浅谈民政档案重要性及科学管理方法

邬华东

摘要：随着信息时代的来临，在繁杂多样的档案数据面前优化档案管理，增强档案的信息化优势，构建新的档案管理体制，是民政档案管理工作的发展方向。本文结合民政档案发展现状，就当前存在的问题提出相关的解决对策，旨在增强民政档案管理利用的有效性。

关键词：民政档案;重要性;科学管理;方法

民政档案工作是民政工作的重要组成部分和基础。充分认识民政档案工作的重要性，将民政档案作为直接关系到人民群众利益息息相关的重要工作，十分必要。民政档案工作是民政事业的重要组成部分，其档案涵盖了民政事业发展变化的绝大多数数据信息，能够在民政事业发展中发挥特有的信息依据和参考价值。民政档案的数据信息丰富，除了在民政事业发展中发挥重要作用，在社会发展以及百姓生活上都可以发挥重要的信息价值，直接促进民政事业的发展。但当前民政档案管理工作中存在一些问题，需要我们认真对待，采取有效措施，尽快加以解决。

1民政档案管理工作中存在的主要问题

1.1档案管理意识较为薄弱

当前，一些民政档案管理人员对档案管理的重要性、内容以及效果不以为然;也有一些人认为档案管理工作不是一项具有专业性或者实质性的工作内容，其工作简单、单调，只是对档案信息进行记录、存储、保存，并没有可以创新和再次发挥的空间，档案管理没有多大难度，只是一份非常轻松的闲事。因此，在档案管理的工作意识上，难免会有人表现出懈怠、无所谓、不积极等情况。因为工作态度散漫，没有一定的专业意识，从而导致了档案管理工作停滞不前，档案管理的有效性也难以得到保证。一些人在檔案管理工作过程中出现档案破损、丢失、记录失真、记录模糊等基本错误，无法保证档案的真实、准确，其专业性十分堪忧。

1.2档案管理人员业务素质较低

由于目前很多档案管理人员的档案管理意识较低，没有对档案管理有足够深入的调研，导致对档案管理的方法掌握不够全面，没有经过深入的研究和学习，影响了档案管理的科学创新，导致档案管理难以有质的提升。还有很多档案人员缺乏上进心，不具备专业学习的积极心态，对待档案管理的专业性不够重视，容易出现敷衍了事的情况。因为态度不够端正，进而导致业务素质偏低，降低了档案管理的整体效果，降低了档案管理的综合水平，给档案管理也带来了很大的技术限制。一些人员的专业能力不够强，档案管理的水平的提高受限，很多档案管理的优化研究难以开展，导致档案管理陷入瓶颈，难以有较大的改进和发展。

1.3档案资料残缺

民政部门由于涉及的工作事项较多，其档案内容多样、档案材料复杂。在本身就比较复杂的档案资料背景中，再加上档案管理人员专业素质较差，进一步导致档案管理工作效率低下，档案收集不齐全，出现档案资料残缺的情况。据了解，还有小部分民政业务工作人员出于对自身工作便利性的考虑，私自保管民政档案资料，这无疑违反了档案管理的相关规定，也给档案管理工作造成了极大困扰，造成档案资料的不齐全完整，给后期档案利用造成隐患。

1.4民政档案资源开发利用率低

一些民政部门和单位的档案资料内容比较杂乱，有的随意安放，其主题分类也并不明显，存放位置不够具体，这也导致了档案使用的难度加大，很多档案信息都是存放后再也没有拿出来使用过。这也可以看出当下档案搜集整理后的分析利用率较低，民政档案管理难以发挥出其价值。当价值得不到体现，档案管理的从业者也会愈发难以感受档案管理的意义，愈发没有专业意识，对待档案管理的工作态度也会更加散漫。如此往复，就会对民政档案管理造成一个恶性循环，影响档案管理质量和水平的提升。

3民政档案管理存在问题的解决对策

3.1加强对档案管理重要性的培训

针对绝大多数档案管理人员意识薄弱的问题，要注意加强对档案管理在职人员的档案重要性培训，通过培训使其形成统一观念，知晓档案及时整理、及时纠正的重要性。上到领导，下到各个工作人员都要进行不同岗位的职业培训，了解每个岗位人员应该履行的职责，了解自己的工作要求。在培训中，还要强调各个工作人员提高管理意识，能够主动承担职责，为了确保档案管理的成果，定期进行检查考核，要求每个档案从业人员都深刻领会档案内容，能够对档案制度逐一学习，对于一些犯基础错误的档案人员要职责到人，奖惩到人。防止有人无视档案管理的相关规定，进而破坏档案管理的基本内容，造成档案管理的整体水平降低。为了保证档案管理的有效性，还可以定期组织人员进行对档案内容的整理检查，当发现有档案信息错误的情况时及时调整。另外，还要注意对档案管理中出现的缺失、漏洞、无序等问题进行统一的整改，避免这些错误扩大化，也避免这些错误造成对档案管理的更大影响。

