政府部门文书档案管理与优化研究

夏文青

（青岛市市南区教师和体育局，山东 青岛 266000）

引言

文书档案是对单位活动的记录，能够为单位各项决策的制定、人员的考核与聘用提供参考，为各项管理工作的开展提供便利。政府部门文书档案则是对政府各项管理事务以文字的形式进行记录，包括政府各工作人员的信息、业务处理情况、政府各部门的工作计划与安排等等，这些信息的记录与归档可以更好地指导后续工作之开展，提升政府工作效率。且随着政府职能部门改革发展以及档案资料日益多样化，文书档案管理的工作内容也发生了一定的变化，工作环境也出现了新的特点，这就需要文书档案管理工作人员能够及时认识到这些新变化，通过转变工作认识，优化工作行为，进一步做好文书档案管理工作，为政府部门各项工作的高效开展提供助力。此外，文书档案还能够反映政府部门的发展历史，是政府部门反观自身的一面镜子，能够促进政府部门向好发展。在新形势下，政府文书档案管理工作面临新的更高要求，因此，优化政府文书档案管理工作势在必行。[1]

一、政府部门文书档案管理的意义

文书档案管理工作在政府部门的诸多工作中占据重要地位，发挥着重要作用，是对政府部门各项工作的系统整合，又能对各项工作的开展提供一定的资料借鉴与指导。加强政府部门文书档案管理工作具有重要意义，具体分析如下：

第一，有助于指导政府各项工作的更好开展。文书档案是对政府各部门各阶段工作的记录，完整反映了政府各项工作的开展过程与实施状态，包含了大量的可用信息和工作经验，政府各部门可通过查阅档案资料更科学地开展下一步工作的计划制定与实施，提高政府工作质量。

第二，有助于规范政府各部门的工作行为。文书档案能够反映政府各部门的工作内容，记录重要工作事件，同时也对工作结果进行记录保存。加强文书档案管理，能够督促政府各部门为留下漂亮的工作记录而努力工作，规范各部门工作行为。

第三，有助于为政府各部门的工作考核提供参考。文书档案保存了政府各部门的工作历史，反映了各部门的工作成绩，也记录了相应阶段的工作过失，在对政府各部门工作进行定期考核时，文书档案可为考核提供佐证。同时，政府各部门也可通过查阅文书档案进行工作反省，改进工作行为。

二、政府部门文书档案管理的内容与特点

（一）内容介绍

文书档案管理工作的开展，可将单位当中形成的所有档案材料，借助针对性的方式实现有效归整与收集，并且可借助相应的原则与要求来做好管理工作。[2]政府部门文书档案一般由专人专职管理，主要工作内容包括如下几个方面：

第一，收集整理信息资料。政府部门文书档案一般是对各部门工作的记录，因此散佚于各部门，需要文书档案管理人员定期于各部门处收集整理，并处理好与各部门的关系，做好工作衔接，以保证文书档案能够及时归档。同时文书档案管理者还应了解各部门的工作内容，以使档案的收集更加全面，保证档案实时更新。此外，文书档案管理者还应熟读相关规章制度，按要求做好本职工作，并恪守职业操守，该保密的保密处理，能利用的尽量利用，在发挥文书档案价值的同时做好管理工作，为政府部门其他各项工作的开展提供助力。

第二，分门别类归档立卷。政府部门的文书档案多且繁杂，需要相关工作人士按照信息资料的不同区别对待，对档案资料分类管理，科学归档。一般而言，政府部门文书档案包含了纸质文档、照片、影音文件等不同类别的档案，需要档案工作者分门别类，按照不同要求进行管理。如纸质文档要防止发霉虫蛀，照片文档要防止光照，影音文件需要防止消磁，等等。为方便查阅，还应对档案立卷编号、绘制目录，并备份保存，以方便检索，防止丢失。

第三，严格档案查阅管理。档案管理者应严格遵循档案查阅相关制度，不得允许个人随意查阅档案，如确实需要，须持有相关领导的批准。若需查阅其他部门档案，还需按照相关审批流程获得其他部门与本部门之批准方可查阅。此外，未经允许，不可记录档案，更不可将其外带出去。

（二）特点分析

政府部门文书档案更多的是对日常工作的记录与总结，能够反映工作的实际开展情况，其档案管理具有如下特点：

第一，具有综合性。政府部门文书档案具有丰富的内容，涉及面广，包容性强，既有员工资料信息、工作方案、会议记录、政府公告、各类报告、通知等，又有各种工作照片、录像、音频资料，且这些资料涉及行政、人资、党务等多个部门与科室，这就使得政府文书档案管理具有了综合性的特点。

第二，具有保密性。政府部门文书档案有一部分是可以对外公开的，但还有一部分是有关政府决策的记录或部门领导查阅的资料，根据保密级别会有不同的等级划分，且不对外公开，仅限部分人可见，因此，这类档案具有保密严格的特点，这也体现了政府文书档案具有保密性。

第三，具有阶段性。政府部门文书档案与内部工作息息相关，是对日常工作的记录，而政府部门各阶段的工作内容又各具特点，因此，文书档案管理也应分阶段归类保管，以保证档案管理的全面性与连续性。

三、政府部门文书档案管理与优化策略

（一）意识同步，提高工作重视度

意识是行动的先导，档案管理人员只有对本职工作高度重视，才能以积极的态度对待工作，更好地处理工作。而当前一些政府部门档案管理者不重视本职工作，不愿花太多时间去收集整理资料，归档随意，不能及时发现档案管理中的问题，对于特殊材料档案不能区别对待，容易造成档案的损毁。

