实现不动产档案集约化管理的路径

和桂玲

（丽江市古城区自然资源局，云南 丽江 674100）

0 引言

近年来，随着社会经济的飞速发展，城市化进程的快速推进，不动产的登记、交易活动日益频繁，引起了社会各界对不动产档案管理工作的广泛关注。不论是对企业还是个人而言，以房屋和土地为代表的不动产都是十分重要的财产内容，不动产档案直接反映了不动产的归属与变更情况，可见其影响和意义重大，但不动产档案缺乏科学管理、分散保管的局面一直没能得到有效解决，因此对不动产档案进行科学的整合和集约化的管理，是一项非常重要的系统工程。

1 不动产档案集约化管理的内涵

1.1 不动产档案的基本内涵

不动产，顾名思义是指在固定位置不能移动或移动会损害其价值的物体，例如土地、房屋、桥梁等。不动产档案是为了更好地对不动产进行管理而对其产权归属的具体内容进行的详细记载。档案管理是不动产管理工作中的核心内容，在经济飞速发展的今天，不动产资料日益增加，给不动产档案管理带来了前所未有的工作难度。在这种形势下，为加强对不动产档案的管理，提高登记工作效率，对其实施集约化管理成为必然趋势。

1.2 实施集约化管理的涵义

如今，不动产档案管理工作中存在着许多难点和问题，为了对其进行破解，从根本上提升工作效率，有关部门在此基础上建立了针对不动产集约化管理的平台系统。集约化管理的基本方向是提高企业管理效率和经济效益，将人力、物力、财力等进行集合，统一进行资源配置，配置过程中，以节俭、节约、高效为取向，达到降低成本、提高管理效率的目的[1]。随着各种信息技术突飞猛进的发展，对信息管理的要求也随之升高，为了适应新时代的发展需求，提高不动产管理的能力和效率，不动产档案集约化管理系统应运而生，从而依靠科学的信息管理技术，促进不动产档案管理的工作效率不断提高。

1.3 实施集约化管理的价值

对不动产档案实施集约化管理有着相当重要的实际价值。首先，将不动产的登记和管理通过集约化的方式进行集中整合，有助于对物权管理的统一，能在很大程度上提高物权登记管理的工作效率。其次，将不动产档案进行集约化管理，能有效改善从前在不动产档案查询过程中，因分散管理所带来的麻烦，提高了档案部门的服务效率。最后，由于以前的不动产管理中，不同类型的不动产分别归由不同的部门进行管理，这种分散的管理模式在实际工作中存在着很多弊端，而实施集约化管理，则为信息资源的共享和传输提供了极为便利的条件，最大程度提升不动产档案管理的时效性。

2 制约不动产档案集约化管理的因素

2.1 不动产管理工作量较大

当今社会经济飞速发展，城市化基础建设不断实施，房地产市场十分活跃，不动产管理在社会上的作用也日趋重要，同时越来越多的不动产资料也加剧了不动产管理的工作量，给有关部门带来了很大的工作难度，而且由于资料比较分散，很难对其实施集约化管理。

2.2 不动产档案管理不够灵活

面对随时可能变换的形势，管理工作也必须随之采取变化，才能适应当前的形势和局面。目前，房地产交易异常火爆，随着不动产的交易不断增多，房屋产权的变更也十分常见，倘若不动产的档案管理工作没有做到及时灵活，很容易造成已经发生的不动产产权变更在档案管理中没有及时更新，极易引发法律纠纷[2]。

2.3 不动产档案管理方法落后

传统的档案管理方法中，将档案按类别划分成很多不同的部门，但随着社会的发展和土地政策的变更，不动产档案管理所针对的方向发生了很大变化，如果继续沿用传统的档案管理划分类别，将不能适应当前实际管理工作的需要，而且传统的档案分类本身就存在着许多不适应性，使不动产管理工作显得较为混乱。

