中小企业存货管理问题及对策研究

梁灵贵?嘉乐诺

摘 要：20世纪80年代中期开始，进入经济全球化的发展时代，2001年中国加入世界贸易组织，随着移动电子商务的发展，商品更新换代极快，基于电子商务及大数据高速发展的背景下，中小企业间的竞争更加激烈，存货是中小商品流通企業的主要流动资产和经营利润来源，是生产企业联结产品生产和销售的纽带，如何提高存货管理水平是中小商品流通企业的管理重点任务，企业应该更加重视存货管理，构建适合企业的先进存货管理体系，选择成熟的信息化系统，建立科学的存货管理制度和流程，需要研究降低存货采购成本、储存成本和管理成本，提高存货周转率，减少存货减值风险，不断优化存货采购、出入库及盘点各流程环节的管理，完善存货内部控制体系建设，特别是中小食品供应链企业，存货有很多是生鲜及初级农产品，保质期短，不易保存，种类多，损耗大，配送储存条件和时间要求严格，这对企业的存货管理水平要求会更高。本文以A公司为例，借鉴科学的存货管理理论，对存货管理中存在的突出问题和解决对策进行分析和研究，希望能够在实际业务中给相关企业存货管理方面带来有意义的参考价值。

关键词：中小企业;存货管理;存在问题;解决对策

中小企业是支撑我国国民经济的重要支柱和经济发展的希望，也是国家税收的重要来源，还是解决就业的重要平台。数据显示，目前我国有4300多万家中小企业，占企业总数的99.3%。存货管理水平直接影响着一些企业的发展，存货管理效率对企业的盈利能力至关重要，中小企业存货管理水平相对偏低，需要完善存货管理制度及流程，优化供应链信息化水平，重视企业存货会计核算和库存盘点分析，建立安全的库存量，降低存货资金占用和仓储、管理成本，减少库存积压和缺货，保证账实相符，资产安全，避免存货滞销减值风险，保证经营活动顺利开展，提高中小企业在市场中的经营和竞争能力。

本文以中小企业存货管理的基本要求和管理出发，以A公司为例，分析中小企业存货管理中普遍存在的一些问题，从存货采购、出入库、盘点等环节及流程展开分析，提出有效且科学合理的解决对策和方案。

一、存货管理概述

1.存货管理的概念及目标、意义

（1） 存货管理是指企业在日常经营活动中对所控制的存货进行入库验收、记录、保管、分类、出库、盘点等一系列管理，存货主要包括商品、原材料、在产品、半成品、产成品、周转材料以及委托代销商品等。日常确认通常以企业是否具有法定所有权为依据，只要所有权属于企业，不论是否存放在企业，都应按企业存货管理要求进行管理，定期盘点对账、确保账面和实际数据相符。

（2） 存货管理的目标是在满足生产经营的条件下尽量减少库存量，构建存货日常管理和分析体系，保证资产安全保值，提高存货周转率，实现存货高周转，低成本、低损耗，低库存。

（3） 存货管理的意义：有利于提供符合市场需求的商品，提高企业竞争力;有利于实现供产销结合，保证生产经营顺利进行;有利于减少存货资金的占用，提高资金周转率;有利于降低平均资金占用水平，提高企业获利能力。

2.存货管理中成本核算和出库计价方法的选择

（1） 存货管理成本核算分为购入，出库，结存，购入成本指存货取得时的实际成本，包括采购成本、加工成本、其他成本。采购成本包括购买价款、相关税费（不含增值税）、运费、装卸费、保险费、其他相关费用。一般不包括仓储费用。

（2） 出库成本指发出存货按不同计价方法确定的成本。计价方法的选择不同，会导致成本和毛利金额不同，如果企业想让存货成本更接近于当时成本，一般会选择先进先出法，先进先出对存货日常管理要求比较高。如果企业日常重点关注存货收发数量，不需要实时反映发出存货成本，一般会选择月末一次加权平均法，月末一次加权平均法一般适用于按月核算成本的企业。如果企业需要随时了解存货发出数量和成本，存货计价方法选择移动加权平均法比较合适，一般进销存软件都能实现。如果企业存货单位价值较高，无替代使用存货情况，一般会选择个别计价法。在实务中商品流通企业也会选择毛利率法核算发出存货成本，一般适用存货品种多，存货管理信息化程度比较低的企业。商品零售企业一般会选择售价金额计价法。计划成本法一般适用于存货品种繁多、收发频繁的生产企业。

