闭环管理下大型医院物资供应链实践

【作 者】吴懿俊

1 复旦大学附属肿瘤医院 后勤服务部，上海市，200032

2 复旦大学上海医学院 肿瘤学系，上海市，200032

0 引言

当不可预见的突发性公共卫生事件发生时，不但会给各行各业带来严重的经济损失，更可能如蝴蝶效应一般让市场环境逐步劣化，甚至影响国民的基本健康保障与国家安定。

2020年1月20日，本院发现1例新冠肺炎确诊病例。该病例的发生极大地考验着院方对于重大突发性公共安全事件的实际处置能力，如何在医院全面闭环管理后保障全院应急物资的供应成了重要工作之一。闭环管理初期，原有物资需求供应模式（即由科室或部门为单位分散请领物资模式）遭遇挑战，为此院方迅速做出调整，基于院内成熟的集中供应链模式，结合突发公共卫生事件的各种特征，从应急物资保障体系统筹管理的思路出发，通过反复的实践与论证，归纳并总结出“三组三口”的大型医院物资供应链应急方案，下面将具体阐述其运作方式，以期当其他大型医院遇到的突发公共卫生事件时，可以有应急物资供应的有效解决方案。

1 医院应急物资供应链

突发公共卫生事件属于无法预期的范畴，加上应急医疗物资本身也有各种生产方面的苛刻标准与制造时限，我们经常会发觉伴随着突发事件的产生，紧急实施救援时需要用到的各类物资都会造成大量单一类型的暂时性匮乏，对各方开展救助工作产生巨大的影响，此时需要政府各级单位高度协同，快速形成一套有效的应急物资供应渠道。在此前提下，公共卫生突发事件的前线人员只要通过分析各个相应的应急物资供应关键点，结合供应链SPD（supply processing distribution，SPD）的理论模型，即可形成相应的应急物资供应链体系。

2 “三组三口”大型医院物资供应链应急方案

2.1 方案的提出

当医院突发新冠肺炎病例后，院领导及后勤保障部门紧急召开会议，就紧急应急物资是否能够在医院闭环管理的状况下仅凭借有限的库存及运输能力来确保最高效的按需分配、实现医院应急物资的效益最大化的问题展开讨论，会后即形成了闭环工作组、库存管理组、物资采购组三组，物资储备口、物流收发口、闭环解除口三口的工作方案。该方案能够快速对突发事件产生的应急资源做出反应，由院领导主导、后勤SPD平台供应商参与，围绕着医院应急物资需求、采购、输送和分配的关键点展开有条不紊的联动工作。在突发事件后，院方将医院的行政及后勤保障人员按一定比例分配到各工作组及工作口，在工作人员确认新身份后尽快根据“三组三口”的临时操作手册中的指令采取相应的行动，以此加强后勤应急物资供应链的整体与个体的运营与统筹力，从而降低供应链运营的沟通与时间成本。高效的应急物资供应链管理、科学的应急物资供应链方案的抉择、稳定的应急物资供应链运营，是应对突发事件中复杂性和不确定性的重要保障[1]。

2.2 方案的分工运作模式

2.2.1 闭环工作组

闭环工作组的核心职能为闭环工作区域的物资调配。工作组将院区按楼宇划分，设立楼长。各部门物资需求通过所在区域楼长收集、汇总和报告，物资验收和发放。闭环管理下的物资供应以保障基本为目标，楼长需要对上报的物资需求进行过滤，剔除个性化且非紧急物资。为保证医院物资供应正常、储备充足，闭环工作组将根据闭环区域内物资的实际需求与迫切度及时索取、分拨与派发，对所有闭环管理区域进行统一管理，保证各楼宇间尽量少的人员流动。

2.2.2 库存管理组

库存管理组的主要工作为保证医院物资供应正常、储备充足，并根据闭环区域物资需求及时调配分发，组内设统计员一名，负责每日物资报表整理。该组的配发任务只根据闭环管理组提供的信息来处理任务单，通过杜绝其他人员的需求信息来保证医院在闭环管理下的良性循环。库存管理组的负责人每日分时段要求物资储备口的管理人员查看当前物资储备情况并报告库存，对于不足的物资及时制定物资储备计划，并向物资采购组负责人申请购买。

2.2.3 物资采购组

物资采购组的主要工作为采购闭环区域各类物资，同时保证物资供应正常、储备充足。该组的负责人将与库存管理组紧密协作，依照每日经由库存管理组负责人签字的需求单开展采购工作。利用SPD供应链网络，以最高效的形式将各类医院应急物资采购到位。

