关于食品检验档案管理信息化建设的思考

翟培灿

食品安全影响着人们的身体健康。随着社会经济的不断发展、人们生活质量的不断提升，食品安全逐渐成为当前关注的热点问题。为更好地实现食品安全管理，食品检验档案管理的质量还需进一步提高，以从本质上提升食品安全管理效用。同时，在科学技术发展的背景支持下，食品检验档案管理应以专业技术为支撑，与时俱进，不断创新管理模式，构建信息化管理体系，以更好地为食品检验档案管理工作提供有力支持。本文将以信息化管理的优势作为切入点，结合当前食品检验档案管理中的不足，思考关于食品检验档案管理信息化建设的有效措施。

食品检验是保障食品安全的重要技术性监管工作，对人们的健康生活有着重要影响。在整个食品检验管理体系中，食品检验档案管理是保障食品安全的重要技术支撑和基本依据。随着科技领域的不断发展，档案管理信息化建设逐渐成为当下食品检验档案管理发展的重要趋势，其具备诸多优势作用，能更好地推进食品档案检验管理工作的有序开展，提高档案管理的整体工作效率，为食品安全提供更具效力的保障。

一、食品检验档案管理信息化建设的优势

食品检验档案管理工作旨在对食品安全监督检查一系列活动中的相关信息资料内容以各类形式进行记录并保存，作为食品安全管理的基础且重要的参考依据，以保障食品的安全性。通过融合信息技术，构建信息化食品检验档案管理体系，能够对档案管理工作提供更优的保障，使管理工作效率更高。具体而言，主要有以下几个方面的优势：

首先，具备良好的空间优势。传统档案管理需要占据一定的现实空间，将档案资料放置于文件储存柜中，随着时间的推移，档案资料会不断增加而占据更多的空间。与传统形式的纸质化管理模式相比，信息化管理能以电子、云储存的形式对档案进行收录和管理，仅以虚拟空间的形式进行资料的整体管理，使传统形式的资料不再过多地占据现实办公场所，大幅提高了档案管理的整体空间，使档案资料的可储存性及容量更大，能够更好地对过去及现在的档案资料进行收集与管理，使档案整体存储时效更长，且内容更加完整。

其次，具备较高的管理效率。过去的档案资料管理形式主要以纸质方式进行资料的存储与建立。在管理工作中，不仅需要做好纸质化的管理分类，将各类资料置于各个档案夹、档案柜，且需要做好前期的管理准备工作，以便后续进行查阅与统计。随着档案资料内容的不断增多，在实际管理过程中，管理难度会逐渐加大，尤其体现在对资料信息的查阅与统计等工作环节，整体较为繁琐，且相对耗时较高。而信息化建设模式下，则能依托计算机技术及智能分析处理技术，对档案进行有效整理，相对而言更加方便快捷，既能在一定程度上解放人力资源，使人为存在的管理失误率得以有效降低，亦能提高档案管理的工作效率，使档案资料的归档率、内容的完整度得到保障，在后期的查阅及统计工作中能够更好地实现智能化，大大提高了管理效率。

最后，具备资源共享的优势。以往在进行档案资料的管理工作中，除专门的档案管理人员外，其他相关人员在使用档案资料时需通过一道道手续实现档案信息的查阅。同时，在具体信息资料的查阅过程中，还需要耗费相当的时间、精力在大量的资料中进行寻找，受到空间及时间等因素的综合限制。而在信息化建设条件下，则能依托信息技术的资源共享功能，使档案资源共享，通过网络平台使工作人员实时查阅相关信息资料，不仅提高了档案信息查阅的便捷性，亦能发挥档案的价值。

二、当前食品检验档案管理现状及问题

（一）重纸质档案，轻电子档案

一直以来，在档案管理工作中，都以纸质的形式实现资料信息的管理工作，且为当前档案管理的主流模式。尽管科学技术在不断进步，无纸化工作模式不断被推崇，但在实际的管理工作中，纸质化档案管理仍占据着当下档案管理的主要地位，未能与时代形成有机统一，在管理模式上存在一定的滞后现象。从目前具体的推进工作上看，主要表现为多数单位对档案信息化建设的意识不强，重视程度不高，从而在投入力度上相对较少，导致管理工作仍以纸质化形式体现，档案信息的使用价值亦难发挥其应有效用，不利于档案信息化的发展。

