强化档案信息化建设 服务水利事业的发展

李 朝

（河北省岗南水库事务中心，河北 石家庄 050000）

充分关注档案信息管理工作的重要性，树立正确意识，才能为水利事业的稳定发展打好基础。基于此，就必须要重点提升信息化管理力度，逐步促进档案管理工作科学合理发展，同时发挥其职能作用，更好地服务于水利事业的发展。在近年来的发展进程中，越来越多的单位意识到了档案信息化建设的重要程度，但由于各类客观因素所产生的影响，目前的档案信息化建设中仍旧存在着一些问题，严重影响了信息化建设效率。因此，为改善这一情况就需要充分结合目前实际，不断强化档案信息化建设力度，进一步推动水利事业的发展。

一、信息化视角下促进档案信息化建设的重要性

（一）充分发挥出档案的服务功能

在档案管理信息化的建设过程中，也是档案管理工作进行创新的一种内在动力，在信息化档案工作所起到的推动作用下，能够进一步强化档案服务功能，满足各项工作开展的基本需求。在档案管理信息化系统中，不仅能够对传统的档案文件存放室进行优化，也有利于后续档案查阅工作及档案修改工作的顺利开展，为档案的后期存档提供便利，确保档案管理工作的整体效率可以稳步提升，充分激发出档案管理人员工作的积极性，为各项工作的顺利开展奠定坚实基础。在目前档案管理信息化建设不断深入的过程当中，不仅能够有效提升档案管理工作效率，使其能够将更多的时间与精力投入到专业性更高的工作中，还能够实现档案共享，对原本较为混乱的档案资源进行优化配置，在根本上提升档案资源的利用率，这也为档案管理工作的后续开展带来极大的推动力。

（二）档案管理信息化系统有着极其显著的优势

在信息化技术起到的支持作用下，越来越多的单位都已经构建出档案管理信息化系统，对原本较为传统的档案储存方式及储存措施进行优化，使得纸质化档案可以逐渐向着数字化档案的方向转变，这样就能够解决纸质化档案保存过于困难及容易损坏等多种问题，在最大程度上提高档案信息的完整性与安全性，大幅度降低档案信息丢失问题的发生几率。同时，在互联网边界所起到的安全保护作用下，信息化的档案管理系统还可以对黑客入侵等非法行为进行防御，利用档案管理信息化所具备的优势，进一步避免内部档案受到损害。除此之外，在档案管理信息化系统中，还可以提供出档案信息的备份功能，并且支持多次备份，比如云端储存及脱机储存等方面，都可以进行档案文件的复制与储存，防止档案资料在受损后产生过于严重的负面影响。

（三）社会发展提出的需求

在目前的社会环境中，信息化建设的步伐已经持续提升这也使得档案管理工作的创新优化提上了日程，同时，在社会发展起到的推动作用下，如果仍旧采用传统的档案管理方式，已经很难适应水利事业发展提出的基本需求，这就更需要积极推动电子化档案的建设进程，以此来保证水利事业能够与档案管理信息化有效结合在一起。

二、当前档案信息化建设中存在的问题

（一）忽略了档案信息化管理工作的重要性

在档案管理工作的实际开展过程中，部分水利部门在认知方面存在着较为显著的偏差，完全忽略了档案管理信息化建设的重要性，这就导致其在各项工作的开展过程中，仍采用那些较为传统的档案管理方式，整体档案管理工作的效果也受到了较为严重的影响，特别是在对档案信息进行查阅及补录的实际过程中，不仅涉及到的程序较为复杂，在查找难度方面也比较高，甚至还会产生档案文件丢失等问题，引发较为严重的负面影响。而在实际调查后可以明显看出，在部分单位当中，甚至没有建立起专门的档案管理室，在档案管理人员方面，身兼数职的问题，管理人员不仅自身的信息化素养比较低，其对于档案管理信息化工作中涉及到的各类技术设备也比较陌生，很难确保档案管理工作可以顺利开展，这也是影响档案管理信息化工作顺利开展的主要因素。

（二）缺乏各类基础设施

在信息化档案建设工作当中，其需要各类现代化的信息技术以及具备着信息化特征的系统设备提供支撑，然而，站在目前部分水利部门档案管理信息化建设的角度上来看，缺乏专业的信息化设备已经成为了一种共性问题，也正是由于这种设备不完备的情况，大幅度降低了档案管理的工作效率，无法有效保证信息档案储存的完整程度。同时，其内部所用的部分纸质化档案很容易受损，经常会产生字迹模糊或纸张受损等问题，这就对档案管理工作的开展产生了严重制约，无法提供出更高质量的档案服务。另外，档案管理人员自身的专业水平与综合素质，也会对档案创新管理的效果产生直接影响，站在目前档案创新管理的角度上来看，档案管理人员自身在专业技能方面较为匮乏，业务能力同样有待提升，特别是在档案的信息化建设阶段中，如果管理人员的信息化素养不高，在认知上就会出现偏差，这样不仅会对相关单位档案信息化建设过程产生影响，也会导致档案管理工作的创新力度不足，不利于后续各项工作的开展。

