信息化系统在工程准备阶段项目管理中的应用

吴振全，于利贤

（北京北咨工程项目管理咨询有限公司，北京 100124）

1 引言

工程建设项目投资大、风险高、施工工艺复杂、建设周期长，同时具有脆弱、不可逆性等诸多特性，由于建设单位的工程建设专业知识以及管理能力有限，一般都会委托有丰富经验，并且专业的项目管理单位开展工程建设项目管理工作。工程建设准备阶段是工程建设全生命周期中最关键，同时也是最复杂的阶段。如果将工程建设项目立项的决策阶段比喻为“要不要做”，接下来的准备阶段主要研究“如何做”。项目管理单位主要沿着设计管理和施工准备工作两条线开展管理工作。统筹参建单位组建临时项目管理机构，为形成以建设单位为中心，开展协同工作开创良好局面[1]。

准备阶段工作不仅繁杂并且制约着施工质量、进度等关键要素，因此也对项目管理单位的管理水平、组织、协调能力等提出了较高的要求。面对建设周期紧、设计概算有限、工程建设施工报审文件审核周期长等各方面压力，促使项目管理单位充分挖掘信息化系统的管理潜能，提高管理效率。

2 信息化系统在工程建设准备阶段的应用

工程建设项目准备阶段是施工的前置必需阶段，无法跳过，项目管理单位不仅要与参建单位协调、筹备工程施工的必要资源，还要向工程建设行政部门申请与工程项目相关的各项审批手续。不确定性因素较多，无法通过赶工等措施使工程计划提前。而信息化系统因其具有存储性、跟踪性、分析性等诸多优点，在工程准备阶段较为适用于辅助项目管理，发挥管理效能。

2.1 信息化系统辅助用于施工前期手续办理

项目管理单位在准备阶段，配合建设单位办理《建设工程规划许可证》和《建设工程施工许可证》两项重要的审批手续。其中，《建设工程规划许可证》的申办最为复杂，需要多项前置规划审批成果和各主管单位的意见，明确项目涉及规划的所有细节，一旦通过审批，将作为项目验收的重要依据，具备法律效力。办理《建设工程施工许可证》的前置条件较多，准备时间较长，需要精心策划，做好并行与穿插报建的安排，尽量缩短准备时间[2]。

项目管理单位一般都会指定专人办理准备手续的编制和报审，但即使拥有多年丰富经验的专业人员，也未必完全清楚繁杂的手续报审操作流程。很多项目管理人员认为工程建设手续办理只是 “形式”上必须完成的规定程序，是顺利开始施工的必要条件，因此，首先要深入研究探索报建流程，厘清先后顺序，其次提出优化流程，最终提高报建效率。

应用信息化系统可以辅助建立手续审批台账，详细记录手续类别、手续名称、报建日期、取得日期、备注等要素。更重要的是，使用信息化系统能够线上保存审批手续文件，减少因项目人员的变更造成审批手续文件缺失，规范了手续文件的管理。

2.2 信息化系统辅助用于施工合同管理

项目管理单位协同建设单位，工程准备阶段按照《建设项目招标方案核准意见书》中的核准意见，一般将委托招标代理机构开展招标活动，使参建单位与工程建设项目形成合同约束关系。

有些项目管理人员在态度上缺乏对项目招标的足够重视，认为委托专业化的招标代理机构，只是做好签章、管理临时文件等工作，配合执行招标程序，完成合同签订，最后将合同归档即可[3]。缺乏科学的管理招标活动经验，并没有意识到招标环节是项目管理整体策划落实的重要契机，招标活动实施过程中起到承上启下的关键作用。

项目管理单位通过使用信息化系统中关联招标名称、合同名称、合同编号、合同价款、采购方式、合同签订日期、合同方信息管理等功能，不但提高了合同审批流程的效率，还能跟踪合同款支付、合同变更情况，并且规范了招标活动及合同全生命周期的管理。

2.3 信息化系统辅助用于设计概算与施工图预算

工程建设项目的成本管理贯穿始终，在准备阶段项目管理单位会同建设单位根据初步设计及施工图纸对施工方法、施工顺序、施工设备选型等要素运用价值工程原理，制定科学、经济合理、性价比高的施工方案[4]。工程预算汇总了项目的人、机、料的预算，确定建安工程造价。依据单位预算进行明细分解，逐级落实责任成本，为施工阶段的成本控制打下基础，为绩效考核提供依据。

工程建设准备阶段的成本控制，严重制约着施工阶段的资源配置。换而言之，做好准备阶段的成本控制能够最大程度避免施工阶段的资源浪费。目前，准备阶段的成本控制受工程建设各要素制约，整体还处于比较低的管理水平。项目管理单位应用信息化系统，通过分析准备投资额，动态掌握资源投入情况，构建起建设全过程透明、完整的成本数据库，为工程建设决算，计算投资回报率等提供基础数据，同时，也可以为其他项目提供参考数据。

3 应用效果分析

当今社会，随着信息技术的飞速发展，改变了人们的生活、生产方式。很多项目管理单位逐渐认识到应用信息化系统在工程建设各阶段中不仅能够提高管理效率，还提升了企业的核心竞争力。

3.1 模型设定

工程建设项目准备阶段，随着工程资源的动态更新，需求的渐进明细，项目管理单位的管理方式也随之不断调整。在工程准备阶段应用信息化系统辅助项目管理工作，提高了管理效率，体现了项目管理单位的价值。

