不动产登记档案管理的特点、作用与实施策略

文/张春发

不动产登记档案管理工作的开展，因其特殊的工作性质，伴随特有的管理特点，同时在各个层面发挥着重要的作用与价值，是一项不可被忽视的国计民生工作。正是由于不动产登记档案管理工作的重要性，因此我们更加需要强调该项工作开展的安全性与规范性。本文就不动产登记档案管理的特点、作用，以及工作现状及思考对策进行阐述，希望能够为读者的相关工作提供一些启发与参考

不动产登记档案内部记录有不动产权利人的个人信息，以及不动产的基本情况，这些重要信息一旦泄露，甚至遭到篡改，轻则为不动产权利人的生活带来困扰，严重情况下甚至可令不动产权利人财产损失。加强档案管理工作，保障管理规范，对于不动产权利人而言，就是维护其自身合法权益；同时该项工作也对维护社会和谐稳定颇为有益。但我国不动产登记档案管理工作的开展还存在着一些问题。笔者通过总结现阶段不动产登记档案管理工作面临的问题，提出改进意见，借以推动国内不动产登记档案管理工作的发展，以飨同道。

一、不动产登记档案管理特点

1.涉及面广

不动产登记并非狭义上的房屋登记，而是包含了以土地、林场、房屋、矿藏为主的各种符合不动产概念界定物品的登记，因此涉及面广。不仅如此，不动产登记档案管理工作各领域涉及的群体数量也十分庞大，在档案管理过程中，面对的数据资料是海量的，因此涉及面广[1]。

2.不可替代

国家立法明文规定，不动产登记需要收集的档案资料要有，也必须有不动产具体的图纸表册、权证、契约文件等各项内容，对档案内容进行了清晰的限制，其他任何资料都不具备法律价值。因此不动产登记档案内各项资料文件均具有不可替代性[2]。

3.依法规范

不动产的登记到档案存储，均是在国家宏观政策与法律领导之下，依法依制开展的行政管理工作，所有登记程序均由专门机构（不动产登记中心）完成，因此最终的登记结果只要确保真实性，就具备极强的法律公信力。另外法律还要求不动产登记中心在进行不动产登记档案管理工作时，要执行“簿册登记制”，遵守特定的规章制度，保证登记格式等统一明确，收集资料要“应收尽收”，因此不动产登记档案管理工作原则上具备规范性[3]。

4.公开透明

不动产登记自带利益属性，为保障该项工作的公正性，就要接受全社会的监督。另外，不动产权利人处置不动产时，对接的部门可能还涉及税务局、房屋住建局等单位。基于上述认识，为保障不动产登记档案管理安全，采取封锁式管理的提议不可取[4]。

5.时效性久

一处不动产的产权普遍长达数十年，在这一过程中，配套的不动产登记档案管理工作就需要长期运行，并始终具备上述特性。因此我们认为，不动产登记档案具备的一些特性与法律效力时效性久。

二、不动产登记档案管理作用

1.保护不动产权利人合法权益

不动产登记档案管理工作的规范开展，赋予了不动产相关信息公信力，让不动产的交易活动变得更加透明化，交易过程中也有充足的法律保障，一定程度上避免了买卖双方的合法权益受到侵犯。另外，在经济纠纷案件与日俱增的当下，推行不动产登记档案管理工作，能够进一步明确不动产物权归属，避免各种产权纠纷问题[5]。

2.维护市场稳定

随着不动产投资者的增多，不动产买卖行为也愈渐频繁。不动产的权属转移伴生法律风险，破坏市场经济的稳定性。而规范的不动产登记档案管理工作，从侧面引领了不动产权属转移活动的规范性，有效避免不动产买卖行为下的市场动态变化风险，维护市场稳定性。

3.反映城市发展变迁

不动产登记工作反映了一座城市内土地使用属性的变化，以及建筑所有权的变化，是一座城市发展变迁的最直观写照。落实好不动产登记档案管理工作，就是为城市建设过程中回顾、借鉴历史，找寻新的城市建设机会，并规划新的开发区域提供历史资料。

