大数据时代社保档案管理的优化方式

刘威

随着大数据时代的到来，对社保档案管理提出了更高的要求。各单位的社保档案管理部门应该树立正确的数据管理理念，并完善社保档案管理制度，充分发挥大数据技术在社保档案管理工作中的作用和价值，提高社保档案的管理水平。

随着信息技术和大数據技术的快速发展，社保档案管理工作虽然得到了不断创新，但社保档案管理工作仍然需要优化。可以说，在大数据背景下优化社保档案管理工作，具有一定的现实意义和价值。

一、大数据时代社保档案管理的相关概述

（一）重要性

对于广大企业员工来说，社保档案管理工作的贯彻和落实具有非常重要的影响，社保档案管理工作可以作为衡量一个企业绩效水平的重要标准。社保档案不仅记录了一个企业的发展历史和重要成果，还可以作为对新员工进行培训教学的重要资料。虽然我国现阶段社保档案管理和社保行业发展水平仍然处于初步发展的阶段，但在社保档案管理工作实际应用过程中还存在一些不足之处。针对这一现象，社保档案管理工作人员应该紧跟大数据时代发展步伐，并借助大数据技术的优势加强和优化社保档案管理工作，为社保档案管理后期各项工作的开展及高效化实施提供一定参考依据，为社保行业的发展提供有力支持。

（二）目的

对于社保档案管理工作来说，并不是一个只走过场的形式主义，社保档案管理的主要目的就在于方便企业能随时调取和利用社保档案，并为企业工作人员的社保管理工作提供参考依据。在社保档案管理过程中，档案管理人员应该将工作重点放在社保档案入库登记、社保档案整理、社保档案归档以及社保档案信息化管理等各方面。

（三）作用

随着大数据时代的进步和发展，各企业中社保档案的信息数量不断增加，企业对社保档案的重视程度也逐渐增加。社保档案主要是结合工作人员的个人发展情况逐渐形成的，这些资料不仅包括了工作人员的受教育情况、职称级别、培训交流情况、工作成果等各项内容，还包括了企业发展成果、工作人员的社保状况，对这些社保档案管理工作进行精细化管理和优化，能够加强社保档案管理的整体工作效率。

（四）变化

1.封闭到开放

传统的社保档案管理工作主要是在封闭的档案馆或者档案室内开展，其主要载体为纸质化档案，传统社保档案管理工作开展环境决定了其封闭性的特点。并且，随着信息技术和大数据技术的不断发展，社保档案管理部门的资料和信息资源种类也逐渐多样化和丰富化，增加了网络型资源和数据库资源等一系列虚拟的信息资源。此外，随着国家颁布并实施了《中华人民共和国政府信息公开条例》相关政策，社保档案管理工作从封闭性的状态逐渐转变成开放性的姿态。

2.静态到动态

在传统社保档案管理工作中，社保档案主要由业务部门将不同类型和形式的社保档案传送到社保档案管理部门，并由社保档案管理部门对这些社保资料进行有效整理和录入，在这样的背景下，社保档案信息资源在实际利用中就会缺乏静态共享及整合。与此同时，在大数据时代的背景下，社保档案管理工作中涉及的一系列数据信息在交换、整合及分析过程中，突破了时间和空间的诸多限制，加强了社保档案管理工作中信息的集成程度，并对社保档案的信息管理结构进行了完善及优化。

3.网络化到数据化

社保档案网络化主要指的是社保档案管理工作局限于社保档案所属部门，受到了社保行业范围的制约，这就使得社保档案管理工作需要定人、定岗以及定责，社保档案管理工作也就存在缺陷，直接造成社保档案管理工作的集成程度比较低且社保档案的工作效率不高。与此同时，在大数据时代的背景下开展社保档案管理工作，使得社保档案管理工作呈现出了多样化、数字化的特点，社保档案管理部门和其他部门之间的社保档案资源就能够实现自由流动。此外，社保档案管理工作人员如果能够对这些数据资料进行移动式的收集，就能真正实现大数据技术在社保档案管理工作中利用的一体化。

