提升医院档案管理工作效能策略研究

摘要：医院档案记录了医院日常工作的详细信息，是医院核心竞争力的重要构成要素之一。但当下一些医院档案管理工作中还存在一些问题。针对存在问题，本文作者阐述了医院档案管理工作的特点，提出了加强队伍建设、完善管理制度、提升档案数据化管理水平等举措，以推进医院档案管理工作发展。

关键词：档案管理;医院;工作效能;提升;策略

医院档案管理具有非常重要的作用，主要是针对医院的病人病例、人事安排信息和日常行政公文等内容的收集、整理、保管和利用。高质量的医院档案管理有助于档案的二次开发和利用，为医院的其他工作提供系统的信息支撑，促进医疗护理工作发展。提升医院档案管理工作效能是医院适应新时代发展，改革工作模式和剔除档案管理弊端，满足高效率办公的需要。研究医院档案管理工作效能很有意义。

1医院档案管理工作效能提升的意义

1.1促进医院医疗水平提升和建设发展的现实需要

医院档案管理工作从某种层面而言虽然发挥的是后勤保障方面的功效，但也是医院医疗护理水平的重要基础之一。医务档案管理是否完善，是否具备较强的存储、利用的便利性等特征，从不同的侧面反映了医院的建设水平和发展现状。尤其是涉及医院医疗纠纷案件相关档案的有效整理，具有开发和利用的价值，为医院处理类似事件或规避风险提供决策的依据，也是医院适应复杂社会环境变化而不断与时俱进的需要。此外，医院部分档案涉及医患的重要隐私，从某种意义而言具有一定的法律效用。因此，从法制层面上，加强档案安全工作，保护个人隐私。

1.2有利于推动医院档案管理工作的“品牌化”建设

优质医院管理的指标多元化，其中医务档案管理是其重要指标之一，也是制约医院服务水平和影响力的重要因素。应进行医院档案管理规范化流程革新，提升院里对档案管理的重视程度，强化医务档案的制度建设等举措，有益于促进档案的二次开发和利用，助力医院的发展，提升医院档案管理工作效能。而这些举措强化医院档案管理工作，有助于更好地保存和整理医院档案，更有益于探索出新的医院档案管理工作的方法，打造“品牌化”的档案管理模式，形成标杆样板，起到示范效应。

1.3有利于推进节约型医院的建设和发展

医院档案管理纸质文件和档案占比较大，这些文件归档后占据大量的空间。且医务档案保存时间多为30年甚至以上，其中一些比较重要的档案永久保管。为了更好地保存档案，医院需要投入一定的经费购置设备。无纸化办公推行乃至信息技术的广泛应用，大量节约了纸张等传统的信息载体，比如电子病历的广泛推行，每年节约的影像资料费是不可估量的。同时医院采用网络化办公后，各不同部门科室可以结合每个部门的实际情况，按照所在部门的特点编排和存储档案，在提升存储效率的同时，也为医院的信息化发展奠定基础，更有利于建设节约型医院。

2医院档案管理工作的主要特点

2.1档案门类多元，内容繁杂

医院档案一般由多个部类构成。一是业务工作范围内的指导性档案。医院的不同科室在档案管理方面有着自身的特点，与普通的企事业单位或其它单位档案管理有着较大的差异性。这种业务档案因为病人的不断增多，积累多且不断更新。医院内部有内科、外科、五官科和多学科门诊以及护理和急诊等多个科室，每个科室又能二次细分。因此所涉及的业务类档案种类多元。二是存在一定的医疗纠纷的相关档案。从社会发展现状看，人们对于医疗的认识水平各有差异，针对患者的介入治疗而言，受医院的医疗水平和医生的自身素质等多方面的影响，会存在产生一些纠纷问题，而这些都会形成记录，归入档案。比如解决问题的方案或者相关调查报告等，内容繁多[1]。三是职称评审类档案较多。每年医院各科室人员都会进行职称的认定和聘任及职务晋升，而这类人群的档案记录也不在少数，在医院档案中也占有一席之地。

