信息化环境下建设项目档案管理模式的思考

戴竞花

摘 要：本文主要研究信息化环境下建设项目档案管理模式。通过分析档案管理信息化的概念，以及在信息化环境下档案管理存在的问题，提出相应解决方案。在信息化环境下，信息技术已经渗透人们的日常工作和生活当中，尤其是在建设项目档案管理方面，实施信息化档案管理能够增强建设项目档案管理的质量和效率，提高建筑企业的经濟效益。因此，通过思考信息化环境下建设项目档案管理模式，以供其他建设项目档案管理人员参考。

关键词：信息化环境;建设项目;档案管理;模式;思考

传统的建设项目档案管理都是人工操作，难免会出现重要数据信息丢失的问题，而且传统纸质档案比较占空间，在查阅相关档案信息的时候不太方便。随着科学技术水平的发展，建设项目档案管理也开始实行信息化建设，这样的模式有助于弥补传统档案管理存在的弊端，保证档案信息化管理水平提高。另外，建筑企业开展科学、合理的信息化档案管理模式，能够促使其实现可持续发展，提升建筑企业的经济效益。

一、档案信息化概述分析

档案是建筑单位在发展过程中各项活动的记录，代表建设企业的发展历程，集中反映建设项目在施工建设期间的各种决策。档案对建设项目的日后发展有着重要的推动作用，提升建设项目的经济利益和社会效益。所谓的档案信息化，指的是在档案管理过程中引进现代化信息技术对档案数据信息进行整理、归纳，从而提升档案管理的规范性。随着互联网信息技术的高速发展，科学、合理地实施档案管理信息化建设工作，帮助建筑企业获得长久发展，提升建筑企业的经济效益。

建设项目档案信息化是指建设项目利用互联网信息技术，结合当下建筑行业的市场动态行情变化，积极引进先进的技术设备，将建设项目原本的纸质资料进行有效整合，传输到计算机系统上保存，实现建设项目内部资源的共享。档案信息化帮助建设单位实现档案信息的智能化、数字化、信息化，提高管理人员的工作效率，满足不同工作人员在同一时间、不同空间查询重要数据信息，为建设单位日后发展提供一定的理论数据。

二、档案信息化管理的工作内容分析

1.网络化

在互联网信息技术高速发展的背景下，大部分建设项目单位都拥有属于自己的官方网站，官方网站为建设项目的施工建设、生产经营、日常管理提供较先进的技术手段，在一定程度上推动建设单位档案管理信息化的高效发展。在建设项目档案信息化管理过程中，如果有工作人员通过网络提交借阅申请，管理人员通过网络审核就可以进行相关操作，在整个过程中，不需要工作人员进入档案管理室，对于提高档案管理工作质量有一定的推动作用。

2.数字化

建设项目档案信息化管理的基础是数字化。在过去，建设项目档案管理主要是以纸质档案管理为主，随着互联网信息技术的普及，建设项目档案管理已经朝着数字化档案管理模式转变。建设项目档案数据信息的数字化以便捷、高效为基本目标，有利于实现档案信息资源的储存数字化，从而实现资源有效共享，为建设单位的日后发展提供参考。

3.自动化

随着现代化科学技术的大力发展，给建设项目档案信息化管理模式创造了良好条件，如计算机检索速度快、工作效率高，能够实现档案自动、多角度检索，这是传统检索工具不能与之相比的。基于信息化环境下，建设项目档案自动化管理模式的效果更为良好。

三、信息化环境下建设项目档案管理模式存在的问题

1.缺乏健全的档案信息化管理机制

建立符合实际情况的档案信息化管理制度，与过去档案管理工作存在一定差异，其具备速度快、效率高、资料管理期权的特征。但是，档案信息化管理制度也是有其不足之处的，如建设项目单位在建立档案信息化管理模式的初期阶段，要防范计算机存在木马病毒。由于其设立的档案信息化管理机制不健全，在具体使用过程中，一旦管理人员操作不当，就会引发各种各样的问题，如工作人员随意登录各种网站，导致计算机系统不小心中了病毒而不自知，或黑客入侵直接造成信息被严重泄露。对此，建设单位在建立档案信息化管理模式时，必须要做好相应管理机制的把控工作，并将其具体落实到实际工作中，谨防出现信息泄露等问题。