3.2建立档案管理制度，对档案管理人员进行专业培训

为了提高档案人员的专业素质，加强档案管理人员的综合水平，可以进一步建立档案管理制度，通过对档案管理人员的专业培训和针对性考核来检验每个档案参与者的工作能力。对于一些考核不过关或者档案能力不足的管理人员就要根据其短板进行针对性训练和统一安排的重新学习。为了加强档案管理人员的考核制度，体现对员工的因材施政，在每个档案管理的相关部门中建立档案管理能力小组，小组里选优秀代表作小组组长，组长主要责任是对组员的档案管理水平进行统一管理。当有成员出现能力偏差的情况时，及时反馈，及时组织成员之间进行互相研讨学习。通过此种方式，增进每位小组成员之间的沟通交流，提高各个小组的综合实力。为了提高小组成员积极性，可以在组内建立奖惩制度，对优先过关的给予奖励，对多次尝试仍未通过专业水平测试的要给予一定处罚。除此之外，以小组为代表，每个组员之间要结合当下档案管理的某一步骤定期提出一个创新措施，用来不断提升对档案管理步骤的熟练程度，以及鼓励小组成员的创新与实践。

3.3建立合理的档案管理流程

为了避免档案管理在档案信息收集中出现档案资料残缺的情况，可以通过建立档案管理流程进而优化档案管理的整体秩序，完善档案的各部门工作内容。将档案管理的流程细分为单独的各个部门和单位，对每个单位都职责到人，将任务都做好分配，只有责任明确、程序清晰，才能避免有人在某一流程中出错。还有，为了对档案残缺情况做到尽可能的修补，还可以建立阶段性的审核体制，在阶段性的审核中注意对各项问题的及时完善和补充。通过对工作人员的工作水平能力加强，在每个阶段的审核中遇到问题时及时进行上报和修补，进而以时间节点为分阶段目标，更好地完成整体工作，增强工作整体的协调性，进一步确保档案管理的综合水平。

3.4及时整合档案信息

为了进一步加强对档案信息的整理，加强档案信息的利用率。各个档案管理工作者要注意及时对档案信息进行整合，尤其是一些重要的档案内容，还有一些时事热点的档案咨询，要能够第一时间进行档案信息的反馈和记录，将这些常用的档案内容做好整理，也能避免在需要使用时因为档案资料搜寻时间而延误工作进程。还要组织有关工作人员及时地整合档案咨询，将各个档案资料做好分类。

4民政档案科学管理方法解析

4.1加强档案的收集与整理

为了确保民政档案的内容真实有效，各个档案管理相关人员要注意及时录入，要能够体现档案管理的及时性，同时，对一些重要的档案内容要进行备份处理，以防止档案信息的遗漏。还有组织人员定期进行对档案资料收集中的检查、走访等多个活动。还有，在信息技术的档案融入中，为了进一步保障档案检索的优势，要注意对线上线下档案平台的多重维护和基本建立，由此才能确保整体的档案工作有效可行，确保民政档案管理能够正常运行。

4.2规范微机管理

微机管理作为民政档案管理最基础的工作之一，要充分结合民政档案的大数据特性，进行第一时间的数据录入，通过对数据的合理分类和科学检索，确保档案数据的精准性和准确性。在档案信息的检索效率提高中，合理地使用档案主题分类，创建档案信息的内容检索也能够完善档案的信息化处理，提高检索的质量和速度，尤其是对于一些机密档案，检索的内容和过程要尽可能快速、专业。

4.3提升民政档案管理人员的专业素质

民政档案作为对每个群众的基本信息记录，与每个人的自身利益是高度相关的。在民政档案管理人员的专业素质培养中，除了基础的工作素质，还包括职业道德素质，对一些在岗的档案人员要尽可能實行一岗制，减少岗位之间的流动。同时，还要定期给每个工作人员进行岗位专业性的培养和综合性提高，在实训的过程中不断增进成员对档案工作的认识和理解，在专业素质的强调中不断提升对档案工作的意义领悟。

综上所述，在有关民政档案重要性与科学的管理方式研究中，结合目前民政档案管理存在的部分问题，因人员意识薄弱以及体制不够、资料不齐全等问题产生的档案管理缺陷，这些从某一方面来说，严重影响了（上接第69页）实际档案信息的使用率，无法将档案信息的真正价值发挥出来。因此，在相对应的结构完善和技术提升中，要通过加强认识、改进制度、建立档案、整合信息来进一步避免档案信息优势被埋没。同时，为了提高之后民政档案的科学管理方法，适当地加强档案的收集与整理，提升管理人员专业素质、增设先进的基础设施、加强法制观念养成等这些都能够进一步体现民政档案管理的科学性，能够有利于民政档案管理的整体建设，也能够展现民政档案的优化创新。民政档案管理作为关乎民生、服务民生的重大机制，只有加强开发和利用，充分体现其政务公开的优势，才能发挥民政档案管理的有效性，增强民政档案管理的程序创新，助力于民政档案拥有更开阔的发展前景。在当今大数据时代背景下，想充分实现档案管理的现代化模式，要确保在民政档案管理中从人员到档案管理流程都体现一定的科学性，并且具备现代化管理的基础技术建设。今后，针对民政档案管理的综合性优化我们还会展开更加深入的调研，以便能够提出更加科学合理的有效措施，从而加强档案管理的整体性提高，为档案管理开创出更智能化的管理模式，让民政档案更好地服务于群众，服务于人民。

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（作者单位：重庆市垫江县民政管理所）