数字化背景下财务共享中心的运行研究——以H公司为例

徐 畅

（新疆财经大学，乌鲁木齐 830012）

一、引言

随着智慧家、大数据、云计算、区块链等技术的日趋成熟和不断发展，依托于财务共享中心的企业数字化转型逐渐深入到各个领域和各行各业之中。“十四五”规划纲要提出要加快数字化建设的步伐，将实体经济与数字化融合，赋能传统产业升级，推动创新数字化发展。以互联、共享和智能为核心的财务体系正处在数字化背景的浪潮中，财务共享中心也由业务数字化转变为流程数字化，再升级到信息数字化。在数字化的背景下，企业在市场中抢占先机的关键点就是获取数据，而财务共享中心的建立和逐步发展将企业的前端业务与财务后台紧密联系在一起，将分散的信息集成到财务共享中心。在数字经济的推动下，财务共享中心的建立切实降低了企业成本，提高了运营效率，促进了企业决策的科学性。本文以H公司为例，对数字化背景下的财务共享中心的运行展开研究。

二、财务共享中心的发展历程

财务共享源于服务共享，财务共享就是共享服务在财务领域中的应用。财务共享中心是通过建立全部共享、高效融合、深度协同、精细管理、智能应用为核心的流程化财务工作，使核算、费用、采购等统一到信息化的平台。

财务共享中心的发展历程大致分为三个阶段：财务共享中心1.0阶段是将费用、应收账款、应付账款等重复高、流程化强的工作交给财务共享中心来做。财务共享中心的2.0阶段是财税融合阶段，业务与财务的融合要求财务人员从事后的数据处理逐渐转变为事前处理，即：将业务和财务融合并不断向前端延伸，将财务中心变为数据的集成中心。财务共享中心的3.0阶段，财务部门的目标是实现更高的智能化，将资产管理、成本管理、供应链管理、合同管理形成一体智能化集成中心。

三、H公司财务共享中心运行分析

（一）H公司财务共享中心建立的背景

H公司是1990年成立的一家零售业企业，在全国范围内拥有百家大型连锁实体店，主要以经营家电产品、电子产品为主。随着企业规模的不断扩大，H公司扩展了自己的业务板块，建立了H购物中心、H影院、写字楼等。随着“互联网+”、大智移云时代的到来，H公司由传统的零售业向新型零售业转型，构建了线上线下全渠道营销、独立运营自建电商平台、租借购三位一体的运营模式，并打造智慧服务、科技创新的战略核心。由于集团规模的不断扩张导致业务板块差异明显扩大，前端业务系统复杂多样，集团需要一套完整的运行流程体系，这样才能将商品、营销、零售、物流与信息进行有机融合，以实现增量式创新发展。为了解决公司成本不断增长的问题，提高运营效率，简化流程，H公司开始对业务流程再造，于2014年开始建立财务共享中心。

（二）H公司财务共享中心的发展阶段

1.第一阶段为2014-2016年：基础层———初期财务共享平台的搭建

早期的财务共享平台主要为对内服务和对外服务。对内服务主要有员工报销、总账报表、资产管理和合同管理四个部分；对外业务是通过共享中心与ERP系统中的供应商、零售商、客户等模块进行对接，并通过专门的软件进行税务处理和与银行对接。

2.第二阶段为2016-2019年：核心层——基于业财深度一体化的智能共享中心

随着大数据、云计算的发展，H公司逐步建立兼顾前台和后台的新型财务架构，以更好地实现财务和业务的融合。2019年公司将财务共享中心分为前台、中台和后台组织阵型（见图1）。H公司通过建立数据中台，为财务数字化转型和业财融合打造连接点，以避免相同功能的业财的重复建设和资源浪费。在财务共享模式下，通过中台形成了以财务数据、业务数据、文本数据和影像数据为集市，解决单一的数据孤岛、重复建设、共享程度低等问题。财务共享中心承载着企业战略转型，赋能前端业务的任务，这一阶段的财务共享中心的运行有以下几个特点：

