新业态下企业采购供应系统流程的设计探讨

谷爽 中交第二航务工程局有限公司第六工程分公司

1.采购供应系统设计中的常见问题

科学合理的企业管理和业务流程设计能够提高企业整体运行效率、节约运作成本和提高企业相关业绩等作用。虽然相关内容下的某个流程不一定适用于每一个企业，但是各个企业在流程设计方面却存在着相似性问题。较大多数企业常见的流程问题包含四个方面：

1）企业常见的流程问题一∶关注内部流程，忽视外部流程。在现实中，一方面，很多企业只关注自身内部的流程优化问题，却忽视了上下游其他关联企业的流程优化，进而产生了一系列问题；另一方面，即便某些企业看到了外部流程与内部流程衔接的重要性，但是由于下游的销售环节是能够直接给企业带来利润的地方，因此与下游环节的流程衔接问题往往是企业关注的焦点，而对于与上游供应环节的衔接却缺少考虑，这也是导致企业内外部流程衔接不畅的重要原因。

2）企业常见的流程问题二∶核心业务流程不明确。业务流程是实现产品和服务从起点到终点这一流动的过程，其中包含核心业务流程和非核心业务流程。如何才能界定某个流程是核心流程，是由企业的战略决定的。

当我们把企业的战略目标分解到各个层次、各个部门后，就会找到核心业务流程。例如，在建筑项目中，采购部门要采购涉及到很多物资，有的物资采购是用于业务流程中，如运用在实体建筑中的物资，而有的是用在管理流程中，如办公用品等。在用于业务流程的物资中，有的物资对实现企业战略目标非常重要，而有的物资并不重要。如果重要的物资采购供应系统设计不当、造成采购浪费或采购成本居高不下，进而导致企业的战略目标就无法实现。由此可见，这些企业采购中的重要物资的采购流程就是核心业务流程，该部分重要物资的采购供应系统设计又成为企业采购供应系统设计的重中之重。

因此，并不是所有的业务流程都是核心业务流程，只有对企业战略目标的实现影响非常大的流程才是核心业务流程。在企业经营管理过程中，要把有限的人、财、物等资源向核心业务流程倾斜，首先保证其得到满足，这也是本文探讨的重点。

3）企业常见的流程问题三∶存在流程分割和冲突现象。企业内部各职能部门之间经常会存在指令上的矛盾冲突，其原因在于企业对流程的割裂。例如，物资部门考虑的仅仅是本部门内部采购流程的合理性，生产管理部门考虑的只是相对于本部门内部生产流程的合理性，而运营管理部门考虑的又是只关于运营流程的合理性等，对于企业整体流程的合理性反而被忽略了。

如何处理这一问题呢？应该站在全局角度把握企业的整体业务流程。部门之间的冲突来自它们之间关系的不协调，而这个关系是由企业的流程决定的。因此，要定期或不定期地针对隐藏在各个职能部门背后的流程进行公开讨论，梳理其中的主辅或者协从关系。并且，在整个问题解决过程中，必须由各部门的负责人与企业主要领导人员共同协商。尽管问题的解决思路是明确的，但是在具体落实的时候，还要考虑方法的应用、场合和时机的把握等环节。

4）企业常见的流程问题四∶解决流程问题缺乏灵活性。很多企业的流程出现问题后，往往基于明确的规章制度进行处理和解决，这种操作方法虽然简捷但具有两面性。任何管理措施都具有两面性，关键是我们如何看待和灵活运用，应针对不同的企业进行有效地应变。基于企业管理流程，应针对相应的急需、特殊采购制定相应的应急流程，使企业采购供应系统更加人性化。

2.采购供应流程设计的基本点和原则

2.1 流程设计的基本点

采购供应流程的设计要符合自身企业的整体管理模式和运营特点，只有做到适应企业的发展要求，才能实现采购供应目标。流程设计的基本要求是：流程的管理可控和效率最高，这是流程稳健运营的基础。

（1）管理可控是流程运作的必要条件。流程只有在管理可控的框架下运行，才能保证流程的不断优化，才能保证流程的效率最高。流程的管理可控主要包括局部可控性和整体可控性两个方向。局部可控性，是指流程系统中各个子流程或关键环节要实现管理可控，如物品的寻源、采购、认证、验收、配送、付款等子流程要分别实现流程的管理可控。流程的局部可控性是流程可控性不可或缺的环节和基础；而整体可控性是寻求流程整体管理可控性、实现流程整体效率最高的关键。为了消除各个子流程之间在服务水平、技术水平和经营管理等方面存在的差异与矛盾，必须从流程整体的管理可控性角度入手，实现流程的整体可控性。

（2）效率最高是流程设计的关键点。流程设计是为了适应企业的发展需要，对企业采购供应流程中各个职能的整合，降低企业的采购供应成本，提升采购供应效率，促进采购供应目标的实现。因此，在进行流程设计时，须将实现效率最高放在首要位置。

对任何流程来说[2]，要保持其高效运作，顺利实现其采购供应目标，就要对其流程进行必要的管理控制。缺乏控制的流程，不利于采购供应目标的实现；而过分的控制，又会损害流程效率的实现。流程设计就是在平衡管理控制和效率最高的矛盾中，实现采购供应的效率最优化。

