电子档案库房建设研究

薛四新/清华大学档案馆

近年来，我国档案信息化建设快速发展，数字档案馆建设方兴未艾，很大程度上促进了档案信息的数字化、档案业务的系统化和档案利用的网络化，提高了档案工作效率和信息服务能力。但是，在电子档案专业化存储、电子档案数据库分级分类建设和档案数据资源组织存储、长期保存、安全防护、容灾备份等方面，尚需深耕细作。特别是在档案信息化系统安全运行与智能管控、电子档案容灾备份和长期保存方面，还停留在档案数据级介质备份、档案元数据标准制定等实践探索和方法研究的初级阶段，没有将电子档案长期保存、容灾备份和系统智能化运维作为一项重要工作纳入档案人员能力治理范围，运行维护人员只是简单地依靠档案系统开展电子档案管理工作，档案信息化建设存在诸多安全风险。新时期，档案信息化建设工作急需在电子档案长期保存、档案可信存储和长期安全保存等方面继续深化和开拓。由此，建设电子档案库房、转变档案管理职能、提高电子档案质量、增强电子档案长期保存能力的呼声越来越高[1]。《“十四五”全国档案事业发展规划》中，把“国家电子档案战略备份中心建设项目”作为主要任务之一加以部署。各级各类国家级档案馆建设的电子档案库房，是国家电子档案战略备份中心落地实施的基础性装备，是实现电子档案异地、异质备份的专业化工作环境。

1 电子档案库房建设定位

“互联网+”时代，档案管理数字化转型势在必行，馆藏存量档案数字化和电子文件增量归档的数量每年以指数级增长，档案机构及其人员需要在传统实体库房管理经验基础上，积极开展电子环境下现代档案管理的新业务，履行确保电子档案长期保存、安全保护和有效利用的新职能。与实体库房相对应的电子档案库房的建设与管理是档案信息化建设的核心内容，这是因为电子档案库房是支撑档案接收移交、管理服务和提供利用等常规业务工作开展的基础设施装备，是电子档案长期保存、容灾备份工作开展的重要平台，是信息化系统运行维护和安全管控的关键对象。

图1：电子档案库房框架结构

电子环境下，档案是以数字形态进行组织、分类和存储的，是以网络形式进行交互、访问和浏览的，电子档案的物理存储介质是磁盘、光盘、磁带等设备，电子档案的阅读是以系统功能形式进行逻辑上的呈现。电子档案以什么结构、形态和分类方式保存在不同的存储的存储介质上，是电子档案数据库建设的主要内容。电子档案数据库需要借助于结构化、非结构化的数据库管理系统对电子档案进行保存和管理，而电子档案数据库管理系统需要在网络软硬件基础设施平台上运行，网络软硬件基础设施又需要利用机房存放相关装备，并实现内部与外部的通讯与交互，这样就构成了电子档案库房。可见，电子档案库房是保障电子档案安全的重要一环。

电子档案库房建成后，档案机构的各类人员基于档案管理系统履行电子档案管理的各项职能、基于长期保存系统实现电子档案的长期保存、基于电子档案库房的智能化运维系统实现对电子档案库房的运行维护和安全监控，进而保障现代档案管理业务的顺利开展。

建设电子档案库房，有助于实现“十四五”档案事业发展规划的目标，确保电子档案长期保存，实现电子档案异地异质备份与管理，保障电子档案及其运行环境的安全与可靠，为未来建立国家级电子档案备份中心积累方法和经验；建设电子档案库房，有助于进一步梳理现代档案管理的业务流程和岗位职责、促进档案机构定岗定编和更好地履职，推动档案管理业务、信息技术服务和组织管理运行一体化融合发展，助力“互联网+档案”快速发展；建立电子档案库房，有助于档案机构之间开展数据级和系统级容灾备份，提升档案信息化建设能力、信息系统运行维护能力和电子档案治理能力，从多个维度保障电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，促进电子档案资源的深度开发与广泛利用，实现档案资源的增值服务，保障社会记忆的完整性和连续性；建设电子档案库房，有助于帮助电子环境下档案从业人员提升数字化意识、强化职业技能，全面推动档案信息化工作走向深入。

2 电子档案库房框架结构

电子档案库房是档案机构及其人员开展电子档案管理工作的重要装备，开展电子档案库房建设是新时期档案信息化建设的核心任务。建设电子档案库房需要依据顶层设计的理念和方法，统筹考虑库房的物理位置选择、空间格局规划、动力环境布局、网络链路连接、安全设备接入、服务器软硬件基础设施运行平台、数据处理和应用服务平台、电子档案数据库的组织分类与网络区域划分，以及电子档案长期保存系统、容灾备份系统和智能化运维系统建设等，确保相关工作有序开展。图1展示了电子档案库房建设的框架结构，图2展示了电子档案库房的定位与作用。本文从机房物理实体环境建设、网络安全虚拟环境建设、软硬件基础支撑平台建设、数据处理与应用服务平台建设、电子档案数据库建设，以及电子库房应用系统（主要包括电子档案库房运行监控系统和电子档案长期保存系统，此处不突出通常意义上的档案管理信息系统，重点突出围绕电子档案库房开展的长期保存、运行维护和容灾备份等相关工作）建设的6个维度，描述电子档案库房建设的层级结构和主要内容。

