新档案法视角下国企档案管理的发展路径研究

常娜

摘 要：本文围绕新档案法的基本内容进行分析讨论，阐述国企档案管理存在的不足之处，提出国企档案管理在新档案法视角下的发展路径，以此保证国企档案管理能够满足新时代发展需求，强化管理效率，实现档案信息的高效运用。

关键词：新档案法;专列预算;国企档案

档案管理是指对档案信息以及档案实体进行管理并提供利用服务的业务工作，需要完成档案的收集、整合、保存、分析与运用等活动，根据统一要求，切实保护档案内容的完整性与真实性，力求延长档案的使用寿命，使其能够反映一定历史事实。为确保新档案法下国企档案管理发展路径更加科学、合理，需要对新档案法的具体内容进行深入了解。

一、新档案法的解读

我国在2020年为了确保国有企业档案管理能够更好地适应时代发展需求，实现国企治理能力的大幅度提升，进一步完成了法案的修订调整，推出了新《档案法》。新《档案法》在档案管理部门进行了内容细化与项目新增，不仅完善了档案主体的相关规定，将部门条例、行政法规划入档案法当中，还对法律文献的用词进行了规范化处理，确保档案管理能够以现实需求作为应用基础，能够切实解决突发事件。同时，新《档案法》对档案定义进行了重新界定。国企档案主要是指在生产、经营等方面对国家具有保存价值的历史记录，能够以多种形式进行管理流程的记录。

新《档案法》将档案管理扩增到了十五条，并对其中九条内容进行了适当修改，在新增条例中，要求国企及时制定档案责任体系，完善相应管理制度，确保档案工作能够有效体现由行政向依法管理的转变，同时也进一步明确了不同类型的档案归档范围，保证馆藏资源得以有效丰富，便于归档主体的明确。在档案征集方面，则将购买、捐献等方式收集的档案划入《档案法》当中，以此提高档案的获取力度。

修订后的新《档案法》中关于档案管理的内容主要有：一是依照国家规定建立档案工作责任制，完善档案管理体系;二是反映国企主要职能活动。如国企研发、生产、经营活动以及反映历史各阶段国家治理活动，能够反映基层群众服务活动的有关材料划入归档范围内;三是归档材料需要依照国家规定向档案机构或者工作人员进行移交，实现集中管理;四是国企需要定期向档案馆完成档案转交，而档案馆不得拒收，对于移交期限届满的档案资料，需要将涉及政府信息的事项内容依照档案利用规定办理;五是国企档案管理部门要完善库房配置，确保设施齐全，采用先进的技术实现档案的现代化管理;六是对涉及国家机密的档案，需要提高密级;七是严令禁止档案买卖，有关档案复制件的转让与交换需要根据国家规定标准进行办理;八是档案管理部门要做好档案的收集、保护工作，制定应对突发事件的有效措施。

二、国企档案管理存在的不足之处

不同国企在发展规模、管理架构上存在一定的差异性，因此档案管理水平也难以保持一致，在对国企档案管理存在的不足之处进行分析时，不能以偏概全。

1.管理意识薄弱

许多国企管理层对档案管理的重视度不高，导致档案管理处于边缘化的发展状况，一方面体现在国企管理人员没有为档案工作设立驱动机制，对核心管理要素不够明确，而且在执行过程中对前端控制考虑不全面。另一方面是管理手段较为落后，相关信息的录入效率较低，对档案内容的安全保护力度不足。

2.管理制度不够完善

国企在进行档案管理时需要充分遵循新档案法的指导意见，并建设一系列内控制度，确保档案管理工作得到有效制约，但是许多国企的管理体系不够完善，相关规章制度缺少针对性与适用性，导致人员在实际操作时无章可循，使档案的应用价值无法充分发挥。

3.归档方式不合理

国企不同部门在实际经营生产中会产生大量档案，并且档案类型各不相同，若想切实保证档案的妥善管理，需要明确归档的档案类型、具体的保存时间，确保国企制定的管理标准是以优化档案资源结构为目标，能够起到提高档案管理质量与效率的作用。但部分国企在进行档案归档处理时没有指派专门的工作人员对档案预先完成鉴定工作，经常出现保存期限已满的档案大量堆积在档案室，既不利于重要文件的搜寻与查找，影响档案信息的利用效率，还会出现归档范围不清晰的问题，亟须相关人员构建健全的归档机制，保证国企的有序运营。