3 目前不动产档案管理中存在的困难

3.1 缺乏统一性

从不动产档案管理工作实际发展来看，比较重视国土、房产登记工作，虽然可以处理房产交易、拆迁安置中存在的问题，但是轻视了其他资源的管理工作，比如湖泊、森林等方面的建档管理，整体档案管理缺乏统一性，不能在最大程度上提升管理水平。

3.2 缺乏动态性

受到我国经济等多发面发展影响，在很大程度上提升了房地产市场活跃度，极大地推动了不动产交易发展，但是受到档案管理不及时因素影响，部分档案内容中不能及时更新房地产权属，增加了房地产纠纷风险；同时，由于区域档案管理得不到及时更新与完善，缺乏动态管理，也会导致农民无法及时获得最新土地证明而引发纠纷问题，不能在最大程度维护社会大众的合法权益与财产安全。

3.3 分类标准得不到及时更新

目前，我国国土资源档案管理分类标准主要参考最初土地档案分类法，虽然在原有八大类的基础上进行了增加，但是由于我国土地资源近些年变动比较大，以往的分类标准不能有效满足土地资源规划发展，且部分分类标准在实际运用中缺乏一定实用性，存在区域档案管理随意调整的情况出现，不利于不动产档案管理的顺利进行。

3.4 缺乏相关新型技术与设施装置

随着社会信息化的不断进步与发展，各个行业与领域在实际管理中已经逐渐融合了相关信息技术，推动了社会信息化生产发展。但是目前我国不动产档案管理中相关数字化设备方面还存在不足，同时还不能及时引进相关先进技术，对不动产档案信息化管理创新发展产生了不良影响。

4 集约化管理在不动产档案管理中的运用思路

在不动产档案管理中应用集约化管理模式时，需按照相应的步骤进行，才能将两者充分结合[3]。

4.1 制定目标

相关管理人员需要制定相应的管理目标，将现存不同档案之间的关系进行整合与梳理，全面规划各个档案。

4.2 明确责任机制

分析、整合各个部门的职责，始终将国土相关标准作为基础管理原则，并将房管作为辅助指导，明确不同部门的责任机制，做到统一管理，实现不动产档案集中于国土部门管理，完善整体管理体系。

4.3 确定标准

构建统一的档案管理机制，依照标准规定开展档案管理工作，对原有档案、新办理档案进行不同管理，但是均需要扫描为电子档案，存放于相关的数据库。

4.4 创建平台

创建相应的管理平台，便于不同部门查找相关档案，还能完成管理体系，同时做好相关保密工作，提升管理安全性。

4.5 构建社会信用代码等级管理制度

运用窗口方式开展档案查询工作，同时将身份证号码、组织机构代码证等作为基础，构建相应的社会信用代码等级管理制度，达到窗口查询、网络查询同步的目的。

4.6 实现不同部门有效协调

重视不同部门之间的协调合作，实现各项档案管理工作的顺利、有效衔接，进而提升整体管理水平。

5 实现不动产档案集约化管理的主要路径

传统的档案管理方法中存在着许多问题，有历史遗留问题，也有档案管理水平有限的原因，下文针对这些问题提出了实现不动产档案集约化管理的主要实施路径[4]。

5.1 构建不动产集约化管理长效机制

不动产集约化管理可采取以下措施：①应按照相关要求进行部署，明确相关管理目标，并制定相应的管理计划，将管理工作逐步落实到位。统一建立不动产登记管理机构，并由其承担管辖范围内所有不动产的登记和管理工作，在具体的工作开展和落实中，应当把该管理机构当成核心部门严肃对待，将不动产档案集约化管理工作当成重点推动。②严格落实不动产档案管理制度，针对辖区内的不动产管理实际情况开展摸底调查工作，提升不动产档案管理的工作水平。③对各地区的不动产档案管理工作实行督查机制，成立专项工作小组，前往各区域展开监督检查工作，主要是对不动产档案集约化管理的落实情况和实际工作中出现的难点问题进行监督指导，以此提高不动产档案管理的整体水平。④在遵循不动产档案管理制度基本要求的基础上，构建优质的业务管理流程，并构建相应的部门协调配合机制，强化不同档案管理部门之间的有效调协分工合作，确保实际工作中各项环节的顺利衔接，从而实现不动产档案集约化管理的基础目标[5]。

