混沌理论视角下高校学籍档案翻译服务的SWOT分析

在混沌理论视角下，高校档案馆不再是一个封闭的组织，而是一个开放的非线性系统。于此，本文将高校学籍档案翻译服务中，随着内外部环境和条件变化所形成的优势、劣势、机会、威胁等四个方面的情况结合起来进行SWOT分析，并以需求为导向，利用当前一些成熟的外部技术和平台，制定了翻译服务的SWOT策略，趋利避害，从而突破传统翻译服务方式时空的局限性，实现“触手可得”的翻译服务方式。

如今新冠病毒席卷全球，在全球肆意蔓延，对全球各国及其人民的现在和未来都造成了不可估量的影响。在混沌理论的视角下，全球可以看作一个大的系统，而高校学籍档案翻译服务则可作为全球的一个子系统，不可避免地会受到大系统的冲击和影响。而且高校学籍档案翻译服务的对象都是需要出国留学或工作的，所翻译的学籍学历档案是其出国留学或工作，申请国外大学或机构的必备材料之一。因此，这种面向全球化和国际化的翻译服务更容易受到外部环境和条件变化的影响。

正基于此，本文将在混沌理论视角下，面对这场新冠疫情对高校学籍档案翻译服务的冲击和影响，对高校学籍档案翻译服务进行SWOT分析，并制定了翻译服务的SWOT策略，在翻译服务中规避风险，弥补服务中的劣势，抓住机会，利用优势，为所处在外部环境不断变化中的翻译服务提供了崭新的思维视角和创新思路。

一、混沌理论视角下的翻译服务

混沌理论（Chaos Theory）是一个物理学的概念，其非常有名的“蝴蝶效应”（Butterfly Effect）（一只蝴蝶在世界上某个地方振动一下翅膀，就会引起世界上另一个地方的风暴）。意指系统某一部分中的微小改变所产生的后果，都有可能导致系统其他部分或整体发生巨大变化。如果把全球看作一个大的系统，全球的任何东西都可以是其中的子系统，而任何子系统中的微小改变，都有可能造成系统状态的巨大变化。

从混沌理论的视角看，高校档案馆不再是一个处于平衡状态的、封闭的、被动服务的组织，而是一个处于非平衡状态的、开放的非线性系统，其内外部环境和条件处于不断变化和发展之中，而且有些变化是多元的，始料未及的，甚至是混沌的。当今世界日新月异，高校学籍档案翻译服务作为高校档案馆以及全球大的系统中的一个子系统，其系统内部出现的混沌现象是不可避免的，同样存在着大量的蝴蝶效应（对初值的敏感依赖性）。换言之，会不断受到内部条件的影响以及外部环境的冲击，面临的内外部环境中不规则、不可预测、不确定性的因素也越来越多。如今的新冠疫情跌宕起伏，加快了世界的变化和不确定性，而面向全球化和国际化的高校学籍档案翻译服务更是加剧了这种敏感性，因此，国际国内环境和条件的微小改变或国内外微小的政策变动都有可能给翻译服务带来或大或小的服务方式的改变。

由此看，当前全球性新冠疫情的动态事件，对高校学籍档案翻译的服务方式有着不可估量的影响，那么创新翻译服务方式势在必行。本文将在混沌理论的视角下，根据国内外外部环境和条件的变化，改变传统的线性思维，对高校学籍档案翻译服务方式进行SWOT分析，并以需求为导向，以国内外外部环境和条件的变化为契机，制定翻译服务的SWOT策略，趋利避害，以期突破传统翻译服务方式时空的局限性，实现“触手可得”的翻译服务方式[2]。

二、翻译服务的SWOT分析

SWOT分析中的S（Strengths）即优势、W （Weaknesses）即劣勢、O（Opportunities）即机会、T（Threats）即威胁。所谓SWOT分析，是指某一企业、机构、组织或部门等，基于其内部条件和外部环境的各种因素，将其在运行过程中，所面临的内部优势、劣势和外部的机会和威胁等内外部的情况，结合起来进行全面、系统地综合分析，趋利避害，利用外部的机会和内部的优势，避开外部的威胁和内部的劣势，从而制定出合适其自身发展的策略。

鉴于当前高等教育的国际化以及当今全球性的新冠病毒蔓延，在混沌理论的崭新思维视角下，对高校学籍档案翻译服务进行SWOT分析，摒弃传统的线性思维，将翻译服务中随着内外部环境和条件变化所形成的优势、劣势、机会、威胁等四个方面的情况结合起来进行分析[3]。

