探析实现数字化医疗保险档案管理的策略

[ 作者简介 ]

孙久磊，男，山东鄄城人，鄄城县医疗保障局，本科，研究方向：档案管理。

[ 摘要 ]

在医保档案管理工作中，数字化技术的应用有利于促进医保事业的发展，保障参保人员利益，辅助领导科学制定决策。在医保档案管理工作中，各级档案管理工作机关和政府工作人员要密切协同配合，全面进行档案管理工作。基于此，本文从几方面简单分析数字化医疗档案管理相关策略方面的知识，希望对相关领域研究有帮助。

[ 关键词 ]

数字化;醫疗保险;档案管理

中图分类号：G27

文献标识码：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.07.019

在社会保障管理中，以医疗保险为主要内容，而医疗保险档案也成为社会保障管理的主要组成部分，它与个人生命利益密切相关。当前，由于各业务领域广泛应用了计算机技术，在医疗保险事业的许多环节都使用了数字化技术手段，档案管理也不例外。相较于传统档案的纸质管理方法，数字化档案保管方法更有助于克服传统档案保管所遇到的瓶颈困难，更好地进行档案保管工作。因此，在信息化时代，有效运用数字化档案保管方法成为信息化建设时期档案保管工作人员所面对的全新要求。

1 医保档案数字化管理的重要性分析

1.1 为医保管理提供推动力

随着社会的前进，社会保障体系日益完善。人员被录用后公司就会为其购买五险一金，尤以医疗保险最为重要。过去医疗保险档案存储形式以纸质及电子版居多，是参保人的个人及单位基本信息、医疗保险经办资料、保额和缴纳状况等的主要证据，因此需要注意参保人信息。由于参保人员数量的增加，社会保险档案管理工作受到更大压力，传统的档案管理模式已经不适用于实际发展需求，利用数字化档案管理方式可对各企业与个人参保数据做好详细分类，也可节省保存空间，便于实时更新与查阅信息，推动医保管理稳定发展。

1.2 全面保障参保人利益

档案管理应充分展现个人原始信息、投保年限、保费缴纳与报销等详细资料，这与参保人实际利益密切相关。在以往的纸质档案管理过程中，由于纸张损坏、工作人员调动或记录混乱等原因侵犯了参保人权益，甚至引起纠纷。数字化档案的管理模式是建立数字库体系，对参保人的具体信息均可进行数字添加、调整和检索，在档案工作人员调动时也不致对其产生负面影响，参保人权益也获得了很好的保护。

1.3 为发展决策提供重要依据

国家在对医保政策进行制定或修改时，要对全国医保档案资料进行全面分析，以此满足人们实际的医疗需求。所以，数字化医保档案管理可为领导决策提供详细而系统化的参考信息，保障领导科学决策。此外，数字化档案管理可保障参保人员的资料信息，以防擅自篡改或损毁数据库资料，参保人信息也更加完整，确保有据可查。

2 当前医保档案管理中存在的问题

2.1 参保档案规范性差

现阶段，参保档案不规范是医保档案管理常见的问题。因各地区对参保居民有不同的医保规定手续，使得原始参保档案信息资料不完整，甚至关键性材料缺失。在此种情况下，居民遇到重大疾病想要申请大额医保补贴时，就会增加审核工作难度，为医保管理体系运行无形中增加纠纷风险，管理部门公信力难以提高。

2.2 信息整合不足，文件管理混乱

现阶段，各医院应用信息技术为病人建立医疗档案，但档案的管理比较混乱，没有严格筛选信息，对于可利用患者身份证号或入院编号查到的就医信息都打包上传到计算机系统，此类信息管理模式发展得不够成熟，提供的医疗信息缺乏有效性，不利于信息共享，还增加了病人个人隐私泄露风险。

2.3 文档移送监管不规范

在医保体系运行时，有的档案要移送到不同部门。现阶段，档案移交制度还不够完善。在实际工作中，部分管理人员不重视档案移交过程中存在的问题。事实上，档案移交前是否做好备份审查、档案移交是永久的还是暂时的，暂时移交后是否按照规定做好归档、永久档案移交后是否做好记录并及时做好接收归档等，都是档案移交过程中必须要注意的问题，如果长期不注意这些问题，就会引起档案缺失或损坏问题。

