浅析智能会议管理系统的设计与实现

文｜薄辉 张小杰

在大型企业发展过程中，企业发展从国内的重组兼并转向了海外市场，“走出去”成为了未来发展的趋势，部分企业已经成为了国家“一带一路”建设的排头兵。随着公司业务的不断拓展，对外交流和研讨的增加，各类型会议数量逐渐增加，而会议室资源越发紧张。因此为进一步提高会议管理信息化工作水平，建立一套全集团统一的会议管理平台，支持会议预约、会议显示屏、会议评价、会议电子材料管理及会场智能管理等功能，实现会议全生命周期管理，串联线上线下，集成信息系统，达到便捷、高效、安全的会议管理。

一、会议管理现状

会议管理主要包括几部分内容：会议内容，参加人员及时间地点的安排；现场会议室的确定，投影仪，需要的文件；现场会议桌签的摆放；现场茶水准备；会议资料整理。大部分企业应对上述内容还处于传统模式之中，办公室预约还停留在传统的手工登记方式，工作人员要应对来自电话、面询、即时通讯等多渠道的问询，不仅被消耗大量的精力和时间，还有可能面临登记错误和因为会议的临时取消，信息不对称，而造成的会议室资源的闲置。同时，由于缺乏信息化手段的支撑，会议室预订、会议室资源管理、会议信息和会议材料的电子化、会议信息实时显示、会议效果评价等问题无法解决。

二、实现目标及挑战

构建智能会议管理系统，进一步提高企业会议管理信息化工作水平，节省成本，提升效率，同时响应国家提出的科学发展和低碳环保的要求和倡议，应开发建设智能会议管理系统，从会议资料电子化出发，在会议过程中使用电子文档的方式，减少纸张的使用，倡导低碳会议，同时解决对会议资料的管理过程，提高会议效率。

系统设计应满足以下原则：

安全性：整个平台网络架构要求确保系统的安全，将系统所受到的外来破坏降低到最低限度。

先进性和成熟性：采用国际上成熟的、先进的、具有多厂商广泛支持的硬件技术来实现，保证整体架构在未来几年内不落后。

可靠性和稳定性：系统方案必须具有较高的可靠性，关键设备关键部件应有冗余配置和容错功能，提供各种故障的快速恢复保证，整个系统应有灾难恢复功能。

易于实施、管理与维护：整个系统架构必须具有良好的可实施性与可管理性，同时还要具有较佳的易维护性。

具有较好的可扩展性：具有良好的可扩展性。整个系统架构中的关键设备应具有在线升级的能力，其他设备也应具有平滑升级的能力。以适应将来工程规模拓展的需要。

三、系统设计方案

本项目的建设内容包括智能会议管理系统和系统集成服务。其中智能会议管理系统由智能会议管理系统后台、智能会议管理系统移动端、会议效果评价子系统、会议情况统计分析子系统、会议席次图生成子系统以及会议资源管理子系统组成；系统还应与办公系统、即时通讯和会议信息实时显示终端，提供并预留与其他业务系统集成的标准接口方案。

据悉，采气三厂在9月初就开始编制冬季保供方案，倒排生产计划，产量精细到井口，管理下沉一级，厂领导轮流到作业区蹲点，协调生产部署；地质、开发技术干部进驻班组，制定产能提速、老井增产措施，确保每一口井通畅“吐气”。

项目建设内容主要内容包括会议室智能管理系统、会议智能管理移动端、会议效果评价子系统、会议信息实时显示终端集成等多个功能模块。

四、系统技术方案

（一）系统总体框架

结合本项目的实际需求，系统总体框架如下：

基础支撑层：提供系统运行所需的软硬件环境，包括网络系统、系统存储、安全设备、支撑软件平台、服务器等，保障系统稳定运行。

数据层：建立会议室库、会议材料库、评价库、基础数据库等。系统还需实现与单位OA等信息系统和企业微信进行对接。

应用支撑层：支撑层负责为应用产品提供底层的业务服务能力，包括报表引擎、移动门户引擎、智能表单、系统管理等。

应用层：应用层是对业务平台的业务服务能力进行的封装、汇聚和整合，融合后将以各种应用产品的形态面向最终受众。应用层是在支撑层基础上搭建的业务功能模块，通过业务服务层提供的支撑，定制实现不同业务功能模块的需求。包括提供会议室管理、智能会议管理、会议效果评价、会议情况分析、会议席次图生成、会议信息实时显示等应用系统功能服务。

