精细化管理在档案管理中的应用

陈黎云

（慈溪市人民医院 浙江慈溪 315300）

医院若想获得持久性的进步及发展，就绝不可忽略档案管理工作的展开，因为档案不仅可对于医院的相关经营及生产情况实施有效的记录，也能够作为医院进步及发展的重要依据，因此，若是产生了档案遗失的状况，无疑会影响到医院的经济发展，所以，务必要采用有效性的管理方式来对档案实施有效的管理。而通过运用精细化的管理方式，既能够保障档案内容的完整性，也有助于推动医院的良好发展。

1 精细化管理在档案管理中的应用重要性

精细化管理模式的实施可对于档案管理工作的开展起到显著的推动效用，然而，若想实现对精细化档案管理方式的深入运用，则需以文化为重要的导向，需确保医院内部的价值观及思想等方面能够处于和谐统一的状态，从而有助于确保精细化档案管理的充分完善。除此之外，医院在实施文化建设的过程之中，也应注意到人员素质方面的问题，要创造出积极向上的工作环境，使得每名员工均可在此种氛围之下更感知到自身所具备的价值，将档案管理工作的展开当作是自身的重要责任，并且也可在较大程度上保障其在展开档案管理工作时能够更好地利用精细化管理方式，做到持续性提高自身的整体素质，实现将精细化管理理念和思想结合至平日的管理工作之中，保障医院内部的高凝聚力，从而为医院的长足性进步作好铺垫［1］。

档案精细化管理还有助于促进医院的持续性发展。在当前的竞争环境下，医院如果想取得显著的发展成效，不仅要重视效益的提升，也需注重实施有效的内部管理，善于运用精细化管理的方式。而这对于档案管理工作的展开来说也是一样的，因为在医院的档案之中，会包含着医院的各种文件和资料内容，所以，若是未能保证档案管理的质量，就会致使医院在往后的发展之中缺失重要的依据。因而，对于档案管理人员来说，务必要注重运用精细化的管理方式来实施档案管理，切实防范档案内容不完整状况的发生，进而也有助于推动医院自身经济效益的显著提高，从而为医院的持续性发展夯实一定的基础。

在开展档案管理工作时，因主要依靠人力完成工作所以，工作人员的工作主动性和态度等均会对于精细化档案管理成效产生直接的影响，在此情况下，应制定档案精细化管理制度，以此来对于工作人员在具体工作之中的行为产生约束作用，这样更有助于保障管理效率的迅速提升。而对于医院的管理者来说，也需善于通过运用精细化管理制度，切实增强相应人员在实际工作之中的热情及主动性，当然，也须明确的是，对于此制度的制订，不但要结合档案管理工作展开的具体要求，也要切实确定好岗位的职责，这样才可保障档案管理制度的落实效果得以体现［2］。

2 精细化管理在档案管理中的应用难点

精细化管理在档案管理之中的应用也存在着相关难点问题，主要体现在下述内容之中。

其一，粗细未分。医院所具备的档案资源尤为多，用作确保符合于运营时的相关要求，而在档案资源不断增多的情况下，在实施档案精细化管理时，则会发现所产生的实效性未能达成预期要求，这通常是由于档案内容过多，与相应部门之间所进行的联动有所缺失，在管理的过程之中，粗细未分，进而无疑会对档案精细化管理的效果产生消极的影响。

其二，基础较差。对于档案管理工作的展开来说，其有着一定的历史性，强调与医院管理过程步伐一致，在此情况之下，则要求医院夯实好精细化管理的基础，防范产生责任制难以贯彻的情况，或是出现管理混乱的状况。但以现阶段的情况来看，在此方面的基础较为薄弱，对于细节内容的注重程度也有待提高，这会对档案管理的效果产生削弱的作用。

其三，文化缺失。在展开精细化管理工作时，强调实施文化管理，有助于提高医院自身的软实力。但现阶段在展开档案精细化管理工作时，发现在文化建设方面有所缺失，因而会影响到精细化管理工作的开展质量［3］。

3 精细化管理在档案管理中的应用方式

3.1 突出档案精细化管理重点

在进行档案管理时，能够发现其中所涉及的内容非常多，而若想充分展现出档案管理的作用，则应突出档案精细化管理的重点。对此，将在下述层面加以探析。

首先，应完善档案精细化管理体系。对于档案来说，其为医院之中不可缺失的资产，唯有对其实施充分、合理的整合及有效的收集，才可更好地达成精细化管理工作的开展目的。应设置配套的精细化管理章程，在查询、保密、借阅等方面制度的促进之下，保证精细化管理工作的落实效果，保障档案管理的质量。

其次，对于档案内容来说，务必要确保其具备完整性、精准性及合规性，要结合具体的要求，对劣质资源加以清除。在档案整合的环节之中，保障资源统筹的效果，并且还应对相应的管理章程加以规范，确保在实施档案精细化管理的过程之中不产生疏漏问题，这样也能够提高档案管理的可靠性，防范档案受损的状况。

最后，对于不同部门在实施精细化管理时的关键点也应多加了解。在实施档案精细化管理时，不但要结合于不同部门在展开档案管理工作时的具体需求，对于精细化管理方式进行完善和优化，保障部门之间的有效联动，还应确保档案和运营实况之间的有效对接，及时清理掉无价值的档案内容，确保档案精细化管理工作的展开更加体现出其的作用。

