国有企业档案管理工作存在的问题及应对策略分析

张小芬

摘  要：档案是对历史的记录，国有企业的档案是对企业的发展过程的记录，包括了企业的业务往来、企业的人事档案、企业的技术资料等。提升档案管理水平，能够促进企业的生产发展。本文主要探讨国有企业档案管理工作中存在的问题及应对策略。

关键词：国有企业;档案管理;问题;应对策略

前言：我国的企业类型比较丰富，国有企业是主体，国有企业的发展水平决定了经济发展的局面，关系着经济的稳定性，关系着社会的进步，与每个人的生活有着千丝万缕的联系，因此国有企业要加强管理工作，而要做好管理工作，就不能够忽视档案管理工作。企业在对未来的生产经营方略进行规划时，可以以企业的档案为依托，使未来的发展计划更科学合理，保护企业和个人的利益。但是在当前，我国的国有企业档案管理工作存在不少问题，因此国有企业档案管理部门和人员应该注重问题的分析，找到解决的对策。

一、国有企业档案管理工作的重要性

国有企业的档案管理工作包括宣传党和国家与档案有关的政策法规，收集国有企业各个部门和每个员工的工作成绩，收集国有企业的业务往来资料等内容。 档案管理是行政管理的组成部分，能够为规章制度的制定提供参考，因此是保证企业提升管理水平的重要平台。档案中包含了企业的各种业务记录，能为企业的运营决策提供参考，提升盈利水平。

一个企业的发展会导致档案的数量开始增多，企业文化也融汇于档案之中。档案记录了企业的发展历程，是企业价值的充分展现，能够用好档案，就能够完善企业的文化氛围，提高企业的荣誉感，增强向心力，是其他教育方法无法取代的一种介质。档案真实全面地记录了企业人财物的变化，因此能够为员工和企业的利益提供法律证据和明确责任，减少纠纷，促进人际关系的和谐。档案可用于教育，在对员工进行培训时，可以从档案中寻找材料，作为参考资料或者直接作为教材。因为这种来源于生产实践的资料，说服力更好，往往能够通过经典案例的剖析，使员工更好地理解理论。

二、国有企业档案管理的各种问题

1.档案管理系统复杂

国有企业体积庞大，部门众多，甚至分散在各地，各个部门的建设时间不等，又经常进行合并和拆分业务往来比较复杂，这就导致国有企业档案管理难度较一般档案管理难度大。随着时间的增加，档案数量增多，各种类型的档案体积不一，因此要想规范地收集和分类档案，很容易导致无从下手的问题。很多企业没有注重研究这个问题，没有理清档案管理系统，因此导致档案管理工作问题越来越多。

2.企业人员流动性大

很多企业的员工具有不稳定性。在现代社会，即便是国有企业的，员工也会出现流动性的问题，像档案这种管理部门尤其容易出现问题。因为在这个部门工作时间长了以后，会产生厌倦情绪，加上工资水平有限，升级空间不大，因此员工会出现不断流动的情况，结果导致档案管理工作不衔接，甚至出现严重的差错，影响企业对档案的利用，影响企业档案的收集和保管工作。但是很多单位并不重视档案管理人员的待遇问题和培训问题，导致其工作积极性始终无法提高，甚至在交接工作的时候，不按规定进行办理。

3.信息技术造成的挑战

现代社会，生活和工作离不开信息技术的帮助。通过信息技术的应用，可以减少出错率，提高工作效率，档案管理工作也是如此。但是很多单位并不重视信息技术的应用，仍然使用传统的方法对档案进行收集、分类、查阅、归档和保护工作，导致档案管理工作不规范、效率差、质量低。

4.档案管理硬件差

在进行档案管理工作时，有些企业为了降低成本，不重视档案管理硬件设备的购置，使用老化的设备，影响工作质量，影响工作效率。档案管理办公室常常与其他办公室混合在一起，没有专用办公室。档案室的布局杂乱无章，不符合科学，这都对档案的使用、安全保护、分类等工作产生影响，不利于企业的发展。当企业想调阅档案时，会因为档案使用和查找不便等原因而影响工作效率。

三、国有企业档案管理工作的改进措施

1.建立管理制度

要使国有企业档案管理水平不断上升新台阶，必须以完善的档案管理制度为支撑，通过制度的约束，使档案的管理工作能够按照有关规范来开展，员工才可以有章可循，有法可依，负起档案管理的责任，确保企业和员工的效益不受到影响。一套完整的档案管理制度，要覆盖其收集工作，还要包括分类工作以及使用等工作内容，要环环相扣，确保档案收集时能够准确完整，但分类时能够清晰以便于使用。要特别重视档案的立卷工作，只有加强立卷工作，才能够使答案的分类科学，便于查阅。档案的借阅流程要规范，要有记录，还要包括档案硬件设备的配置以及安全规章制度，明确责任和权利，这样才能够提升管理工作的效率和质量。

2.加强人才培养

只有档案管理工作人员具有较高的业务能力和较高的综合素质，才能够将国有企业档案的管理工作做得井井有条，有效率，有质量，否则就会导致档案的管理工作出现散乱的局面，当企业需要调用用户档案的时候，找不到或者是找错档案，影响战略决策的制定，影响企业的可持续发展。因此在选择档案管理人员时，要选择高素质的管理人员，要具有一定的档案知识，并具有学习能力，掌握一定的信息技术，能够在管理档案时保证质量，同时提高效率，具有较强的风险防范意识，善于挖掘档案中存在的信息价值，为企业的战略决策提供帮助。

3.用好信息科技

随着科技的进步，信息技术已经融入生活生产的每一个细胞。在工作的时候，如果能够加强信息技术的应用，那么就可以提升工作效率，提升工作质量。对于国有企业的档案管理工作来说，信息技术也是必须应用的技术。在招聘人员时，必须重点招聘能够熟练使用包括办公软件这一类的计算机技术的人才，要能够随意地使用互联网，最好具有数据库编程能力。在工作中，要不断加强信息技术的学习，有关单位要定期对员工进行计算机方面知识的培训。另外，企业在管理档案时要及时引进档案管理软件以及硬件设备，通过联网形式，加强各种类型档案的收集、管理、調用，从而使档案的保管水平得到提升。

4.改善保管条件

要想使国有企业档案管理水平得到质的提升，就要重视环境的改善工作，提升档案保管的设备质量和环境水平。要采购现代化的档案管理设备来完善档案的管理工作，通过专门的档案管理办公室的设立使档案管理工作规范。在整理档案的时候，要按照国家档案管理标准完成相关工作，同时要确保档案使用方便，安全水平不受影响。对于档案管理单位来说，引进扫描仪等技术设备，能够显著提高档案的管理水平和工作效率。

结束语

档案管理工作是国有企业日常管理工作中非常重要的一部分，不可或缺。如果不能做好档案管理工作，企业发展的问题就难以有效解决。管好档案，能为未来的企业发展战略提供参考，能够对职工加强教育，能够使企业的管理更加规范。所以，国有企业档案管理部门要通过改善档案保管环境、加强人才培养、加强信息技术应用等途径提升档案管理水平，为企业的发展提供支持。

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