二、大数据时代社保档案管理工作涉及的技术

（一）数据处理技术

在大数据时代的背景下，社保档案管理工作逐渐朝着信息化、电子化的方向转变，社保档案中信息资源储存形式也不再仅仅局限于纸质化档案的储存形式，而是以物理符号的储存形式存在，这些物理形式能够被相应的电子设备识别，并进行快速有效地储存。与此同时，随着大数据时代的到来和信息技术的飞速发展，不仅能够实现对海量社保档案数据资源的收集、整理、分析、储存以及查询，还能够方便社保档案管理工作人员对员工社保资料进行及时调取。所以说，社保档案管理中数据处理技术对社保档案管理工作的优化非常关键。

（二）计算机网络技术

在大数据时代的背景下，计算机网络技术和信息技术的发展速度比较快，在社保档案管理工作中利用计算机网络技术，能够实现现代化的网络通信、办公室自动化和信息自动检索等一系列功能。并且，计算机网络技术作为社保档案管理工作中最关键的环节，能够为社保档案信息资源的收集、整理、分析、储存和检索提供有力支持。传统社保档案管理工作基本都是采用人工的方式完成，不仅影响了传统社保档案管理工作的效率，还容易造成社保档案管理过程中出现错误，造成社保档案管理的质量降低。与此同时，在社保档案管理工作进行中应用计算机网络技术，还能够完成社保档案管理工作的信息化和智能化建设，社保档案管理工作人员还应该利用云计算技术、数据挖掘技术和互联网技术完成社保档案的科学有效管理。在这样的背景下，社保档案管理工作的质量和效率就能够得到有效提升，并在开展过程中突破传统社保档案管理工作的时间限制、空间限制和地点限制，采取更加科学有效的方式查询社保档案信息资源，最大程度发挥社保档案的作用和价值。

三、大数据时代社保档案管理存在的问题

（一）社保档案管理制度不完善

社保档案管理制度是指导社保档案管理工作开展的重要参考依据，但我国现阶段社保档案管理制度并未根据相关法律法规和社保档案管理的实际情况进一步完善，直接造成社保档案管理制度无法形成对社保档案管理工作的科学规范指导，与此同时，社保档案管理制度的不完善还造成了社保档案管理工作监督机制的不完善，直接导致社保档案管理工作的具体职责没有进行全面贯彻和落实，对社保档案管理工作的开展造成了不利影响。

（二）社保档案管理工作模式落后

我国现阶段的社保档案管理工作质量还存在一定的差异性，这就使得基层社保档案管理工作还存在一定的滞后问题。例如：对于我国一些乡镇居民的基本社会养老保险档案来说，因为乡镇居民参保人数比较多，且乡镇容易受到人力、财力、物力、场地以及工作人员等各类条件的制约，再加上档案库房等硬件设施比较简陋、社保档案管理方式比较落后，导致基层社保档案管理工作无法顺利进行。此外，某些乡镇还采用了首次参保登记纸质化档案的方式，并将社保的续保内容反映在社保档案中，这种社保档案管理方式不利于后续社保档案信息资源的便利查询。

（三）社保档案管理设备和应用技术落后

社保档案管理设备和应用技术在社保档案管理工作中具有非常重要的作用和价值，能够直接影响社保档案管理工作的效率和质量。然而，我国现阶段基层社保档案管理，仍然采用传统的人工管理方式，并没有有效利用信息技术和数据挖掘技术等。与此同时，即使在社保档案管理过程中应用了计算机等基础设备，并使得社保档案管理机构建立了微机档案，然而，由于计算机等基础设备比较落后，还无法在实际的社保档案管理过程中真正实现人机结合，导致社保档案管理工作的效率和质量无法得到有效提升。

（四）社保档案数据库共享存在问题

社保档案管理工作从本质来说属于工作人员人事档案和业务档案的范围，更是退休办理和养老待遇调整的主要参考依据，与工作人员的工龄长短、退休时间以及待遇高低有着十分密切的联系，这些都是社保档案管理工作的核心组成部分。然而，由于社保档案管理工作开展过程中各项资料形成的时间比较久远、涉及的单位比较多、情况比较复杂、流动性比较强，直接造成社保档案管理工作的规范性及科学性缺失，对纸质化载体的档案管理不够到位，甚至会出现社保档案管理中信息资源的缺失，直接影响到了工作人员自身的经济效益。此外，如果社保档案工作人员不能及时有效地对社保档案进行及时整理和装订，还会造成影像化的基础数据缺乏合理性及规范性。

