医院人事档案管理工作的现状及对策分析

□满 祎 俞成枫

医院人事档案是反映医务人员的基本情况、个人经历、技术水平、工作表现的历史纪录，是医院人力资源管理工作中的重要参考和依据，涉及医院员工的职务职称晋升、工资调整等各项工作，能够有力地指导人力资源管理工作，为医院的人才队伍建设奠定坚实的基础。做好医院档案管理工作，掌握好医院的人才数据信息并做好数据分析，提供准确的人才评价，带动医院的高层次人才队伍不断发展，促进医院的人才梯队建设，对医院节约人力资源成本及提升人力资源管理效率起到了积极作用，最终促进医院的管理工作健康、有序、高效进行。本文围绕医院人事档案管理工作展开讨论，阐述人事档案管理工作的重要性和必要性，分析人事档案管理过程中存在的困难、问题及原因，并提出改进措施，为医院人事档案管理工作提供有效建议。

一、医院人事档案管理工作的现状及原因分析

（一）人事档案材料不完整

在人事档案管理工作中经常会出现人事档案材料不完整的情况，究其原因，主要有以下几点：第一，管理模式老旧。大多数医院都是采用传统管理方式，使用文本材料作为表达的主要形式，依靠工作人员的手工记录和管理。随着时间的推移，档案文件受存放环境或人为差错等影响，容易出现档案材料的损坏、丢失或归档不及时和错放等情况，长此以往也就无法保证人事档案的信息完整和安全。第二，据相关统计显示，我国超过85%的医护人员曾经调换过工作单位，频繁地调换工作也会导致相关材料的遗失。第三，思想上重视程度不够。人事档案涉及在院所有医务人员，但是他们的重视程度不够，未能正确认识档案的重要性。医务工作者忙于自己的医疗工作，未能将个人材料及时递交到人事管理部门，造成人事档案材料的不完整、不全面、不规范，对后续的档案整理工作的开展造成了严重影响。

（二）工作效率及利用率低

人事档案管理工作的低效运行严重影响医院职工个人的晋升、待遇以及医院各项工作的开展，其主要原因有以下几点：一是管理模式老旧。人事档案涉及许多隐私性的信息，需要专人管理、独立存放。信息内容多、范围大、涉及广，在收集整理过程中，通过手工记录、整理、归档，工作时间长、工作效率低、工作强度大。二是管理人员业务能力不高。缺乏专业、专职的档案管理人员，现有人员对档案材料的管理、审核、鉴别能力还不够，管理创新意识不足，专业水平不强。集中在以下几点：第一，管理人员并非专业出身，可能身兼数职，也可能从其他岗位借调而来，管理岗位本身不稳定，继而影响人事档案工作的开展。第二，人事档案管理是重复性操作，管理人员每天面对相同的工作内容，容易产生厌倦感，降低了工作效率。三是信息化程度不够。新时代背景下，现代信息技术在人们日常生活和工作中的应用也越来越广泛。但在传统管理理念的影响下，医院延续陈旧的档案管理方式，即人工整理资料，用文字表格记录员工的信息，在大规模的纸质化管理下很难进行人力资源开发工作。纸质档案容易损毁和遗失，对档案管理的可持续发展也有着负面的影响，大大降低了工作效率和利用率。

二、提升医院人事档案管理工作的对策

（一）加强组织领导，增强责任意识

人事档案管理工作任务重、标准高、要求严，为了高标准地完成人事档案管理工作，我们严格执行干部人事档案管理工作的规定和要求，坚持原则、坚守底线。边整理边学习，整理和审核分步进行，通过党办把关复核、分管领导抽查审核等措施，保证了人事档案管理工作的质量。对档案中缺少的材料重点登记，材料收集、整理、反馈工作同步进行，采取电话告知、书面通知、专人催缴等方式解决档案材料缺失补交不及时的难题。对收集到的归档材料，认真细致地进行排查和鉴别，使归档材料更多真实有效、手续完整。

（二）完善人事档案管理制度，加强档案管理工作规范

在管理工作中要制度先行，档案工作也是如此。人事档案管理工作具有高度的机密性，操作规范也很重要，这就需要我们制定完善的制度来保障档案管理工作有序进行。医院高度重视档案管理工作，落细落实档案管理工作要求，使人事档案管理制度化；平时更要重视档案管理的质量，工作人员要严格把控，档案的收集审查和整理鉴别都要细心严谨，归档时应认真核对，提高人事档案管理的安全性和规范化。为了进一步建立和健全档案管理工作制度，完善和落实人员职责、整理归档、保密安全、检查审核等工作细则，强化档案收集、整理、查阅、转递、核对等工作程序，做到制度“上墙”、工作“上心”，使档案管理工作有章可循、有据可查。健全和完善“人事档案材料接收登记簿”“人事档案查阅登记簿”“人事档案转出登记簿”等各种登记表簿，真正做到收转有登记、查阅有手续、管理有章法、工作有条理，形成一套方便快捷、规范科学的管理程序，保证干部人事档案管理工作的规范性和严肃性。

（三）提高档案管理人员职业素质

档案管理人员是医院人事档案管理工作的重中之重。首先应该配备专职专管的人事档案管理人员，制定好岗位职责，最好能够进行责任制考核，制定相应奖惩激励措施，提高管理人员的工作积极性；其次要重视管理人员业务水平，定期组织业务培训，提高管理人员的专业素养和学习意识，吸收先进的管理经验和方法，跟上医院人事管理和医院发展的要求，保证医院人事管理工作的顺利进行和不断发展。

（四）采用信息化管理手段，提高档案利用率

当前，随着医院管理模式的转变和快速发展，传统的档案管理模式已经无法适应医院管理发展的要求。人事档案管理工作应该与时俱进，充分利用现代化科学技术，采用信息化管理手段。信息化管理模式方便档案查阅、利于统计分析，能够提高档案利用率和工作效率，减少人工管理可能出现的疏漏，从而增强医院管理的效率和水平，更有利于医院人力资源管理工作的有效推进。现在，使用信息系统进行档案管理的机构部门正在增加，各医院也应该跟上时代脚步，积极主动地学习先进的信息化管理理念，建立适合本院的档案管理模式，为医院人事管理工作的开展提供更科学，更准确的信息支持，促进医院人才发展规划的实现和医院管理工作的持续发展。

三、结语

医院人事档案管理工作不能因循守旧，必须逐步完善、不断发展、坚持创新。医院要重视这项工作，创新人力资源管理模式，探索做好档案管理工作的各种现代化手段，在档案管理的过程中，不断地提高管理人员职业素质，建立完整的档案管理制度，通过多种方式和渠道，使医院档案更好地为医院的人才建设服务，为医院的科学发展服务，从而促进医院的长远可持续发展。