2.2档案存储模式多样化

一是以传统的手写式纸质版文档。这种文档涉及的种类多、内容丰富，包括病人的病例、会议文件、行政命令以及人事等相关内容，这也是医院档案内容的重要组成部分。此外，还可能涉及一些医院订购的相关医学知识等方面的书籍和报刊资料。二是以录制形式而存储的声音和映像档案。这种资料往往是在重要的医务办公场所或者党政会议以及医学专家访谈、医院重要事宜报道等场所进行的录像和摄像视频材料，具有直观性、真实性等特点，为后续的工作及医学研究等提供材料支撑。三是以网络媒介为载体而存在的网络档案。当前社会网络信息化的高速发展，网络资料传递的便捷、高效，为医院医护工作者记录信息和传递信息的重要选项，在网络上开具的处方、医院内药理学知识及重要事宜的报到和宣传等。

2.3档案管理信息化和数据化

随着科技的发展和信息化应用的推广，医院档案管理方式方法也逐渐与时俱进。信息化的技术方法，既能有效地提升信息传递的速率，为医治病人节约宝贵的时间，又减少了纸质化办公而带来的病例丢失、损坏等不必要的麻烦。同时，对于病人而言时间就是生命，通过现代化信息傳递手段应用而争取时间，就是在和“死神”赛跑。此外，大量的信息化和智能化办公方式的应用，也为医院节约了大量的成本，减少不必要的劳动力和经费耗损，提升了档案管理的效率。

3医院档案管理工作效能提升存在的问题

3.1医务档案管理人员安全责任意识不足，职业素质有待增强

当前部分医院档案管理人员的责任意识和安全意识有待提升，在认知层面差异较大。部分医院档案管理员责任心不强，仅仅完成日常工作的存档，对于如何提升档案管理效率缺乏深入的思考，少数管理人员精神状态较为散漫，工作缺乏热情。同时，部分电子档案存储忽视了网络安全问题，网络监管不到位，应对木马病毒等的应急举措较少，有的电子文档只有唯一性，这都增加了文档的安全隐患。此外，在档案的转借和借阅过程中较为随意，没有严格按照医院的规章制度登记，为后续管理工作失误埋下了隐患[2]。此外，在医院工作群体中存在一种潜意识，认为档案管理工作不是一线，工作较为简单，就是档案的整理和归档，纯机械化式工作。部分医院的领导也存在这种认识误区，造成医院档案管理人员多为兼职，缺少专业技能尤其是信息化办公水平不够，缺乏专业的档案管理知识。医院为档案管理人员提供的培训机会较少，这些都致使档案管理人员的业务素质堪忧，仅仅能维持日常的档案管理工作，难以有新的发展。

3.2医务档案管理制度建设滞后，档案采集整理标准化有待提升

部分医院档案管理制度不健全，没有严格按照国家对医院运营的基本要求建立健全相应的档案管理制度。还有部分医院虽然建立了档案管理制度，但只为应对上级主管部门的检查，难以发挥其应有的作用和价值。还有部分医院直接照搬国家有关医院档案管理的相关规定当作为自身的档案管理制度，并没立足实际优化，所以部分制度难以满足医院运行对档案管理的需求。此外，医院档案的收集、整理和归档标准化不够，档案归档不及时，整理档案的各个环节参差不齐，归档标准不一，这些因素导致归档质量不高、档案查找利用耗时等问题的存在。

3.3信息技术应用装备配置不全，信息化应用水平有待提升

部分医院档案管理仍然采取的是传统的纸笔记录的形式形成文本档案并归档，没有购置先进的信息化设备，导致医院档案管理办公效率大打折扣。尤其是传统的电脑录入形式或者查阅档案都耗费大量的人力和物力，也影响了医院在外界的整体评价。此外，因为缺少信息技术设备，医院的整体信息化办公水平低。有些档案管理人员仅会一些计算机基础操作，办公室自动化及相关理论知识较为缺乏。有些医院档案数据库建设止步不前，没有充分发挥大数据或者人工智能等先进的信息化工具服务于医院档案管理工作。这也凸显出医院档案管理的信息化水平有待提升，医院档案管理信息化发展缓慢。

