浅谈卫生健康监督机构档案的数字化管理——以沧州市卫生健康监督档案管理为例

■刘立杰 薛亦杉 董 帅

一、卫生健康监督档案数字化的意义

（一）提高经济效益

沧州市、县两级卫生健康监督机构过去解决档案管理难点的方式过于单一，仅用增派人员和提升办公经费的办法，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案打破传统，将纸质档案转化为电子版的机读档案，化繁为简，打破了原有纸质档案存放硬性的空间环境要求，且电子搜索查阅档案更加高效便捷，减少了人力与物力的浪费，降低了办公管理成本。

（二）为档案管理工作提质增效

档案数字化充分借助计算机与网络技术优势，为各种类型各种载体的档案提供一个统一管理平台，全面促成档案的收集整理、档案管理、库房管理、查询、统计、利用等业务的实施，减少手工劳动方式下的众多重复劳动，全面提高档案管理基础工作效率，保证档案管理工作的效率与质量。

（三）增强档案原件保护

档案的存放时限按照不同类别的档案管理要求有不同的时限要求，而纸质档案由于其纸张易损的特点，在查阅过程中容易造成磨损，尤其对于存放时间久远的档案材料，数字化处理可以避免纸质档案多次查阅不易保存的缺点，可对档案原件起到更好保护作用。同时用电子扫描等方式进行数字化处理后的档案，可有效预防档案的丢失及篡改。

（四）提高档案资料的使用效率

档案数字化后可逐步建成档案资源库和信息知识库，达到更加有效的使用档案资料的效果。档案是所有具有保存价值的资料、文件的最终汇集地，数字化档案系统的建设，能够集中管理用户的所有档案、资料，并以此为基础，开发用户信息需求分析和档案信息二次加工功能，利用知识挖掘技术，更加有效的为用户的业务工作及管理决策提供知识管理和知识增值服务，并逐步形成资源库和知识库，把档案资料的效益最大化。

二、卫生健康监督管理机构档案数字化工作现状

（一）对档案工作的基础作用重视程度不够

卫生健康监督档案是对卫生健康监督执法监督过程的历史性记录，加强卫生健康监督档案管理是提高卫生健康监督工作管理水平，维护群众合法权益，促进被监督对象依法依规行为的基础性工作。但各级卫生健康监督机构由于受落后观念影响，普遍存在重业务工作轻档案管理工作的错误思想，对档案工作的基础性作用、历史性作用重视程度不够，未将档案管理工作纳入卫生健康监督工作整体规划中，导致卫生健康监督档案管理工作原地踏步。

（二）档案管理数字化意识模糊

据不完全统计，沧州市、县两级卫生监督机构负责人中，有一半以上不了解卫生健康监督档案数字化工作，即使了解也是很浅显的了解，不曾深入研究过。卫生健康监督档案数字化管理工作在大多数负责人的头脑中尚无概念或概念模糊，致使这项工作未有实质性进展。

（三）具备综合业务知识的专业人员普遍缺乏

卫生健康监督档案数字化管理是一项需要具备专业基础知识和技术能力的工作，它需要兼顾档案管理、计算机技术、卫生健康监督的多个专业知识。但通过调研沧州市、县两级卫生健康监督机构，发现从事档案管理的人员普遍不具备融合的专业知识背景，且大多档案从业人员并非专职人员。而各级卫生健康监督机构相关人员多年来也未受到过专门的业务知识培训，面对这项工作时往往无从下手。

（四）经费投入和场地、设备等基础设施欠账较多

据统计，沧州市、县两级卫生健康监督机构2021年度在档案管理方面的经费投入合计不足两万元，有二分之一的卫生健康监督机构没有档案管理方面的工作经费，档案管理信息化建设普遍滞后，配有档案管理专用软件的只有一家，还有两个机构受客观条件限制没有专用档案室。财政投入不足和基础设施的匮乏，是沧州市各级卫生健康监督机构档案管理数字化工作迫切需要解决的难题。

