浅析财务工作中银行存款日记账的自动化录入程序

李麟宇 方诗思 张涵婧

（成都市特种设备检验检测研究院，四川 成都 610000）

1 现金存款日记账的重要性

银行存款日记账是由出纳人员根据审核无误的银行存款收付凭证，序时逐笔登记的账簿。是专门用来记录银行存款收支业务的一种特种日记账，其是各单位重要的经济档案之一。其登记要求为：根据复核无误的银行存款收、付款记账凭证登记账簿；所记载的经济业务内容必须同记账凭证相一致，不得随意增减；要按经济业务发生的顺序逐笔登记账簿；数字真实、准确，摘要清晰明了，便于查阅。

编制银行现金存款日记账是为了详细了解库存现金的收支和结存情况，及时发现收支工作中存在的问题和可能出现的差错，单位除了对现金进行总分类核算以外，还须设置“现金日记账”进行序时核算。出纳人员根据现金收款凭证和付款凭证，按照业务发生的先后顺序逐笔登记。每日终了，应计算当日的现金收入合计数、现金支出合计数、结出账面余额，并与实际库存额核对相符。

编制银行现金存款日记账也为了及时掌握银行存款的收支和结存情况，便于与银行核对账目，及时发现银行存款收支工作中存在的问题和可能出现的差错。出纳人员根据银行收款凭证、付款凭证及所附的有关原始凭证，按照业务发生的先后顺序逐笔登记。每日终了，应计算银行存款收入合计、银行存款支出合计，并结出账面余额。

2 目前遇到的困境

对于成都市特种设备检验检测研究院来说，由于业务量大，且增速很快。财务工作人员编制银行现金存款日记账一直是一项机械且烦琐的工作。以笔者单位为例进行研究，一直以来，行政事业性收费是单位的主要收入来源，每日业务量巨大。财务部门的工作人员每天需要根据已开具的行政事业性票据，将银行入账单的到账日期、摘要（即单位名称）及金额逐笔核对并手工录入至财务系统，形成电子化的《银行存款日记账》，这要求每一笔都准确无误，才能确保月末《银行存款日记账》与《银行客户存款对账单》一一勾对。在月末核对无误后，将其打印下来备用。每年年底，在全年账务核对无误后造册存档备查。

以2019年数据为例进行研究，据统计，由于法定节假日的原因，2月份需要处理的账务最少，只有729笔；12月份需要处理的账务最多，主要因为需要将本年银行已收、单位未开票的回单及银行入账单全部录入，该月总回单数量超过2 300笔；2019年平均每月行政事业性收费的录入数超过1 400笔。

《事业单位会计制度》要求：银行存款日记账需要日清月结。在这种工作要求下，财务人员在做这项工作时一方面要求精神高度集中，另一方面又是机械地重复着大量相同的工作。据统计，平均每笔账务核对并录入需花费1分半左右的时间，还容易出现漏录或金额错录的情况，导致月末无法与《银行对账单》及会计完成记账后的银行存款余额一致。每笔账务平均需要如此久的时间，主要由以下两个原因导致。

2.1 人为原因导致的错误

以工作中实际遇到的情况举例：在录入银行存款日记账时，三个关键数据分别是对方户名、到账时间、到账金额。

第一个关键数据是对方户名。以对方户名录错的情况分析，有可能是因为财务工作人员注意力不集中，或被其他事情打岔的同时在做这项工作，就会产生将对方户名录错的情况。举例来讲，实际对方户名是“成都鸿旭物业服务有限公司”，而由于人为失误，产生错录、少录或多录的情况，有可能会录成“成都宏旭物业服务有限公司” “成都鸿旭物业有限公司”或“成都鸿旭物业服务有限责任公司”。

在这种情况下，反应在月末的表格中，就会在“我单位已收，银行未收”栏出现一笔对方户名为“成都宏旭物业服务有限公司”“成都鸿旭物业有限公司”或“成都鸿旭物业服务有限责任公司”的账务。但以单位的实际情况，这一栏不应该有数据。所以这时财务人员就要去查找原始凭证，发现是哪里出现问题，确认正确的对方户名，再进行更正。

第二个关键数据是到账时间，因为我单位实际情况，客户不一定是当天转账，当天就开票。有可能发生客户在1月10日就已经将应缴费用转账完成，却由于各种原因耽误了很久，在下半年才来办理业务并开票的情况。故而有可能发生实际到账时间是2019年1月10日，却因为客户是7月10日才来办理业务并开票，财务人员在录入银行存款日记账时以惯性思维，直接将到账时间录成了2019年7月10日的情况。

