工程资料全生命周期信息化管理研究与实践

杨志祥 来 栋

(1.杭州市南排工程建设管理服务中心，浙江 杭州 310020；2.杭州远大档案技术有限公司，浙江 杭州 310005)

2021年6月25日，水利部修订印发了《水利工程建设项目档案管理规定》(水办〔2021〕200号)，提出了“强化工程档案与工程建设同步管理”“把档案工作融入建设管理全过程”“实现档案工作与项目管理的深度融合”等要求[1]。由此可见，我们应将工程档案工作延伸至项目业务管理前端，也就是档案管理需从工程资料形成开始并贯穿资料的保存、处置等全生命周期。2019年7月25日，《水利部关于印发加快推进智慧水利的指导意见和智慧水利总体方案的通知》(水信息〔2019〕220号)中提出的重点任务之一就是建设水利大脑，水利大脑包括水利云、数据资源池、应用支撑平台和智慧使能平台。其中数据资源池的重要基础就是工程资料数据，也就是必须要有符合“来源可靠、程序规范、要素合规”(新档案法第三十七条)要求的工程资料数据源。

为了实现这个目标，提出了工程资料全生命周期信息化管理(以下简称“全生命周期信息化管理”)的观点，并进行了相应的研究与实践。

1 全生命周期信息化管理应运而生

水利档案管理工作是水利基础工作的重要组成部分，水利档案管理信息化是水利信息化建设的重要环节[2]，而水利工程资料、档案管理信息化则是水利档案管理信息化的重中之重。2020年6月20日，中华人民共和国第十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过了修订后的《中华人民共和国档案法》，并于2021年1月1日起执行。新档案法新增了“档案信息化”的章节，使水利工程档案信息化管理有了明确的法律依据，也要求积极进行档案管理方式、技术的革新，加强水利工程档案信息化建设，全面提升档案信息管理水平，推进水利工程事业的稳步发展[3-4]。

1.1 工程资料工作发展历程

工程资料是伴随建设工程产生的知识产品，是宝贵的无形资产，即使当工程实体消失后，转化为档案的工程资料作为史料还会永久存在，因此工程资料的意义重大而深远。资料工作经历了从不规范到规范，从片面、缺少到全面、完整，从手工到智能的发展历程，主要分为以下四个发展阶段：

第一阶段，工程结束后，由建设单位自己收集、整理、归档，一般是有多少收多少，资料的形成和归档不可控。

第二阶段，工程资料有了专门的归档标准规范，提出了档案专项验收要求并纳入了竣工验收。资料工作的专业化程度提高了，因此在工程交工后就聘请有关的专业人员收集、整理，查漏补缺，对资料的归档环节进行了控制。

第三阶段，经实践证明，等到交工后再收集资料整理归档，资料的形成木已成舟，对缺少材料提出补充完整为时已晚，因此，产生了聘请专业团队跟踪建设过程、工程建设到哪里资料收集到哪里的资料工作模式，对资料的形成和归档环节都进行了控制。

第四阶段，进一步运用事先设计、前端控制的理念和信息化手段强化对资料形成阶段的控制，并贯穿从资料运行处理到归档保存的全过程，即全生命周期信息化管理的提出与实践，实现对资料从规范形成到智能整理归档的全过程管理。

对于第四阶段，研究者们大都提出了诸如强化档案信息化建设意识、健全信息化管理制度、加强项目档案前端和过程的管控、构建完善的信息化管理平台和强化人才培养等解决对策[5-7]。在实践方面，河南省河口村水库管理局主导开发的水利工程档案管理信息化平台虽然在分类、组卷、编档号等方面实现了自动化，但主要还是在档案管理阶段进行档案业务的操作，并未涉及档案要素的前置[8]；河南省信阳市出山店水库云平台的文档管理功能虽然实现了网络签批流转、生成格式标准规范的表单等，但未涉及电子签章技术和智能化组卷整理[9]；而扩大杭嘉湖南排八堡排水泵站工程(以下简称“八堡排水泵站工程”)也正处在第四阶段的探索研究中，建设并应用了“基于档案要素前置的工程资料管控与智能整理平台”，完全按照文档一体化、业务与档案一体化的理念，实现了全生命周期信息化管理。

