段中，更具扩展性。

3. 元数据元素

《指引》依据不同实体各层级的特点和需求，设计了对应的元数据元素及子元素。其中，文件实体从16个方面设计元数据元素113个，业务实体从7个方面设计元数据元素16个，责任者实体从6个方面设计元数据元素10个，关系实体从5个方面设计元数据元素12个，共151个元数据元素。

业务实体、责任者实体、关系实体参照CJJ/T 187—2012设计元数据元素，并进行部分修正。如改动元数据元素顺序，使采集时更符合电子档案管理系统逻辑；删除其他实体中重复的元数据元素等。元数据元素变动较大之处在文件实体，《指引》在大部分保留CJJ/T 187—2012文件实体元数据元素的前提下，参照DA/T 46—2009、GB/T 36903—2018等标准，结合苏州市城建档案馆电子档案管理系统与业务管理工作情况，增加、变动了部分文件实体元数据元素。首先，为在管理过程中更契合档案管理专业特点与业务工作实际，《指引》增加并明确了“来源”“档号”等管理性元数据元素，并新增“总登记号”元素以描述入馆档案案卷的大流水号。其次，为记录建设项目电子档案检索标识与地理信息，体现工程档案专业特性，《指引》增加了“建设项目代码”“工程地点”“地理坐标”等元数据元素。再次，为适应电子文件单套制发展，《指引》增加了“电子标识”“电子文件数”“备份状态”等的元数据元素，其中“电子标识”记录了各层级电子文件的唯一代码，“电子文件数”记录了项目、案卷、文件中的单页电子文件总量。最后，为符合建设电子档案的“来源可靠、程序规范、要素合规”的要求，符合数字政府建设总体要求［10］，《指引》增加了“电子签名”“电子印章”“电子证照”等元数据元素及其子元素（各实体元数据元素如表2）。

表2 各实体元数据元素表（不含子元素）

4. 元数据描述方法

《指引》改变了CJJ/T 187—2012采用表格与条文说明相结合的方法，运用标准化与结构化的方法，对元数据元素进行描述（如表3所示）。

表3 元数据元素描述示例

5. 元数据方案的实施、评估与更新

为促进《指引》落地，发挥其加强建设电子档案的全过程管理，保障建设电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，有效记录描述建设电子档案各管理过程的作用，《指引》指出了元数据管理的基本要求，并从元数据捕获、创建、保管和存储、转换和封装等全过程管理出发，提出元数据管理建议。同时，《指引》规定了元数据方案的扩展方式，用户在使用过程中可根据需求对《指引》内实体层级、实体元素进行扩展，提升了指引的适用度。建设电子档案元数据方案需要在业务系统与电子档案管理系统中经过实施、评估与更新方可正式投入使用。在此过程中，建设电子档案的管理内容和方式可能会随着数字化转型进程加快而变化。如建筑信息模型（BIM）技术的集成与创新应用使得建筑业与信息化、工业化深度融合，光学字符识别（OCR）工作持续开展使得建设档案数字资源急剧增长等等。因此，元数据方案需具备一定弹性，同时，也需根据管理实际工作情况进行适应性更新。

三、 结语

地方城建档案馆承担着保存“城市记忆”的历史使命，建设电子档案资源建设和智慧化服务是城市构建智慧治理网络体系的重要环节。［11］上述目标的实现，离不开对建设电子档案元数据科学化、规范化和标准化的管理。《指引》顺应了数字转型的时代特征，将在实施过程中不断评估并改进、完善，为苏州的智慧城市治理做出贡献。