（3） 结存成本是指月末存货实际成本的确定。一般会选择按成本与可变现净值孰低计价，使存货金额能够更真实地反映实际价值，设置“存货跌价准备”账户，用于记录存货价值变动。

3.存货盘点方法的选择和盘盈、盘亏处理

（1） 存货盘点方法有两种，一种是按实地盘存制，一种是按账面数据盘存制。实地盘存制一般很少用，仅适用单位价值低、自然损耗大、数量不稳定、收发频繁的特定货物，比如蔬菜、水果等。

（2） 企业应当定期盘点，便于企业及时发现收发差异，对于盘盈、盘亏的存货要按管理权限审批后进行处理，需要设置“待处理财产损溢—待处理流动资产损溢”科目，最终会影响公司利润。

4.存货库存管理方法的选择

库存管理方法的选择要结合企业行业特点和管理需求，结合实际灵活应用，常见的方法有：（1） ABC 分类控制法，其基本原理为按资金占用额和品种数量划分存货分类的管理方式，划分标准有A类：金额占到存货总金额70%以上，而品种数量只占10%的商品。B类：金额占到存货金额的20%左右，品种数量占到存货总额数量20%左右的商品。C类：金额占到存货金额的10%左右，品种数量占到存货金额70%以上。（2） 适时制（JIT）存货管理，JIT的核心理念就是使企业处于无存货或达到存货最小状态。引导建立基本安全库存和已销定产存货管理模式，以促进我国中小企业的健康发展。

二、A公司概况和存货管理中存在的主要问题

1.A公司概况

A公司成立于2010年11月30日，注册资金6800万元，截至2021年12月31日，公司现有员工人数150人，自有车辆100台，公司主营是销售食品、普通货运等，主要业务是食品销售及配送，年销售额2亿元左右，主要客户是北京市幼儿园、中小学、机关单位等，资产总额6000万左右。

2.A公司存货管理中存在的主要问题

（1） 存货管理体系搭建不健全。首先在业务流程、制度建设、内控体系建设、岗位职责、存货盘点分析等方面未有系统的规划，业务流程不清晰，制度不健全，内控监督环节缺失，岗位职责不明确，其次是存货管理系统信息化建设和存货分类管理、商品档案建立等基础工作方面未进行标准化设计，人员管理未建立科学合理的考核奖励机制。

（2） 存货管理信息化系统使用操作和建设不完善。中小企业存在信息化建设不完善，如A公司业务系统使用的是蔬东坡生鲜SaaS  ERP软件，出入库软件是管家婆ERP软件，财务软件是用友T+，存货系统出入库数据通过蔬东坡同步到管家婆，由于软件开发数据对接不成熟，基础设置未统一标准，软件日常维护工作外包，出入库数据对接存在很多问题，软件使用中缺乏系统的设置和监督，经常出现数据传递同步失败，管理权限设置随意，操作人员不严谨，软件存货管理功能偏弱，日常系统间出入库数据验证比对不到位，长期积累就会导致系统出入库数据不准确，数据出现负库存，有数量无金额，有金额无数量等，这也是很多中小企业普遍存在的问题。

（3） 存货管理制度和流程不完善。A公司未建立完善的存货管理制度、采购管理制度，没有书面的采购及出入库流程，一般都是按业务开展习惯形成的流程，有一些基本的要求，没有系统的制度和流程来支撑存货管理，没有落地的制度细则，人为习惯因素多，会导致存货采购、出入库、盘点、退换货等环节容易产生舞弊情况，也会导致存货管理各环节数据处理错误，没有明确的标准可执行。

（4） 存货管理专业人员配置不到位，管理职责不明确。存货管理需要有专业的人员管理，管理人员能力和水平的高低直接影响存货管理的水平，中小企业为了降低人工成本，会选择非专业人员做库管，他们只能按要求完成基本工作，系统操作不熟练，数据处理能力弱，会导致出入库数据有差错;A公司未明确库管对存货管理盘亏如何负责，入库有库管负责按送货单验收签字，录单员按单据录入系统入库数据，存货出库以系统客户销售订单分拣小票为依据，部分出库由分拣人员按分拣小票直接分拣出库，未明确管理职责，导致大量库存盘点亏损无法追究责任，管理职责不明确。

