新时期党校档案信息化管理策略研究

陈妤

（中共德惠市委党校）

当前，计算机技术和网络技术的普及已经渗透到大部分行业之中，很多行业都已经步入了信息技术的时代之中。随着我国互联网策略的不断实施，档案管理也应紧跟时代发展的脚步，利用信息技术不断地对档案管理工作中的各项内容进行完善和丰富，逐步提高档案管理的整体工作水平和质量。党校的档案管理工作是贯穿着党校各项工作之中的，其中涵盖了教学、科研、学习、建设等众多真实的历史记录，这对我们来说都是具有非常重大的现实意义与保存价值的。在现代互联网的不断发展过程中，很多党校的档案信息化管理已经不单单是对档案管理工作的优化升级，而是更好地顺应当下现代化信息管理的发展趋势。新时期下，要对党校档案信息化朝着积极创新的方向去管理，以此更好地推动党校档案管理各项工作的持续化发展，有效地提高党校科研，对党校的信息化管理具有十分重要的价值与意义。

一、档案信息化的内涵

（一）信息化的概念

针对信息化的含义，众多研究学者对此都持有不同的见地和理解。很多学者会认为信息化就是指计算机技术与网络技术之间的有机结合，还有的学者认为信息化就是对信息处理过程中所应用到的网络化和数据化进行归纳和整理。当然还有一些学者认为信息化就是泛指信息的广泛应用与普及，其本身就具有较高的信息技术和服务能力。每位学者都有着不同角度的看法，但是因为所参照的研究背景不同，因此对信息化含义的理解和表达也略有不同之处，从根本角度来分析的话，信息化的发展是离不开现代信息化技术的加持，同时也需要信息资源和网络系统的帮助。

（二）档案信息化的概念

档案信息化主要是指我国在档案行政管理部门的认真领导下，通过对档案管理工作中实施并广泛应用信息技术，进一步对档案的现代化管理提供相应的帮助与服务。我国信息化建设当中最为重要的一项工作内容就是档案管理的信息化技术发展，随着档案管理中信息化技术的应用与普及，有效地帮助和提高了档案管理的革新，逐步推动档案管理工作将实体保管的核心向数字化信息管理形式改变，进而实现为社会提供更便捷的档案现代化服务部门。

二、新时期党校档案信息化管理的重要意义

（一）提高档案管理的工作质量和水平，服务科研教学

档案信息化管理的应用基础就在于对网络基础设施的应用，如何巧妙地运用好现代化、数字化的管理手段来实现档案管理的信息化模式，就需要打破原来档案工作的局限性与古板化，督促档案管理部门将工作逐步开放化，尽快地实现利用网络系统实现资源渠道的共享，革新以往半封闭的工作状态，将工作重心转向信息的采集和提供便捷的服务，改变以前保管和利用的职能范围，更科学地对档案信息资源的配对进行完善，给社会提供更为便利和优质的档案管理服务工作。随着信息数据系统的逐步建立和应用，除了能够更好地为档案信息提供全方位的详情，还能够给工作人员及时提供最准确的资源信息，充分利用好数据信息技术作为工作的主要支撑，为科学化的研究与普及提供便捷的服务流程，打破传统档案管理工作中不能远程和共享的弊端，有效地解决了在以往档案管理工作中的时效性问题。档案管理信息化模式在显著地提高了信息资源收集外，还带来了提高信息资源的存储、传输等功能，提高了档案管理的工作质量和水平，服务科研教学，有效地防止出现资源浪费和信息迟缓的问题发生，更好地减少了一些不必要的人工消耗和误差问题，在一定程度上提高其安全性和准确性，为服务科研教学带去了更有利的条件。

（二）拓宽档案管理的服务领域，促进信息决策的精准管理

从根本的角度出发来分析档案管理在信息资源管理上的应用可以看出，信息资源自身存在的价值就在于被社会广泛地利用与开发，对档案管理有何作用取决于信息资源的广泛性和时效性。所以说，档案的信息化管理除了能够帮助信息资源的合理存储外和研发利用外，还能够在一定程度上为社会带来一定的效益基础。不断地拓宽档案管理的服务领域，也是进一步推动了信息资源决策的精准管理。在优化档案信息化管理建设过程中，利用信息化的处理方法，便捷地将不同职能的档案管理部门关联起来，让他们互相成为工作的主体，不仅在一定程度上保留了独立的网络环境，还可以实现信息渠道的共享，进而有效地提升了信息决策整体的科学技术性水平，推动了信息决策的可行性管理方案，逐步实现了对档案管理工作的精准化处理。