2.4 档案工作人员在思想上不够重视

部分档案机构工作人员在思想价值观上缺少热爱工作、为民服务、奉献社会的基本意识和心态，并未意识到档案保管事业的重要性，也并未意识到在档案保管建设中对工作人员认识层次和综合素养的需要，缺乏不断创新的思维和学习态度，也未能主动提升自身的思维水准和服务能力，无法胜任信息化时代下的档案保管事业，效率和服务质量都较差，严重限制着单位档案事业的进一步发展。

2.5 档案工作者的业务素质偏低

为了推进工程档案管理工作的现代化建设，对工程归档管理人员的专业知识技术水平和业务能力提出了较高要求，需要工程归档工作者必须掌握大量的工程档案管理的专业知识、法制知识、计算机技术的基础知识、信息网络专业知识等，熟悉和掌握现代化工程归档保存的基本工作方式、作业过程、工作目的，并严格遵守法律法规。但由于一些部门档案管理工作人员的专业素质不高，达不到现代化档案管理的技术条件，在进行归档材料的数字化管理、分析、存储、传递、利用过程中，由于工作效率低下，没有文档信息系统安全意识，在技术操作上也存在失误，严重制约了中国文档现代化工程的进展。

2.6 档案管理工作制度不完善

部分工作单位由于缺乏归档意识和档案信息化建设意识，也并未正确认识到档案保管工作的必要性，故未能根据国家对归档立法的实际需要，建立健全归档保管各项工作机制并规范贯彻执行。未能有效调动管理人员的岗位积极性和主动性，发挥档案管理对单位发展的促进作用。

2.7 档案信息化建设投入不够

部分工作单位因为缺乏归档基本意识和档案信息化建设基本意识，也未能正确认识到档案信息化工作的必要性，所以未能根据现代信息化发展建设工作的需要及时配备必需的设备，并应用现代化信息技术进行档案保管工作的全面信息化管理工程建设。

3 医保档案数字化管理建议

3.1 统一归档方式标准

在数字化新时代，国家要对存档资源实行统一集中式管理，全国各地医疗保险存档行政管理中心都要全面实行国家有关档案归档规定的管理模式，并按照全国统一的标准从国家数据库系统中录入存档资源，使全国各地参保人都有准确而真实的全国医疗保险信息系统。应用标准统一的归档方式，可从以下幾方面入手：（1）根据国家档案管理规定录入各参保人员信息，并对电子档案保管范围与期限做好明确标注。（2）保障医保档案的安全。在形成档案信息库之后，方便了参保档案管理，但其安全隐患也较多。因此，政府可应用科技部门技术增强数据库抗病毒和抵御黑客攻击的能力，并加强维护，避免泄漏参保人医保档案信息。（3）进一步挖掘医疗保险档案价值，档案资料可反映出很多问题，档案行政管理中心可有效收集参保人信息和总结医疗保险问题，及时完善漏洞，保障参保人员信息服务。比如，医保档案管理中心严格依照国家规定标准做好整理归档，其包含主表与附表，通常主表在前附表在后，各表之间有效衔接。

3.2 加强基础设施投入

医疗保险档案管理与工作人员的自身权益息息相关，医疗保险档案管理工作人员也应该进一步明确档案管理职责的法律意义、迫切性与严肃性。积极开展医保档案管理工作，加大基础设施投入，如计算机软硬件、信息网络、档案管理场所、大型服务器与打印机等相关设备。医保档案的数字化管理系统为基础设施建设提供了重要保证，因而各部门都要积极响应政府号召，全面促进数字化档案管理工作发展，更好地服务于参保群众并保障其合法利益。比如，中央医保档案管理中心就主动落实了上级人社系统工作会议档案数字化的工作计划，并针对实际工作情况加强了基础设施投入，为各岗位配置充足人员，有效评估管理安全风险，如果出现问题可及时恢复正常工作，全面推进档案管理工作，充分发挥档案服务优势。

3.3 提高档案管理队伍素质

当前我国正全力推动全国医疗保险改革，我国将积极推行全国数字化医疗保险档案管理，医疗保险管理机关将基于全国数字化医疗保险档案管理工作经验进行档案管理交流，并主动学习全国医疗保险档案数字化管理，进一步健全档案信息库。同时，对于深入实施数字化医保档案管理工作，建立数字化管理团队也是十分必要的，积极引进科技人才，从整体素质上提升档案管理工作人员的综合素质和专业技能，保障档案信息资料的安全。另外，政府还针对有关人员举办数字化档案管理培训班活动，规范档案管理工作，统一管理档案资料。比如，档案管理中心给档案管理者提供机会进行市级专项技术培训，并听取市医保管理中心的工作人员介绍各档案管理资料，学习成功经验，规范档案管理工作。另外，还在档案管理者招募时增加了招聘技术型人员，在提高档案管理技术水平的同时更好地服务于各参保人员。