图2：电子档案库房的定位与作用

第一，机房物理实体环境为电子档案库房建设和运行提供了楼宇位置、动力电源等基础保障。其建设内容主要包括机房楼宇基建、动力与电源、安防消防、温度湿度控制系统等，用于保障电子档案库房的供电配电、维持温湿度环境，为电子档案库房内部的各类网络、计算机设备与系统提供安全可靠的物理环境。

第二，网络安全虚拟环境为电子档案库房与外界通讯、库房内设施互联互通提供了档案数据存取和系统使用的安全防护装备。其建设内容包括网络布线、网络通讯与数据交换、网络区域划分、网络安全防护等，用于保障电子档案库房内部ICT设施及其与外面计算机终端之间的互联互通，为电子库房的软硬件基础设施、数据访问和应用系统的使用提供安全可靠的网络环境。

第三，软硬件基础支撑平台为电子档案库房中数据存储、应用等提供了服务器、存储器、操作系统等软硬件基础设施联动发挥作用的运行环境。其建设内容主要包括服务器、存储器、计算环境、操作系统、系统开发工具等，用于从物理层面保障电子档案存储和应用程序运行，为电子档案保管提供物理存储介质、为应用系统提供基础运行环境。

第四，数据处理与应用服务平台是电子档案数据库和应用系统所使用的软硬件基础设施发挥作用的桥梁。其建设内容包括结构化与非结构化数据库管理系统、电子档案存储格式服务、Web应用服务等，用于从逻辑层面保障电子档案数据库的规划与管理，以及档案数据的存取访问。

第五，电子档案数据库是电子档案存储结构的物理布局和应用系统存取访问电子档案的逻辑管理平台。其建设内容主要包括档案数据组织分类、数据存储区域划分、数据存储格式与存取结构、数据备份方案、档案存取访问权限以及数据库管理系统等，用于支撑电子档案库房相关应用系统的建设，为档案应用系统存取访问电子档案提供接口访问机制和通道。

第六，电子档案长期保存系统是支持档案库管员开展长期保存业务的关键系统。其系统功能主要包括电子档案的四性检测、格式转换、封装迁移、入库管理、质量巡检、长期保存等，用于支持电子档案长期保存和安全可读，为电子档案库管员长期保存和管理电子档案提供信息化工作平台。

第七，电子档案库房运行监控系统是支持技术服务人员管理和维护电子档案库房环境、设施与应用的监控系统。其系统功能主要包括对机房物理实体环境、网络环境和安全设施、服务器存储设施物理介质及其管理系统、电子档案数据库存取访问、电子档案应用系统运行状况、系统数据备份等进行监控、管理和控制，用于发现电子档案库房中各类设施设备和应用系统运行的异常情况，为系统运行维护人员管理电子档案库房提供信息化工作平台。

电子档案数据库建设通常依据档案信息存取访问的实际网络环境，按照管理库、利用库、长期保存库、备份库、运行库等进行分库建设[2]，其中档案管理库、利用库是支持档案归档接收、保管维护和利用服务的网上数据库，而长期保存库、备份库通常采用物理层级的安全隔离措施。数据库之间的交互、通讯与一致性保持，需要按照档案资源建设计划、设置等策略，由系统进行自动化或半自动化处理。

3 电子档案库房运行机制

电子档案库房建设之初，就需要考虑和研究运行机制方面的问题，包括如何发挥电子档案库房的作用，电子档案库房如何有序、可靠运行，如何实现电子档案高质量检查入库，电子档案如何实现长期保存，电子档案资源如何实现合理分类和分级存储，档案库管员如何能更加重视电子档案数据库的规划、设计、存储、管理等工作，档案信息化系统运行维护人员如何智能化管理电子档案库房，以便在日常管理中及时发现存在的安全隐患并采取措施，最大限度地保障电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

3.1 建设和运行机制

从全国档案信息化建设的趋势看，区域性、集约化建设已成为主流。各级各类档案馆可以根据信息化建设中设施资金的投入、组织人员的能力和运行维护的成本等，研究和制定电子档案库房的建设方案和管理运行机制；可以实现不同地震带的电子档案库房间容灾备份功能，建立与国家级别数据备份中心之间的关键数据备份通道。为此，需要解决的关键问题包括用什么网络、什么载体、什么存储结构、什么文件格式，以及备份哪些内容（电子档案数据库、应用系统还是基础配置或参数）、备份工作如何有计划地执行、备份是数据级备份还是系统级的备份；还需要检查容灾备份工作的有效性。各机构建立的电子档案库房与未来国家建立的国家级电子档案备份中心之间主要是能够实现一些重要电子档案的数据级备份，系统级备份难度较大。由于篇幅原因，本文不详细探究电子档案库房建设、运行及容灾备份实现的相关方法和机制。

