民营企业存货管理存在的问题及改进

董 颖

（百世物流科技（中国）有限公司，浙江 杭州 310000）

一、引言

我国民营企业在前期发展过程中，为满足市场竞争需要，企业管理者视角及内部各项要素资源配置通常聚焦在生产效率的提升及产品市场的拓展等方面，而对于存货管理及供应链整合处于长期忽视状态，存货管理水平普遍较为薄弱，具体表现在重视程度不高、内控制度缺失、人员配置不足、成本核算不规范、信息化水平偏低等方面。如果不对存货管理各环节中存在的内控缺陷问题及时干预改善，最终可能会导致订单交付迟滞、呆滞物料大量积压、账面存货与实物库存严重脱节，实际盈利水平与报表反馈出现重大偏离等情况。

随着企业规模的持续扩张及市场竞争程度的加剧，在合理控制存货资金占用的同时保持高效的订单交付能力越来越成为企业可持续发展的核心竞争力之一。订单交付能力的提升需要适当的备货规模，采购、生产、仓储及发货等内部各项资源的有机配合，控制存货资金占用又需要在满足订单交期的前提下尽可能压缩安全库存水平，减少超储积压备货。因此，对于发展到一定阶段的民营企业来说，存货管理水平的提升对市场竞争力保持及盈利能力提升具有重要意义。

二、民营企业存货管理的现状

1.物料收发及仓储管理相关的内控制度系统性缺失或未有效执行

国内民营企业以家族企业为主，对于物料收发流程的设计、存放区域和摆放位置的安排等通常优先考虑的是生产领料的便捷性和时效性，而对于按内控流程领料、凭签字审核的单据领料等领料作业原则和理念重视程度不高，存货收发及流转过程中受到管理者临时性指令要求及人为干预较多，物料收发相关的内控制度存在系统性缺失或虽已建立相应的制度但实际并未执行，具体来看主要表现在以下方面：

（1）在外购物料入库时，仓管人员未对来料逐一清点核验并完成相应的抽检手续就直接办理入库，导致入库原料数量的准确性、物料质量及规格是否符合订单要求存在潜在风险。物料入库后，仓管人员未及时更新仓位管理卡片，记录来料名称规格、入库时间及结存数量等信息。

（2）在物料领用发出或内部移库时，未严格执行凭领料凭证领料的内控要求，存在未经签字审核的领料、临时性内部调拨，或超过领料单数量的发料，最终导致仓库账实不一致，物料库存差异无法追踪核实。

（3）在物资收发相关的台账记录上，仓库统计员未按日编制物料收发报表，详细记录存货类别、物料编码、物料名称、规格型号、计量单位、入库数量等要素信息，或虽登记了收发报表，但未与财务部门定期核对，导致仓库部门记录的物料收发报表与财务部门数据记录出现脱节。此外，对于期末货物已验收入库、发票未到的物料，未按照规定做暂估入账。

（4）在仓管人员配置上，由同一仓管员经办物料收发、物料保管、台账记录及物料盘点等收发作业全过程的情况较为常见。未严格执行岗位责任制，明确各岗位在值班轮班、入库检查、货物调运、出入库登记、货架清理、安全保卫等方面的职责要求，并对仓库的作业流程、管理制度为仓管人员提供必要的岗位培训。对于因仓储人员未勤勉尽责产生的存货毁损、缺失情况缺乏必要的追责机制。

（5）在存货监督环节，未建立原料及成品定期清查盘点制度。未按月或按季度组织财务部门、仓库管理部门等对供应链各环节的库存进行全面清查，确认仓库报表反映的物料及成品结存数量与仓库实际库存是否一致。对于资产清查中发现的毁损待报废、呆滞物料、超储积压库存未做为重点问题进行上报处理，或上报后未引起管理层足够重视，使得盘点情况未能反映实际库存情况，造成毁损待报废库存、超储积压库存持续增加。