4.人员专业能力有待提升

国企档案管理工作的高效开展需要以优秀的管理为基础，虽然当前国企为了保证高质量管理专门成立了档案部门，但在人员分配上未投入足够的精力与时间，为了减少人力资源使用，节省运营成本，没有单独设立档案管理岗位，只是单纯以行政人员兼职完成档案管理。这也就导致档案管理部门人员流动频率较高，且人数过少的配置团队也无法有效应对大量的管理事务，使兼而不精、管而不专等现象层出不穷。

三、国企档案管理的发展措施

1.强化管理意识

国企管理人员需要加强档案管理的重视度，建立充分发挥档案价值的思想意识，明确档案是企业资产的重要组成部分，认识到档案管理工作如果无法顺利开展可能造成的不良后果。首先，要求企业领导层制定教育宣传活动，为国企工作人员培养良好的法治意识打下夯实的基础，依照标准规范，确保档案管理工作的合理开展。其次，要不断强化人员的安全管理意识，掌握国企档案管理的重点与难点，并具备应对突发事件的能力。最后，要加强对新《档案法》的学习，完成普法学习，确保新《档案法》中的各项规章条例能够得到有效落实，并推动国企生产经营的有序进行。

2.完善管理制度

根据市委组织部关于档案审核工作的要求安排，档案管理部门要重视档案管理工作，制定完善的工作方案，并及时抽调专门力量，细化人员工作责任，严格规范工作人员的日常工作行为，确保审核工作的有序进行。第一，要认真完成档案整理工作，在整理过程中，要求组织核心人员力量，提出明确的规章要求，做到档案的分类准确、装订整齐、目录清晰，确保档案资料编排有序，并进一步提高管理质量，为材料交收、审核把好关。同时，还要建立材料转送体系，要求尽全力做好档案整理审核工作，保证归档利用的有序开展。根据对某地方单位的实际调查显示，在一年多的努力下，其整理的文书档案共计1500余卷，其中干部档案1184卷、聘干档案156卷、工人檔案59卷、其他76卷、退休617卷、死亡154卷。加强建设，确保完成人事档案安全管护工作。此外，该单位还设立了档案库房，并配备相应的档案柜、防盗门以及灭火器，用以保证档案安全，并依照“八防”标准，提高存储质量。第二，干部人事档案是干部成长经历的真实反映，需要相关人员认真做好审核工作，并在思想上进一步提高对档案工作重要性的认知程度，同时各单位还要积极组织人员的培训活动，使其认真完成关于人事档案审核工作的相关程序与要求，确保将审核工作依照初审、终审、录入等工作流程开展，并切实尽到应尽的责任与义务。本着严格保密档案内容的原则，要求相关人员签订保密协议。第三，审核过程需遵守干部人事档案操作要求执行，完成人员的逐个审查，确保档案的真实性与完整性。当前各项工作正紧张有序地实施当中，用于保证人事档案审核工作能够顺利完成。0903A774-C8CA-488F-964C-45596FCBF1E3

档案管理部门要加强体制的约束力，确保相关人员能够积极开展管理工作，针对信息存储时发生的特殊情况，能够采取合理、有效的应对措施。各管理机构要制定统一的著录标准，规范数据格式。用户在进行信息检索时通常会由于不同系统的运行模式，产生信息孤岛，使资源无法全部呈现，造成信息碎片化、资源松散化，降低查阅的便捷性，使资源无法高度共享。相关部门要制定统一的录入标准，积极借鉴国际档案管理局的FAC管理标准，明确档案存储的目录格式，提高数据转换效率，进而为用户提供更方便、更快捷的档案工作，完善档案管理流程。

3.开展专列预算

第一，国企档案管理人员需要根据新档案法在现代化管理方面提出的要求，进一步细化库房配置与基础设施，要求国企提高资金投入力度，保证库房设施齐全，能够满足实现档案管理的基本工作要求，确保档案存储安全。第二，国企需要将关于档案管理的经济支出作为专项开支预算，依照无库则建、有库则优的建设原则，保证库房达到使用标准。

此外，档案室要积极更新档案管理设备，提高办公效率，优化办公环境。有关部门要加紧计算机、复印机、扫描仪等硬件设备的置购，确保档案工作的高效开展，当大量档案信息涌入时，相关人员能够利用多种办公设备，完成档案文件的整理、录入、对比与归档。此外，档案部门要改革以往的管理技术，传统的档案管理为了加强信息的保密性，没有设立联网系统，通过阻断信息传递渠道，达成信息封闭化管理的目的，这种方式不仅严重阻碍了信息化建设的进程，使信息缺少联动性，相关用户无法及时查阅文本，还将管理工作复杂化，使人员只能依靠U盘进行信息接收，严重影响工作效率。档案部门要优化相关设备的软件系统，提高信息的传递性，优化互联网建设，使信息能够保持严密性的前提下，提高信息共享性，方便用户查阅使用。

