内部控制在药品流通企业经营质量管理中的运用

刘辉　徐宁

摘要：药品是一种特殊商品，它关乎人民群众的身体健康和生命安全，药品质量安全问题不容忽视。药品流通企业作为经营这种特殊商品的特殊企业，需要加强自身的质量管理能力，为市场提供质优价廉的药品。本文对药品流通企业药品经营质量进行了具体分析，从八个方面详细论述了药品流通企业在开展药品经营质量内部控制管理工作中可采取的可行性方式方法，供广大药品流通企业参考。

关键词：内部控制;药品流通企业;经营质量管理;技术运用

引言：药品流通企业在日常经营中，须加强对药品经营质量的内部控制管理，通过自查自纠分析评估自身的经营质量，构建企业内部和谐经营环境，对药品采购，收货验货，仓储运输，先进技术的引进利用以及财务管理和绩效考核等企业经营内容进行严格的内部控制管理，确保药品这种特殊商品从采购到最终到达消费者手中，每道环节都在药品流通企业严格的质量控制之下，确保药品流通市场没有假冒伪劣药品，消费者可以放心安全用药。

1.药品流通企业经营质量

1.1.财务内控管理存在的问题

药品流通企业中，依据现行的财务管理制度，企业负责财务管理的部门的内控体系中，须就自身的费用管理和预付款账目等内容开展自查自纠，自查的起始点时间从2018年算起，跨度涵盖到现在的整个时间段，对财务管理内控体系的机制，执行流程以及日常管理中发现的问题展开自查。对预付款的相关机制进行细致梳理，结合预付款具体操作实况，预付款业务问题的主要表现在于库存超大的滞销品种，已经缴纳预付款300天以上的药品种类，库存药品的实际价值都超过了2万元，而企业内控体系中的管理制度并未就预付款账目中的滞销品种库存规定专门的考核内容，使这批预付款品种的滞销风险步步上升。

1.2.评价财务内控体系的有效性

企业开展业务和管理制度整改的主要内容落实在对预付业务和相关费用的管控上面。第一，预付管控问题。①药品支付中的大额资金有无列为三重一大会议议题郑重表决。举例来说，三重一大的会议主题有无把预付款业务中的金额超大支付列入主要议题，是否存在违法风险等;②预付款合同涵盖的条款内容对全部关键因素做到了无一遗漏，审批付款业务时是否走完了全部流程。举例来说，把资金的大额支付内容列入企业对重大决策的参与内容之内;而且合同遗漏了关键信息，没有发现，把预付款业务的时间和申请程序颠倒了，或者擅自更改了付款方式等问题;③在以三重一大为主题的会议决议中没有关于资金大额支付的议题内容。举例来说，总经理级别的办公会议尚未审批通过大额预付款账目，相关管理工作未严格按照三重一大要求执行;④已经拨付预付款的药品库存中含有滞销的品种，有些已经过了有效期。举例来说，在全部预付款滞销库存中，一些滞销品种已经库存超过90天，一些失效的滞销库存药品占有超高比例。在专门的存货管理制度中未针对大量存货规定明确的处罚条例;第二，费用管控问题。这类问题表现在费用合同缺乏实质性内容，资质审核严重失实。举例来说，签署合同时违规批量签署，到达合同期限后未达到满一年标准，这个企业就不存在了;未严格审核就和刚注册的企业签署合同等。财务管理对报销费用咨询业务审核未严格执行管理制度，以走过场的形式执行费用报销管理制度。

2.药品流通企业的内部控制

2.1.经营质量管理方法

药品流通企业存在的大量问题，行之有效的措施之一就是对管理管理体系进行优化完善，包括应收账款，资金以及预付款等内容的管理机制等，使企业内控效率显著提升。而且还要构建应收授信，依据授信涉及的金额以及天数对客户进行针对性授信，保证全部客户年度核对账目最少一次。企业须年度指定专职人员对财务管理开展遵纪守法巡检。药企管理经营质量内控流程如下：