（三）进一步提升业务素质，增强管理能力

在逐步实施档案管理信息化调整的过程中，对管理人员自身的技术要求也有了非常明显的提升。首先，就是档案管理当中使用的信息技术主要是扫描技术和缩微技术等手段，主要是利用小的载体容纳大的档案信息，和传统的纸质档案相比较的话，储存密度有了很大的提升空间，不但降低了成本问题，还高出了很多的容量。档案管理工作中传统的纸质载体一般都是采取文字或者是图表记录的形式将重要文件进行记录，但是信息化处理的带脑子文件却是可以在记录文字的同时，还能够记录声音、视频等一系列内容，并且所消耗的空间也非常小，成本很低。其次，就是对管理人员的技术要求。随着信息化管理的不断普及和应用，管理人员在具备传统纸质档案的管理技能以外，还需要掌握相关的计算机技能、数据传输技能等一些现代化技术知识来提高专业素养，通过不断地强化自身的专业知识来更好地适应当下档案信息化管理的需要，达到强化信息化管理能力的重要目标。

三、新时期党校档案信息化管理中存在的问题

（一）信息化管理水平低

目前，很多党校都开始逐步实施信息化的管理手段来处理档案管理的相关工作，有效地提升了办公效率和质量。但是因为很多党校还处于较为保守的状态，使得在档案管理系统的网络建设部分的实际应用率还是处于相对较低的程度，甚至还有一些党校在处理工作中出现了无库可进的局面，档案管理的共享程度偏低，没有一个相对应的资源数据库，大大降低了信息化管理水平。除此之外，还有一些管理人员只是单纯地将档案储存在了电脑中，而不是利用完善的数据库对相关内容进行保存整理，这必然会影响到整改管理工作的数据处理问题。

（二）信息化管理形式松散

现如今，很多党校都配备了计算机、独立打印机、扫描仪等一些基础的配套设施，整体上具备了向信息化转变的发展条件。但是，由于目前很多党校的档案管理一直都处于一种无人看管的放任状态，也就是一些单位没有将档案管理重视起来，使得档案管理工作还处于传统的管理理念，忽视了档案管理的信息化和标准化的建设，没有与网络技术和数字技术之间形成较为紧密地联系与结合。因为各个党校在对档案管理方面制定的要求与标准都是各不相同的，所以管理形式也都是多种多样的，但普遍在档案的收集、保管、利用、鉴定等一些环节当中没有进行详细的规定，导致很多的档案出现了不完整、责任不清的问题发生，这对于党校的档案管理工作朝信息化方向发展是非常不利的。

（三）信息化管理质量不高

当前，很多党校都相继开始对管理人员进行系统的信息技术专业知识的培训工作，但随着各种各样新型的档案形式不断浮现出来，我们能够发现这对档案管理工作带来了更为沉重的压力。还是有一些党校在档案管理的模式上延续了传统的工作模式，也就是档案从收集整理到后期的编排查阅都是由专门负责的工作人员手工进行，这种工作程序不仅繁琐，还会消耗很多的时间与精力，并且稍不注意就会出现差错。除此之外，就是绝大多数的党校档案管理工作人员都是兼职，因为没有受到过专业化的系统培训，使得这些兼职的工作人员在工作上往往都不够集中，业务上的不成熟和思想上的不重视，导致这类党校在档案管理方面的工作质量一直不高。