2.2 流程设计的原则

在平衡流程设计基本点的条件下，采购供应流程设计要遵循流程的标准化、透明化原则，在满足管理和业务需求的情况下实现流程最优化。

（1）流程设计的标准化原则，是指设计的流程必须包含采购供应相关的所有活动，所有活动必须职责分工明确，以达到可遵循、可追溯。流程、子流程及细分后的活动/过程/任务，都要有对应的拥有者和用户，参与运作的人力/系统资源，输入、输出内容，控制规则/制度，衡量指标。要避免重复执行内容完全相同的流程。要参照业界的先进管理实践，建立可行的执行标准，减少直至消除不增值的流程环节。

（2）流程设计的透明化原则，是指要考虑现代信息技术的运用，缩短信息传递路径，实现高效沟通。组织体制尽最大可能扁平化，提高相关方的协同工作效率。

采购供应流程设计也是一个持续改进的工作，企业要在不断变化的竞争环境中，不断修正、改进自身的流程，再造流程，让流程可以适应变动的环境，使采购供应可以高效地满足各个部门对物资和服务的需要，保持流程在合理、先进、科学的水平上持续发展。

3.流程设计的因素和关键点

3.1 流程设计的因素

采购供应流程，一般分成管理流程和业务流程。管理流程和业务流程是采购供应流程的两个层次，共同构成流程的一个整体。管理流程是采购供应流程的宏观层面，确立流程的发展方向和指导原则，而业务流程是采购供应流程的微观层次，是流程的操作层次和执行层次，在设计流程时要统筹流程的两个层次，注意考虑以下因素∶

（1）流程的完整性。要将采购供应所涉及的一切活动都纳入采购管理流程中，流程不完整不可能实现可控，更不是好的管理。而流程过于简单、监控点设置不够等，将致使采购过程操作失去控制，产生质量、供应、价钱等问题。在很多企业里，采购供应管理人员往往容易疏忽物品认证、策略制定、物品族架构、组织机构评估等管理流程，从而酿成质量管理差、整体运行效率低等不良后果。

（2）全局性高于个体性。一个复杂的流程往往会孕育一些个性化的流程/活动，在确保物流、资金流、信息流合理和顺畅的情况下，要从全局的视角进行评估，决定取舍，主次分明，适度的个性化，以控制运作成本，保证全局高效运行。至于个别员工素质较低，掌握和运用信息技术能力有限，则应通过培训来提高其水平，不能因此而降低流程的整体档次。

（3）时效性。企业的发展、环境的变化，新管理、新技术都可能使得既有流程不能适应新情况，定期或不定期地对流程评估本身就是一项必需的流程。

3.2 流程设计的关键点

在设计一个采购供应流程时，还要注意使流程满足以下的关键点∶

（1）流程的结构要与采购物品种类、数量、地域相匹配、相适应。过多的流程环节会增添流程运作成本，降低效率，而流程过于简化；将致使流程操作失去控制，产生物品质量、物品供应等问题。

图1 新业态下企业采购供应业务流程图

（2）流程要与企业的内外信息系统融合在一起，提高企业对采购供应信息的处理速度。

（3）流程的设计，要利于对各环节的效率、绩效作明确的界定、评估，便于后续的流程优化、调整。

（4）流程应可以随时跟踪采购供应业务的发展变化，适应内部和外部环境的变化，调整流程结构。

（5）流程要反映出采购人员在生产、市场运行过程中，对物品状况的认知度。由于企业自身的经营特点、在行业中所处的位置差异，在流程设计中，上述的关键点不一定面面俱到，企业要根据自身的发展规律，设计出合理、有效的业务流程，并根据现实的发展情况不断优化流程。

流程优化从两个方面着手，一是随着企业生产及领域的变化而调整，二是满足流程输出绩效指标的最优。

（1）企业总是处在发展变化之中，产品的升级换代，规模扩大与缩小，经营区域的变化这些都会对流程产生直接或间接的影响，要根据变化情况，决定对企业流程的调整。

（2）流程运行过程中，还要根据流程输出绩效指标的情况，对流程进行整合，要使流程的绩效指标处于较高的行业水准，这可通过对流程进行层层评估提升流程的绩效。

4.结束语

为企业实现成为“全球最具竞争力的一流企业”的战略谋略，应系统进行采购供应全方位的流程再造，实现采购系统创新三大主流程，即策略性采购、供应商关系管理和采购执行流程，称为采购管理的一级流程。新业态下策略性采购流程让采购人员在充分了解市场信息和内部用户需求的基础上，在“总成本”理论的指导下，制定物资采购策略，运用最优的流程选择最符合企业利益的供应商并签订合同。采购人员利用供应商关系管理流程梳理潜在供应商，对供应商进行认证，与供应商建立长期合作机制，对供应商的表现进行评估、监督完善。采购执行流程处理从需求到付款的采购执行过程，包括需求的提出、审批，处理订单、发送订单、确认订单，物资接收、检验，发票处理和付款等环节。从需求确认、寻源签约、检测验收、仓储配送、异议处理到结算付款，实施集中管理。

综上，新业态下企业流程管理中要注重系统流程的设计和动态调整，企业应该站在战略的高度，从全局的角度发掘和分析流程中的问题，并找出有针对性的应对措施和解决方案。例如，按照文章中提出的流程设计的原则和基本点，以及设计和优化的关键点，对企业的运营系统及流程进行全面的战略诊断与分析，就可以确定哪些是核心流程，哪些是主要流程，哪些是次要流程等问题。同时，系统流程设计应该区分管理流程和业务流程，合理配置运行系统的资源。