设备数字化管理系统在EPC 项目中的设计

陈晓敏

（中信重工工程技术有限责任公司，河南洛阳 471039）

0 引言

设备管理是EPC（Engineering Procurement Construction，工程总承包模式）项目管理的核心业务之一。EPC 项目实施的每个环节，如初步工艺设计、设备采购、施工图设计、现场安装、调试、投料试运行、竣工验收等都与设备管理密不可分。EPC 项目设备管理的主要内容包括技术管理、进度管理、经济管理、质量管理。为保证EPC 项目的顺利开展，设备管理过程中涉及的诸多数据、文件需要在不同专业和参建单位之间进行传递。设备管理信息采用纸质函件依托于人工进行传递和控制，暴露出一些不足：纸质资料在需要查询使用的时候很难迅速找到，而且容易丢失；业务流转进展缓慢，经常出现业务流程停滞的现象；跨部门的流程规范性不足，进度管控薄弱，各方协调性差等。计算机和局域网技术的快速发展，使得信息化与工业化的融合成为提升企业设备管理能力的必经之路。数字化管理平台能够使设备管理信息从源头开始便实现各有关方的共享，从而保证实时管理和协同工作。

1 设备数字化管理系统的创建内容

按国内项目和海外项目，对中信重工工程技术有限责任公司（以下简称“公司”）的EPC 项目进行分类，对每个项目实施信息化管理（图1）。在对设备管理业务流程分析并优化的基础上，开发了进度管理、设计管理、招标管理、分包合同、资金预算、设备管理、商机管理等共7 个设备管理功能模块。

图1 EPC 项目数字化管理系统首页

1.1 进度管理模块

进度管理包括进度维护和进度文档，提供计划编制、计划自动审批、计划跟踪、进展报告和现场图片功能。根据EPC 项目合同工期要求，各个专业在系统里导入一级计划、二级计划、三级计划和里程碑计划，自动审批后的以上所有计划可供查询使用，进而项目实施计划在各专业间能够得到共享，各专业所涉及的设备管理进度可得到协调控制。进度管理模块中的逻辑关系可显示当前任务的紧前作业和后续作业。计划开始时间和实际开始时间导入后，可对这两种时间进行统计比对，找到延误进度的具体任务和上游任务。通过对延误任务的实际完成时间进行统计，可以找到影响EPC 项目进度的关键任务和非关键任务。信息化的计划跟踪表单如图2 所示。

图2 信息化的计划跟踪表单

1.2 设计管理模块

设计管理不仅是设备提/返资的台账管理，还涵盖了设备提/返资计划管理、流程规范化管理、技术资料管理，包括采购提资清单的编制、审批、发布，提/返资状态登记以及设计变更的增加、删除、发布和取消发布，并提供分类、查询、统计功能。在具体的EPC 项目实施过程中，针对每种设备编制一个唯一的请购单号，将设计数据（提/返资料，如技术规格书、设备图纸等）按请购单号导入系统中，可实时查询参考。设计部门在系统中根据设计计划发布采购提资清单并发布要求返资时间，返资部门根据已发布的采购提资清单进行采购并按已发布的返资时间开展返资工作。实际返资时间、提/返资状态（正常或延期）也根据业务流转进程自动记录在系统中，为设计进度评估提供可靠依据。信息化的提资表单如图3 所示。

图3 信息化的提资表单

该系统具有计划纠偏功能，如提资时间已经在系统中显示延迟，返资部门则需要把返资时间提前，从而保证设计进度按预定计划执行。

1.3 招标管理模块

EPC 项目采用的设备采购方式一般为公开招标、邀请招标、商务谈判和比价。采购计划的编制、审批，招标文件的编制，供应商资格预审，投标登记，评标记录，比价管理，商务谈判，定标管理等均可在招标管理模块中实施，提高了设备采购的效率；招标资料（商务文件和技术文件）、投标资料、评标资料、比价资料、商务谈判资料、中标资料均在系统中备案，增强了监督审核力度，同时在招标管理模块根据工作岗位设置了不同的浏览权限。