图1 H公司前、中、后台组织矩阵

（1）客商服务平台更加优化。随着H公司新零售业的逐渐发展，线上线下交易量逐年增加，供应商、客户、销售、售后、门店会员和商品逐渐数字化，因此H公司建立了客商业务模块，该模块的流程是通过CRM进行客户开票处理，然后由业务部门进行初审，之后通过OCR影像系统将票据扫描到财务共享中心，再由共享中心进行稽核，结算办理和生成凭证，最后由财务部制作总账。客商模块的建立可以直观地反应客户的评价、供应商收付款信息，使财务部门对风险提前进行控制，极大地减少了违约风险。

（2）预算管理不断强化。H公司财务共享中心通过整合销售、生产、管理等数据，形成第三方云台数据库，构建基于业务流程要素的业财融合预算管理体系。预算编制以业务数据为起点，之后由财务部门进行加工处理，运用于资源配置、财务目标确立和精准把握市场动态等方面。此外，公司全面引入SAP系统，SAP可以采用分阶段式预算，对成本进行提前控制，有效降低了超预算发生的概率，实现了事前预算、事中控制、事后分析的精准高效的线上统筹管理模式。

3.第三阶段为2019年——至今：发展层——基于商业智能化的多功能共享中心

（1）流程自动化。H公司采用机器人流程自动化（RPA）系统，该系统可以消除传统财务中附加值低重复简单的工作，RPA财务机器人具有24小时不间断的财务工作模式，可以将大量的财务数据进行计算、核对和验证，如：批量处理邮件、报销发票、银企对账、费用报销等基础性工作，可以有效地降低成本，提高工作效率和有效降低发生错误的概率。

（2）财务处理数据化。H公司基于财务共享中心，通过携程、同城、飞猪等APP将差旅服务互联网化，并与共享服务平台实现同步共享互联。通过智慧物流的云计算、大数据等技术促成线上线下融合的智慧零售模式。多元化的综合服务能力推动H公司线下广场及超市影城与线上平台形成巨大的协同效应，将供应商与客户的外部资源与内部资源进行互联网化，使流程数据更加自动化。

（三）H公司财务共享中心的运行系统

1.应付账款系统

应付共享实现端到端的自动化流程。应付账款共享主要的业务流程是供应商开发票，之后交于财务共享中心进行处理，再通知银行进行支付。H公司与供应商之间的业务往来较为频繁，因此发票数量巨大，这是财务共享中心建立之初面临的巨大挑战。在财务共享中心的发展过程中，H公司主要依据SAP系统和票据影响系统，并将应付共享分为五步流程：第一步是发票的收集和扫描，由业务部将发票进行汇集和整理，然后通过影像扫描系统对发票进行扫描和索引。第二步是进行审核。第三步是用SAP系统对审核好的发票进行数据录入，在录入过程中，系统会自动识别出错误发票和异常发票，如果是错误发票，就需要进行进一步审核，查验是否按照财务标准进行付款；如果是异常发票，就需要对付款流程中的请求权限进行确认。第四步是银行支付，H公司的付款信息会统一汇总到H公司的财务共享中心，通过SAP系统进行整合，然后对接银行完成支付。

2.应收账款系统

应收账款共享系统与企业现金流有重大的关联性，该系统主要涉及到合同信息的确认以及账款预期的确定。财务共享中心的应收款共享系统有三项职能：第一是维护客户的信息；第二是根据业务部对合同交付的情况来确认收入；第三是与银行核对收款信息并发送发票至客户邮箱确认债权，当客户完成付款后，财务共享中心通过SAP系统自动确认收入并核销。

3.费用报销系统

H公司的报销单据包括出差的差旅费、会议室和员工休息室的采购费用等。财务共享中心是连接前端费用报销业务和财务核算的桥梁，由共享中心进行统一记账。费用报销系统分为以下几个部分：第一，由财务共享中心收集各分公司、子公司的票据并进行扫描；第二，把ERP系统中的报销信息进行核销；第三，企业直接在ERP系统中将付款信息发送到银行进行支付；第四，财务共享中心对审核过的单据进行报销。H公司对商旅报销进行了改善和优化，构建了在线申请、在线下单、自动结算的新模式。当员工出差订机票、酒店等，商旅平台就会根据企业的预算流程进行审批，如果超出预算范围就会进入特殊审批系统。这种由业务部事前审批、财务部事后报销的流程，推动了企业业财融合的进一步发展。

