不动产登记单位档案管理现状与改革方案

文/张春发

当前不动产登记档案管理目的为保障国土、住建房管、农业、林业等多个部门之间稳定运转。当前对不动产登记单位档案相关管理改革工作逐渐运行，但如何针对不动产实现统一登记制度，并在全国范围内分散不动产登记职责进行整合，交付予以国土部门，完善及权威不动产登记体系，成为当前对不动产登记单位档案管理重要措施。对此，立足于不动产登记单位档案改革背景下，就当前管理现状、面临问题进行分析，提出相应解决策略

不动产权籍的档案管理工作内容是对不动产拥有者的不动产登记，并对不动产交易、改造记录，从而保障不动产各项活动均获得准确记录并归档，并达到社会主义市场经济按照目标平稳高效发展目的，并详细记录不动产权的归属情况。随着社会经济不断进步和发展，物权转流变得日益频繁，为更好保证物权流转交易过程中物权可靠性、安全性，相关部门陆续出台一系列有关不动产权籍档案管理相关规定，并严格规范有关不动产权档案管理问题。但相关调查研究显示[1]，传统档案管理模式应用下，面对物权流转交易过程中存在大量信息及数据处理过程中呈现心有余而力不足状态，会对不动产登记单位中有关档案管理整体服务质量造成影响。基于上述情况，应当促进对不动产权档案管理工作改革。本文就不动产登记单位档案管理现状分析，并提出改革方案。

一、不动产登记单位档案管理现状

随着国民经济水平提升，人们对不动产保护意识增强，当前有关国内不动产登记单位各项工作要求更为严格。不动产登记有关个人根本利益，在当前社会不断发展大背景下，如何保证人民根本利益基础上提供更好服务成为不动产登记单位工作人员需要认真思考的问题。当前对不动产登记工作内容复杂，工作内容较多，当前有关不动产登记单位发展机遇上，并面临着更为严峻挑战。实际工作中多数人员对不动产登记制度了解程度偏低或不够透彻，多数情况下无法与不动产登记单位档案管理人员有效配合，会对整体档案工作效率、质量造成影响。当前不动产登记单位档案管理上面临着较多问题，主要表现在：

1.部门间缺乏有效沟通

当前社会发展下多以先进技术作为数据信息传输和共享，为实现信息快速传输提供可靠支持，当前对不动产登记档案管理工作实施中，该项工作所涉及范围广泛[2]。实际工作中，有关不动产档案登记管理工作中，会涉及到国土、财政及税务等相关内容，一旦部门之间未有效沟通，出现不动产登记档案数据信息未有效共享，会造成信息孤岛并对相关部门利用不动产档案数据信息造成不便[3]。当前对数据信息利用时缺乏有效沟通，难以判定档案数据信息是否真实有效，最终导致数据信息应用不准确，不利于各个部门自身工作开展。

2.不动产登记档案管理制度不完善

不动产登记档案管理作为一项复杂工作体系，对档案管理人员而言，对自身综合能力、综合素质水平具有较高要求，同时需要以档案管理制度完善作为依据[4]。当前对不动产登记档案管理工作中会存在以下几种情况：一是不动产登记档案移交过程中一旦信息传达不到位，档案遗漏、混乱发生率偏高，不利于后续档案查找及分类管理。二是不动产档案备案时，遗漏问题产生会影响档案管理，造成漏洞及不健全，信息极易发生严重缺失[5]。三是承接不动产档案产生纰漏会影响对不动产登记单位档案管理工作满意度，面临着安全问题。当前档案管理过程中，上述三个问题最为常见，但上述情况发生因素并非为单一的，为多种因素综合影响。如不动产登记单位不同部门人员整合，任务交接环节不够细致下，极易引起档案管理出现问题，同时从事档案管理工作人员工作能力不足，缺乏高尚道德职业素养，未严格按照相关固定开展工作，未达到档案管理实际要求，引起档案管理遗漏、管理混乱。因此，需完善相关制度并避免上述情况发生。