四、优化大数据时代社保档案管理的具体措施

（一）建立健全社保档案管理制度

要想做好社保档案管理工作，最重要的就是要建立健全社保档案管理制度，规范的社保档案管理制度能够确保社保档案管理工作的科学性及有效性。建立健全社保档案管理监督机构，不仅能够确保对社保档案管理工作的有效监督和管理，还能够确保现代化社保档案管理方法的有效贯彻和落实。并且，社保档案管理工作还应该将确切的管理责任落实到具体部门以及工作人员身上，最大程度调动社保档案管理工作人员的积极性和创造性。

（二）创新社保档案管理模式

在大数据时代背景下开展社保档案管理工作，应该积极改革并创新落后的社保档案管理模式，并在基层社保档案管理过程中运用信息技术和大数据技术，加强社保档案管理工作的及时性和实效性，最大程度解决基层社保档案管理工作滞后性的主要问题。

第一，社保档案管理工作人员可以通过社保档案数据库开展社保档案管理工作，并对社保档案数据库中各种类型的档案进行排序整理和分析，不仅方便开展社保档案的查找工作，还能够有效弥补传统社保档案管理工作模式中各类社保档案信息资源混乱的问题和缺陷。

第二，社保档案数据库管理方式可以实现对社保档案的统一性管理。例如：在城乡居民社会养老保险以及失地农民养老保险等各种社保档案管理过程中，可以将投保人的新参保登记状态和投保人的参保状态连接起来，并对其社保档案进行及时有效的更新，从而达到提升社保档案管理工作准确性和科学性的目的。

第三，社保档案数据库管理模式，能够有效提升社保档案管理工作的公开度和透明度，并充分利用信息技术的管理方式开展基层社保档案管理工作，并将社保档案数据资源录入网络数据库之中，这种方式能够使居民通过网络数据库对社保档案信息资源进行有效查询。与此同时，在传统社保档案管理过程中，乡镇上的居民要想进行社保档案内容查询，就需要到县里的社保局进行社保档案内容查询，这种信息化的社保档案管理方式，能够为乡镇居民提供非常大的便捷性，使乡镇居民避免了因为同一件问题而经常往返于社保局的麻烦。

（三）在社保档案管理中应用数据挖掘技术，挖掘社保档案信息

在大数据时代的背景下，社保档案管理工作逐渐朝着信息化和网络化的方向不断发展，社保档案管理部门可以通过对数据处理技术和计算机网络技术的有效利用，从而完成对社保档案信息资源的收集整理和有效储存。然而，社保档案不仅仅要做好管理工作，还应该最大程度发挥社保档案管理的作用和价值，并充分利用大数据技术加强社保档案管理工作的水平和信息技术的利用水平，最大程度挖掘和开发社保档案中的信息资源。以农村劳动力转移就业培训档案为例，档案管理工作人员除了要做好社保档案管理工作之外，还应该充分利用大数据挖掘技术，充分发挥社保档案管理工作的价值，对社保档案信息资源进行有效分析、整理和利用，为农村劳动力转移就业培训工作的开展以及培训方式的选择提供数据支持。

（四）加强社保档案信息资源的共建和共享

现阶段社保档案管理工作中还存在着信息资源共建和共享程度不高的问题，由于各个地区的社保档案管理工作相對独立，且各个地区的社保档案信息相比封闭，这就使得社保档案在管理过程中不能有效实现社保档案信息资源的共建和共享，社保档案无法在实际使用中发挥自身的作用和价值。并且，在传统基层社保档案管理过程中，由于各类社保档案信息资源比较封闭，直接造成人们查询社保档案信息资源比较困难。对于社保档案而言，更是应该利用大数据技术实现对基层社保档案信息资源的实时有效查询，最终实现不同区域和不同部门之间社保档案数据信息的共建和共享，最大程度发挥社保档案管理工作的社会价值。

结 语

综上所述，随着科学技术和信息技术的进步发展，做好社保档案管理工作已经成为大数据时代中最重要的工作内容。上文对社保档案管理工作的优化方式进行探讨，建立完善的社保档案管理制度、创新社保档案管理工作模式，并对社保档案信息资源进行分析，有效提升社保档案管理工作的效率和质量。