4医院办公室档案管理工作效能的提升策略

4.1加强队伍建设，提升档案管理人员的业务素质

一是坚守安全底线，提升档案管理责任意识。医院档案涉及广大患者的病理分析或者治疗方法，包括党政决策和人事方面的内容，具有保密性和安全性的特点，于患者于医院具有较大的利害关系。因此，应加强对档案管理人员的安全保密教育，提升他们的安全意识，了解档案安全保密法律法规及规章制度。同时，应加强对档案管理工作的督查，强化工作人员的责任意识，扭转档案管理工作机械化或无关紧要的错误思想认知，引导工作人员以更加饱满的热情去对待这份工作。加强档案管理工作者的网络安全意识，制定必要的网络安全应对举措，协同网络安全部门做好网络管理及监管，避免病毒等网络因素对档案信息造成损坏。

二是加强组织建设，提升档案管理人员职业素养。目前医院档案管理工作人员配置不齐，工作量较大，压力较重，影响了档案管理工作效能。为此，应加强对医院档案管理工作的人力投入，配齐档案管理人员，以应对全院各科室档案管理的工作需求。此外，提升档案管理工作人员的职业技能。在日常的档案管理工作中，应该为档案管理人员提供学习和培训的机会，通过沟通交流、参加会议等方式，提升理论素养和技能，开拓眼界。同时，还要提升档案管理人员的职业道德素养，使其以更好的精神状态投入档案管理工作。

4.2完善管理制度，强化档案管理工作规范

一是完善档案管理制度，规范工作内容。只有进一步完善档案管理制度，强化人员管理，才能使档案管理工作规范化和标准化。应结合医院各科室的档案管理情况反思档案归档中存在的问题，共同梳理出档案管理的制度缺陷，充分考虑收集、整理、分类、归档、借阅等不同的环节，制定出更规范合理的制度。应结合各科室的情况补充制定管用的档案管理制度，以应对科室情况的特殊性。应加强对档案管理人员管理，使其严格按照档案管理的基本制度和要求开展工作，坚持依规而行，各司其职，协同配合。

二是健全档案管理人才评价考核制度，激发工作积极性。健全档案管理人才评价考核机制，有助于激发档案管理人员的积极性，增强工作人员的干劲。优化档案管理工作队伍，结合医院档案管理者的日常表现、工作业绩和科研等方面，建立相应的考核制度。在考核过程中，既要注重定性考核，又要注重定量考核，既要开展结果性考核，又要推进动态的考核制度，进一步激发档案管理人员的责任心和主动性。

4.3投入信息化物资技术装备，提升档案数据化管理水平

一是加大经费投入，购置信息化物资技术装备。医院档案管理条件有待进一步改善，主要是为档案管理提供良好的空间以及信息化的设备。尤其是档案的复制设备、高效能的计算机、电子存储系统以及信息传递平台等。在技术层面上，加强专业技术培训，更好地利用计算机等信息化产品及软件系统管理、开发和利用好档案信息资源，提升档案管理工作的实效性。

二是推进无纸化办公，提升信息技术应用水平。医院档案管理不能仅仅是纸质版的保存和管理，应当不断地推进创新和变革。首先，大力推进无纸化办公，加强现代信息技术的应用。网络办公已经成为时代发展的趋势，因此传统的纸质档案也存在一些弊端，推动无纸化办公既能便利快捷亦能节约。同时通过购置使用现代信息化器材，提升档案管理的信息化水平，如智能分类、简化工作流程、建立便捷的網络数据库、档案立卷的变革等[3]。其次，医院可以构建自动化办公场景。医院内各科室每一个工作流程产生的档案能够实现信息化处理，存储于同一网络系统中，这样档案管理工作更加规范而有序。这也有助于实现档案管理的信息化、智能化和标准化。

总之，作为医院重要基础性工作内容之一的档案管理工作需要与时俱进，提升工作效能。当前医院档案管理工作人员业务素质提升缓慢，档案管理制度不完善，信息化发展滞后。只有加强队伍建设，完善管理制度，强化档案管理工作的规范性，投入信息化物资技术装备，提升档案数据化管理水平，才能更好地促进医院档案管理工作发展，促进医疗护理工作和医院的发展。

参考文献：

[1]蔡玉珍.提升医院办公室档案管理工作效率的策略[J].办公室业务，2020（11）：191—192.

[2]阴璐瑶.医院办公室档案管理的特点及其应用分析[J].中国市场，2018（29）：124+180.

[3]胡敏.医院办公室档案管理工作的优化建设分析[J].办公室业务，2014（17）：193.

作者简介：徐敏（1986—），江苏省南京市江宁中医院助理馆员，研究方向：医院档案管理。