工程准备阶段，根据项目投资额、规模大小等条件不同，至少需要完成土地预审申报、征地申报、规划意见申报、设计方案申报、建设用地规划申报等，少则十几项多则几十项的手续办理。项目管理系统中，将手续办理分为市政手续、审批手续、验收手续等多种类型。项目管理人员可添加各类手续的子目录，上传已办理的手续文件，填写取得批复日期、备注等信息。系统将自动按照取得批复日期倒叙排列，形成手续办理台账，方便项目管理人员随时查看、下载。

招标活动是落实项目策划，保证工程施工顺利进行，明确参建单位的责权义务的重要环节，也是一种法定强制的缔约活动。可以说，招标活动严重影响并制约施工进度、质量、安全等要素。使用信息化系统建立起合同管理台账，项目管理人员能够随时了解合同审批状态、合同双方信息，系统自动汇总了合同金额，减少了人工计算的误差。

项目初步设计概算是在明确项目功能需求和建设条件以及确定项目建设方案的基础上形成的。经批准的初步设计概算是项目投资管理的红线，原则上项目结算和决算不能突破批准的投资管理红线。工程施工的资源配置需要建设单位每月的资金落实，应用信息化系统进行投资计划管理，分析每月建安投资数、建设其他费用、固定资产投资额等数据信息，方便项目管理人员了解、查询投资计划的落实情况[5]。

3.2 数据来源

本次选择某工程咨询企业对某医院总投资约182 412.46万元的项目管理。该项目自2020年5月试运行信息化系统，辅助全生命周期项目管理。经过近7个月的系统功能优化，多次版本迭代，2021年1月正式上线使用，目前系统各项功能已趋于稳定运行。本次采集项目数据样本自2020年5月—2021年7月产生的有效数据。

应用信息化项目管理系统的手续办理统计，有效数据共计39条，最早统计时间为2020年11月，最新日期为2021年7月，具体统计情况见表1。

表1 某医院项目管理手续办理数据统计表

应用信息化项目管理系统的合同统计，共签订12类合同，合同额共计367 927.45万元，具体统计情况见表2。

表2 某医院项目管理合同数据统计表

应用信息化项目管理系统的投资计划统计，共统计三种类型的投资计划，最早统计时间为2020年5月，最新日期为2021年7月，具体统计情况见表3。

表3 某医院项目管理投资计划统计表

3.3 结果与分析

从统计结果可以看出，持续应用信息化系统后，准备阶段的手续办理、合同签订、投资计划管理的管理效率均有所提升。但是，由信息化系统统计的数据结果来看也应考虑项目管理人员使用信息化系统的主观意识，以及由于系统功能的调整优化提升了系统操作的便利性等因素。

由手续办理统计可以看出，准备阶段的手续办理，前期主要集中在工程建设项目供水、供电等市政手续审批为主，准备阶段后期逐步转为设计方案审查、人防工程、施工准备等审批手续，为顺利进入施工阶段做充足准备。

由合同签订统计可以看出，共签订36份合同，主要以施工前准备类的合同额及签订份数占绝大多数。统计结果也表明准备阶段的目的是为工程施工创造有利条件，奠定良好基础。

由投资计划统计可以看出，准备阶段主要以建安投资管理为主，2021年1月因临近春节假期以及建设单位的财务跨年结算等情况，计划金额投资较少，3月春节假期结束后陆续开始复工，计划投资金额较为稳定。

4 应用信息化系统起到的作用

准备阶段的项目管理，需平衡众多需求，涉及大量的工程建设信息。应用信息化系统的潜力巨大，作用从3个方面体现。

4.1 提高手续办理前瞻性

目前，准备阶段的手续办理人员结合项目特点统筹规划各项手续的编制和审批，虽然有的手续报建可以通过网上提交报审。但由于报建手续众多，需要频繁穿梭登录报审网站查询审批进度，十分不便。行政管理部门如果可以开放审批信息的数据接口，项目管理单位通过数据接口，将审批信息集成至信息化系统，并通过数据分析前瞻性地预测手续审批完成时间，项目管理人员只需登录信息化系统就可以了解所有手续办理进度，不但可以节约查询频次，还能提高管理工作效率。

4.2 增强合约管控潜力

工程建设准备阶段对招标活动及合约管控有着天然的依赖，合约管控是促进落实工程建设项目策划的重要手段，为营造以建设单位为中心协同工作创造良好局面。招标代理机构与项目管理单位通过应用信息化系统提高对招标环节的配合程度。应用信息化系统使招标活动更加规范，最大限度降低人为因素的干扰，彰显招标投标活动遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。并且，信息化系统还能使合同全生命周期管理得以实现系统化、流程化、规范化。

4.3 大数据可视化

近年来，大数据技术已经发展地较为完善，已经被广泛应用到电信、医疗、仓储物流等多个领域。大数据具有大量、高速、多样、价值、真实的特性，工程建设项目准备阶段将产生大量离散的数据，通过大数据技术不但可以使离散的数据得以存储、传输、共享，保证其真实性，还可以通过以信息化系统为载体在电脑的Web、移动平板、移动手机、数字大屏等多个终端向建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等以动态数据可视化图表，展现准备阶段项目管理各项工作情况。

5 结语

近年来，随着信息技术的飞速发展，逐渐使工程建设行业的信息化意识提升。笔者相信，工程建设准备阶段的项目管理通过信息化系统的持续深入应用，必将提高项目管理单位为政府部门监管的支撑能力，加速工程建设项目管理数字化转型，促进项目管理单位高质量发展。