1.2 全生命周期信息化管理发展趋势分析

传统的档案信息化工作主要是指传统载体档案数字化(目前仍旧存在且是主流)。因档案数字化的要求，资料检索精准度要求提高，就出现了对资料的数字化前处理，即需要进行二次加工，加工内容就是纠正资料本身不规范，以及补充档案要素等，因此投入了大量的人、财、物，造成极大的浪费。如何克服或避免二次加工，其实很简单，就是一次形成规范。因此，从源头规范、全过程控制资料一次形成规范的现实需求被提到议事日程。

水利部实施的《智慧水利总体方案》[10]和水利网信水平提升三年行动方案(2019—2021年)[11]，以及《浙江省数字水利实施方案》提出的“构建‘1161’建设体系”“打造在线互联、数据共享、业务协同、决策支持的全行业统一工作平台，实现核心业务‘网上办’‘掌上办’”等[12]的要求都为资料实现全生命周期信息管理指明了方向。

随着全社会大量电子文件、电子档案的产生，后保管模式随之诞生。注意力逐渐从电子文件本身转向管理它的过程,从实体转向它所包含的信息、知识,从个体管理转向宏观管理,从事后管理转向前端控制、全程管理[13-14]，让电子文件能真正被全过程监控起来，并且从源头抓起，使每份文件一形成即具备成为档案的资格，也就实现了档案化，即把文件从制作形成到后来储存管理的完整过程全部纳入档案化过程[15]。这些理论为全生命周期信息化管理提供了依据。

综上，实际有需求、政策有指导、理论有根据，全生命周期信息化管理应运而生，这是必然趋势。

2 全生命周期信息化管理的组成

全生命周期信息化管理是个系统工程，需由行政管理、参建角色、标准规范、信息平台、跟踪服务五个子系统组成(见图1)。

图1 全生命周期信息化管理组成

2.1 行政管理子系统

全生命周期信息化管理是个系统工程，必须要有组织体系保证，行使行政指挥权才能保证协调一致。建立执行全生命周期信息化管理的行政管理子系统，确定领导班子，建立配套管理制度和相应的考核、奖惩措施，制定强制性执行条文规定参建单位必须应用信息平台，确保定岗、定位的人员忠实于固定的角色，完成规定的操作。

2.2 参建角色子系统

根据预先为全生命周期信息化管理涉及的参建人员设计好的固定角色，建立全生命周期信息化管理的参建角色子系统，让所有通过实名认证的参建人员在系统控制下准确地定岗、定位，按照既定的规则在职责范围内实现信息的畅通运转和利用，有效控制人员的稳定、操作的规范，做到历史可追溯、责任可追究。

2.3 标准规范子系统

预先设计好整合了各专业资料标准规范与档案要素规范的标准规范子系统，保证标准统一。在行政管理子系统的指挥下，通过标准规范子系统，确保各子系统协调一致，控制全生命周期信息化管理符合国家、行业标准及建设项目的实际需要。

2.4 信息平台子系统

应用“物联网+移动互联网+互联网+工程业务+资料档案业务”的技术方案，开发全生命周期信息化管理平台，构建从源头规范资料形成、运转、利用、智能整理、自动处置归属、永久保存或销毁的全生命周期控制的信息平台子系统，它是工程管理、质量、安全、进度控制系统的重要组成部分，是实施全生命周期信息化管理的工具。

2.5 跟踪服务子系统

全生命周期信息化管理涉及工程建设相关的各类专业与信息化专业、档案管理专业等，因此，配备满足需要的专业人才队伍来进行前端控制、后端整合，建立全过程的后台跟踪服务子系统是实际需要，也是必然的趋势。这样的全生命周期的跟踪服务子系统是工程建设进一步细化分工的结果，是科学技术的进步。

上述五个子系统相辅相成，形成了整个全生命周期信息化管理。

3 全生命周期信息化管理的关键技术

实现全生命周期信息化管理有五大关键技术：一是档案要素前置控制；二是自动控制资料来源；三是自动处置资料的归属；四是智能编制资料；五是建立元数据库。

3.1 档案要素前置控制

这是一项前期准备工作，需将档案的要素前置到项目管理相关的业务环节和系统平台中。如在八堡排水泵站工程的水工、房建、设备、市政、园林等各专业资料编制的标准规范中，将档案要素纳入并嵌入业务平台，让各专业资料一形成就具有档案的资格，实现资料与档案的无缝连接，实现全生命周期控制。

