新冠肺炎疫情下的国际会议在线组织模式探讨

蒲永锋，单子桐

(吉林大学汽车工程学院，吉林长春130025)

1 引言

国际会议在线组织是一种十分重要的学术交流和人才培养形式。国际会议的在线组织是学术思想的交流，可以跨越地理的限制，通过互联网进行有效的沟通和分享。这一重大的突破，推动着国际学术交流快速的发展。在以前，许多思想需要经过出版发表，才能传播到全世界。而通过国际会议在线组织，人们就可以更加便捷地获取人类最优秀科学家的研究成果以及他们对各自领域的理解与认识[1]。

在近年，教育与科研领域的先驱们就开始开展了对会议在线组织进行着孜孜不倦的研究。在众多文献中，加拿大阿萨巴斯卡大学主办的《国际开放与分布式学习研论》、美国在线学习联盟(Online Learning Consortium)主办的《在线学习》、澳大利亚开放与远程学习协会主办的《远程教育》、美国著名远程教育学者迈克尔(Michael Grahame Moore)主编的《美国远程教育杂志》和英国开放大学主办的《开放学习》都对进行了在线远程教育的新模式和新方法进行了充分地讨论[2]。冠状病毒是人类和动物的重要病原体。2019年底，一种新型冠状病毒迅速蔓延，势如破竹，导致全球大流行。世界卫生组织总部位于日内瓦，在新冠肺炎疫情的全球防控中起到了至关重要的作用[3]。将该疾病在2020 年2 月被世界卫生组织命名为COVID-19，代表2019年的冠状病毒病。新冠肺炎病毒在某种程度上影响了许多活动的正常进行，特别是新冠肺炎疫情的蔓延阻碍了正常学术会议的开展，却使得国际会议在线组织成为一种重要的学术交流方式，进而也使得新冠肺炎疫情下的国际会议在线组织的模式成为一项值得研究的内容，对于极端情况下的技能与知识的分享和传承有着重要的意义[4-5]。

国际远程与在线教育在世界中逐步变为了一个研究热点[6]，很多学者争先恐后地加入研究大军之中，已经有很多研究人员基于统计学和理论分析得出了很多有益的结论。本文所进行的研究重点在于，从实践的角度，对新冠肺炎疫情下的国际会议在线模式，进行有效的整理和分类验证。

2 组织模式与案例分析

国际会议在线组织可以划分为一种远程教育，所以其模式的研究可以根据远程教育基础理论进行进一步的展开。根据Farhad Saba在文献中的理论，远程教育模式可以划分为五个部分，分别是问题定义、组织模式表示、组织模式行为、组织模式评估、策略分析和组织模式使用[7]。在这项研究中，该五个阶段用于国际会议在线组织模式的开发与研究。

本文提出一种基于远程教育动态组织模式的国际会议在线组织模式。借鉴Farhad Saba的阶段划分模式，将国际会议组织的模式可以划分为以下几部分，分别是：问题定义、组织模式表示、组织模式行为、组织模式评估、策略分析和组织模式使用[8]。

图1 国际会议在线组织模式示意图

在下面将针对以上五个部分，进行更加详细的阐述和更加具体的分析，最终实现国际会议在线组织模式的抽象提炼。

2.1 问题定义

问题定义的主要目标是将问题的边界被划定系统概念化，建立元素之间的关系。为了实现建设世界一流开放大学的宏伟目标，我们需要通过一系列活动来了解世界的先进思想，先进经验和研究成果，进行国际会议的组织活动。我们应该借鉴世界范围内国际会议在线组织领域专家的智慧和知识，借鉴先进的教育技术，成功地应用案例和解决各国热点教育问题的方法，以推动中国的远程开放教育达到更高的水平，特别是在新冠肺炎疫情期间实现高效的沟通。

2.2 组织模式表示

国际会议组织模式的表示体现为建立元素间关系的系统概念。按照阶段，组织模式将国际会议的组织划分为以下几个时间阶段：会议规划期、会议筹备期、会议进行期、会议后。在会议规划期主要进行会议主题的选定，结合专家库联络有意向的演讲人。会议的筹备阶段主要进行硬件设备调试、软件设备调试、演讲人以及其演讲内容的最终确定，另一项重要工作是结合会议进行会议宣传。在会议进行期间，要进行会议的实时记录，同时对远程会议的软件和硬件进行实时的监测，确保会议的顺利进行。在会议结束后，应结合会议记录材料，对关键点进行总结，同时对会议中所产生的新思想和新观点进行宣传，提升对行业与学术界的积极作用。