（三）档案管理信息化建设水平受到限制

在当前社会发展进程中，科学技术已经得到了较为全面的发展优化，而在档案管理工作的开展过程中，同样需要及时转变传统的档案管理模式，通过档案管理信息化系统来更好的完成各类工作。并且，在信息化档案的建设过程中，原本那些手工进行保管的记录或是信息，都可以将其转到网络智能监控系统当中，更好的发挥出档案资料采集以及整理复合功能，其无论是在实时监控功能还是储存性能等方面，都优于原本传统的档案管理模式，能够有效提升水利部门的工作效率。然而，站在实际情况的角度上来看，目前网络信息软件存在的兼容问题仍旧较为严重，信息安全意识也有待提升，需要进行持续的创新探索。

三、强化档案信息化建设服务水利事业发展的具体措施

（一）加强组织领导完善工作机制

水利企业的档案信息化建设工作，其所指的主要内容就是在档案管理活动的开展进程中，加大各类现代化信息技术的应用力度，从而对内部涉及到的各类档案信息资源展开信息化的管理与利用，确保档案管理工作可以逐渐向着网络化、规范化以及社会化的方向转变。因此，必须要加大对于档案信息管理工作的重视程度，为信息化建设工作的开展奠定坚实基础，同时，还应当充分结合目前的实际发展情况来建立起信息化的建设发展规划，在其中进一步明确档案管理信息化建设的具体实施计划，在明确各个工作部门基本工作任务的同时，保证档案管理人员可以按照基本的工作职责分工。除此之外，还要加大对于应用软件开发工作以及信息化技术推广的重视程度，从而为档案室的正常工作提供便利，还要在档案信息化管理的过程中引入档案管理软件、彩色打印机、数码照相机以及交换机等多种基础设施，在对原本办公条件进行优化的同时，为档案的信息化建设奠定坚实基础，确保档案信息化建设工作可以实现可持续发展。

（二）提高档案管理人员的专业水平

在当前的社会发展进程中，人才属于影响各大行业发展的主要因素，而档案管理人员作为水利事业发展进程中的主要落实者及信息管理的推动者，同时也属于保证档案信息化建设质量的重要保障，会对档案管理工作的顺利开展产生直接影响。因此，为了进一步促进档案信息化的建设进程，应当采用定期培训、召开交流会及专题讲座等多种方式来对档案管理人员的专业技能进行培训，在最大程度上提升档案管理人员的专业水平与专业能力。同时，要重点培养先进的管理理念与管理思想，使其可以在培训阶段中，通过对专业知识的深入理解来不断累积知识，掌握其中的核心内容，相关工作部门还应当在内部创建出一种能够留住人才的工作氛围，工作单位也要做到赏罚分明，这样就可以保证档案管理工作人员能够在实际工作过程中有效发挥出自身的特长，以更加饱满的工作热情进入到现代化的档案管理工作当中，使得档案信息化建设得到更加高效的发展。

（三）明确主要任务内容

在档案管理信息化工作的建设过程中，确保建设内容的规范化与标准化属于其中的基础内容，在档案信息化建设当中，各项任务更是要求必须要将对应的工作做严、做实。因此，在实际建设阶段中，首先应当对原本档案管理工作当中的各类标准内容及规章制度进行修改与完善，在档案管理软件的开发应用阶段中，也要根据不同阶段的工作需求保持与软件开发部门之间的联系沟通，确保可以在短时间内更好的掌握档案管理软件。同时，由于档案的性质及重要性并不相同，这就需要根据轻重缓急的顺序来对目前的档案内容进行数字化加工，在把握好质量关的同时，对标准内容进行统一，使得档案信息及基础信息的准确性可以得到保证，后续档案数据信息的传输、开发及使用也有更高的准确性。

（四）优化各类数据信息库

1.构建人事档案数据信息库。在建立人事档案数据库的构成中，必须要对内部的人事档案信息进行及时更新，保证人事档案信息可以实现动态化管理，确保人事档案信息的真实性及准确性能够稳步提高。而在实际建设阶段中，应当将部门作为基本单位，将档案管理内容作为标准，在统计好工作人员具体人数的同时，明确各类工作人员的自然情况，结合档案管理中原有的各类信息来建立起工人档案信息资源库及干部档案，在其中录入能够进行查询的数据信息，从而为各大工作部门提供出准确程度更高的人员信息资料。