在这种情况下，月底与银行对账时，就会出现对方户名、到账金额都能对上，但是却分别在借方和贷方各有一笔无法勾对的账目出现。这时，财务人员只需要核对这两笔账目的到账时间，就能很快地发现问题并解决，属于最简单的错误之一。

第三个关键数据是到账金额，这个数据是属于最容易出错，并且发生错误后最难找出原因的情况。在银行回单上，到账金额通常以大小写分别列在“金额”一栏标明。但在实际工作中，首先，一般不会去关注大写金额，只会以小写金额进行录入；其次，银行回单上由于篇幅所限，该栏位其实很小。故而很可能将到账金额看错、录错。以一笔实际到账金额为6 177.60元的账务举例，财务人员在录入时很可能会将这笔金额录成6 177.80元、6 771.60元或6 177.00元，发生这种错误后，即使是再回过头来检查，也很难一眼就发现问题。

在这种情况下，月底与银行对账时，就会出现我方余额与银行余额对不上的情况。这时，通常来讲财务人员需要参照差异的金额，以经验去判断本月账务是漏录了，还是错录了。如果金额比较特殊，以我单位为例，金额如果是150 550 643.5元的话，就有很大概率是漏录了一笔账。此时可以在原始凭证中重点检查到账金额是该差异金额的账务是否录入，相对来说还比较好找。但如果是上文提到的6 177.60元录成了6 177.80元，这种只差了0.2的情况，就需要财务人员在所有当月的原始凭证中，逐日核对，找出与银行余额不一致的那一天，然后再逐笔检查，看是错录了哪一笔。

如果说一个月只出现一笔错误的账务，账务纠正起来还是很容易的，用上文说到的办法进行纠正就可以了。但是人非圣，贤孰能无过，财务人员就算能保证99.5%的正确率，乘以平均每月1 400笔的庞大基数，每月月底需要更正的错账也有7笔之多。而如果在同一个月中出现的多笔错账，处理起来需要消耗的时间就不是以线性在增长的了，多种的排列组合下，有可能找到这7笔错账需要花费的时间比完全重新再做一遍的时间还要久。

曾经有一个月，在月底对账时，我方账户余额与银行存款余额差了0.3元，在3天的查错无果情况下，我单位财务人员又耗费5个工作日将所有当月账目重新登记了一遍，大大影响了正常的工作流程。最终发现是有4笔账务金额登记错误，其中两笔多录了0.3元，一笔少录了0.1元，一笔少录了0.2元。

此外，每月的行政事业性收费收入还需要和我单位自己的综合管理系统中的行政事业性收入核对，避免出现两者不统一的情况，影响业务量的统计，这方面工作量同样繁重。

2.2 财务软件的不便之处

我单位目前使用的财务软件，在录入银行存款日记账时，也有很多的不便之处：在使用该财务软件时，财务人员需要手工录入序列号、录入日期、业务日期、凭证字、凭证号、凭证年、凭证期间、摘要、借方金额的信息。其中序列号、凭证字、凭证号、凭证年、凭证期间可以由财务人员双击栏位后，财务软件自动填充。录入日期、业务日期、摘要、借方金额需要财务人员手工录入。

但其实，录入日期由于日清月结的要求，每天的录入日期和系统日期一致就可以了，完全不需要再进行人工录入。业务日期、摘要、借方金额如果以手工方式录入的话，很难不出错。并且以我单位自身收入情况举例，2020年上半年共产生15 582条数据，其中摘要（即单位名称）中包含“四川”字样有3 967条，占25%；包含“成都”字样有8 984条，占58%；包含“物业”字样有4 447条，占29%；包含“有限公司”字样有11 663条，占75%。在摘要部分，如果采用人工录入的办法，有大部分工作其实是机械地重复着的。

长期来看，财务人员每天花费了大量的时间和精力才能使财务数据和银行收入数据、综合管理系统收入数据三方一致。但是手工录入的工作方式却一直面临着易出错，效率低的困境。因为工作量大，曾经出现过因为金额出错，一一核对花费几天的情况；同时银行存款日记账的录入量是庞大的，又是一项烦琐、机械且重复的工作，所以希望有更简洁高效、正确率更高的方式来完成此项工作。

3 其他单位的处理办法

笔者发现这一问题后，积极地向其他公司、单位、机关了解他们的处理办法。

了解到对于部分私企及大型国有企业，在公司条例或体系文件的允许下，他们有的是全程采用无纸化办公，采购新型综合处理软件，在经济行为发生的同时，便自动生成银行存款日记账；有的是直接聘用多个财务人员来处理账务。