2.基础设备存在的问题

随着互联网信息技术高速发展，虽然现阶段我国档案管理工作越来越完善化，但是在具体落实过程中还会暴露出各种各样的问题。档案管理在整个建设项目的施工全过程中占据重要的地位，涉及施工团队、建设单位、监理单位出具的相关数据资料，如果档案管理不当，很容易导致建设项目在最后结算时候产生造价、工程质量安全、施工合同内容等方面的问题。同时，在实际建设项目档案信息化管理过程中，如果相关基础设备配置不到位，还是使用落后的计算机，没有及时更新计算机系统，在一定程度上就会抑制档案管理信息化的发展。

3.档案管理工作人员业务水平较低

建设项目单位档案管理人员自身的专业技术直接影响建设项目的日后发展。在建设项目档案信息化管理过程中，部分档案管理工作人员专业素养、工作能力有待进一步提升，有的员工对打印、复印、数字扫描信息、多媒体技术等软件的操作不够熟练，影响档案信息化管理工作的效率。在档案信息化管理期间，部分档案管理人员受到传统管理理念的影响，对于现代化的信息管理不太适应，无法借助计算机系统开展档案管理，导致工作效率低、质量差，抑制了档案信息化管理模式的开展。因此，建设项目单位需要将提升档案管理人员的工作能力作为首要解决的问题。

4.档案管理理念有待创新

在建设项目档案信息化管理过程中，传统的档案管理工作是人工对档案数据信息进行收集、整理、归纳，工作效率较低。究其原因，是受到落后的档案管理理念影响，企业领导对于档案规范化管理工作的认知度较低，只在乎建设项目的施工质量、施工进度以及财政资金的具体落实情况，认为工作人员查阅相关资料的过程就属于档案管理，这种落后的档案管理理念，缺少创新档案管理意识，在一定程度上抑制了建设项目档案管理信息化的发展，甚至严重影响档案管理的工作质量，打消档案管理人员的积极性，还会浪费大量的人力、财力、物力，导致档案管理信息化建设效果越来越差，失去档案信息化管理真正的价值和意义。

四、信息化环境下建设项目档案管理模式的思考

1.档案管理信息化

建设项目档案涉及很多归档方面的内容，而且归档文件类型也是多元化的。针对建设项目的类型不同，归档范围及其要求也存在一定的差异性，如果档案管理人员只是使用QQ邮箱或者口头通知的方式，就很容易降低档案管理的工作效率，再加上监督反馈机制不健全，导致档案信息化管理工作仅仅流于表面形式。在信息化环境下，建设项目单位可以建立档案信息化管理平台，及时转变档案管理工作形式，使其朝着信息化、智能化、数字化的方向发展。

首先，反馈问题信息化。在建设项目档案管理过程中，分阶段、分批次地反馈建设项目档案管理存在的问题，定期向上级主管部门汇报相应的数据资料，审核通过后，做好归档工作。工作人员使用现代化信息技术手段，及时发现归档文件存在的问题，早发现、早修改，并注明退回原因以及修改需求。此外，相关工作人员在传统档案管理工作的基础上，使用互联网信息技术平台，重点反映阶段性评审的整改问题，有效落实整改责任制，提高建设项目档案管理的工作效率。同时，信息化方法在对归档文件份数、页数、卷数等数据信息进行统计时，具有更大的优势，能够降低档案管理人员的工作压力，保证统计数据的精准性。

其次，质量控制信息化。电子文件逐渐取代过去的纸质文件，针对电子文件做好归档工作，技术人员可以设置“逐级审批”模块，防止出现档案文件“无人审批”的现象。另外，在相关法律法规允许范围内，结合国家和行业建设项目档案管理的规范化要求，建立文件收集模板数据库，为不同施工阶段的文件收集提供相应的指导，并且利用信息化方法对归档文件的真实性、精准性进行不同角度的检测。因此，有效解决纸质档案无人检查的问题，按照国家规定的标准对接全部归档文件，实现档案管理信息化模式转变。