（一）优势分析（Strengths Analysis）

当前，学籍档案的数字化以及远程翻译服务系统的建立，是推行高校学籍档案翻译服务方式创新，改变传统的到档案馆办理和领取学籍档案翻译件的最大的内部优势。

1.学籍档案的数字化

目前，全国已有不少高校档案馆在进行数字档案馆建设，尤其是对利用频率较高的学籍档案进行数字化管理。比如，四川大学档案馆，通过外包的方式对现有馆藏学籍档案进行全数字化，而且在数字化的同时，配备了与学籍档案数字化相匹配的包括计算机、网络设备、扫描设备、存储设备、服务器、安全设备以及其他支撑设备等硬件设施，并且在学籍档案数字化的基础上，也建立了学籍档案管理系统和教学档案库等[4]。

2.远程服务系统的建立

学籍档案的数字化，是建立远程服务系统的前提，是创新学籍档案翻译服务的“物质”基础。在学籍档案数字化的基础上，以数字化为“物质”保障，目前有些高校档案馆已在其官网及微信公众号中，开通了学籍学历档案翻译的远程服务系统，并配备了与远程服务系统相关的软件设施，主要包括网络服务平台、档案管理利用系统和档案预约系统等软件设施。远程服务系统的建立，使得学籍档案翻译可以在网上进行预约办理，从而在时空上有了一定的突破。

（二）劣势分析（Weaknesses Analysis）

翻译服务人员的数字化意识和水平不高，是制约高校学籍档案翻译服务方式创新的一个因素，也是创新翻译服务方式的劣势之一。此外，如果不能实行电子归档，就无法实现学籍档案的全数字化，也是影响翻译服务方式创新的劣势之一[5]。

1. 数字化意识和水平有待提高

学籍档案翻译服务方式，由传统的现场服务和函办服务方式向网络化和远程化服务转变，这也对学籍档案翻译服务人员提出了更高的要求，要求与学籍档案翻译相关的每一个岗位的服务人员都要有数字化、信息化和资源化的意识和水平。翻译服务人员不仅要满足师生、校友对档案翻译服务提出的新要求。比如说，“足不出户、触手可得”的翻译服务，更要与时俱进，提高数字化意识和信息化水平，适应数字时代学籍档案翻译服务方式的转变。

2.电子归档有待加强

学籍档案的数字化，是开展学籍档案翻译远程服务的基础支撑条件。目前，很多高校档案馆在进行学籍档案数字化，但与学籍档案的前端收集工作还不能做到无缝对接，对新接收的学籍档案还不能做到电子和纸质档案同时归档，从而不能在学籍档案的归口上实现数字化，学籍档案工作在收、管、用等方面只能部分实现数字化和信息化，这也是制约开展学籍档案翻译远程服务的物质条件之一。

3.网上预约办理的局限性

目前，很多高校学籍档案翻译服务已经开通了网上预约办理，比到现场办理方式都有所改进，但也存在一定的局限性。比如，四川大学档案馆在网上预约办理学籍档案翻译服务前必须要电话咨询需要办理的学籍学历档案是否归档，否则无法办理，并且还有一些项目在网上无法预约，如成教成绩、网教成绩等。而且网上预约办理，不可避免地需要现场领取或邮寄服务，那么在疫情期间，这种直接接触或间接接触都有感染病毒的风险。

（三）机会分析（Opportunities Analysis）

混沌理论的思维视角下，高校档案馆的外部因素是在不断变化的，对高校学籍档案翻译服务的需求也在随之改变。鉴于当前新冠病毒在全球化蔓延，对高校学籍档案翻译服务会产生新的需求，我们应根据其内外部环境和条件的变化，利用外部的条件和机会，以需求为导向，寻求或培育适合自己生存和发展的服务环境和条件，推行新的服务方式。

在混沌理论视角下，高校档案馆是一个开放的非线性系统，机会也存在于与外部各种资源、信息和技术的交换之中。目前，互联网已经是成熟的网络平台，大数据处理技术、5G技术及防伪技术等技术在日益成熟，数据完整鉴别技术、防篡改技术以及固化技术也逐渐兴起。利用外部这些成熟的平台和技术，是突破传统翻译服务方式的机会，学籍档案翻译从学生提出翻译申请，到收到翻译件，所有流程都可以在线上完成，从而使高校学籍档案翻译服务与利用方式彻底突破了时空的限制[6]。