1.4 分包合同模块

在EPC 项目执行过程中，外采设备数量和种类较多，导致设备采购合同管理的工作量很大。设备分包合同管理方面，包括优化的合同管理流程：执行状态（新建、审批、执行、中止、完成）可进行系统台账管理和自动化审批；另外，在设备采购合同执行过程中，涉及到的财务、法务、商务管理工作比较多：合同变更及审批、合同发票收回情况登记、合同付款登记、合同执行文档处理。财务、法务和商务部门可根据职能使用不同的信息化管理流程。

1.5 设备管理模块

设备管理模块，旨在解决设备采购合同签订前后以及合同执行过程中的各种问题，设计提资时间、采购方式、招标时间、招标编号、定标时间、技术协议签订人、技术协议签订时间、商务合同签订时间、是否开具预付款保函、预付款保函开具时间、信用证开具时间及有效期、在制期间监理情况、通知发货时间、提货款支付时间、实际到货时间、通知服务时间、实际到场服务时间、调试期间设备质量情况、是否验收合格、验收说明、是否开具质量保函、质保期内设备质量及服务情况、扣款及索赔、扣款及索赔的说明。上述设备执行台账，能够记录执行过程中的各项工作，包括技术、商务、监理、财务以及现场管理等。例如，如果供应商的设备在安装调试期间被发现有质量问题，现场管理部门将发布设备质量信息，商务部门与供货单位核实后决定是否发布扣款及索赔信息；扣款及索赔信息一经审批发布，财物部门可根据设备执行台账进行扣款，或法务部门收集证据发起索赔。

如果签订设备采购合同后EPC 项目暂停或EPC 项目执行过程中将现场未用的剩余设备材料运回公司集中管理，则上述设备材料须挂接到库存管理。首先按EPC 项目类型对入库的设备材料分类并建立物资档案（项目名称、单价、采购时间、物资档案编码、物资档案名称、规格型号、出厂日期、质保期、生产商等信息）。如果暂停的项目重新启动或其他项目现场需要同类设备材料可以直接查询调用库存物资，并利用系统内的出库申请表单及审批流程，起到降本增效的目的。

1.6 资金预算模块和商机管理模块

资金预算模块，对于外购设备，根据EPC 项目实施进度，按买卖合同约定的付款方式制订付款计划，填报预计付款时间，并向公司逐级自动报批。商机管理模块，构建了设备供应商信息库，设备供应商的公司名称、公司地址、税务登记号、供应商类型（临时或合格）、注册资本金、资本金币种、成立日期、企业性质（国有或民营等）、员工人数、注册地址、营业执照到期日、资质等级、开户行、帐号、去年营业额、去年税前利润、组织机构代码证有效期、产品代理授权到期时间、特种设备制造许可证到期时间、质量体系认证到期时间、环境体系认证到期时间、职业健康安全体系认证到期时间等。资金预算模块和商机管理模块实行滚动式维护，为降低外购设备的管理风险而专门设置。

2 结束语

数字化的设备管理系统在运转机制方面促进了工作效率和工作质量的提高。以往以人为中心、纸质流转机制，团队协作性差。标准的信息化工作流程在不同部门之间传输信息实现零滞后，每项工作都能够落实到具体人员实时管理，而且系统工作日志记录了每项工作的完成时间。另外，“无纸化办公”也减少了资源浪费，保护环境。

设备管理信息透明化，公司内部实现资源共享。设备管理系统的信息登记、维护、分类和检索功能有助于迅速查询到相关信息，为工作的开展提供便利。同时，对历史设备管理信息进行统计分析，可为EPC 项目的执行积累经验，降低设备管理的风险。权限设置使系统的实际使用又具有一定的保密性。