3.2 自动控制资料的来源

将工程建设过程中涉及的上级主管机关、横向的行业来文等所有资料都纳入收文登记，形成唯一的进与出的资料渠道，所有的发文为各参建单位在建设过程中直接产生的资料。通过自动化收发文鉴别和登记有效控制了文件的流向，实现文件全生命周期的来源控制。

以八堡排水泵站工程为例，收文如图2所示：ⓐ接收上级主管部门如省水利厅、市林水局等行政机关的文件，杭州市林水局信息系统有关信息；ⓑ接收浙江省、杭州市政务服务平台有关项目的国土、规划、环境、消防、交通、航运等审批事项信息；ⓒ接收省、市林水行业系统的标准、规范等；ⓓ收集浙江省水利质量、安全等管理平台质安检查反馈意见等；ⓔ接收浙江水利水电勘测设计院、第三方检测的电子文件或传统载体档案数字副本信息等。发文是通过全生命周期管理信息平台的规范业务流程直接形成的全部资料，形成后自动登记转入发文库。

图2 全生命周期管理信息平台收发文来源

3.3 自动处置资料的归属

对建设工程产生的各类资料根据价值、作用的不同进行归档、备查、销毁，保证各类资料都得到有效处置，并能根据需要或时机成熟后激活转换，全面控制了资料不同阶段价值的发挥，明确了资料流向，避免了资源浪费。

3.4 智能编制资料

应用移动设备如手机、传感技术工具，在现场施工、评定、验收过程中接收、计算、记录数据，同步通过移动互联网上传PC端自动生成资料。

3.5 建立元数据库

建立全生命周期信息化管理过程元数据库，忠实记录资料形成过程、时间、地点、责任人、重要操作行为等背景信息，并将元数据纳入资料的信息包归档，佐证电子资料的真实性和原始性，保证电子资料的基本信息可还原、业务可还原。

4 全生命周期信息化控制方法

4.1 开发全生命周期信息化管理平台

4.1.1 总体功能

应用物联网+移动互联网、互联网、云计算、大数据算法、安全保密等技术，实现现场实时采集原始工程建设数据、同步生成规范的资料、跟踪监控、智能整理、自动归档、数据挖掘、信息资源共享等主要功能。变传统的人工随意工作方式为依赖系统的工作流程，实现标准化、规范化，提高质量与效率。

4.1.2 主要功能

a.现场实时采集。通过手机移动端，在工程建设现场直接采集人工或系统检测的，以及施工设备产生的数据并实时记录；也可通过各类信息系统数据交互获取。

b.同步自动生成资料。在PC端实时接收现场采集上传的数据并自动生成电子资料。

c.在线实时审批。通过“工作流引擎”，可在线实时审批，监督审批进度，且接受系统监督，保证数据的真实、完整、有效。

d.电子签章。在线审批通过的电子资料，可应用基于实名认证的“电子签章”技术，生成具有法律效力、可归档的电子资料。

e.智能编制资料。通过“文档模版引擎”采集的施工和审批数据将自动同步至标准文档模板中形成规范文件，自动生成文件题名、时间、责任者、编号等要素，将工程数据全面结构化，保证信息的可利用性。

f.自动生成检索条目。通过“条目生成引擎”，在文件形成和运行、归档利用时自动提取元数据要素、著录项目等生成条目，供检索利用。

g.智能整理资料。通过“智能整理引擎”和“规则引擎”，根据智能整理规则实现电子资料智能整理，并能指导实体档案整理。

h.自动鉴定。通过“鉴定引擎”，计算机识别后能自动判断资料归档、不归档、备查状态并进行处理，归入归档、不归档、备查库，并实行动态管理，根据需求可以转换，充分发挥资料的作用。

i.远程监控。通过“远程监控引擎”让所有管理者能根据职权查看到资料形成、运行、利用情况，可以随时发出指令进行管理。

j.流程提醒。通过“流程提醒引擎”对流程过程进行督促与揭示，保证流程顺畅，任务按时完成。

k.检索利用。通过“检索利用引擎”可对系统中正在形成的、形成归档的、现行利用的和永久保存历史查考的四种状态的文件进行检索利用。

l.会议管理。系统可进行会议创建、通知、签到、记录、会议资料上传等会议重要信息管理。

m.版本管理。系统对已办理完成的电子文件，根据业务需要或容错机制的作用修订其内容(仅限内容)，形成最新版本，同时可对历史版本进行回溯，满足各种检查、评奖以及利用的需要。

n.知识管理。系统可自由创建知识板块，常规的知识板块有工程建设法律法规、部门规章、规范性文件、技术标准、培训课件，支持文件上传、在线阅读、检索、下载等。

o.自动收发文管理。系统可对系统内所有电子文件的跨单位传递行为、接收系统外部电子文件行为进行自动登记，分别针对收、发文单位形成收、发文登记记录，控制全部资料的来源，保证资料的完整。