四、新时期党校档案信息化管理的实施策略

（一）加强信息化管理平台建设，完善档案管理网络系统

档案管理内部要逐步建立并完善数字化的管理应用平台，平台建设并完善相关的系统才是档案信息化管理的重要环节。第一，党校要充分利用好国家给予的档案信息化管理平台的专项资金，积极争取更多的优惠政策，并且还要紧密联系并加强和一些相关行业之间的合作，争取到更多的活资金，给信息化管理平台的建设给予更多的资金作为改革的支撑。第二，就是各个党校一定要提前做好对档案信息化管理平台建设的统筹规划，要将建设的资金都应用到最需要的地方。充分结合各自党校自身的实力和管理设备，合理的应用并购进计算机、扫描仪、打印机等一些相关的设施，建立起一个集信息化录入、管理和查阅三合一的档案管理平台，更好地对档案资源进行采集和使用，让更多的党校合理化应用档案资源。第三，就是不断地提升和加强对管理设备的使用率。对一些废旧设备依法进行报废处理评估，防止在设备更新的过程中造成一些不必要的资源浪费。第四，加强和相关部门之间的联系与合作，通过经验交流和资源共享进一步提升对档案管理信息化的管理水平与能力，给党校后期优化档案信息化管理打下坚实的基础。通过逐步完善档案管理内部的应用平台后，除了能够提升网站整体的使用效果，还能够让其成为宣传和开展相关工作的重要阵地。不断地健全文件的信息化标准，采买必要的硬件设施，从技术角度出发，不断地对档案信息进行交换与共享，针对网络安全进行系统化建设，保障平台系统的稳定进行，进一步保障了档案资源的可靠性和稳定性。

（二）完善档案资料信息化管理，加强电子文件的管理

对于党校的档案管理工作来说，其中涵盖了科研、学籍等众多方面的内容。所以说，党校日常的档案管理工作必须要利用好管理系统平台，充分做好对档案文件从收集到归档馆藏的一系列数字化工作。在做好适当的追踪时，也需要接收不同部门的重要信息，针对各种各样的会议、活动、成果建设等文件，都要利用信息化的处理方式形成电子化文件进行归档和储存，再利用数据库的处理系统对文件进行分类归纳，有效地提高了档案管理的科学性。除此之外，就是要做好档案资料的数字化处理，采取有效的信息化处理方式，比如说专业的扫描设备对一些文档、声像等资料进行处理，将传统的纸质档案转变成为便捷的电子类文件。从而实现完善档案资料信息化管理，加强电子文件的管理。

（三）优化信息化管理服务功能，加强档案管理与信息化之间的合作

现如今，很多的党校在档案信息化管理改革的过程中还只是停留在一些简单的录入与检索的程度，信息化的服务功能都没有得到充分发挥。经济社会在不断变化，党校的档案管理工作任务也在不断加重，因此，对党校的服务管理功能也就显得更加重要。党校的档案信息化管理的根本就是更好地实现为人民服务的目标，通过档案信息化管理平台，利用网络信息技术设计相关的数据库，给使用者提供便捷的服务功能，提升人文特色，因此，要优化信息化管理服务功能，加强档案管理与信息化之间的合作。

（四）强化管理人员信息化培训，应用现代化的管理手段

党校需要加强对档案管理人员的信息化培训，组建起一支已经熟练掌握现代网络信息技术的队伍，这支队伍要具备过硬的专业技术水平，首先要做的就是对档案管理人员开展思想政治教育，思想上必须加以重视，树立起坚定的政治立场，档案管理人员必须端正自己应用的工作态度，严守国家秘密，遵守档案纪律。其次，就是要不断地培养管理人员勇于创新、不断探索的精神，深入地学习档案管理的专业知识和相关技能，充分了解国内外的形势。最后，就是对档案管理人员开展并组织定期的集中培训，监督并鼓励他们加强对网络信息化的安全教育，提升自身的专业能力和水平。因此，要强化管理人员信息化培训并应用现代化的管理手段。

五、结语

新时期党校的档案信息化管理是一项需要长期坚持和探索的任务，这是时代必然的发展趋势，党校的档案管理部门要跟进时代的步伐，不断地应用好最与时俱进的管理理念和信息技术，提升自身档案管理的工作水平，进而更好地为社会提供一定的服务支持，推动档案管理工作的稳步发展。信息化发展的过程中不仅要投入大量的财力与人力，还需要管理工作人员不断地学习专业知识来完善自身的能力，积极创新并加快档案管理模式的革新，进而开拓党校档案信息化发展新趋势。