对此，相关部门应加强对于文书档案管理者的工作意识强化，不仅部门领导要强化档案管理意识，还应要求全体员工，不管是档案管理部门的员工，还是其他部门的员工，都应该重视文书档案管理工作，相互之间能够积极配合，明确档案管理制度与工作流程，能够第一时间递交档案材料，方便档案人员开展工作。政府部门领导应通过各种方式增强部门员工档案意识，让其认识到文书档案之价值与作用，可在每次的工作例会中讲一讲文书档案管理的问题，列举哪些档案资料为工作开展提供了帮助，以此强化档案管理的重要性。还可通过新媒体如微信、钉钉、QQ 群等加强部门交流，在各部门安排专人对接档案部门的工作，以更好地体现文书档案管理之重要性，提高相关工作重视度。

（二）制度先行，规范档案管理行为

制度是一切工作有序落实的保障，政府文书档案管理同样如此。但目前部分政府单位的文书档案管理制度的健全度还存在不足，对于相关工作人员的行为规范还不够，使得文书档案管理还缺乏科学合理的流程，工作不严谨，专业性不够强，部分档案资料不能及时归档，有的资料信息不完整也未及时补齐，档案借阅较为随意，缺少规范化流程，这些都容易造成档案资料的流失或损毁，难以充分发挥文书档案管理之效用。管理规章制度不够健全，档案的全面性和完整性得不到有效保障，最终无法为政府机关其他部门提供有价值的档案信息，导致政府内部的很多工作无法高效率开展。[3]

要想优化管理工作，政府文书档案工作者需以《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《机关档案管理规定》等现行法律法规为指导，并结合自身工作实际，制定本部门工作行为准则以及文书档案管理制度，用以规范相关工作。同时要做好文书档案的归档整理，督促工作人员严格按照《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）进行文书档案的归档保存，使各项工作按制度开展，方便后期的档案查找与利用。此外，部门也可制定相关监督检查制度，不定期对档案人员的工作进行检查，并纳入考核范畴，同时发布奖惩制度，鼓励档案人员创新工作方式，及时自查自纠，确保档案安全管理。

（三）人才保障，提高管理人员素养

文书档案管理具有较强的专业性，需要专业人员专职专办，因此对档案管理人员的素养要求较高。而目前一些政府部门档案管理人员素质参差不齐，对于专业知识掌握不牢，对于新的文书档案管理方法不太了解，许多工作还是采用老一套方法开展，导致文书档案管理工作不够严谨有序，存在诸多管理问题。为切实落实好文书档案管理工作，相关部门需着力加强人员培训，提高人员综合素质。

一方面，要加强对现有档案管理人员的知识与技能培训。通过高校委培、在线学习、专家讲座、部门学习讨论等方式不断提升档案管理者的专业素养。同时，面对信息化、大数据时代的到来，许多新的技术也被应用于文书档案管理之中，特别是文书档案的电子化管理更是对管理人员的信息化素养提出了更高要求，这就需要政府档案管理部门加强对员工的信息技能培训，可邀请专业人士过来指导档案信息化工作，以使档案工作人员能够熟练运用计算机系统开展相关工作，提升档案管理水平。另一方面，政府档案部门在选聘新人时也可有所侧重，根据自身工作需要有针对性地选用人才，以充实档案人员队伍，加强人才保障。

此外，还需进一步加强档案管理人员的职业道德建设，帮助其树立正确的职业荣辱观与职业道德观[4]。政府档案管理部门可通过专题讲座、有奖问答、部门测试、定期宣讲等方式加强档案工作者对于《档案工作者职业道德准则》《档案法》《部门工作守则》《保密法》等法律法规以及部门规章制度的学习，并定期或不定期地开展检测工作，以促进文书档案管理人员增强职业道德意识，重视本职工作，避免档案篡改、档案盗用、机密档案信息泄露、档案遗失等问题的发生。

（四）与时俱进，加强档案信息化管理

信息技术的发展促进了各项工作的变革，也使得政府工作逐步向网络化迈进。将信息技术合理应用至文书档案管理工作中，能够有效提升档案管理人员的工作效率，具体表现为收集、整理以及归纳等各个方面，而且档案查阅与应用效率也能得到很大程度上的提升。[5]同时，电子政务建设也加快了文书档案的电子化管理，这就需要政府档案管理部门与时俱进，做好文书档案的信息化工作。

一方面，要做好顶层设计。政府档案管理部门应根据现行档案管理法律法规以及《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）的要求进行文档一体化系统设计，以使政府文书档案管理与OA 自动化系统无缝衔接，构建包括文书移交、归档、查询、借阅一体化之信息化管理系统，通过顶层设计统筹政府文书档案管理各项工作内容，实现相关工作的高效开展。

另一方面，将现有文书档案逐步转化为电子档案，实现纸质文档、实物文档与电子文档的同时保存，并逐步减少纸质文档，实现档案的绿色化、精简化管理。同时要确保电子文档的安全，可通过文件加密软件、设置安全防火墙和密钥等对电子文档进行保护，提高档案管理质量。

此外，还应注意到，在档案保管与销毁的规定中，在对电子档案进行销毁时，应确保电子档案在系统中处于彻底销毁状态。

四、结语

文书档案管理是政府部门重要工作组成，所涉内容涵盖范围极广，需要政府各部门的配合。在时代不断变革发展的当下，政府文书档案管理工作也呈现出新的特点，需要相关工作人员转变思想，更新工作方式，以新理念、新技术开展工作，通过科学化管理不断提升文书档案管理效率，最大化发挥文书档案的管理价值。档案管理者亦需不断学习，提升自身专业素养，为政府部门其他工作开展提供助力。