三、不动产登记档案管理现存的问题

1.依赖后勤外包，导致档案管理专业性欠理想

市场中专门负责不动产登记档案管理工作的后勤承包企业少，往往可选对象是一些综合性的后勤岗位外包服务企业。这些企业针对内部档案管理岗位的培训普遍较为常规，未能根据具体的服务对象工作性质，进一步细化岗位培训，使得不动产登记中心的档案管理工作未来面临专业化不足的问题。另外，这些企业毕竟属于营利性机构，为了更好地聚集财富，其可能会招聘一些无证人员，经过简单的档案管理岗位培训后就正式投放入岗位，使得不动产登记中心档案管理工作整体专业性难有保障。

2.培训机制建立不健全，未形成激励导向

培训活动未能及时、高效地开展，一定程度上制约基层不动产登记档案管理工作人员自身业务水平的提升，因此整体管理工作必然会逐步与不动产登记档案管理工作在不同时期下的全新要求拉开差距。为保障不动产登记档案管理工作的高效、规范开展，有关部门要加强培训干预，落实培训制度，健全培训内容。这里建议单位在构建培训机制时，采取分级培训模式，并将高阶培训作为一种继续教育激励手段，赋予培训激励导向。

3.未能形成监督合力，或监督力不足

现阶段，不动产登记档案管理工作主要是由不动产登记中心档案管理部门负责，监督权未能脱离出去，容易导致监督管理流于形式的问题发生。一些地方的不动产登记中心内部工作甚至缺乏监管，这将为不动产登记档案管理风险的发生埋下隐患。

4.未能落实信息化管理

一些地方的不动产登记中心仍旧采取传统的纸质化办公模式，信息化程度不高，导致不动产登记档案管理工作开展效率不达预期；且纸质化办公模式下，档案的长期存储困难，无法满足不动产登记档案长期使用与存储的需求。

四、实施策略

1.正确看待档案管理外包行为

不动产登记档案管理工作人员需要清醒地认识到，该档案管理寻求外包支持的初衷，并非是为了转移工作，而是为自身不动产登记档案管理改革争取更多的发展机会，因此不过度依赖档案管理外包。另外，领导层应加强对外包合作对象的考核工作，要鉴定其不动产登记档案整体管理水平，针对符合单位要求的外包企业，正式签订合作合同。对待外包人员，要一视同仁，各项培训活动同样需要对其开放。外包人员需要接受不动产登记中心的绩效考核与管理，从而确保各项工作能够做到“同工同酬”，争取外包人员较高的工作积极性。

2.健全培训机制

本文提倡落实分级培训机制：一级培训由本单位高年资业务骨干负责，如可让档案管理负责人负责对基层人员的业务培训，健全工作认识，保障基础性工作无失误。二级培训由外界专业的培训团队负责，主要负责更高阶的业务培训，如信息化平台的使用培训、档案管理规范的理解与执行、服务行为与意识的培养等。三级培训主要是外派学习，向工作长期表现良好的人员开放外派学习名额，并将这类人员纳入“骨干培养池”，接受高层次培训，未来作为储备干部培养。

3.完善监督机制

本文提倡落实三级监督：一级监督是不动产权利人与经办不动产登记业务的窗口工作人员，就档案内容进行核查，主要检查是否存在缺项少项。二级监督是不动产登记档案管理工作人员，负责对档案是否缺项少项、归档是否及时等进行监督。三级监督是档案利用人员，负责档案信息的检查、归档是否及时等的监督。

4.加强信息化建设

信息化平台内部各项功能模块的开发，需要充分契合不动产登记档案管理要求以及不动产登记行业发展轨道。另外，要加强平台使用人员的信息化培训。技术人员还需重视防火墙的开发，以及平台安全使用教育。若有可能，建议将平台的防火墙报警机制与当地的警务系统连接，以提升信息防盗的威慑力。

实践证明，不动产登记服务工作部门的档案管理工作甚为重要，实施有效策略提升管理水平实为必须。该行业档案管理人员要扛起新时代行业发展的大旗，健全思想认识，勇于创新发展，不断寻求突破，方能促使不动产登记档案管理工作真正实现其特有的功能和良好服务。