三、卫生健康监督机构档案管理数字化对策建议

（一）高度重视，不断提高现代化水平

卫生健康监督档案管理数字化工作是提高沧州市各级卫生健康监督机构的业务水平和能力，维护全市人民健康权益和被监督对象利益的基础性工作。各卫生健康监督机构应高度重视这项功在当代，利在千秋的工作，把本单位的档案管理工作纳入今后一段时间卫生健康监督发展规划和年度工作计划，成立机构，安排专门人员和协调专项工作经费，配齐档案管理工作必备的基础设施等，应特别注意保持档案管理人员的相对稳定和传承性。卫生健康监督档案的数字化建设要与单位其他信息化工作同步，逐步实现各类卫生健康监督档案管理数字化、服务信息化，不断提高卫生健康监督档案管理工作现代化水平。

（二）选派专人，做好档案人才培养

卫生健康监督档案管理人员同其他行业档案管理人员一样，都需要专业的档案管理知识，尤其是在疫情防控期间，卫生健康监督机构的档案管理人员除了要掌握专业的档案管理知识和专业的信息化技术外，还需要在疫情发生时具有敏捷的反应能力和敏锐的判断力，以及与疫情相关的综合业务知识。要做好档案人才培养工作，一方面应选派档案管理专业方面的人才，用专业的人做专业的事；另一方面也要通过开展多样化、灵活性的相关专业培训教育，提升现有工作人员专业技能。应多鼓励专业人员走出去参与学术交流培训会议，从而更好地适应疫情防控背景下的档案数字化管理要求。

（三）加强信息化技术保障工作

当前各行各业的信息化工作发展迅猛，网络的触角延伸到经济社会发展的各个领域。卫生健康监督机构的档案管理信息化工作在不同地区都有不同程度的应用发展，但在沧州市卫生健康监督机构尚处于萌芽状态。下一步，沧州市各级卫生健康监督机构应从多方面发力推进档案信息化工作。按照信息化工作要求，做好网络环境建设、硬件环境建设、系统软件建设等，添置专业的打印机、复印机及扫描设备，提高档案管理工作效率，同时加强工作人员的信息化水平培训，确保工作人员可以熟练操作各类相关的设施，充分发挥各项信息化设施的作用。

（四）制定和实施疫情防控卫生健康监督档案的数字化管理标准，包括材料收集范围和档案鉴定标准等

疫情期间，卫生健康监督机构产生的档案主要来自于卫生审核工作、卫生监督行政处罚工作、卫生监督投诉举报处理工作、大型活动卫生监督保障工作、卫生监督检查工作、卫生监督监测工作以及日常运转工作等。上述工作均会产生大量的文件资料，如何界定资料收集范围与归档价值，如何开展数字化采集，如何进行数字化管理与利用，都需进一步明确。因此只有建立健全各类规章制度，对不同载体、不同门类、不同格式、不同来源的疫情防控档案均根据统一的标准来进行整理与完善，使其能够实现统一内容、统一分类以及统一格式。同时要求相关工作人员学习和掌握相关标准和要求，才可以推动疫情防控档案数字化管理走向规范化，使得疫情防控档案管理范围上全覆盖，管理对象上全纳入，管理方法上全专题。

（五）探索档案数字化工作外包机制并做好保密工作

在目前沧州市各级卫生健康监督机构历史欠账较多的情况下，短时间内档案管理人员业务水平提升、基础设施配置很难一步到位，各机构在历年疫情防控过程中积累下来的档案资料全部实现数字化收集、管理和利用短时间内无法完成。若放置时间过久，又有遗失风险。因此可探索服务外包模式，即将部分数字化工作外包，选择具有国家档案部门和保密部门认可的，且具有成熟业绩的专业服务公司。借助其成熟的操作模式，尽快将多年积累的档案资料数字化，后续产生的档案资料产出即转换成数字成果。

需注意的是，对一些涉密档案要采取严格保密措施杜绝泄密，数字化加工过程要严格落实《国家档案局关于切实加强档案数字化和档案信息化服务外包管理杜绝失泄密隐患的通知》各项要求，严密防范泄密事件发生。