4.完成考核归档

新《档案法》明确规定国企在生产、建设、经营过程中所涉及具有保存价值的信息资料都需要划入归档范围当中，确保职工以及单位的权益得到有效保障，同时也对归档工作进行了细化要求，指出丰富国企的档案室储藏资源以及进行储藏室结构优化是实现归档范围明确的重要手段。国企需要及时进行归档工作的量化处理，制定量化指标，以此对管理人员进行绩效考核，确保相关人员能够做好档案管理工作。

5.提高人才引进

首先，档案部门要加强专业人员的引进，当前档案部门的管理人员大多以兼职身份进行工作，经常会由于繁重的工作量，延缓档案存储工作，并且由于人员缺少专业的管理技术，面对计算机系统产生的异常，无法有效处理。档案馆要加强专业人才的引进，面向各大高校积极开展招聘工作，确保相关人员能够熟练掌握管理技巧和计算机技术。其次，还要对人员的思想意识进行培训，提高人员对自身工作职责的认知，了解信息安全的重要性，能够在工作中培养良好的社会使命感和责任感，进而更好地投身于档案信息化建设当中。最后，档案部门要制定完整的考核机制，通过定期的知识检测和实际能力判断，掌握人员的工作状态，针对其产生的相关问题，给予帮助。对于在档案工作中表现优良的人员提供一定的资金补助，保持员工的工作热情，使其发挥带头作用，提高其他人员的工作积极性。

此外，还要加强档案服务的便捷性，档案服务需要以用户为基础，尽可能保证多元化、个性化的发展，使档案工作能够针对不同用户的使用需求，制定合理的管理方案。第一，档案馆要建立以公众为导向的服务平台，拓展相关服务渠道和门户网站，使用户能够在线完成档案业务，并根据自身实际情况选择服务内容，完成檔案管理工作。第二，档案部门要突破行业界限，提高对用户信息的掌握范围，构建服务技术生态圈。通过整合云计算，了解当前人们重视的档案信息类型，并根据市场需求，提供全新的服务窗口，提高服务的便捷性。第三，档案室要注重用户使用后的信息反馈，了解用户在使用过程中产生的不解与疑惑，从而及时制定解决方案和应对措施，要进一步加强双方的信息传递和交流沟通，保证服务的双向性原则。

6.加强信息技术的运用

首先，档案室要提高“互联网+”技术与档案管理工作的深度结合，不只是将纸质信息进行数字化上传，而是要运用大数据平台、信息电子技术将信息资源的存储、分配工作进一步优化，加强档案数据的开放程度，使地方政府、计算机企业和社会群众能够形成良好的沟通连接。要将各阶段的发展任务进一步明确，提高档案工作的智能化发展。比如，互联网PC端+档案工作的首要任务是建立数据化平台，完善Web网络环境;互联网移动端+档案管理的首要任务是进行平台升级，将Web1.0发展为Web2.0。其次，要优化系统结构化数据，将档案信息的获取面进一步扩展，各档案机构要积极参与数据开放政策的制定，按照国家机密安全标准，完善信息采集工作，要保证用户档案的管理符合公民的隐私权。最后，要提高电子数据的真实性和完整性，档案在进行归纳、上传时，要进行数据信息的纵向对比，确保相关信息的真实有效，并加强数据整理时的部门协调工作，提高收集效率。档案工作要借助互联网巨大的网络发展平台，追求管理工作的改革创新，如档案管理组织可以将文件数据上传云分享平台，提高信息连通性，使各档案室能够形成共享格局，完成档案的交互。同时，档案部门要加强内部局域网建设，针对档案类型和人员需求，制定详细的网络模块，方便使用者操作，使服务平台能够加速数字化转变。管理人员要引进先进的网络安全防护技术，保证数据信息的隐秘性和安全性，要在计算机系统中安装功能性优良的防火墙软件和杀毒系统，从而预防网络病毒的入侵，并有效解决管理系统在运行时容易受庞大数据量引起的缓冲区溢出问题。

四、结论

综上所述，通过对新《档案法》的基本内容进行分析讨论，阐述国企档案管理存在的不足之处，提出强化管理意识、完善管理制度、开展专列预算、完成考核归档、提高人才引进、加强信息技术的运用等国企档案管理在新《档案法》视角下的发展路径，以此帮助国企明确自身的发展特征，准确把握新《档案法》的指导内容，在保证档案管理有序开展、档案信息安全存储的同时，确保档案应用价值的最大化呈现。

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（作者单位：陕西彬长矿业集团有限公司矿区生态建设分公司）0903A774-C8CA-488F-964C-45596FCBF1E3