（四）威胁分析（Threats Analysis）

如果学籍档案翻译所有流程都在线上完成，翻译件就不再以纸质翻译件为主，取而代之的是电子文档，电子文档也存在于网络之中。但以混沌理论视角来看，网络安全并不是一成不变的，它也是一个动态的过程，也存在一定程度的漏洞，由此也会给电子文档的翻译件带来安全问题和一定的风险。

这些电子文档的翻译件包含了学生在校期间的成绩、证书等重要信息，这些信息也包含了学生的身份信息和成绩数据。如果这些身份信息和重要数据被黑客或其他别有用心的人所利用，可能会给档案馆和这些学生带来一些风险，甚至会造成无法估计的损失，这也是创新翻译服务方式最大的威胁。

三、翻译服务的SWOT策略

上述在混沌理论视角下，分析了在高校学籍档案翻译服务中的SWOT，即优势、劣势、机会、威胁等四个方面的情况。下面本文将制定翻译服务的SWOT策略（见表1），即SO策略、WO策略、ST策略、WT策略，在翻译服务中规避风险，弥补服务中的劣势，抓住外部机会，利用内部优势，创新翻译服务思路，将SO策略、WO策略、ST策略、WT策略等四个策略进行有机组合，从而制定出最优的SWOT策略，真正改变传统服务方式时空的局限性。

由表1可以看出，在高校学籍档案的前端收集工作中，与学校信息化办进行一些合作，对OA系统与档案系统进行对接，实现技术上的对接，通过0A系统进行电子归档，在档案的归口上实现数字化，从而实现学籍档案的全数字化，弥补翻譯服务中学籍档案没有全数字化的劣势，再对翻译服务人员进行一定的培训，提高他们的数字化意识和信息化水平。其次，可以在高校学籍档案的翻译服务中，抓住外部机会，利用当前外部相关成熟的平台和技术，建立档案管理系统、学籍档案数据库，搭建档案远程利用系统和档案翻译的综合服务平台，以及推行无纸化服务等，从而实现学籍档案翻译的全网络化服务。同时，可以在全网络化服务过程中，高校档案馆应具备风险意识和应对技能，利用加密技术、防篡改技术以及固化技术和数据保护设备等，及时修复网络漏洞，保护好档案数字化数据和翻译数据，从而减少或避免外部的安全隐患和风险。

此外，在学籍档案翻译服务中，利用电子签章技术，推行无纸化服务也势在必行。目前来说，电子签章从技术上已经完全可以保证签章的真实性、可行性和有效性。电子签章完成后，翻译服务人员可以通过电子邮件方式直接发送给翻译申请者，或在翻译的网络服务平台把电子签好章的文档上传至服务系统，申请者可以登录账号自行下载。申请者在获取电子签章的学籍学历档案翻译文档后，可以在线申请国外的学校或机构，如果需要纸质翻译文档，也可以自行彩打，由此可以完全不用到现场取件或邮寄服务，那么在疫情期间，也就避免了直接接触或间接接触感染病毒的风险。

四、结语

在混沌理论视角下，高校档案馆不再是一个封闭的组织，而是一个开放的非线性系统，国内外环境、条件或政策等微小的改变都有可能给档案馆服务带来或大或小的服务方式的改变。因此，在这个瞬息万变的混沌世界中，没有哪一种服务方式可以“以不变应万变”。于此，本文在混沌理论的视角下，根据国内外外部环境和条件的变化，改变了传统的线性思维，对高校学籍档案翻译服务方式进行SWOT分析，以需求为导向，以国内外外部环境和条件的变化为契机，利用当前一些成熟的外部技术和平台，制定了翻译服务的SWOT策略，趋利避害，以期突破传统翻译服务方式时空的局限性，让服务对象真正体验到“足不出户、触手可得”的翻译服务，在当前新冠病毒疫情期间，真正做到无接触、零接触，从而减少甚至避免直接接触或间接接触感染疫情的风险。

参考文献：

[1]钟志贤.阐释学、模糊逻辑、混沌理论与教学设计[J].理论探讨，2004（2）：9-14.

[2]何瑞金.高校档案远程服务的保障措施[J].兰台世界，2012（4）：23-24.

[3]庞莉.高校档案的多元化利用：学籍档案翻译过程的创新研究[J].云南档案，2015（7）：43-45.

[4]刘扬.基于SWOT分析法对高校档案馆员“职业高原”现象原因及对策的探析[J].机电兵船档案，2017（4）：55-57.

[5]杨莎.运用SWOT分析法谈高校档案信息开发利用的对策[J].改革与开发，2015（2）：122-123.

[6]张珍辉.基于混沌理论的高校学籍档案翻译服务创新研究[J].卷宗，2021（2）：54-55.