（5） 财务部存货核算数据核对和监督及风险管理职能缺失。中小企业财务管理水平相对较低，A公司财务只负责按发票记录存货出入库，未能做到按出入库单据和发票完全匹配，貨到发票未到未能按入库清单按月暂估入库，日常采购存货发票和实际入库未能完全对应，导致总账存货财务数据和进销存系统存货数据无法按月准确核对，定期盘点不全面和仔细，财务不能够及时发现差错，不能及时监控库存情况，未定期进行库存分析，库龄分析等，导致财务监督职能严重缺失。

（6） 存货采购、出入库、退换货、保管、盘点环节监管和库存分析不到位。中小企业存在存货采购计划和价格管控不科学，存货采购是存货管理过程中的首要环节，采购计划是存货采购的重要一环，采购计划很多时候不能结合库存和销售情况科学采购，采购价格体系不健全，价格管控效果差;入库验收监督环节松散，基本都是库管一个人负责验收，有质量和数量把关不严造成损失的可能性;出库数据未能和销售订单准确比对，存在漏洞，比如无销售订单私自系统做出库情况，除了通过盘点不能够发现;退换货环节监督不到位，未建立退、换货严格审核机制，退货实物二次验收入库环节无监督，以单据为主，实物验收不重视，公司销售的生鲜食品类出库，都是按订单分拣标签分拣后直接出库，分拣人员并不是库管，出库数量和销售订单数量存在差异，多发、少发不能及时发现，盘点亏损无法明确责任，库存保管和盘点监管缺失，库存结构、库龄、库存周转率分析缺失，导致过期、破损、淘汰积压存货多，比如A公司多种因素导致2021年盘点出现账实差异一千多万的巨额亏损。

（7） 存货管理内部控制体系不完善。中小企业相对内控意识淡薄，内部审计环节缺失，财务部监管能力弱化和不足，比如A公司存在一人多岗，不相容岗位由同一人做，采购和验收串通质量把关不严，导致内部控制体系失效，未设置内部审计岗位，缺乏审计监督人员，决策和管理比较随意，各岗位人员责权利不明确，存货内部控制风险评估体系不健全或者缺失，存货采购结构不合理，存在采购只考虑批量采购价格优势，未考虑存货销售情况和周转率，会出现存货积压过期，存货入库验收环节会存在舞弊行为，验收和质量把关有一个人负责，数量验收监督缺失，入库舞弊不能够及时发现，不能保证出入库账面数据一定准确，存货盘点监督管理不到位，存在盘点不全面和仔细，容易漏盘，漏盘未能严肃处理，导致盘点随意，盘点差异也没有明确责任，内部控制信息系统不完善，内部控制和分析没有执行到位。

三、A公司存货管理存在主要问题原因分析及对策研究

1.A公司存货管理存在问题的原因分析

（1） 管理层对存货管理重视不够，财务监督不到位，出现数据差错不能够及时发现，管理体系设计不合理，内部核算和对外财务核算差异未进行统计分析合理性，财务不能够按要求审核出入库及结存数据;

（2） 存货管理制度不健全，流程不规范，制度执行不到位;

（3） 存货管理信息化系统不健全，相关软件现有功能未按要求使用好，操作人员使用不熟练，各环节数据审核缺失;

（4） 库房管理未做到责任到人，出现亏损未能明确到库管责任，导致库房管理严重失控;

（5） 内控体系不健全，未提供良好的内控执行环境，人为导致内控形同虚设;

（6） 人员岗位设置不科学，重要岗位未进行轮岗和定期独立审计，导致徇私舞弊情况出现，对存货定期按要求盘点造成障碍。

2.A公司存货管理存在问题解决对策研究

（1） 建立科学合理的存货管理体系，完善各项存货管理制度。中小企业应当建立适合企业自己的存货管理体系，主要包括：信息化建设、出入库、退换货流程，采购、存货管理制度，考核机制、库存分析、岗位职责等制度，建立有效的审核监督机制，做好顶层设计。

（2） 完善存货管理信息系统。中小企业也要重视信息化管理、按需求匹配相关存货管理软件，实现数字信息化管理，最好选择业财一体ERP软件，能提高工作效率，共享基础数据，但需要搭建好软件之间的对接，有的需要专业的业务软件和财务软件进行数据接口对接，实现数据共享，系统订单、出入库业务数据可以自动同步到财务系统，一定要按要求操作，信息化能够提高工作效率，降低人工成本，向数字化管理迈进，为决策管理提供及时准确的信息。

