高效整理 摆脱“瞎忙”

把握办公关键确定好必需品

工作能力强的人能深入了解自己的需求，往往习惯随时整理手边的物品。面对办公室堆积的大量物品，如果你对它们束手无策，那么将会导致你所在的办公场所杂乱无章，极大地影响和干扰工作。工作中的你需要放弃对这些物品的执念，确定好工作的必需品。

近藤麻理惠的《怦然心动的工作整理魔法》中指出，有三类物品是工作中应该保留的：第一类是令自己怦然心动的物品，例如，最喜欢的摆件、亲人的照片、缓解疲劳的绿植等；第二类是帮助自己完成工作的功能性用品，例如，笔、笔记本、订书机、文件夹等能让日常工作更轻松的东西；第三类是未来能让自己开心的物品，例如，能去报销的收据单、争取到的签约合同等对职业生涯有所助益的东西。

整理的智慧并非来自于“丢掉”，而是了解“留下”的意义，办公物品在工作中发挥积极作用，有助于我们维持理想的工作状态，提高办公效能。

物品经过整理工作才会轻松

工作的必需品如果混杂在众多杂物中，不仅会让办公桌凌乱不堪，更会打乱你的工作进度，让工作速度变慢。某知名企业家曾说：“一个桌上堆满很多文件的人，若能把他的桌子清理开来留下手边待处理的，就会发现他的工作更容易，也更实在，这是提高效率的第一步。”

整洁的办公环境能提高别人对你个性和能力的评价。不妨从办公桌面开始整理，确定好物品的具体摆放位置。在此之前先回想一下自己的日常工作，考虑不同物品的使用频率。

将使用频率高的物品摆放在办公桌上的明显位置，方便你工作时能随时拿取，然后固定物品位置，用完后及时物归原位，同时养成定期或者不定期整理工作区域的好习惯。如果有用不到的物品，要及时处理，保证这个区域的专注度。经过这样下意识的整理，在寻找物品上无需浪费时间，工作进程更加顺畅，工作效率也能得到提升。

优化“工作动线”高效完成任务

领导要求你现在准备一场会议，你的路径应该是怎样的？先确定这场会议的时间、地点，还是先联系各个部门的人员参会，或者是先准备会议所需的资料物品？

如何优化工作流程和减少不必要的节点，更高效轻松地完成工作？像家居整理收纳一样，你也可以归纳和优化自己的“工作动线”。动线是人在空间内完成特定动作需要经过的路径，合理的动线能有效节省时间和提高效率。

对于工作，我们优化动线的核心关键是——缩短路线、避免重复。

首先，梳理工作内容及流程。通过对自己工作事项和业务有全局性的了解，评估出哪些工作需要在什么节点完成，完成这些工作需要什么人员配合、需要经过哪些空间等，让工作流程得到精简和优化。

其次，判断事项优先级程度。比如你可以把近期要完成的事项分为很紧急、一般紧急、不太紧急等，给予一个优先级程度的分类，对整体资源进行合理评估和分配，着手去实现时就不会产生重复性劳动，忙不到重点上。

最后，工作流程规范化。虽然流程执行效率优先，但事项多到一定程度后，规范的重要性也不可忽视。对于例行的、常规性的工作，我们可以将其标准化，把处理这类事情的过往经验总结归纳，这样下次再做类似或相同的事情时就可以直接执行。

总而言之，与其蜻蜓点水地“瞎忙”，不如先训练自己的整理思维：整理和确定办公必需品，从物品源头着手，对物品进行取舍，维持良好的工作状态；清楚办公物品所在位置，精准快速地找到东西，顺利推进工作进程；归纳优化自己的“工作动线”，在所处的职场环境中拥有清晰的工作思路，高效完成任务。只有养成整理的习惯，转变思维，调整思考方式和行为，才能化被动为主动，在职场上发光、发热。