总体来说，若存货管理相关的内控制度系统性缺失或未有效执行情况持续存在，物料及成品实物管理涉及的收发作业、物料保管、信息记录及核对、物料盘点等环节缺乏必要的岗位制衡和动态监控，将会为内部舞弊提供重要机会和便利条件，不仅会引发仓储管理相关的舞弊风险，成本核算的系统性失真，还可能进一步影响公司对订单排产计划及交付计划的判断，迟缓订单交付能力等。

2.仓储场地及人员配置不足，仓储管理效率有待提高

对于大部分中小型民营企业来说，由于受到人员配置及资金预算投入等方面的限制，仓储场地及硬件设施投入普遍不足，对于仓储区域的划分、库房排位布局及货架摆放位置缺乏合理的规划设计，仓储人员业务能力欠缺，导致仓库收发货效率低下，频繁出现多货、少货、串货、货损等问题。

（1）在仓储场地规划布局时，未按照货物流转过程合理设置出待验区、存储区、分拣区及待发区，退货库与成品库场地混用，原材料库与半成品库未做区分，已领用未使用物料在生产线附近随意摆放等，导致货品定位查找困难，影响发料的准确性及收发效率。

（2）库房排位未按统一的规则编制货架编码，货架物料存放卡片未做标识或虽已标识但未根据物料收发记录及时更新，未按照规定的分类将物料摆放至正确货架位置，无限高储存要求及存储区域标示，同一货位、同一包装容器内存放多种物料，未根据存货性质、价值高低及仓储环境的特定要求分类存放等，从而导致安全隐患、通道堵塞、搬运困难、盘点清查数量不准等问题。

（3）仓储管理岗位涉及验货清点、仓库收发记录登记、开立单据、货物调运、货架清理保洁，标签更新，仓储环境监测及安全保卫等职能要求，企业未根据仓储面积、收发件数量、物料品类规格复杂程度、信息化水平等实际情况配置合理数量或相应经验的仓储人员。

3.信息化系统建设滞后，系统操作应用不规范

很多民营企业因管理者对于信息化投入带来的供应链流转效率的提升缺乏足够的认识，信息化系统建设及推进较为滞后，仓库管理仍然停留在人工作业及台账记录阶段。收发作业主要依靠仓库管理员积累的存储经验、存储区域标识及货位标示卡完成，收发效率较低且容易出错。该种仓库管理模式下，收发作业对于经验丰富的仓管员通常存在较大依赖，在该类仓库员出现请假或离职时，仓库的正常收发作业效率会受到不同程度的影响。

对于未引入库存管理系统的民营企业，库存数据管理主要依靠仓管员通过Excel表格手工记录的收发报表进行统计，手工记录数据较多，工作量大，货品编码、规格型号记录容易出错。若出入库数据更新不及时或串户时，相关部门负责人无法确认存货实际结存情况，可能会产生过量采购、采购不及时、缺货超卖、呆滞料堆积等情况，造成内部资源浪费。对于手工记录的物料收发台账，在出现货品账实不符时通常缺乏可追溯的检查手段，难以查找到引发短缺的环节和作业人员，以致引发货品丢失、损坏、偷窃等风险。

此外，手工记录的仓储信息数据传递效率通常较低，采购、生产及销售等各业务部门负责人无法对实时库存和消耗进行动态查询，难以做出最佳的业务决策，如：销售负责人不了解成品库存的备货情况及供应链系统的实际备货周期，对订单接收及交货期的确定无法做出恰当判断；生产负责人不了解物料实际库存及待处理订单情况，无法下达合理的生产排班计划；采购负责人不了解物料的即时消耗和库存情况，无法把握和控制物料的采购数量、进度和时机。因此，物料收发及结存数据无法实现跨部门即时共享时，不仅会增加不必要的物料仓储成本，而且降低了对客户订单的响应速度及交付效率，影响企业市场竞争力。

