基于财务视角的Z公立医院科研经费管理探究*

○中山大学孙逸仙纪念医院 韩 辉 ○中山大学公共卫生学院卫生管理学系 贾本源 ○中山大学孙逸仙纪念医院 黄建堂

一、引言

近年来，国家和地方相继出台一系列优化科研经费管理的政策文件和办法，如表1所示，旨在激发科研人员的创新活力，为实现创新强国、科教强国提供制度保障。广州市三级甲等Z公立医院为有效落实上级部门的指示精神，调动院内科研人员的积极性，修订并发布相关科研经费管理办法，包括科研项目经费预算调整管理办法、科研缺陷管理办法、纵向科研项目管理办法、横向科研项目管理办法、专职科研人员管理办法、科研项目审计实施细则、科研业绩奖励办法等7项制度。

表1 优化科研经费管理的政策和办法

二、Z公立医院科研经费管理的现状和存在问题

(一)科研经费来源渠道多样化，管理复杂

科研经费是指用于发展科学技术事业而支出的费用。按照经费来源渠道，可分为纵向科研经费、横向科研经费和其他科研经费。如表2所示。

表2 科研经费的分类

如表3所示，按照不同的经费来源渠道，科研经费入账方式不同。科研经费管理涉及到科研科、财务科、药物临床试验机构、I期临床研究中心、临床研究设计部、人事科等多部门。在大型三甲医院，经费的种类繁多，每种经费管理要求也不相同。科研岗会计要不断地沟通查询项目使用明细、解答项目报销等相关事宜，在项目集中检查的时候，按不同要求，审核项目支出的合理性。

表3 科研经费的入账方式

(二)科研经费报销体量大，流程复杂，手续繁琐

随着国务院办公厅《关于推动公立医院高质量发展的意见》(国办发[2021]18号)提出，将推进医学技术创新作为引领公立医院高质量发展的重要举措。近年来，Z公立医院加强基础和临床研究，推出一系列医药卫生健康领域诊断治疗新技术、新产品和新方案，医院也掀起了一股产学研的热潮。2020年医院科研业务收入首次突破一个亿，相比2016年增加了1.5倍。与此同时，2020年财务科全年凭证总数相比2016年增加了33.92%，其中科研经费报销凭证数占据全年凭证总数的60%以上。财务科根据科研经费管理办法、差旅费管理办法、因公出国(境)管理办法、专家咨询费和劳务费管理办法等制定科研经费报销手册，审核科研经费报销单据的真实性和合法性。但由于财务报账人员知识体系单一，不甚了解临床、科研项目预算，较难把握科研经费报销的合理性。科研经费的经济分类包括测试费、材料费、设备费、差旅费、劳务费、专家咨询费、版面费、管理费和绩效等，每一类别报销需要的材料各不相同，对于报账人而言，经常会出现材料不齐、审批不齐和合同不规范的情况。以该公立医院为例，依据医院差旅费管理办法，科研经费报销差旅费，事前须经项目负责人或分管院领导审批；出差人订购政府采购机票，事后至院办领取机票和行程单，填写国内差旅费开支审批表，由经办人、项目负责人签名，报销金额超过1万元需经科研科审批；财务科依据会议通知、发票等，审核住宿费、餐费及交通补助的合理性。经调查，96.19%的报账人认为报销流程亟需优化，效率有待提高。

(三)系统间相互孤立，信息难以共享

目前大多数公立医院财务报销采用手工录入的模式，财务管理系统和科研管理系统相互孤立。以该公立医院为例，财务科设置科研会计岗一名，主要负责科研经费的入账、报销、合作经费外拨、经费预算调整、项目结题验收和结余经费管理等。科研会计依靠科研科的文书和电讯传递进行经费入账，然而信息的传递并不总是及时、有效和正确，尤其在大批量项目经费入账的情况下，科研会计对入账信息再次核对，经常出现信息重复传递、漏传和错误传递。

科研会计以财务编号对科研项目进行区分，以各项目合同书上设置的预算来管理科研经费的使用情况。科研科则以项目名称来区分各项目，以科研管理系统的要求来管理科研经费，比如录入或批量导入项目名称、项目金额、项目预算等。由于系统孤立、信息难以共享导致科研会计、科研科工作人员和项目负责人重复劳动。比如，项目负责人在科研科调整了项目预算，未在财务科提交预算变更，导致报销不畅，影响效率。

(四)报账人缺乏财务知识，科研项目成本核算不准确

报账经办人，通常为学生或科研助理，通过口头方式交接工作，容易出现对一系列财务报销制度的理解偏差。以广州市科技局组织的广州市临床医学研究与转化中心试点建设项目为例，项目合同期为2年，承担单位申请合同延期1年。在项目执行期间，依据院内财务科岗位轮换制度，科研会计岗位轮换一次。报账经办人，通过口头传递的方式，容易出现对一系列财务报销制度的理解偏差。比如，同一项目负责人，持有多个科研项目经费本，报账经办人在某一经费本劳务费不足的情况下，随意换本，报销劳务费。科研经费管理办法规定，对于同一日供货公司开具的发票，从同一经费本报销，按单张发票金额处理，单批购买1万元以上的需经项目负责人和科研科审批；3万以上的，需经分管院长审批后方可报账。报账经办人经常会理解为，单张发票，金额不超过1万，不需要科研科审批，或者为了规避分管院长审批，将同一项目发生的同一事项例如测试化验加工费，分开经费本报账，导致科研项目成本核算不准确。根据广东省科技厅、广州市科技局等机构的项目验收评审要求，项目组需要准备的财务资料包括经费下拨和入账证明、项目明细账、会计凭证和审计报告等。在项目中期审查或结题验收时，经常出现经费调整等现象，导致项目负责人、经办人、财务报账人员和科研科相关人员之间沟通不顺畅，影响工作效率。