（二）档案存储查询难度较大

由于现阶段的档案管理模式仍以纸质版为主流形式，因而在实际管理与应用过程中，存在一定程度的管理及使用难度。随着时间的推移，档案信息资源不断积累，占据大量空间的同时，使工作人员的整体管理工作不断加大，尤其在信息资料的查阅、统计等环节，更是存在一定的管理难度。而为更好地实现有效管理，提高管理空间的可用性，部分单位则会定期将具有一定期限的档案资源进行销毁处理。如此一来，档案资源不仅存在浪费问题，更失去了档案资源的应用价值。

（三）档案管理软硬件设施更新速度滞后

当前大多数食品检验机构的建立时间相对较短，在不具备完善的办公条件下，资料库、管理人员、各类安全措施以及相关设施设备等未能及时配置，导致现阶段在开展食品检验档案管理工作时无法切实实现信息化管理，仍以人工管理方式为主。或是部分单位购置了相应的档案管理设备，但整个体系的建设并不健全，在实际应用中也主要以纸质化人工管理的方式进行，导致信息化建设的速度和精度达不到要求，进展较为缓慢。另外，在信息化管理标准上，亦存在不一致的现象，未及时对具体的档案信息管理及处理等方面进行有效规范，导致目前信息化管理优势未能充分发挥作用。

（四）信息化监管水平不高

基于当前档案管理信息化建设的情况分析，除必要的设施设备需要落实之外，还需要考虑专业人员及相关队伍的建设，同时需要具备良好的信息技术应用水平。但目前在食品检验档案管理工作中，人员的整体素质及工作能力相对较低，包括知识的老化、学习能力及学习意识不强、不具备良好的计算机应用能力等，导致无法有效地推进信息化建设。

三、食品检验档案管理信息化建设对策

（一）整合资源建设信息监管系统

信息化建设的过程中，首先需要对相关资源进行有效、全面的整合，在原有的档案资料充分整合、集中管理的基础上，进而为信息化建设管理落实做好充分准备。在获得上级授权的基础上，依托档案资源的整体内容进行重整，进而招标采购所需档案资源管理软件及硬件设施，如个人电脑、数码相机、扫描仪等。同时，结合部门需要，进一步配备相应的档案柜及其他网络设施。在保障各类基础设施设备建设完善后，对食品检验档案数据库、信息系统及信息网等逐一进行建立，将各类不同格式的文件档案信息资源进行分类处理，分别储存至服务器对应的数据库中，确保档案信息的完整录入，并做好分类管理。进而在此基础上，提高食品檢验档案信息的公开力度，对公众开放信息查询服务板块，使其能够通过网络信息平台，对相关档案信息进行自主查阅和了解。同时，建立并做好对食品检验档案管理系统及数据库的后台管理，提高信息化建设应用的稳定性与运行效率，增强对信息化档案管理的监管工作，使食品检验档案管理信息化建设更加完善，为发挥信息化档案管理作用提供更具质量的管理支持。

（二）利用云技术促进食品检验档案信息化建设

在信息化建设中，云技术的应用有着十分重要的价值作用。通过对云技术的应用，构建食品检验档案信息查询网络，能够在很大程度上提高整体应用效能。具体表现在：其一，能够降低硬件设施的维修费用成本。云技术是将档案信息资源直接储存至云端的方式实现信息管理，如此一来，则不需购买更多的服务器及电脑网络设备，从而降低相应的硬件设施各项成本以及维修更换费用。其二，能够降低档案信息管理系统设计开发及數据分析维护成本。在科技不断发展的今天，云技术已趋向成熟化。通过将云端数据库平台应用于食品生产检验档案信息化工作中，能更好地对存档信息资源实现直接管理，从而无需再度开发相应系统，有效降低对系统的维护及升级成本。其三，云技术的应用还能防止出现信息孤岛的现象。在云技术的应用下，各地区的食品检验档案管理机构能结合已有的计算机网络基础设施及硬件基础，通过对云端网络平台的建设，实现全国性食品检验档案管理信息系统的建设，使食品检验档案保管能在全国范围内实现统一管理。