（3） 完善管理团队建设，优化岗位职责和工作细则。存货管理需要有经验且专业的管理人员，要做好人员招聘和培养，上岗前要进行系统全面的培训，培养复合型管理人员，最好懂业务、也懂财务，需要有一定的财务知识和计算机知识，要有管理意识，有责任心，制定科学合理详细的岗位职责和工作细则，指导员工按标准流程和作业规范操作，建立考核奖励机制，提高团队工作积极性，从管理上要效益，发挥好人的潜力和能力，奖优罚劣。

（4） 加强存货日常管理，提高财务监督水平。中小企业存货日常管理应当从采购、入库、出库、盘点、保管、库存分析全流程监控，财务部要对存货数据全面审核监督和指导管理，做好库存数据核对，单据审核权限设置科学合理，各环节都有人复核、审核、审批，每月财务要和库房进行数据核对，保证出入库账账、账表、账实相符，出现差异能够及时发现和分析原因，不定期进行抽盘和全盘，保证账实相符，盘盈、盘亏能够及时按流程处理，做好库存数据分析，提高存货周转率，对临期和过期商品进行及时上报审批，出入库严格执行审核手续，盘点差异责任到人，谁管谁负责到底。

（5） 加强存货库存分析，提高存货管理效益。中小企业要重视存货数据分析，跨部门要配合紧密，每个部门要有考核指标，采购要及时了解库存和销售情况，对采购渠道和采购价格建立详细的数据库台账，按品类需要建立两家以上供应商合作渠道，销售部门要关注存货周转率，及时处理滞销淘汰存貨，做好采销分析，建立安全库存量，减少存货积压及缺货，提高存货周转率，财务部要做好数据审核监督，降低资金占用，定期进行存货减值测试，库房要灵活应用ABC存货分类和以销定产JIT存货管理方法，使用好存货信息化管理系统，企业要依据销售情况及时调整存货结构，随时掌握市场价格波动，做好各项计划，高效完成各项任务，最大化降低各项成本。

（6） 建立科学有效的存货内控管理体系。中小企业要灵活应用内控方法，以数据分析倒逼内控管理，健全内部控制制度，质量验收和数量验收要分开，库管要对出入库数据负责，虚假出入库要严格处罚，质量不合格、过期、损耗、丢失要责任到人，数据处理和实物管理要分开，防范贪污、挪用、侵占、毁损、盗窃等不法行为，监督部门要定期飞检随机抽查，强化存货采购预算内控设计，存货采购内控，存货验收入库内控，存货保管内控，出库、盘点内控，存货账务处理内控等。

四、结论

存货管理作为企业日常管理的重要组成部分，是流通企业的主要利润和现金流来源，存货管理也是中小企业的难点和重点，企业要学习同行业先进的存货管理思路和方法，加强监督和分析，不断优化存货管理各项流程和制度，做好人才培养和储备，提高资产管理效率，为企业长远健康发展打好基础，最终实现存货管理不再是中小企业的管理难题，而是贡献利润的主要资产，良好的存货管理体系能够提高中小企业的盈利能力和抗风险能力，提高流通企业竞争力，助力中小企业健康发展。

参考文献：

[1]李永生，郑文岭.《仓储与配送管理》.机械工业出版社，2003.

[2]（美）唐纳德·J·鲍尔索克斯，著.《供应链物流管理》.机械工业出版社，2003.

[3]顾基发，朱敏.《库存控制管理》.煤炭工业出版社，1987.

[4]赵刚编著，《现代物流基础》.四川人民出版社，2002.

[5]真虹，张捷妹.物流企业仓储管理与实务.2003

[6]白礼常，任隆裕.《现代库存控制技术》.物资出版社，1984.

[7]韩雯星.中小企业存货管理存在的问题及对策研究[J].财富时代，2020（01）：132.

[8]谭伟强.中小企业存货管理存在的问题及对策研究[J].纳税，2019（12）：274-275.

[9]李芳.中小企业存货管理的现状及改进对策[J].财富生活，2021（14）：77-78.

[10]张依萍.中小民营企业存货管理存在的问题及改进对策[J].财会学习，2021（05）：118-119.

[11]李欣.基于供应链视角大润发超市存货管理问题探析[D].江西财经大学，2019.

作者简介：梁灵贵（1979.01- ），男，甘肃人，本科，中级会计师，研究方向：财务管理