同时，部分民营企业虽已引入存货管理系统，但因信息开发团队前期对业务流程调研不充分，或企业信息系统预算投入不足，未对标准版的软件模块与内部业务流程做适配性的二次开发，导致业务流程与系统模块无法顺畅对接和运作。存货管理系统实施后，配备的仓管人员学历、业务水平偏低，缺乏必要的系统操作知识和计算机应用技能，出现操作不当、岗位流动、录入不及时、错误录入或系统故障时，未配置必要的信息维护团队及时排查处置，造成系统内无法顺利完成领料审批或成本核算，无法向管理层及时提供准确的仓储数据，影响供应链运转效率和实施效果，甚至造成系统应用失败，重回手工模式的存货管理状态。

4.安全库存及备货规模设定不合理

安全库存量是为了应对需求不确定性及物料供应不确定性而预备的缓冲库存，合理的安全库存的设定有助于企业增强对于临时性订单需求的处理能力，降低缺货产生的损失。安全库存的确定需要综合考虑供应商的订单交付周期、产品需求的季节性波动及原料市场行情变化及供给格局、批量采购产生的价格优势等多种因素的影响。

很多民营企业物料采购数量及时机的确定、生产指令的下达，主要依赖业务负责人对于订单交货周期、物流成本、原料行情走势及预计市场需求的经验化判断，缺乏严谨合理的测算过程，或简单设置较高的安全库存以应对可能出现的临时性订单需求，没有对重点物料耗用及库存进行实时监控。对于超过订单需求的过量采购或对市场需求误判的过量备货，若出现订单技术参数调整、生产工艺改进及产品更新迭代时，很可能导致原有物料不再适用，原有的成品库存无市场等情形，形成呆滞物料和积压库存，长期占用企业运营资金，降低企业的盈利能力。

5.成本核算体系不健全，无法有效提供成本及库存信息

成本核算体系的建立是企业存货管理提升过程中的一项系统性工程，涉及对企业产品线BOM表的技术参数修订、采购入库数据录入、物料收发报表、各道作业成本中心的产量、工时及费用支出的统计归集等，在各项物料流转数据的基础上进行分摊和计算。而民营企业在上述环节中无论是人员配置还是核算水平方面通常较为薄弱，无法为成本会计提供及时准确的耗用、产出、工时等成本核算参数支持，导致成本会计各月无法建立完整的成本核算体系，正确核算不同品类的生产成本。在销售结转时，只能简单根据销售金额及预计毛利率或定额结转成本，从而引起成本结转及存货资产价值的整体性失真。

对于成本核算体系不健全的企业来说，缺乏真实准确的单位成本、库龄分布、投入产出等成本数据作为参考，分析人员通常无法对成本波动、存货周转、潜在的呆滞积压或减值库存情况进行等进行动态监测，无法为管理者经营决策提供有价值的成本及库存信息。

三、加强民营企业存货管理的对策建议

1.建立有效的存货管理相关的内控制度并严格执行

为规范入库验收、材料领用、成品入库及退回、存货盘点等环节作业流程，企业首先应根据自身业务特点选择制定一套适用的采购收发流程、生产领用流程、完工入库流程及存货盘点流程，由管理者在内部各相关部门积极推动实施。必要时，可以考虑引进外部内控咨询机构，对于内部各项业务流程进行系统性规范梳理，确定合理的内部控制关键节点及流程。

（1）在产品验收入库环节，产品到达企业仓库后，采购部门应核对供应商提供的送货单与采购订单是否一致，产品规格、型号、数量是否符合要求，供方的合格证、检测报告是否完备等，无异议后签收货物，仓库管理员办理入库手续，入库前按物料性质采用点数、过磅、丈量等方法点验数量和规格是否准确。在产品入库后仓储管理员应及时将入库信息录入ERP系统生成入库单，并由经办人员签字留存。仓库统计员将系统生成或手工编制的物料收发报表并定期与财务部门核对，对于期末货物已验收入库、发票未到的物料，根据订单价格做暂估入账处理。

（2）在物料领用环节，所领用物料必须由仓库管理员发放，不得由领用人进仓库自行提取。仓库收到领料单后，根据领料单内容进行配料，杜绝未经审批或超过领料单范围的发料，物料发出遵循先进先出的原则。发放后仓库管理员在领料单上填写实际发放数量并签字，并在存货管理系统或物料台账内记录相关数据。