4.2 应用全生命周期信息化管理实行管控

通过行政、技术手段实施全生命周期信息化管理控制主要表现在以下方面：

a.利用行政管理子系统的权威影响，要求参建单位必须经过全生命周期信息化管理平台形成资料。

b.通过设定角色、账号，自动生成背景信息，实现对操作时间、用户姓名佐证真实性等的控制。

c.在安全保证体系控制下，资料信息的传输经过网络同步到达，做到实时、可控。

d.进入平台的信息在确认已完成提交后就不能更改，可确保文件的真实、可靠。

e.原始记录如施工三检、施工日记、监理日志、验收记录、监理旁站巡查记录等都是现场采集，同步到资料员电脑，有效控制资料进度并起到凭证作用。

f.各类管理人员根据权限可随机远程查看正在形成的、已形成的、归档的、保存在库房的各类资料、档案，全方位控制了资料、档案。

g.系统是按逻辑处理的，只要有不符合要求的就会提示、提醒，将问题解决在萌芽中，控制了质量。

h.系统内信息共享，相同的数据内容可以自动同步生成，减少重复操作，保证了信息的前后一致，自动编号保证资料编号完整、唯一。

i.系统能实现数据自动识别、比对与计算，能确保记录数据的准确、完整、高效。

j.系统形成的资料全部自动登录发文库，结合统一的收文途经控制全部资料集中统一管理。

通过上述的管控可实质性地对前端的工程建设、后端的工程运维的资料管理实行全方位的控制。

5 全生命周期信息化管理的实践

5.1 主要技术、业务指标对比分析

在八堡排水泵站工程试点应用了全生命周期信息化管理，通过分析、对比主要技术与业务指标(见表1)，证明全生命周期信息化管理从传统迈向了智慧，达到了预期效果。

表1 主要技术、业务指标对比分析

5.2 全生命周期信息化管理是智慧工程建设的重要组成部分

八堡排水泵站工程项目的应用实践证明，全生命周期信息化管理不但实现了资料工作智能化，而且通过对资料全生命周期控制也实现了对工程的智能控制，是智慧工程建设不可缺少的组成部分。

6 全生命周期信息化管理对传统管理的挑战

6.1 意识上的挑战

资料全生命周期信息化管理由人控变为系统控制， 克服了人控的随意性，打破了传统习惯，这是一场革命，会有一个痛苦的蜕变过程，但事实证明资料全生命周期信息化管理模式是成功的，建立系统控制的规范、标准是必须的。

6.2 人才的挑战

掌握一定的信息技术与操作技能要从施工班组抓起，因此，根据新需求加强知识与技能的培训以达到规定的要求是必须的。

6.3 现场信息采集方法的挑战

为解决现场采集数据的人性化、精准化，要求现场施工设备、设施应具有自动记录数据与输出功能，并且输出的数据能被信息系统接收，可以预先对参建单位提出这方面的要求。改进现场采集条件，有助于提高施工人员在现场采集数据的意愿。

6.4 建立集成统一的档案数据平台的挑战

因为围绕一个建设工程产生的所有有价值的资料和各类信息系统数据最后的归属都是档案，所以这个统一平台就要考虑建立集成统一的档案数据库系统，为各信息系统的数据提供最后的归属并转化为档案，以供永久保存利用，这是必然的趋势。如八堡排水泵站正在考虑与BIM，运维，省水利测量、质检等系统数据进行对接，希望通过交互协议来解决。

7 结 语

工程资料全生命周期信息化管理的研究与实践论证了智慧工程建设不可缺少资料全生命周期的信息化管理，它是智慧工程建设的重要组成部分，因此必须迎接挑战，努力推进智慧工程建设走向新高度。