(五)科研助理岗位职责界定模糊，流动频繁

目前，部分事业单位开始积极探索劳务派遣的用工形式，将一部分编制外员工推向市场，由第三方公司管理，导致科研助理流动更加频繁。一方面，科研助理岗位职责界定不清，往往存在科研助理一人多责的情况。科研助理做的工作相对较为琐碎和繁杂，比如试验试剂、耗材的订购，院校间标本的传递，经费的报销，项目检查和结题的资料准备，一般科研助理的聘用周期和项目的合同周期是相同的，也会导致人员稳定性较差。另一方面，科研助理的待遇相对较低，且属于项目负责人直接管理，不经由医院人事科管理，因此，几乎没有晋升可能性。以某项目为例，实施周期为3年，科研助理每半年更换一个，不仅导致科研助理之间交接混乱，经费本遗失等问题，而且项目负责人、人事科不断招聘，专职科研人员不得不轮流处理积压如山的财务报销单，导致人、财、物的浪费。

三、建议

高质量的科技成果是增强国家科研竞争力的战略要义，促进科技成果转化，将优质的医疗技术、治疗方法应用于临床，帮助广大患者缓解病情、恢复健康是公立医院不断强化科研能力、增强核心竞争力的根本出发点。为保证科研人员全心投入研究，本文将结合Z公立医院科研经费管理的现状和存在问题，从财务维度、内部流程维度和学习与成长维度提出建议。

(一)加强制度建设，提高科研资金管理能力

1.制定科研财务助理管理办法。从制度上规范科研财务助理的岗位职责和工作职能，是加强科研经费管理办法的重要环节。国内已有一些学者对制定科研财务助理制度进行了探索，周畅、张旭阳(2020)认为科研财务助理制度提了高科研人员工作效率和科研资金使用效率，科研财务助理不仅能提供有效的会计核算工作、专业化的财务管理服务而且能协助科研审计工作[1]。某公立医院现有科研助理约100人，可拟定科研财务助理管理办法(试行)，科研科、人事科可从项目预算、科研资金管理、科研物资采购与管理、票据管理、项目支出进度管理、项目决算管理、奖惩和监督检查等方面设计科研财务助理管理办法。

2.加强对科研财务助理的培训和管理。在国家出台一系列科研经费管理的相关文件之后，科研财务助理的重要性不言而喻。科研财务助理不仅要具备医学、药学、生命科学的背景，还需具备财务基本知识。科研财务助理可由科研科和财务科统一管理，设置明确的职业生涯规划，为优秀的科研财务助理提供职业上升通道，建立职业认同感。由财务科组织线上或线下财务培训，每月至少一次交流学习，了解科研经费管理的新政策、新制度，讨论科研经费管理中存在的问题，增强集体凝聚力和职业认同感。

(二)重塑财务报销流程，优化财务信息系统

目前学术界对公立医院财务报销的探讨和研究，形成了一些重要的借鉴方法。汪煜(2020)在研究HRP费用管理平台的搭建中提出，细化HRP费用管理平台各模块功能，增加前端科研管理系统模块[2]。吴强、罗晓霞(2021)指出，在医院推行HRP建设，结合医院经济运行精细化管理系统构建，是财务管理由核算型向精细化管理会计转型的有效途径[3]。姚俊生、袁仁淼(2019)在“放管服”的背景下，优化科研项目报销结算和项目结题管理流程，通过财务网报系统、薪酬系统、核算系统与外部系统的协同与数据交换，打通跨部门之间的信息孤岛，为科研活动的积极开展保驾护航[4]。

目前Z医院的HRP建设尚处于起步阶段，医院的管理迫切需要实现业务端、人力资源管理、财务资源管理和物力资源管理的互联互通，搭建以财务管理系统为中心，对接科研管理系统、人力资源系统和院内物资管理系统的多维度管理平台，统一基础数据，重塑业务流程；将科研管理系统内的项目编号和财务管理系统内的财务编号一一匹配，实现预算、经费使用情况的实时同步；科研项目负责人可以通过APP端、微信端和电脑端，实时查询经费使用情况、了解预算执行进度。

在以财务管理为中心的管理平台上，建立网络报销模块，联合APP端和电脑端，由报账人填写报销单、上传电子附件，财务岗审核通过后，由报账人通过智能柜，递交报销单。如果审核不通过，可由财务岗备注退回理由，将流程返回给报账人修改或补充材料。科研报销大多集中于试剂、耗材和检测费等三方面，Z医院统一在科研试剂耗材采购管理平台——锐竞科研采购平台上完成采购，通过将锐竞科研采购平台上的数据，导入网络报销模块在线审核、生成记账凭证。通过银企直连，实现自动付款。

(三)财务人员加强理论知识学习，培养学习型人才

目前，国家出台改革完善科研经费管理的若干意见，对于医院来说，为科研人员赋予更多的经费管理自主权和不断更新的工作评价方式。因此，直接管理科研经费的科研科和财务科需投入更多时间、精力对相关人员进行培训、教育。医院领导层要重视科研经费管理，从上而下，充分学习了解新制度的相关内容，才能在以后的工作中沟通更加顺畅、促进科研成果转化，将新技术、新方法应用于临床，增加社会效益、体现公立医院的公益性。