2.建设项目档案资料的数字化

在新时化背景下，建设项目如果还是使用纸质档案归档，很容易出现丢失或者纸张受潮的情况，不能为建设单位提供基础的信息服务，因此建议相关管理人员可以使用档案管理信息系统，采用电子文件录入和保存的方式，减少档案资料丢失或者纸张受潮、受损而影响相关工作人员使用的情况，并为施工单位、监理单位、建设单位提供相应的数据支撑。在设计建设项目档案管理信息系统的时候，必须要考虑数据来源的分类，包括业务系统数据、邮箱采集数据、外来文件等，针對业务系统数据和邮箱数据的采集，将建设项目档案管理系统对接到前端业务平台，实现电子文件直接向项目档案管理系统的在线归档。

3.档案服务知识化

首先，提升档案本身价值。为了提高档案的使用价值，转变纸质审批、目录检索、纸质阅读等方式，在内部建立档案利用模块，设置相应的档案检索功能，同时建立目录检索、全文检索、专题档案资料库，便于工作人员在线审阅相应的资料，节省时间和精力。

其次，业务指导和进度管理。在信息化背景下，建设项目建立档案管理信息系统，有助于实现线上信息和资源共享。相关管理人员借助档案管理信息系统，可以全面了解建设项目工程的整体建设情况，结合建设项目的实际施工情况，做好档案资料归档工作。通过互联网信息技术平台，将建设项目施工建设期间涉及的档案信息推送给上级主管人员，在临近节点之前，设置自动提醒功能，提醒其在第一时间了解工程变更情况，及时调整档案资料归档，同时将变更的建设项目档案资料提交给相关责任人。在到达节点后，建设项目施工人员、上级主管部门领导在网络平台上可以直接了解档案资料的收集进度，保证档案资料的完整性。

总之，信息化档案管理模式有助于减轻档案管理人员的工作负担，有效提高建设项目档案管理的工作效率。

4.档案管理系统信息化

档案管理信息系统在运行过程中也会存在一系列问题，需要相关管理人员从测试和维护工作两方面确保其能够正常运行。

首先，在运行档案管理信息系统时做好测试工作。部分建设项目单位为了盲目追求经济效益最大化，在短短的时间内就开发出档案管理信息系统，并且没有经过相关技术人员测试就将其投入使用，如果使用不当，很容易导致档案管理信息系统出现各种各样的问题，无法满足建设项目的基本需求。因此，在开发档案管理信息系统的过程中，企业不要急功近利，必须经过技术人员对其性能做好测试工作，保证没有任何问题后，才能投入建设项目的档案信息化管理工作中。在测试过程中，如果发现问题，要马上提出解决方案，进行修改、更新。

档案管理信息系统的测试工作不是短时间的工作，要经过反反复复地测试才能投入正常运行工作中。在测试阶段，会消耗技术人员大量的时间和精力，尤其对于一些机密、重要的文件数据，测试工作量的成本要比想象中高很多。因此，在档案管理信息系统开发过程中，技术人员要格外注意档案管理信息系统的测试工作，从而保证档案管理信息系统的正常运行。

其次，档案管理信息系统维护工作也非常重要。在档案管理信息系统建设完成后，将档案管理信息系统应用到档案信息化管理工作中，需要相关工作人员定期对其进行维护。一般情况下，档案管理信息系统的使用年限是4～5年左右，最长的使用年限可达到10年以上，也就是说，档案管理信息系统维护得越好，使用年限就越久。随着档案管理信息系统建设的不断深入，为了延长档案管理信息系统的使用年限，其维护工作量也越来越大。档案管理信息系统的维护工作占据整个档案信息化管理工作的核心位置，因此在档案管理信息系统建设过程中，建设项目单位要配置适当的维护人员定期对档案管理信息系统进行检测，从而延长档案管理信息系统的使用时间。

五、结语

综上所述，建设项目档案信息化管理模式是一项长期、复杂的工作，不是在一朝一夕之间就可以完成的，需要相关档案管理人员经过反复实践，总结前人经验，结合建设单位自身发展情况，建立一套完善的档案管理信息化模式。在信息化环境下，建设项目档案管理模式实施期间，需要提高管理人员的信息化管理意识，熟练使用计算机等各种设备，提高专业技能，加快档案管理信息化建设目标，促进建设单位在日益激烈的竞争中立于不败之地。

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（作者单位：广东云茂高速公路有限公司）