2.2.4 物资储备口

物资储备口的主要工作是每日定时查看当前物资的存储情况，制定物资的储备计划书，并向物资采购组负责人书面申请物资储备仓库。配合好物流收发口的物资输送工作。

2.2.5 物流收发口

物流收发口的核心任务是当接到物资到货通知后，该端口的工作人员将第一时间前往物资到达地接应并负责运送与入库，同时记录好每一笔入库信息。当接到库存管理组的出库背书通知单后，安排人员与闭环工作组对接并交付至该组。随后，闭环管理组会根据申请人员信息，将物资有序地配送至各病区和部门。

2.2.6 闭环解除口

闭环解除口的任务主要是在闭环结束后，在接收解除闭环管理通知后，闭环解除口的负责人对花名册人员进行集合和点名，同时对所有物资进行一次盘点，并将剩余物资移交至库存管理组内相应库管人员。在以上任务完成后，闭环接触口工作人员还须对所有物资按照医院统一管理要求进行消杀。

“三组三口”物资供应流程，如图1所示。

图1 “三组三口”物资供应流程Fig.1 Flow chart of“three-group three-port”material supply

2.3 方案实践的总结

在医院启动闭环管理后，立即以“三组三口”的运作模式成立以“楼长负责制”为主的网格化需求收集体系，为闭环工作区域的物资进行调配。

各部门需求通过楼长收集、汇总和报告，物资验收和发放。实践中，楼长制度发挥了作用，所有楼宇内人员的需求都及时得到了采购与配送。医用物资方面，医院根据市统一要求，院内储备到了满负荷运转30 d的物资（包括防疫物资在内的医用物资备货供应充足）。闭环管理前两天，院方重点解决“住”的问题，在“三组三口”管控下，将该问题及时汇报至上级并得到了快速的响应，院内本身储备不足的床、被褥等物资得到了及时补充。

危机缩减管理是危机管理的核心内容，研究证明，人员是降低风险发生概率和缩减其冲击的一个关键因素，通过危机事件的演练和培训，可提高危机处理人员的专业技术水平，改善决策者和管理者的应急指挥能力，因此危机缩减管理是提高突发公共卫生事件危机应对能力的重要有效途径[2]。此次的闭环管理实践给院方的所有参与到闭环管理的工作人员一次宝贵的经验，使得医院在危机缩减管理能力上得到了大幅提升。“三组三口”的闭环管理模型架构在此次实践中让医院的物资供应链变得极其高效。经实践，闭环管理下医院需求物资种类相对集中，主要包括防护口罩、外科口罩等15种防疫物资以及26种生活物资。经过2日供应实践，库存管理组统计员制作了《每日物资需求表单》（见表1），并由闭环管理组下方给各楼长填报，表1中所列物资优先采购供应，进一步提升了物资供应效率。

表1 每日物资需求表单Tab.1 Daily material demand form

3 闭环管理下大型医院物资供应链启示

2020年开始的新冠肺炎疫情，使得我国所有医疗机构都面临众多的突发事件的不确定性挑战。

本院在此次事件之前便早已未雨绸缪，积极学习武汉及全国各地医院抗击新冠病毒的众多成功案例，从中汲取了许多宝贵的经验与教训。“兵马未动、粮草先行”，依托SPD供应链医院储备了充足的防疫物资，并且畅通了院外采购渠道。“三组三口”的闭环管理应急预案体现了医院自上而下“统一指挥、反应灵敏、协调有序、运转高效”的物资应急管理运行机制[3]，通过时刻留意各环节的需求变化，以动态机制实时调整闭环物资供应链的管理方案，避免了因物资保障工作不到位成为突发公共卫生事件的风险和烦恼。

“三组三口”的管理机制在本院实践后，充分体现出其闭环管理下强大的应急物资处置能力，院方对于物资供应链的实践有以下三点启示：

（1）物资需求归口统一。“三组三口”供应模式的核心是物资需求的收集打破了原有科室间的界限，而是以楼宇或区域为单位进行划分，楼长还可以指定层长逐级上报。这种金字塔型的结构可以有效降低沟通成本，提升应急供应响应速度。

（2）物资供应以保障基本为原则。在医院闭环管理下，全院物资供应覆盖人群广，包括：医务人员、患者及家属、第三方人员等，在焦虑的情绪下，各方需求多而杂，采购部门需要甄别上报需求，利用有限的资源和人力，以满足基本需求为前提，做到供应广覆盖。

（3）SPD供应链的协同参与。本院的SPD供应模式在此次闭环管理中起到了重要作用。物资采购组仅需对接SPD供应商，免去了多头采购的沟通时间。

希望该实用而有效的管理模式能够为其他医疗卫生机构应对突发公共卫生事件提供一种新的参考思路和解决方案。