图2 国际会议在线组织模式表示流程图

会议组织的拓扑结构也是会议组织模式的重要部分。一般地，传统的学术会议以及其他类型的会议在一个固定的场地进行，所有演讲者与参会人员都需要来到这个固定的会场，进行学术与知识的交流活动。相比而言，由于新媒体与新技术的发展和普及，在线会议的组织则有着更大的自由度。在线会议软件包括腾讯会议、ZOOM、TEAMS、钉钉等的普及，对于在线会议组织模式有着巨大的作用[8-10]。

图3 主会场-会议平台-分会场模式示意图

通过在线会议平台，会场由线下会议的单一会场转变为多个分会场与一个主会场的形式。在这种模式下，演讲者通过视频或者在线连接的方式加入主会场，再由在线会议平台将主会场的内容转发给各个分会场。主会场包括核心的演讲人员，一般主会场没有听众，也不同于主控室。分会场可能是一群参会者也可能是一个参会者，分会场除线上线下同步的形式外还有多种知识共享方式，包括录像、会议展示资料。本研究将这样的模式概括为主会场—会议平台—分会场模式。这种模式更加适合会议规模较大、参会人员较多、会议内容较为丰富的在线会议。

此外，一些在线会议规模较小，但是会议形式需要更加灵活，又继续衍生出演讲者直接加入在线会议平台，不经过主会场，本研究将其概括为演讲者—会议平台—分会场模式。在会议平台上，各个演讲者和参会者没有区别，每个参会者都可以成为演讲者，演讲者根据会议议程安排在规定时间从参会者的角色转变为演讲者的角色。这种模式更加适合会议规模较小，参会人员较少，会议形式较为灵活的在线会议。

同时，还存在多种模式混合的国际会议形式，国际会议通常面临着时差造成的问题，会后的资料总结可以更好地帮助参会人员进行思想交流，在不同时空下以不同的方式分享同一场国际会议传递的前沿思想也是值得深入讨论的话题。

2.3 组织模式行为

结合模拟和实践，确定采用该组织形式之后取得的具体效果以及远程国际会议过程中的具体实现。在基于动态组织模式的国际会议在线组织前，需要采用模拟的形式对会议中可能出现的问题进行分析。根据分析结果我们将进行合理的调整，避免我们在模拟过程中发现的问题。之后我们将调整过的组织方式应用于实际的国际会议组织，记录在实际国际会议组织过程中出现的情况，作为该模式下组织模式的具体行为。会议结束后对该行为进行分析，继续对组织模式进行迭代更新。

图4 会议组织模式迭代流程图

2.4 组织模式评估

组织模式评估需在试运行中测试组织模式的质量和有效性。根据组织模式行为的记录，我们建立多目标的组织模式评估体系。对所应用的国际会议组织形式进行评估与测试验证。所采取的评估目标中应包含参会者对该次会议的满意程度、会议参与人数与规模、演讲者在会议中的满意程度、会议对于本行业与本领域的学术推动作用。所涉及的评估目标应比较广泛，避免集中在单独方面。

图5 在线组织模式评估体系

2.5 策略分析和组织模式使用

具体地，吉林大学某团队的“人人是老师”活动就采用了这一组织模式，进行了高效的学术交流与日常学习生活的分享。其中，参与的学生分布在全球各地，有的分布在美国，有的分布在中国，大家互相做对方的老师，取得了令人瞩目的成绩。

在国际会议的组织过程中，我们应该充分利用高科技的软件技术和硬件设备，让研究人员在世界各地都可以参与到先进技术的分享过程中，实现方便快捷的国际会议组织和宣传，降低参会成本，提升沟通效率。从该案例中体现出目前国际会议组织模式的发展趋势为从学术国际化向交流国际化发展，以模式创新推动技术与教育深度融合，国际会议在线组织模式日趋开放与共享。

3 结束语

通过研究发现，新冠肺炎疫情下的国际会议在线组织模式呈现出多种多样的特征；针对新冠肺炎疫情下国际会议在线组织模式的创新性研究具有重要的意义；结合实际会议组织的研究将引领国际会议在线组织模式的研究和发展进入新阶段；新技术和新媒体的应用有力地推动了新冠肺炎疫情的严峻条件下有关国际会议在线组织的发展。通过具体的实践证明，文章所提出的在线会议国际组织模式有良好的适应性，可以实现在新冠肺炎疫情严峻的外部环境中进行有效的学术交流与在线教育。