2.建立声像档案数据信息库。在构建声像档案数据信息库的过程中，应当将那些室藏的照片及录像制品展开数字化加工，以此为基础建立起对应的数据信息库。同时，要根据照片档案所具备的特点及人的基本需求，将照片档案原本的显示形式进行修改，通过电子相册的方式进行显示，这样不仅可以对原本的数据信息采集形式进行保存，还可以增添直观的显示效果。并且通过采集卡的应用，也可以将那些录像信息进行采集以及数字处理后，根据相关的标准要求来刻录成光盘归档。

3.建立文书档案数据信息库。在实际建设阶段中，文书档案数据库应当分别设置成生产工作、行政工作及党群工作的文件目录数据库，在用户产生需求的情况下，需要在其中输入需要查询的关键词组与关键字即可，这样就可以迅速检索到所需的信息，通过直接调用链接的方式来对图像文件进行扫描。

4.构建科技档案数据库。根据分类的不同，在构建科技档案数据库的过程中就应当分别设置出基建、产品以及科研这三种类型的数据信息库，并且每一个数据信息库都应当根据基本需求来建立起对应的子库，各大子库之间需要在数据表和信息传递等方面进行关联，可以采用查询以及拷贝等方式来保证系统内部的数据信息可以实现自由的引进与转出，保证数据库内部的数据可以实现备份，使用人员也可以通过系统内部所具备的图像浏览模块来展开全面浏览与打印，明确原文的图像信息。

5.建立设备档案数据信息库。设备档案数据信息库当中，应当输入设备档案的条目性文件，不仅能够将车辆的行车证进行扫描，还可以与文件目录之间进行链接，方便后续的查阅与使用。同时，在构建各类档案数据信息库的过程中，还要重点强化检索查询功能，在其中展开单项查询的同时，还可以进行组合查询，只要通过数据信息采集的方式录入档案信息，就能进行任意条件的查询，在根本上提升档案的查询率。

（四）加大资金方面的支持力度

根据目前水利部门内部环境及经济发展水平，必须要重点提升在档案信息化管理工作方面的投入力度，确保档案信息化管理工作与建设工作能够在根本上得到优化。同时，还要聘请专业化的专家或学者来对档案管理人员进行指导培训，进一步制定完善的档案管理工作制度，通过奖惩措施与激励措施来吸引社会中的专业人才，以此来更好的推动水利部门档案管理体制的信息化转变，促进档案精细化管理能力的稳步提升。要加大在网络软件技术方面的资金投入力度，为档案建设管理工作的开展提供重要支持，在目前现代化信息技术不断发展的背景下，档案管理工作的信息化建设已经成为了必然的发展趋势，利用网络信息服务内容开展信息档案管理工作，仍旧需要较长的时间，必须要在改建传统工作方式及档案管理制度的基础上，逐步推动信息化建设，通过信息化的档案管理来对各类风险因素以及漏洞进行预防，还要采用实时记录等智能化监控设备来促进档案管理能力的提高。管理人员也必须要提高对于档案管理信息化建设工作的重视程度，确保信息技术网络档案服务平台可以更好的建立起来，发挥出信息安全技术档案管理的基本作用，从而为水利事业的发展起到提供更加优异的服务。

（五）优化档案信息化管理的安全保障体系

在目前互联网开放的环境中，大量的数据信息都会通过互联网平台进行传播，为确保档案文件资料的安全性与完整性不会受到影响，就必须要构建出完善的信息化安全保障体系。涉及到的水利部门也应当对内部的网络建设进行优化完善，针对内部及外部的网络边界做好必要的防护工作，通过防火墙的方式在档案信息化管理系统当中提升对于网络病毒以及黑客的防御力度，防止内部产生档案篡改或是恶意损害等严重问题，在最大程度上提高档案信息管理系统的抵御能力。并且还应当在信息化安全保障体系的基础上，重点提高档案信息的安全性，在档案信息化管理制度构建完毕后，要对档案的框架进行科学合理的划分，制定出全新的管理布局，保证责任落实能够落实在个人身上，档案管理人员要在严格遵循各类管理制度的基础上，进一步执行档案管理工作，确保档案管理的工作效率及工作质量能够稳步提升。除此之外，还要适当的强化对于档案的跟踪管理水平及监控水平，针对应用系统进行处理，定期对档案管理系统进行更新升级，这样就可以在提高对于潜在风险预见性的同时，保证水利部门档案信息化管理水平能够稳步提升。

四、结束语

综上所述，档案信息化建设工作属于一种具备着系统性的工作内容，其整体时间跨度相对较长，这也加大了各类问题的发生几率，对于档案资源价值的应用也会产生直接影响。因此，为了更好的促进水利事业的稳定发展，就必须要加大档案管理的信息化建设力度，以此来有效解决传统档案管理工作开展过程中存在的各类问题，通过信息化建设来提升档案管理工作的服务意义，从而为使用人员及管理人员提供更大的便利，在确保各类档案资源得到充分利用的同时，逐步提高档案管理工作效率与工作质量，为水利事业的开展起到良好的推动作用。