档案信息化建设管理措施分析

陈淑丽

摘要：信息化时代的到来，档案信息化建设成为不可阻挡的趋势，不同行业都加强了对信息化档案管理的关注。对于人事档案管理而言，有效的信息化建设不仅能够提高档案管理效率，还能够优化档案管理流程，提高档案管理质量。基于此，本文主要通过探讨档案信息化建设与人事档案管理的重要性，从而提出优化措施。

关键词：档案信息化建设;人事档案管理;重要性

引言

在现代化科技时代的发展中，信息技术在各个领域得到有效应用。科学的信息技术不仅能够改善管理水平，還能给档案管理奠定良好的基础。这给人事档案管理提出了新的、更高的要求。因此，档案管理者务必要高度重视档案信息化建设，加强档案工作的创新，实现工程信息资源的共享，从而促进档案管理的现代化发展。

1人事档案信息化管理的现状

1.1人事档案复合型人才缺乏，信息化管理基础知识欠缺

当前档案管理的信息化建设缺乏专业档案管理人员，计算机和档案管理工作均精通的人员更为匮乏。在工程项目上，大多数拥有丰富档案专业知识的管理人员，岗位年龄偏大的职工较多，计算机操作能力也偏低，不能熟练操作档案管理信息系统。同时，也存在很多年轻人能够快速掌握档案管理系统，但档案工作专业知识了解不多[1]。因档案人员普遍岗级不高，存在这种既精通专业知识又熟悉档案信息化系统的复合型优秀人才流失的风险。另外，档案信息化方面的专业培训参与度较低，各种培训更多流于形式，缺乏实践性经验，导致档案信息化方面的基础知识欠缺。

1.2基础设施落后

第一个是计算机的硬件和软件结构。在一些大中型城市，城市建设文件信息化目标可以通过自主开发或引进城市建设文件信息系统来实现，但在小城镇和大多数县，城市建设文件信息化管理目标还需要实现。近年来，互联网技术的发展也加快了信息建设的步伐，可以进行信息管理的档案机构数量也在增加。二是互联网、局域网、5G、云建设情况。专业数据显示，只有大部分地级市的城建档案馆和少数县级城建档案馆可以建立独立的门户网站。但是，根据百度的研究，100多个档案馆（只占国家档案机构的十分之一）建立了网站和页面。

1.3档案人员专业素质不高

目前，许多公司没有雇用档案管理员的明确标准，许多档案管理人员通常兼职从事其他类型的工作，而不是全职工作。这就妨碍了对档案进行全面和深入的管理，与专业档案管理员不同的是，他们可以对档案进行有效的管理和创新。非全时工作人员只能按部就班的管理文件[2]。此外，缺乏专业能力就会影响档案管理的发展。非常多的档案管理员误解了档案管理，认为这只是一项简单的信息管理行动，没有太多热情，从而妨碍了档案管理的发展。

2加强档案管理信息化建设的策略

2.1提高档案信息管理水平

档案电子文件是目前档案管理中主要的存储形式。虽然档案管理不能直接产生经济效益，但它可以服务于社会，并产生潜在的经济效益。目前档案记录的数量越来越多，要保证电子文件的安全性和完整性是单位档案管理中最为重要事情。通过选择科学的管理软件，有效提高档案的管理水平。运用综合软件形成文档记录并且发挥真正的作用，实现档案信息化管理的科学化和规范化。此外，通过加强档案工作者的综合能力，可以提高项目档案信息化的和谐发展。在这方面可以看出档案信息化管理对工程建设来说是非常重要的因素。提高档案信息管理水平可以保障工程项目的顺利运行。

2.2深刻认识档案管理的重要性，重视档案管理

长期以来，档案管理基本上被抛在后面，缺乏关注和实际成果使档案更容易被忽视。在这种新的背景下，档案管理部门必须将档案管理视为一项长期和艰巨的任务，同时认识到档案管理的重要性及在工作场所的合理决策和可持续企业发展中的重要作用[3]。因此，档案管理人员应在实践中把档案管理列为优先事项之一，有序地开展所有档案管理活动，及时查明不足之处，并采取有效措施防止和纠正这些不足之处，以确保有效和高质量地发展档案管理。此外，档案管理人员本身也必须在日常工作中保持正确的态度，自觉执行该部门规定的工作任务，认真对待档案管理的细节，才能避免档案管理工作形式化。

2.3完善档案管理制度

关于档案管理制度的不足，档案管理人员应充分认识到该制度的重要性，并在工作实践中积极发展和完善，为档案管理提供依据。在特定操作中，地方企业和机构应建立与其工作现实相适应的管理制度，并在管理系统的开发过程中，作为档案管理系统的基础地方企业和机构，应当建立与其工作相适应的管理制度，并且充分考虑国家法律法规和政府政策的要求，确保档案管理制度的运行和可行性。对档案管理有序发展的机构给予支助，系统的开发和实施有助于避免档案管理方面的缺陷，减少许多安全问题。同时，针对档案管理制度的突出问题，建立合理的激励与制裁机制，在实践中考核绩效，严格按照工作要求完善所有档案管理人员的工作，定期考核档案管理人员的绩效，为档案管理行业营造良好的氛围。对记录管理不善的，要具体处罚，情节严重的，要实行惩罚性调离，要考虑制度的双重压力和激励因素，确保记录管理始终遵循公平原则，激励记录管理人员，调动档案管理工作的积极性，同时为长期做好档案管理工作提供保障。

2.4人事档案管理的安全化

档案管理系统如果不采取加密措施，信息就很容易被泄露。比如一些企业使用的档案管理系统客户端既没有安装防火墙，也没有定期杀毒，存在一定程度上的安全隐患。从网络角度深度考虑，档案管理系统不仅要设置系统加密措施，还要提高档案传输的安全性。

2.5提高档案管理人员素质

第一，档案工作者不仅要掌握专业知识，还要增加理论知识的多样性。在档案管理中有效利用现代科学技术成果，这对档案工作者提出了更高的要求。档案工作者不仅需要更好地理解和学习各种理论和管理知识，而且需要掌握相关计算机和数学知识等，以便为以后的信息和现代档案管理奠定基础。第二，为了获得更全面的专业知识，档案管理的重点是管理和配置优化。在此基础上，重点学习档案管理中涉及的各种知识，无论是档案管理还是档案著录、复制和装裱，都必须准确掌握和熟练操作[4]。可以说，档案管理人员必须具备较强的专业知识和能力。通过对档案管理过程的研究，推进档案管理技术不断发展进步。档案管理者应掌握现代管理技术，深化对档案信息资源的分析，逐步提高档案咨询信息服务和开发利用服务水平。

结束语

综上所述，在信息时代，计算机应用程序的普及和网络技术的发展极大地促进了档案的管理。使用计算机和网络创建专用的文件管理平台，不仅可以有效地动态管理档案文件和提高文件管理效率，还可以节省大量人力和物力。确保档案信息建设和社会信息建设同步发展，提供快速有效的档案信息服务，促进国家经济和社会发展。

参考文献

[1]付菁燕.探究档案信息化在人事档案管理中的现状及实施措施[J].陕西档案，2019（02）：24-25.

[2]江敏.基建人事档案信息化管理与建设研究[J].城建档案，2018（02）：17-18.

[3]张篮月.新形势下建设人事档案信息化管理初探[J].城建档案，2018（01）：36-37.

[4]张杰.档案信息化建设与地质人事档案管理[J].科学中国人，2018（21）：97.