4.资产共享系统

H公司作为新零售企业，有庞大的固定资产，但资产闲置、利用不当的现象经常发生，使得资产的利用率下降。通过资产共享系统使资产数据集中管理，统一流程，提高了财务人员的工作效率。在资产共享模式上线前主要是线下流程，由人工进行审核，登记入账和采购付款。在搭建了财务共享平台后，由SAP系统进行自动稽核、入账、付款并对资产进行维护。此外，在资产共享系统中还搭建了资产管理系统，对资产进行盘点和对差异进行精准分析，极大地提高了资产的利用率。

（四）H公司财务共享中心运行效果分析

1.优化了绩效管理

H公司财务共享中心的建立不仅使企业的业务和财务更加流程化，而且促进了运营能力的发展。绩效管理最为重要的一项任务是作业派工机制的开展，通过财务共享中心的派工平台，可以使员工的绩效与工作任务挂钩，提升了财务人员工作的积极性，并且极大地提升了工作效率。H公司会每日进行定量派单，如果超过共享平台设置的标准量，系统就会停止自动派工。派工系统会自动根据财务人员不同的职能分配不同的任务，有效地促进了资源的合理分配。云抢单模式是另一种绩效管理方法，云抢单模式使不同区域的财务人员通过“共享大抢单”平台进行抢单，当某个区域的财务人员工作量多时，就可以由任务量较少的财务人员进行云抢单。作业派工和云抢单模式使员工的工作量更为透明，工资绩效也会根据员工的任务完成量进行考核，对错误率进行自动评分，确保了绩效管理的科学性和公正性。

2.提升了公司的管理水平

财务共享中心将各部门，各地区分散且繁杂的数据进行统一的整合，使数据收据更为精细，更为精准，更为系统，更为及时。财务共享中心不仅对财务数据进行分析，而且拓展了信息的维度，将预算、决策、投融资、采购和销售有机联系起来，有利于管理层进行科学有效的战略决策分析。H公司搭建的“互联网+云”的在线消费商城和“消费商城+财务共享”的智能中心将业务部门的数据通过共享中心运营加工，通过对大数据的分析，形成会计账和管理账，最后形成了B2B的管理系统，促进了企业的信息化建设，使业财税一体化的财务共享中心有效地发挥管控职能以及数据处理和赋能业务的能力，提升了公司的管理水平。

3.推动了财务人员转型

H公司通过搭建财务共享中心，使财务人员由财务会计向管理会计进行转变，财务职能也由传统会计记账报税转变为预算决策分析的复合型会计，会计不仅要懂财务而且要懂业务，既需要掌握扎实的会计知识，也要懂数据懂技术。因此共享中心的建立对会计人员的综合素质提出了更高的要求，促进了会计人员的转型。

四、财务共享中心的未来发展趋势展望

（一）财务运营高度智能化

H公司在未来会继续使用财务机器人和VR虚拟技术实现战略预算、商城财务管理和税务筹划的一体化发展。未来公司会将财务机器人由交易方面的账务处理转变为账务处理加成本管理，加强企业内部的控制和监督。逐步实现财务运营的自动化，不仅会自动报账、记账，还会进行自动纠错，提高财务共享质量，实现全方位的共享。

（二）业财共享建设一体化

财务共享中心的建立需要多部门的配合，因此要加强制度的保障，使业务部、财务部相互配合。财务部和业务部属于平级的不同部门，财务部不能对业务部进行管理，因此要优化管理模式，对组织进行变革，使业务和财务进行深度融合。财务共享中心的建立要通过智能财务平台、财务专业分工和各级财务组织协同实现，即通过智能财务会计平台实现业务驱动财务，智能管理会计平台实现管理规划业务，大数据应用平台实现数据驱动管理，将财务流程嵌入到实际的业务中实现财务和业务的实质性融合和建设的一体化。

（三）技术驱动进一步强化

人工智能、云计算、大数据、区块链、机器学习等等新技术的应用，将会对财务共享中心建设和运行带来全新的变化，财务共享中心的建设及其运行系统的升级，必须依赖这些新技术的创新和驱动。通过强化新技术的创新和驱动，推动财务共享中心的高度智能化、业财共享建设的一体化、管理模式的不断优化，促进经济和社会的高质量发展，推进社会主义现代化进程。