3.2 岗位角色配置机制

电子档案库房建设是在梳理档案管理业务、档案岗位职责的基础上进行的，在一定程度上会推动档案管理流程优化、业务工作重组、岗位职能变化[3]。一个理想的档案应用系统，应该为档案机构的每个岗位（包括机构管理岗位、档案业务岗位、数据处理岗位、技术服务岗位等）提供其履职的功能模块。

从档案管理业务视角来看，电子档案库房主要用于保障电子档案长期保存，以及支持档案接收、管理与利用等，这些业务工作的开展主要由档案管理员基于系统来实现。从当前档案机构开展档案信息化工作的情况来看，基于档案管理信息系统实现电子档案的接收、保管和提供档案利用服务的业务基本理顺，主要由传统意义上的档案管理员承担这项职能。对于电子档案在电子档案库房中的组织分类、区域划分、存储结构等物理和逻辑上的存储规划，以及电子档案在长期保存过程中存在的技术依赖性、格式过期、病毒感染、无法读取等问题，需要增设新电子档案库管员（业界也有人称之为“数字档案管理师”）岗位，相当于传统实体档案管理员中的库管员岗位。

从系统运行管理视角来看，电子档案库房的智能化管控系统需要支持系统运行维护、电子档案及其应用系统的容灾备份，通常为保障系统的安全和运行的可靠，需要设置系统管理员、审计管理员、安全管理员三种岗位。

从机构运行角度来看，档案管理与决策人员需要基于信息化环境获取档案管理各项工作开展的情况，以便及时发现问题并进行处理，同时还可借助信息化手段对岗位履职情况做出精准评价。

由此可见，基于电子档案库房架构的现代档案工作应至少设置以下岗位，赋予岗位人员相应职能，培养其开展工作的能力。

一是档案管理员，主要从事档案收集指导、档案整理编目、档案审核处置、档案编研、利用服务等相关工作。目前不少档案馆中的档案管理信息系统基本具备相应功能，能够支持档案管理员基于系统履行其岗位职责。

二是电子档案库管员（数字档案管理师），主要负责电子档案长期保存的计划、策略与安全保护等，包括但不限于电子档案资源规划、库类划分、物理存储和逻辑呈现的结构设计、电子档案安全访问规则与权限、电子档案入库与出库处理规则、电子档案质量检查与保障、电子档案格式转换、电子档案备份和存储载体方案的设计和策略制定等。由此需要建立专门的电子档案长期保存系统，以支持电子档案库管员履行其岗位职责。另外，电子档案库管员还需要与信息技术服务员共同协商电子档案的异地、异质容灾备份工作计划和策略，监督容灾备份工作的有效性及其执行情况。

三是档案信息化管理员，主要负责档案信息化规划设计、系统建设、运行维护和安全审计等业务。档案信息化系统的运行管理需要按照“三员分立”原则确定专门岗位。系统管理员主要是对系统的资源和运行环境进行配置、控制和管理，包括用户管理、系统资源配置、系统加载和启动、系统运行中的异常处理、系统和数据及设备参数的备份与恢复，并按计划和策略执行异地、异质容灾备份等；审计管理员主要对审计记录进行存储、管理、查询、跟踪、分析和评估，根据分析结果提出改进、治理的措施、方案和建议，并监督、检查各环节的安全管理工作等；安全管理员主要对系统中的安全策略进行配置，包括设置安全参数，对主体、客体进行统一安全标记，对主体进行授权，配置可信验证策略，从网络访问、数据通讯、软硬件系统运行、数据库存取访问和应用系统使用等各个层级监督检查电子档案库房的整体安全状况等。

四是管理决策人员，主要从档案工作计划和业务过程管理角度对档案机构各岗位人员的工作情况进行跟踪、检查、统计和治理。这就要求档案管理信息系统应具有面向管理决策人员设计和开发的业务过程管理和辅助决策功能，以支撑管理决策人员基于系统自动、客观地了解和评价各岗位人员的履职情况，获取系统中真实完整的记录，提高决策的科学性和准确性。

4 结束语

电子档案库房是实体档案存放向档案电子化保存转变的必然产物，是档案机构数字化转型过程中深入开展档案信息化建设的重要装备，是“互联网+档案”时代实现档案管理“存量数字化、增量电子化、保管连续化、利用网络化”的重要抓手。建设电子档案库房重点要解决各级各类电子档案长期保存、容灾备份、ICT系统智能化运行监控等关键问题，推动档案管理人员角色转变，特别要求档案机构增设电子档案库管员（数字档案管理师）和档案信息化管理员等专门岗位，专门负责电子档案长期管理、档案信息化建设、系统运行维护和容灾备份等，保障信息化系统建设的连续性、档案系统运行环境的安全性，以及电子档案入库的质量和保存期间的凭证性与可用性。从学科发展角度来看，应当大力培养懂数据库技术和电子档案长期保存业务的复合型人才；从档案机构角度来看，需要让传统库管员适应数字转型与技术发展，增强电子档案库房建设、管理和系统化应用的综合能力。这是电子档案库房建设、运行和发展的诉求，也是新时期档案信息化走向深入和延伸拓展的必然要求。