3.数字化水平低

信息化技术不断发展背景下，针对上述技术有效运用下，可进一步提升不动产登记档案管理效率及质量，进一步实现对技术支持实时共享，但当前对不动产登记档案管理工作开展中，尚未充分利用该项技术，造成上述工作数字化水平降低，对不动产登记档案管理工作中各个部门之间协调约束，同时，部分地区中尚未充分利用信息化技术下，依旧采取传统档案管理模式会对整体管理效率及质量造成影响，无法对不动产登记档案实效性、准确性保证[6]。同时，数字化时代发展背景下，当前对不动产档案信息处理上，多以图片等电子版形式管理，造成传统管理模式无法适应上述情况有效处理，此时不动产登记档案管理会造成漏洞，对档案管理有效性造成影响，无法准确为相关工作人员提供充足不动产登记档案数据信息。

二、不动产登记单位档案管理改革方案

1.完善不动产登记单位档案管理制度

通过实施有效档案管理制度，有利于规范管理人员思想及行为，同时作为保障档案管理质量、效率的重要依据。一旦制度不完善，此时档案管理工作内容会产生混乱，并产生一定负面影响[7]。为此，对政府相关部门而言，其管理上应当发挥作用，并承担责任及义务，以国情作为基础，并完善对不动产登记单位档案管理制度，秉承以人为本服务理念，切实对公众自身根本利益加以维护，进一步提升人们对不动产登记单位档案管理工作满意度及认可度。当前实现对公众监督管理上，需针对不动产登记档案管理工作中存在问题进行分析，并提出合理性建议。

2.提升不动产档案管理人员综合水平

目前对不动产档案管理工作实施上，多采取传统档案管理方式，上述管理方式上造成档案管理工作单一化的特点，对档案管理人员而言，处于年复一年、日复一日的重复工作中，造成思想僵化，仅局限于传统管理模式中，对档案管理人员而言，无法应对新时代创新意识管理档案，对档案工作进步及发展造成阻碍。为更好解决上述问题，对不动产档案管理队伍建设上，应当从高质量水平入手，进一步提升档案管理人员专业水平，并丰富档案管理人员创新理念，仍需相关部门不断加强对不动产权档案管理人员培训。面对不断涌现的新技术，需加强普及，工作人员可与时俱进，不断创新档案管理工作能力。同时，仍需加强对不动产档案管理人员创新精神、创新意识培养，并充分调动工作积极性，激发工作潜能及热情，自觉履行岗位职责，以为人民服务为荣，自发为社会大众提供优质服务。

3.坚持专业人才培养

当前对不动产登记档案建设中，人才作用力度最大。为此，侧重于人才培养，高素质人才能完善对不动产登记档案建设服务。首先，对人才培养管理中，应当完善对人才培养机制，并依据不动产登记档案发展进程并构建有效培养机制体系，以此作为基础并为工作人员发展指明路径，提升工作人员能力与素质，进一步推动不动产登记档案进程。其次，并对人力资源管理效能作用发挥出来，进一步对不动产登记档案信息化培训工作加以完善，提升工作人员对信息化工作认知。同时，规范不动产登记档案工作流程，侧重于培养工作人员专业能力、技能，进一步提升工作人员的技术运用。

4.不断强化信息化建设

当前建设不动产档案建设中与信息化相关联，加强对不动产登记档案服务创新为必要的，促使不动产档案服务模式转向全新化方向发展，不断强化信息化建设甚为重要。当前，对不动产登记档案建设中应当加强对先进技术、设备应用。如应用云计算、大数据，以大数据存储信息内容为依据，借助云技术并加强对信息计算与存储，达到分类化存储目的，并有效促进不动产登记档案管理成效，提升不动产登记档案服务质量，满足多用户对不动产登记档案信息运用需求。同时，对不动产登记档案管理平台中，依据工作流程并构建相关审核机构，并为在线工作人员提供服务，进一步节约用户时间，借助不动产登记档案信息分享功能并实现对不动产登记档案信息快速传递。

显而易见，不动产登记档案管理工作实施情况往往与我国广大人民群众切身利益相关联，国家同时会注重对该项工作稳定开展。近些年来，不动产登记档案管理工作改革上取得了一定成效，并针对老旧系统做出一定升级，进一步提升人民生活便利水平，但当前对各项管理工作改革期间，还存在不确定因素及难题，仍需管理层高度重视，并侧重于对不动产档案管理认真实施，深化改革，锐意创新，力求交上一份满意答卷。