用户层：用户层，为最终表现层，为其提供服务。

体系层：运行管理机制贯穿于以上这几层，提供全面完备的运行管理。纵向两部分分别为安全保障、相关法律政策法规以及系统接口，在法律政策法规的指导下，形成安全保障，成为整个系统的支撑框架。

（二）系统建设需求与要求

本系统采用B/S结构，在技术架构上采用J2EE多层架构体系，以JAVA作为开发语言。在开发过程中采用成熟的组件技术，系统接口采用先进的RESTful风格，预留丰富的接口。确保系统架构先进、系统稳健，数据交互方便。

基于Web的B/S结构应用系统开发已经成为一种趋势，采用Web模式后，轻松实现网络化操作，这样就使系统操作浏览、信息生成、数据传输整理和信息发布变得十分容易。Web系统可伸缩性的特点使得它既可以应用于Intranet，也可以应用于Internet。除此之外，应用Web体系和开放协议标准，增强了系统的可操作性、可移植性和可扩展性；所有维护工作均集中在服务器端，增强了系统的可维护性和数据一致性，大大减轻系统维护的工作量。

适用多层次分布式应用模型，采用基于组件的方式来设计、开发、组装和部署企业应用系统，以及基于可扩展标记语言（XML）的数据交换、统一的安全模式和灵活的事务控制。凭借这些技术，不但可以面对快速变化的市场提供崭新的解决方案。而且，开发出来的是与平台无关的J2EE组件的解决方案，它不依赖于某个特定厂商提供的产品或者API。这意味着不管是开发商还是最终用户都有最大的自由去选择那些更能满足他们业务或技术需求的产品或组件，不但有利于降低信息系统拥有成本，也有利于适用快速变化的市场需求。

Restful风格的API是一种软件架构风格，设计风格而不是标准，只是提供了一组设计原则和约束条件。它主要用于客户端和服务器交互类的软件。基于这个风格设计的软件可以更简洁，更有层次，更易于实现缓存等机制。。

应以稳定、安全为首要原则，服务器由于对并发性、持续性运行要求较高，操作系统的稳定性非常重要，应结合所选择的应用软件选择相对健壮的操作系统，使用Linux操作系统，基于Linux操作系统稳定可靠、故障率非常低、几乎不会被病毒和恶意代码感染和破坏、运行速度非常快、具有多任务、多用户的能力。

一方面要考虑基础数据的管理，因为会议管理系统的主要数据是会议室信息数据、会议材料信息、组织机构数据、权限数据等数据，因此选择的数据库软件平台要有较好的基础数据管理的能力；另外要考虑数据库软件平台的安全运行，需要数据库软件平台具有可靠的系统恢复和数据恢复的能力，并可以提供及时有效的技术支持。系统采用目前主流的Mysql数据库。

部署在公司机房，进行统一管理与维护，网络规划为服务器区、外网移动办公区域和异地备份区域，分别以不同颜色进行区分。

从系统未来的业务需求，及用户数量、使用频率、办件数量综合考虑，在系统部署方案上，采用比较成熟的负载均衡方案，应用服务器和数据库服务器都采用可伸缩的部署方式。应用服务器的负载均衡采用Nginx作为代理，后端部署多台应用服务器（以目前的用户访问量，建议两台即可）。应用服务器包含：一台Nginx负载均衡服务器和两台应用服务器。数据服务器负责业务数据和附件数据的存储，包含一台数据库服务器。移动办公为移动端提供服务，需要单独部署一台服务器。备份服务器，考虑到系统安全性，有条件最好建立异地备份服务器，对数据库和用户文件进行定期冷备份。

五、结语

建设智能会议管理系统，可有效提升企业会议室相关资源利用率，提升工作效率，实现会前有预约，会中有管理，会后有评价的全生命周期的闭环式管理。但是管理的提升不仅是信息系统功能的完善，还应加强管理制度建设，让信息化和管理相互促进，共同发展。