（3）在仓储管理环节，贮存场地应由专人管理，保持适宜的贮存环境，防止保管物资的损坏、变质、污染和丢失。各仓库和贮存场地的管理员应定期对贮存的物资贮存状况进行检查，如发现质量问题马上反馈并做好标识、隔离放置。仓储保管员应按物资性质、类别及价值等差异性分区分类合理存放，并用标签注明存货名称、规格和数量。仓库应当建立门卫值班和巡检制度，对外来人员及车辆进出仓库进行严格登记，并对出库物资出门证进行检查。

（4）在存货监督环节，对于价值较高的特殊性质存货，做到每天核对上报，其他库存通过定期盘点与不定期抽查相结合的方式进行监督。按月或按季度组织财务部门及存放责任部门对库存进行全面清查。不定期抽查由管理层视实际需要，随时指派人员抽盘。对于盘亏或盘盈的存货，查找分析原因，落实责任，按公司相关管理制度，给予责任人员相应惩罚。

2.完善仓储场地配置，加强仓储人员培训及绩效考核

仓储场地管理方面，可以按物资性质、类别及对特定储存环境的要求确定仓库场地，划分仓储区域，设置必要的标线及仓位牌，保证收发通道的畅通，便于安全存取，所有货架和物料存放区都编有仓位码，并在明显的位置设置仓库区域划分平面定置图。

仓储硬件设施投入方面，根据仓储收发需求配备相应的装卸、分拣、搬运等仓储设施。对于有条件的民营企业，可以逐步引入智能仓储系统，建立自动化立体仓库，实现自动化分拣、自动化输送及电子化标签，节约仓储空间，提升收发效率。

人员配置方面，随着存货管理中ERP系统及WMS系统逐步普及，对仓储管理人员也提出了更高的要求。保管员除了具备必须的仓储知识，熟悉库存物资的属性及存放外，还要拥有必要的计算机应用技能，能够及时查询处理存货收发信息。因此，应根据仓储岗位要求配备具有胜任能力的仓储人员，定期对库房人员进行业务培训，并制定合理的绩效考核办法，调动员工积极性，强化责任意识。

3.加快推进存货管理信息化建设

仓储管理信息化系统的引入，可以有效提升仓库收发作业效率、订单处理能力及成本核算的规范性。因此，民营企业应在现有仓储收发模式的基础上，应加快推进ERP系统及仓储管理系统（WMS）等信息化系统的建设。

（1）对于ERP系统的供应商选择上，因不同系统对于业务数据及成本核算的运算逻辑存在较大差异，在订单流转核算的精细化程度、人员岗位配置要求方面也存在相应的区别。民营企业应根据自身业务规模、预算投入、业务流程特点及数据反馈需求选择适配的ERP系统，配备必要的信息维护团队，使销售订单处理、生产计划下达、物料需求测算、采购计划安排，生产成本核算等业务模块能够有机结合，实现数据互通和共享，减少与存货相关的部门信息传递阻塞、业务决策随意性等现象，提高订单处理效率，加速存货周转。

ERP系统实施过程中，涉及对原有业务流程和作业习惯的深度改变，系统推广或过渡阶段通常会受到业务部门不同程度的阻力，特别是当出现系统流程与自身业务特点不兼容、操作人员不熟悉等情况时，会使得原有的订单处理计划无法顺畅运行，管理者应及时协调内部各部门积极应对，排查故障原因，避免ERP系统上线失败的情形发生。

（2）在仓库收发环节引入仓储管理系统（WMS），可以将原有的依赖人工经验为主的收发作业转为依据系统指示精准发货，降低仓管人员作业量和出错率，提升收发效率。在物料或成品入库后，系统可指示上架存放库位；拣料下架时，系统提示下架库位，下架的物料选择遵循先进先出原则。上架及分拣全程PDA扫码作业，自动与系统作业进行核对，出错时自动发出提醒，确保作业准确率。作业完成后，数据自动更新到系统后台上，无需人工采集和录入。通过查询仓位使用报表，即可实时了解仓位使用情况及存放信息。仓储管理系统的“批次+条码”功能，可以实时记录商品在库流通情况，形成完整的追溯链条，出现问题可以快速追溯到原有环节和作业人员，降低库存丢失的舞弊风险。