对于一些机关单位，由于发生的经济行为并不多，一个月可能就几十笔账务需要处理，所以完全没有关心过此类问题；对于其他与我单位情况相似的单位，同时也在苦恼相同的问题。

4 本文研究的解决办法

因此，我单位希望通过研发出一套自动化计算机软件辅助程序，使财务工作人员只需输入一至两个关键字或者其他关键信息，甚至不需人工录入即可自动生成收入数据，代替烦琐的人工逐字录入，同时完成与综合管理系统中的行政事业行收费的收入数据能够自动核对。

核对无误后，自动录入Excle表格，形成简易银行日记账。最后，财务工作人员只需将信息完全准确的简易银行日记账以Excle表格的形式导入至账务处理系统，即可完成《银行存款日记账》的账务核对与登记。

我单位研究银行存款日记账自动化录入程序，采用这套程序后流程如下。

4.1 银行收入数据的生成

客户至前台以缴纳现金的方式缴纳的费用，由出纳人员每日下午统一存至银行，银行自动于第二天生成到账信息。

客户至前台以刷卡的方式缴纳的费用，银行在N+1天自动生成到账信息。

客户以对公转账、柜台存款等方式，将应缴费用汇入我单位指定账户后，银行自动生成到账信息。

4.2 综合管理系统的数据生成

客户至业务部门办理业务，采用当场缴纳现金或刷卡的缴费方式。业务部门工作人员选中需要处理的业务，勾选现金缴费或刷卡缴费的收费模式，开具对应的行政事业性收费票据，录入综合管理系统，生成该业务的综合管理系统数据。

每天早晨，出纳人员从银行管理平台导出前一日到账信息，然后导入至综合管理系统，以便业务部门在开票时能选中并使用正确的到账信息。

客户至业务部门办理业务，出示转账凭证。业务部门工作人员选中需要处理的业务，勾选正确的到账信息，开具对应的行政事业性收费票据，录入综合管理系统，生成该业务的综合管理系统数据。

4.3 自动化录入程序财务数据的生成

出纳人员每天收齐当日开具的行政事业行收费票据，通过扫描枪扫描行政事业行收费票据上面的条形码，获取该票据的号码，软件自动根据扫描到的票据号在综合管理系统中搜索并核对已收费的信息，抓取银行日记账需要的主要信息，生成该笔银行存款日记账明细，在这一步骤，可能出现以下几种情况。

4.3.1 到账信息与开票信息不对应

这种情况下，软件核对综合管理系统数据与票据金额数据不一致，将弹窗提醒“找不到数据，请确认！”。出纳人员此时才需进行人工确认，找出软件提示错误的原因。

如果是由于客户转账时少转了，临时在现场通过其他方式缴费的，就将这笔账务放至其他收费方式，进行手动录入。

如果是由于业务部门工作人员开票是勾选错误，就联系对应责任人，将这笔业务更正后，再进行自动录入。

4.3.2 到账信息与开票信息一一对应

在这种情况下，软件自动核对由银行数据导入综合管理系统的数据无误；综合管理系统数据与票据金额数据无误；满足这两个条件后，软件从综合管理系统抓取银行日记账需要的主要信息，生成该笔银行存款日记账明细，自动录入该笔银行存款日记账至当月的表格，系统初始化，准备处理下一笔账务。

4.4 财务现金日记账的生成

通过以上三个步骤，将得到一份三方确认无误的当日临时表格，在每个月月末，将所有表格汇总，导入至财务处理软件，财务处理软件就能自动生成正式的当月财务现金日记账，然后出纳人员将其打印出来存档，便完成了本月的这项工作。

5 研究成果统计

在采用该自动化录入程序之前，我单位出纳人员平均每笔账务的处理时间在90秒左右，每天需精神高度集中地花费一个半至两个小时的时间做这项工作。在每月月底，每年年底的时候这个时间需要得更久。

在采用该自动化录入程序之后，每笔账务软件只需5秒左右进行核对及核对无误后的录入工作，再加上其他需要手工录入的账务，每天平均只需要十分钟左右即可完成该项工作。即使是年底有大量的账务需要处理时，之前需要一周多的时间，采用该自动化录入程序之后，也仅仅需要一天时间就能完成所有的银行已收、我单位未开票的账务处理。

本自动化录入程序大大地节约了财务工作人员的时间，将繁复的、机械的核对工作由计算机进行初筛，只向财务人员反馈核对有问题的数据，请求人工核实。在核对无误的情况下，软件自动抓取关键信息，生成临时表格文件，以备使用。

本自动化录入程序仅针对以转账方式进行收费的账目进行处理。由于现金缴费及POS缴费的量少，故计入其他收费方式，进行手动录入。