3.2 扎实档案精细化管理基础

要想保障精细化管理在当前档案管理之中的应用效果，还务必要重视扎实档案精细化管理的基础。对此，一方面，应构建数字化的档案管理平台，扎实数字化管理的重要基础，能够运用物联网及大数据等相关技术，来提升档案精细化管理工作的开展成效，对于数字化的档案资源来说，还能够实现充分的共享及迅速的传输，并且有助于把控好档案管理期间的成本支出。另一方面，应确定好档案精细化管理的具体目标，要结合精细化管理期间的重点问题和薄弱之处，充分落实好“细”的要求，促进目标的实现，以便更为夯实管理的基础。除此之外，还应细化好相关的流程，在运用精细化管理方式之后，强调根据档案管理的真实情况，对相关流程加以细化，并结合具体的流程内容，对档案管理工作进行一定的精简，要做到有效开展相关的档案活动，还需利用好信息化方式来加以充分执行，确保档案精细化管理的相关流程和最终所产生的成效均十分明确，避免在实施管理时产生流于形式的状况。再者，还务必要做到细查执行。为确保档案管理精细化制度的充分执行，则应构建出有效的监管体系，保障归档工作能够充分落实，监督相应人员准时提交好档案，并根据精细化管理的主要要求，保证在展开具体工作时，能够有明确的责任划分，保障在实施档案精细化管理时，可在第一时间了解到所产生的问题，而后迅速地解除问题，这样才能够实现在解除问题的同时，更为保障档案精细化管理工作的变通性及灵活性的展开［4］。

3.3 健全档案精细化管理制度

在实施档案管理时，发现其有着明显的特殊性，所以务必要结合档案管理的主要特点和实际需求等方面，进行合理的归类，例如，医院档案管理，务必要制定出管理的专栏，并基于对档案特点的了解来对档案内容加以分类，并且还需要求相关人员对此类档案内容实施专项搜集。再者，也务必要把控好档案的内容，若是对于档案的提交时间及格式等方面存在要求，则务必要加以满足。另外，还应对当前档案资料的管理成效等方面实施综合性、有效性的评估，构建出相适宜的评估体系，对于各个档案所具备的价值及其中内容的真实与否实施有效性的评估，建设系统性的档案指标体系，并结合档案的实际价值，对于人员的“业绩”加以判断。

3.4 提高档案管理人员的技能

近些年，我国已迈入信息化时代，若能够充分利用好信息化的档案管理模式，就更有助于保障精细化管理思想的切实贯彻。在开展档案管理工作的过程中，一方面，要针对信息化管理的主要特点，主要是应用节点传播等重要的形式，对于相应特点的形成加以探析，而后设计出更具可行性的档案管理方案，从而推动档案精细化管理工作的合理性展开。另一方面，还应针对信息化管理的主要特点来确定好岗位责任，在人员的专业技能提升方面上，也应充分落实好精细化的要求，确保符合档案管理工作开展对人员技能方面的需求。为在最大程度上保障医院精细化管理工作的开展效果，医院也要对档案管理工作人员的专业技能加以大力的培养。例如，医院可运用专职培养的形式，先对管理人员展开一定的测试，以此来了解管理人员所具备的管理水平，而后再结合管理人员的具体情况来有的放矢地展开技能培训工作，确保档案管理人员在实际的档案管理工作之中能够切实凸显出自身所具备的相关技能，以期最终能真正提高医院档案管理工作的开展效果。

3.5 营造档案精细化管理的文化氛围

在实施档案精细化管理时，营造出良好的文化气氛也是非常重要的。对此，一方面，应形成良好的档案精细化管理认识，对于精细化管理的重要观念实施大力的宣传，确保在文化的建设之中能够将精细化管理当作是关键的组成要素，要和相应人员的具体行为和思想等方面加以联系，提高档案管理工作开展的软实力。另一方面，应善于利用文字及影音内容等对医院档案精细化管理的整个过程进行记录，并将此当作是实施文化建设的重要端口，创造出良好的管理形象，并且推动医院文化的发展，对医院中的资源实施有效的配置。另外，还应根据医院的发展史，对档案精细化管理展开充分的宣传，增强员工的归属感及自豪感，实现档案精细化及文化管理两者的有效结合，在最大程度上防范在展开档案信息化管理工作时存在的消极阻碍。除此之外，应推动精细化管理理念的不断完善，在具备良好的管理理念之后，在开展档案精细化管理工作时，也能够更加保障开展方向的正确性，更好地提高档案管理工作开展的有效性。对此，则可结合档案管理的具体情况来完善相应的理念，并且还应将管理理念的完善及发展融合到平日的管理工作之中，也应持续提升相关人员的综合素养，保障其在工作实践之中能够勇于承担责任、敢于进行创新和改革［5-6］。再者，也应重视引入监管、激励和考核机制等，以此为重要的基础，使得相关人员能够学习和掌握到更好的管理技能，促使管理人员在此方面的知识基础更为扎实，增强相关人员在工作之中的创新意识及能力，在不断的创新之中，推动档案精细化管理工作的更好开展。此外，也能够使相关人员结合档案精细化管理工作的具体要求，针对性地开展档案管理工作，保障精细化管理方式能够在当前的档案管理中更好地展现出其应用价值。

4 结语

总而言之，在当前的档案管理中，切实应用精细化管理方式已成为当前许多医院在开展档案管理工作时的一种迫切追求，也为重要的要求之一。因此，在新时期之下，务必要将精细化管理模式充分运用到档案管理工作中，要通过突出档案精细化管理的重点、扎实其基础、健全其制度，以及提升人员的技能水平等诸多方式，来切实保障精细化管理模式的应用效果，最终也能够充分提高档案管理工作的开展质量，促进医院自身的快速发展。