但在云技术的应用期间，不可避免地存在一些不足之处。譬如，在建设云端管理体系中，云服务相关企业会直接获取原始档案信息，一旦其因私利对信息进行窃取或利用，则会对食品检验档案管理机构造成一定威胁。这就要求确保云服务企业具备良好的服务水平及职业操守，避免出现这些风险问题。对此，还需进一步加强相应的监督体系、完善各类相关法律体系。此外，在信息技术的应用下，还可推动“低碳化”管理模式。如建立专题数字化文档信息库等，基于共享的原则，合理分工，以更好地适应民众对档案数据信息的更多需求。同时，还可建立网上档案信息阅览平台及展厅等，提供给民众随时随地查询并阅览网上档案的平台，以提高信息化建设的使用效率。其间，还可设立相应的咨询论坛，对广大民众征询相关意见和建议，并在论坛中发布对应信息等，以提高用户的主体性作用，不断推进基层食品检验档案管理工作的规范化落实。

（三）提高档案管理投入力度及创新能力

信息化建设的有效落实，应先提高对档案管理的重视程度，基于经费、库房等各个方面，对档案管理工作期间存在的各类问题进行及时有效的解决。对于基础设施的建设方面，应当做好网络环境、硬件环境以及软件系统等方面的建设工作。首先，在网络环境建设上，主要分为内网、业务专网、公众互联网等各个方面。其中，内网主要以实现对档案信息的内部处理及管理工作，包括各类食品检测记录档案信息内容的收集、传递、预处理、信息系统检查等;业务专网主要以实现对整个系统内部业务的受理及信息采集，通过预处理，向用户提供相关资讯服务;公众互联网则是面向社会公众的服务体系，以利用网络平台对公民进行多种形式的检索和档案查阅等服务。其次，在硬件环境构建上，信息化管理大多以电子文档管理系统、数字档案库等形式开展工作。根据具体的功能，建立具体的信息资源数据库、构建具有高性能的用户访问服务器系统，并同时配置相应的所需硬件设备。最后，在软件系统的建设上，主要分为系统及应用两个类型的软件。前者主要以搭建操作平台为主，对计算机系统中的各独立硬件进行管理，确保其能协调稳定的工作;后者则基于用户应用方面提供相应支持的应用程序，使用户能更好地对档案信息资源进行管理。

（四）加强档案信息化建设人才的培养

在建设信息化食品检验档案管理体系过程中，人员安排与能力提升亦是需要关注并重视的问题，只有人员具备良好的计算机技术应用能力，才能使信息化档案管理体系充分有效地发挥其价值作用。因而在进行信息化建设期间，还需加强对这方面人才的建设与培养，提高相关工作人员的信息化意识，使其既能具备档案管理专业知识与技能，亦能应用计算机操作技能，以更为科学的方式实现食品检验档案管理。在此过程中，需定期组织档案人员参加相应的培训工作，包括计算机知识、档案专业知识等，以不断提升其业务能力。同时，还需对档案管理模式不断学习探索，创新信息化管理新模式。此外，除专业技能的培养外，亦需增强相关人员的工作责任感，提高其自身的素质修养，使其能够自主积极地进行信息技术应用能力的学习与自我提升，更好地适应信息化档案管理工作，满足当前社会发展的需要。其间，需特别重视对骨干人才的相关培养，对其进行重点培训和继续教育，建设更具专业素质的食品检验档案管理人才队伍，为信息化管理的加快落实和可持续发展提供强有力的后备支持。

结语

作为影响人们健康及生活的重要工作内容，食品安全管理是不容忽视的重要工作，在落实食品安全检查工作的过程中，食品检验档案管理工作的质量高低对食品安全管理工作的质量成效有着重要影响。为更好地推进食品检验档案管理工作的有效开展，充分发挥食品检验档案管理工作的价值作用，应充分结合现代信息技术，积极构建信息化食品检验档案管理体系，借助信息技术优势功能，进一步提升食品检验档案管理工作的整体效能，加大监管力度，从而更好地保障食品安全。