3.4 加强档案管理制度的完善

作为重要的基础管理工作，在医疗保险档案管理中涉及许多基础医疗保险知识，如医疗保险等级、基金征缴、定点医疗机构资质确认、人员转诊登记手续和医药收费审批等有关业务。由于医疗保险档案的涵盖范围很大，要全方位开展档案管理，通过健全的医疗保险档案管理机制提高工作人员思想认识，对强化机制约束是十分必要的，必须通过严要求与高标准，全面提升工作人员管理能力和管理水平，把医疗保险档案管理工作规定贯彻深入。比如，单位医保档案管理制度涉及规范整理材料、医保档案移交、立卷归档、档案保管保密、鉴定销毁、设备使用维护及人员岗位职责等相关制度，为医保档案管理工作奠定了基础。

3.5 加强档案信息管理和电子政务信息工作的合作

建立国家电子文档中心，有助于缓解电子文档资料在管理后台存取方面出现的问题，同时促进电子文档的数据结构与格式的合理统一，推动信息资料的共享。因此，政府档案管理部门应该积极寻求与政府电子部门的协作，并利用内部网络和网站的建立，实现对有关信息和资源的有效获取，以便于合理分配和使用相关的电子软硬件设施，以保证政务信息的公开化和借用网络信息功能进行良好的便民服务。

3.6 加快数字档案馆建设

在档案管理的信息化建设过程中，必须要对数字档案馆进行内涵充实和架构优化，努力做到档案编目数字化、编研结果数字化、归档全文数字化等。与此同时，根据使用者的实际检索需求，对部分常用的档案资料和重要的档案原件进行扫描备份，使用户可以进行全文查阅。

3.7 革新档案管理形式，引入电子档案信息系统

在数字化时期，文档保管工作应该与时俱进，不但要有意识上的革新，而且还要有形态上的革新，促进文档保管信息化、数字化、网络化，以突破传统档案保管模式的禁锢。首先，可以引入文档信息系统，利用软件系统对文档资源实行批量输入，图形文本OCR标识，并根据单元的文档结构加以划分，或者根据相应的编码规范将已归档的档案自行生产编码，并与自定义文档标记组合，通过对文档结构加以细分，以提高检索效果;在文档信息系统中可以添加自定义的文档属性栏，主要用来对某些文档内容加以补充说明，同时用户还能够通过属性来查找所需的文档，比较方便。在文档管理系统中还有文档状态管理模块，重点是文档的编制、待审、发放、保管等四个状态，以达到对文档的动态监控，使管理人能随时随地了解文档的状况，还能够设定受控文件夹，使正在查看文档的管理人可以选择发布状态下的存档信息。通过建设国家档案信息系统，政府能够对档案资源进行集中统一和集中管理，从而提高档案管理的安全性。另外，还能够将文档外包给专门的数字化管理团队，由专门的技术机构将纸质文档扫描处理，再加以电子版著录，当人们需要了解有关的文档信息时，只需使用查询框检索目录，就能够知道详细的信息内容，这样可以有效提高档案管理工作效率。

4 结束语

综上所述，在数字化时期，为了促进档案管理工作的长效发挥，政府应当注重档案管理信息化，而借助现代化的科学技术与设备进行档案的数字化是顺应现代档案事业发展趋势的必然需要。作为国家档案管理单位，应当意识到加强档案管理工作信息化建设的必要性和重要性，以促进文档保存工作高质量发展，为社会各界创造更加有效的归档服务。在新时期，医保档案数字化管理是必然趋势，为国家医保事业发展提供了推动力。档案管理部门要充分认识到数字化档案管理的意义，在实践管理中全面执行数字化管理理念，在各管理环节有效融入数字化技术，促进国家医保事业稳定前行。

参考文献

[1]李梅. 探析实现数字化医疗保险档案管理的策略[J]. 办公室业务，2020（3）：125-126.

[2]郑德利. 实现数字化医疗保险档案管理的必要性分析[J]. 办公室业务，2018（10）：184.