①内控和谐环境的构建

药品经营企业相关管理人员须严格按照药品经营质量管理内控机制落实管理人力物力财力工作，药企在设置职能部门时，须保证质量管理，销售，财务，采购以及仓储物流等部门的经营理念和企业发展理念的一致性，明确部门之间的责权利划分，严格组织落实内控管理机制。质量管理部门必须立足于企业经营实况，结合相关标准，构建自身的专属内控机制，确保机制的可行性和完善性，以制度和强力监管保障保证药品安全，同时保证自身业务执行的独立性。在人力资源管理方面，以岗位需要为原则多渠道选聘药学资质合格的人才，企业还须组织岗位人员培训后考核上岗，定期接受再教育，明确自身职责范围，了解国家相关法律法规。

②控制采购环节

藥品质量的管理工作首要内容就是对采购环节进行重点控制，这是整体质量控制工作最基础的部分。药企开展药品采购，对供应商资质要严加审核，保证采购全程和供应商身份全部合法，要和供应商就药品质量签署质量保证协议。药企要求供应商提供药品采购发票，发票应当列明药品的通用名称、规格、单位、数量、单价、金额等，发票上的购、销单位名称及金额、品名应当与付款流向及金额、品名一致，并与财务账目内容相对应。药企还要定期巡检药品质量，保证供应商提供的药品质量稳定可行，安全可靠，根据药品销量订购优质药品，严格管控采购环节，保证后期销售顺利进行。

③控制收货验货环节

结合药品质量标准，药企须严格对采购的药品进行收货验收，防止库房存入假劣药品，验货结束须详细记录药品供应商名称，药品名称规格数量和产品批号等，有质量疑问的药品上报质量管理部门。

④控制仓储运输

保证库房的条件能够满足药品的合理、安全储存，库房配备避光、通风、防潮、防虫、防鼠等设备。全部药品仓储业务都要严格执行国家相关权威标准，还要定期开展盘点，与药品账面上关于名称，有效期，规格、数量等进行核对，发现问题立即排查原因。药品运输也要保证符合标准规范，确保运输质量。

⑤控制销售环节

药企对外销售药品时，须核对购货企业资质合法，确保药品出库流向合法渠道，药品外销必须开具发票，保证发票，账目，药品以及款项的一致性，打击违法违规行为。药品外销后还要详细记录，保证可追根溯源，如果有退货药品，须仔细核对信息和货物，防止防止混入假冒药品。

⑥控制财务环节

药品流通企业负责会计事务的工作人员，财务工作者的日常事务处理是必须要做好的，同时还要高度重视药品质量管理业务，要严格审核药品在采购和销售环节票据的合法性，还要审核发票记录与库存药品货物出入记录的一致性，在执行供应商药品供货款项时，须仔细核对户名的合法性和真实性，支款项方式严禁使用现金，统一通过银行转账支付。要对药品库存进行定期盘点核对，负责质量管理的有关部门须对质量不达标药品进行处理，超过有效期的或不合格的药品要及时处理。而且，针对药品的库存积压进行类型排查，与企业的销售业绩相结合，配合相关部门对药品仓储和采购数量进行严格控制，尽量压缩药品积压幅度，防止因失效带来经济损失。

⑦控制信息技术

要大力引进先进技术加以利用，实现企业内控和先进技术的有机结合，把药品质量控制推向自动化，防止人为失误带来负面影响。药品流通企业通常经营的药品数量极其庞大且类型多样，每天的业务量是非常大的，引入先进的信息和通信技术之后，海量业务数据可迅速处理，从而实现对药品采购，储存以及销售环节的强力监管，确保药品质量管理内控机制落实到位。同时，利用先进的计算机软件系统对采购，收货验货以及付款和质量等方面的管理工作进行明确的职责划分，使内控管理取得预期效果。

⑧控制绩效考核

药品流通企业必须通过严格的定期绩效考核对所有下属部门进行业务考核評定，以科学合理的奖惩机制奖优罚劣，考核成绩优异者获得精神和物质奖励，业绩不达标者清退或调离，对全体员工进行激励，保证药品质量管理的有效执行。

结束语：综上所述，药品流通企业在开展药品经营质量内控管理过程中，须通过严格的自查自纠，正视自身经营质量存在的诸多问题，构建切实可行的内部控制管理体系，坚决贯彻执行相关内部控制管理制度，提升药品经营质量内部控制管理工作的质量和水平，促进药品流通企业自身的高质量发展，为广大药品消费者提供货真价实，安全可靠的药品，保障人民群众生命健康，促进国家医药事业的全面发展。

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