论不动产登记档案管理中存在的风险与规避对策

文/王 荣

不动产业务变化，带来对不动产登记档案管理的新要求。新时期下，不动产登记档案的利用率显著提升，这使得不动产登记档案的管理风险同步增长。本文主要基于不动产登记档案管理中存在的风险进行概括，并提出相应对策，希望本文能够为读者在相关领域的研究与工作提供一些帮助

所谓不动产登记，就是在有关行政单位的主办下，针对符合不动产概念的物品进行的归属权登记行为，属于行政管理的一种。只有进行过登记的不动产，才能被承认归属。而不动产登记档案就是记载不动产归属的一种载体，开展好不动产登记档案管理工作，就是保障不动产所属人的财物安全。可以说，落实好不动产登记档案管理工作，是每一个地方不动产登记部门的本职工作，不容有失。本次研究，针对国内不动产登记档案管理的重要性，以及该领域现实存在的一些管理问题进行阐述与研究，提出解决对策。

一、重要性

1.不动产登记档案具备凭证功能

不动产登记档案内记载了该不动产的产权性质、用途、使用期限、归属权情况，同时还包含了该不动产的登记、挂失、转让等全部管理过程，是该不动产自档案设立日起，重要的身份凭证。不动产权利人若需要为不动产办理相关业务，不动产登记档案的凭证功能将得以显现。一旦不动产登记档案管理工作出现失误，将会导致凭证失信的问题。

2.不动产登记档案具备参考功能

当不动产面临交易业务时，如转让、继承、抵押甚至拆迁等，不动产登记档案内一些重要信息，如不动产面积、产值等，将为交易业务的开展提供重要参照，因此不动产登记档案具备不可忽视的重要参考功能。

3.不动产登记档案的一些潜在功能

不动产登记档案内部整合了权利人的各项个人信息与相关经营行为，这为后续不动产权利人的身份证明、抵押、继承等业务提供了证明。在日后，一旦针对该不动产产生利益纠葛，如继承存在争议，则不动产登记档案中相关条款将发生法律效力，保障合法继承人的继承权益不受侵犯。

二、风险

1.不动产登记档案面临合法性风险

不动产登记结果需要第一时间记录于登记簿上并妥善保管，而不动产各项业务往来的原始凭证需要纳入登记档案统一保管，这些原始凭证将被赋予相应的法律效力，发挥重要的凭证、参考以及潜在作用。那么从另一角度而言，不动产登记的规范性，很大程度上受记载主体登记规范性的影响。若记载主体未能够依照登记流程、要求、格式进行规范登记，出现如宗地图、界址线、界址点、不动产单元等矢量数据错误，将会导致不动产权利人自身权益受到影响[1]。

2.不动产登记档案面临完整性风险

档案管理工作面临的典型风险，就是档案收集不足，未能在真正意义上全面达成“应收尽收”的管理期望，总会出现各种原因导致的档案遗漏问题；这一风险在不动产登记档案管理中同样常见。导致不动产登记档案面临完整性风险的原因，一是由于管理者与权利人对该项工作的认识不足，针对档案缺页少页情况不够重视，也不采取后续补救措施；二是由于不动产登记档案的利用受行政权属分散的影响，当不动产有业务往来时，各部门为保障自身查阅档案的便利性，存在一个档案多地存储的问题，这在无形中加大了不动产登记档案的管理隐患[2]。

3.不动产登记档案面临安全性风险

在过去，不动产登记档案的管理处于纸质化管理阶段，该时期档案管理面临的安全性风险主要有档案非法调换、虫蛀、霉变、字迹不清等管理风险。新时期，在各项信息化技术的加持下，越来越多的地方不动产登记中心开始打造并使用不动产登记信息化管理平台。网络技术的加持，使得传统纸质化管理时期面临的虫蛀、霉变、字迹不清等管理风险得到有效解决，但网络管理同样存在着大数据信息失窃的风险，使不动产的管理面临安全性风险[3]。

三、规避对策

不动产登记中心需要针对不动产登记档案管理工作中面临的诸如合法性风险、完整性风险与安全性风险提出应对，要切实保障不动产登记档案管理工作开展的规范性，排除一切工作隐患，追求不动产登记档案的安全管理，保障不动产权利人的合法权益不受侵犯。下面是具体应对措施——

1.提升不动产登记档案的合法性

首先，从国家层面进一步加强对不动产登记档案管理工作的重视程度，完善相应法律法规，通过立法在法律层面上保障不动产登记档案的合法性。随后，请有关部门加强政策引领，要求基层不动产登记中心切实做到响应国家法律法规，规范自身工作行为。为实现这一目标，就要求不动产登记中心内部做好各项管理工作，如建立健全相应的不动产登记档案管理规章制度，加强对各项管理环节的严格质控，做到、做好不动产登记档案内各项信息的准确录入与规范管理。遵守法律法规，合法开展各项不动产登记档案管理活动，坚决维护不动产权利人的合法权益不受侵犯[4]。

2.追求不动产登记档案的完整性

不动产登记档案面临完整性风险的主要原因，在于档案内容缺项少项，以至于档案管理工作无法做到“应收尽收”，将不动产登记档案管理陷入危险的境地。为此，本文提出，针对不动产登记档案的管理，应该强调定期移交与随时移交相结合。只有这样才能保障所有档案的全面收集。首先，针对不同使用不动产登记档案的行政管理部门，要限定一个具体时间，做到所有下发的不动产登记档案均定期回收，争取应归尽归，避免档案常年遗留在外引发的遗失问题。随后就是针对随时移交的管理，针对仅是一次查看的部门，勒令其不动产登记档案使用完毕后，必须立刻移交回档案管理部门，避免档案在外信息泄露或直接遗失的风险。在收集不动产登记档案时，更要加强监管，避免如不动产登记申请书、土地权属来源材料等信息的遗漏，使不动产权利人自身权益受到侵犯[5]。

3.加强不动产登记档案的安全性

针对不动产登记档案仍旧处于纸质化管理的地区，加强管理监管，保障理想的纸质化存储环境，预防如虫蛀、霉变等问题，并解决档案非法调取行为。合理布控探头，避免不动产登记档案失窃的隐患。针对一些已经构建信息化平台的单位，提倡优化平台防火墙，阻隔外部的潜在威胁；同时在平台内整合健全的准入机制，各项超出职能范围外的管理行为均需上级授权，而各项职能范围内的管理行为，将会被详细储存于历史记录数库中，便于管理者回顾性管理。上述工作将在很大程度上解决不动产登记档案的安全性风险[6]。

通过上述分析研究，本文主要探讨了不动产登记档案科学管理的重要性，以及现阶段国内不动产登记档案管理面临的问题与解决办法。首先值得肯定的是，开展好不动产登记档案管理工作，是维护不动产权利人合法权益，促进社会和谐发展的大势所趋。其次，不动产登记档案管理工作还面临着一些问题，有关岗位工作人员需要加强自身认识，提高业务水平，同时要求领导层保证科学领导，帮助不动产登记档案管理工作突出重围，更好地实现工作价值，促进和谐社会发展。