5.2 建立不动产集约化管理信息平台

不动产集约化管理在实际工作中的推进存在着很大难度，其中包括工作量较大、准备工作不完善、人员思想不统一等，这些问题成为制约不动产档案集约化管理的主要因素。要想又快又好的实现不动产档案集约化管理目标，提升档案管理实际工作中的效率，应该建立统一的信息化不动产管理系统，利用技术手段对档案实行平台化、系统化的管理，切实提高不动产档案管理工作水平。所以相关负责人需要重视相关数据化设备装置的购进，在购买时综合考虑各个方面，选择性价比最高的设备装置，同时积极引进国外先进信息化管理技术，充分运用信息技术、相关设备装置来为不动产集约化管理信息平台的构建提供一定保障。同时，还需要根据相关管理机制与政策，明确业务标准，对于原有的档案，不必为了适应最新管理机制而对原有格式进行改变，对于新办理的档案，需要运用最新业务标准进行建档管理。在实际管理中还需要明确电子档案管理标准，提升管理效率。各部门还应当结合管辖区域内的实际情况，建立具有地方特色的不动产档案管理平台系统，实现对其良好的集约化管理[6]。建设不动产的档案管理平台，不仅要求其具备不动产档案资料的收集、登记、储存、管理、检索等基本功能，而且还应实现自动备份的能力，以防止因病毒、黑客的破坏、人员操作不当、计算机硬件损坏而导致档案数据损坏或丢失等情况的发生。不动产档案集约化管理系统的管理功能，应满足各地区对管辖范围内的实际需要，对不准确的档案信息进行调整。另外，平台的检索查询功能应满足用户或管理人员在进行严格的身份验证，并将身份证号码、组织机构代码证等作为基础，构建相应的社会信用代码等级管理制度，然后通过平台的检索系统对数据库的档案信息进行搜索，充分发挥不动产档案集约化管理平台方便快捷的实用性，在一定程度上还能实现窗口查询、网络查询同步。

5.3 提高不动产档案管理人员自身素质

无论是对不动产档案管理水平的提升还是对不动产档案集约化管理的推进，都离不开档案管理人员的付出，他们的工作能力和自身素质直接影响着集约化管理的推进和落实效果。首先应当加强对不动产档案管理人员的培训，按照管理工作实际发展，要求各个管理人员进行阶段性学习，可以通过专业知识培训、线下相关课程、组织专业知识解答活动、组织不同管理部门人员交流学习等方式，改进培训模式、丰富培训内容，在最大程度上提高其业务能力、专业水平、自身素质，重点要加强他们对计算机操作知识的掌握，确保各个管理人员及时掌握最新管理信息技术，强化档案管理、网络安全防护等专业的学习[7]。其次，不能忽视对不动产档案管理人员的思想教育，使其能将现阶段先进的档案管理思想和服务理念在工作中加以运用，让管理人员强化自身责任意识，主动将相关管理工作落实到位，并重视档案管理保密工作，从而有效增强档案管理的安全性。

6 结语

当前，对不动产档案资源的整合和优化已经成为档案管理部门一项非常重要的工作内容，实现不动产档案的集约化管理是未来不动产档案管理工作的必然趋势。为确保此项工作内容的顺利进行，必须构建不动产集约化管理长效机制，从提升档案管理人员业务能力和自身素质着手，建立不动产集约化管理信息平台，完善档案检索服务体系，从根本上增强不动产档案集约化管理的准确性和时效性。