4.设定合理的安全库存、订购时点及采购批量，减少存货资金占用

为平衡过量备货采购产生的仓储成本与备货不足引起的缺货成本，民营企业需要综合考虑在手订单量、市场需求增长趋势、主要原料行情、订单交付周期、产线经济批量等因素筛选需要设定安全库存的物料及成品对象，规划合理的安全库存量、采购指令时点及采购经济批量，减少冗余滞销库存产生的资金占用。

（1）安全库存量的设定。一般来说，合理的安全库存确定建立在历史消耗及发货统计数据的基础上，对于使用频率较高，消耗金额较大的库存应最大化减少安全库存，增加采购频率，对于需求批量无明显规律的物料不适宜设定安全库存。安全库存的设定可参考以下的计算公式：

批量需求的物料安全库存=预计每天平均耗用量p*采购周期T（订单处理周期+物料交付周期）+日安全库存量

批量需求的成品安全库存=预计每天平均耗用量p*采购周期T（订单处理周期+物料交付周期）+日安全库存量

（2）需要设定安全库存的物料筛选。对于需要设定安全库存的物料品种选择上，可选用ABC分类法，即根据物料品种耗用量占比情况将物料划分为ABC三个等级，并制订差异化备货策略。

表1 ABC三类物料安全库存策略

A类物料在品种数量上占比在10%以内，但物料金额占比在70%以上，应作为重点物料管理对象，可按照订单需求执行小批量、多批次的采购策略，保持最优的库存有效期及最低的安全备货量，降低仓储管理成本及资金使用效率。同时，应合理设置最低定额、安全库存和订货点报警点，防止缺货的发生。实时了解大客户的库存消耗情况及自身库存水平。

B类物料在品种数量及物料金额占比在20%以内，可采用经济定量采购的方法，做一定的安全库存。

C类物料品种规格数量较多，但整体金额占比在10%以内，可采用经济定量采购的方式，不用做安全库存，根据采购费用和库存维持费用之和的最低点，订出一次的采购批量。

5.建立完整的成本核算体系，定期分析存货周转及价格波动

民营企业应根据自身的生产工艺流程及作业成本发生特点合理确定成本核算方法，建立成本核算体系。对于采用当前普遍应用的作业成本法核算的企业，可参考的具体操作步骤如下：

（1）财务部门会同技术部门对公司主要产品线进行梳理，修订整理完整的BOM表清单。

（2）采购业务员通过EXCEL台账或ERP系统录入各月采购流水。

（3）生产领料时，根据订单产品对应的BOM表清单下的原料数量领料。

（4）各作业成本中心归集核算该作业环节完工材料成本、人工及制造费用，并按特定的标准分配工费耗用成本。

（5）财务部门根据各作业成本中心期末实际盘存情况对实际耗用与BOM表标准用量的差异金额按系统合理的方法对作业成本中心核算的成本进行分摊修正。

成本核算体系的建立是企业管理者进行存货分析、成本监测的基础。管理层应当定期组织召开存货分析会议，深入剖析产品成本异常波动、异常单耗、超定额品种及呆滞库存情况，查找原因，对存货流转中存在的问题及时纠正。

四、结语

民营企业存货管理水平对于订单交付能力和资金周转能力的提升具有重要影响，是国内民营企业进一步做大做强的主要制约环节，应引起企业决策者足够的重视。在企业发展到一定阶段后，应投入必要的内部资源进行存货相关的内控制度建设，改善仓储场地及设施状况，增加必要的人员投入，并考虑逐步引入ERP系统及仓储管理系统（WMS），提升存货收发作业效率。同时，建立完善的成本核算及分析体系，对库龄预警、呆滞物料等存货周转情况实现有效的动态监测。