数字技术在中学档案管理中的应用探索

摘要：近年来，随着中学教育事业的飞速发展，中学教务、教学、学生等档案数量呈现出大幅增长态势，数字网络技术应用，提升了中学档案现代化管理水平，发挥出中学档案在高中教育、教学、管理中的应有价值。本文分析了中学档案管理常见的数字技术，以及数字技术在中学档案管理中的特点和应用价值功能，提出了中学档案管理中技术应用价值实现的现实可行性和必要性，并提出在中学档案管理中的价值探索路径和法则，发挥中学档案现实应用价值，具有积极现实指导和参考意义。

关键词：;档案管理;应用价值;高中

概述

档案是国家财富、人类记忆的重要载体。一个国家、民族保存的档案年代是否久远、数量是否浩翰，是这个国家、民族文明程度的重要标志之一。中学档案包括行政管理、人事、党群、财务、设备、基建、科教等内容。数字化是21世纪主要特征，融入了计算机技术、网络技术，以及数字技术，中学档案管理更加簡便，效率更高，查找更精准，使中学档案在中学教育教学及行政管理中发挥的作用和地位越发突显。

滕州市第一中学创建于1913年。目前，共有167个教学班，在校学生8700人，在编教师804人，其中，高级教师162人。始终秉承“敢为人先、追求卓越”的优良传统，探索形成“敬业、爱生、务实、高效”严谨教风，以及“勤奋、持恒、科学、上进”扎实学风，累计为社会培养出8万余名优秀毕业生，先后荣获全国先进教育传统项目学校、山东省教学示范校、山东省中小学素质教育工作先进单位等荣誉。近年来，随着滕州市第一中学教育事业的飞速发展，教务、教学、学生档案数量呈现出大幅增长态势，数字网络技术应用，提升了中学档案现代化管理水平，发挥出中学档案在高中教育、教学、管理中的应有价值。

1档案管理数字技术应用

数字技术（Digital Technology），是一项与电子计算机相伴相生的科学技术，是借助一定设备，将图、文、声、像等转化为电子计算机可识别的二进制数字“0”和“1”，并进行运算、加工、存储、传送、传播和还原的技术。数字技术又叫数码技术、计算机数字技术，其主要特点是抗干扰能力强、精度高、数字信号存储时间长、保密性好、一般均采用二进制、通用性强等。档案管理中常用到的数字技术包括：

1.1缩微影像技术

缩微影像技术是将光线照在整理、编排后的原始文件，利用光学摄影将银盐胶片等感光胶片形成潜影，经显影加工形成黑白影像原件，再将其缩微图像拷贝制成缩微品，最后，运用显示、检索和复印还原达到妥善保管的一种技术方法。缩微影像技术保持了原件的本来面貌，运用于中学档案管理中，能够实现传统纸质等载体档案的信息化存储;但缩微影像技术在档案信息的检索、查询和阅读等方面效果不佳。

1.2数字影像技术

数字影像技术是指利用数字相机进行拍摄，或者用扫描仪对照片、文件等进行扫描而获得的电子数据，再利用计算机技术生成数字影像，将中学档案文字、图表、声像等不同信息资源按照标准格式进行数字化，具有精度极高分辨率，将数字化信息存储于专门设备，可将中学档案电子数据显示或打印并长期存储于磁盘、光盘等载体介质。数字影像文件经计算机互联网、局域网传输，可实现异地阅读，具有广阔应用前景。

1.3信息网络技术

局域网、互联网技术在档案管理中的应用，提升了中学档案管理效率。其中，局域网技术的应用能够实现中学档案在各学科、部门之间的沟通交流，实现内部教职员工对档案信息资源的共享。尤其是对于不宜公开的内部中学档案信息，局域网能够满足教育教学管理需要。互联网则是针对不特定用户的档案需求，将馆藏着的中学档案信息实现跨区域、跨时域应用，可满足不同群体“足不出户”检索、查询利用的要求。

1.4数据库技术

在中学档案数字化管理中，根据馆藏的不同档案信息类型，创建若干不同档案数据库，结合互联网、局域网技术，以及操作系统和硬件平台，创建中学档案数据库管理系统。利用档案数据库管理系统，中学档案用户可根据其需要，从Web网页上获取其所需的档案信息。利用IP，并建立IP之间的信息互联互通，构建区域网SAN，再利用SAN 中交换机多路接入局域网LAN，形成附网存储NAS。数据库可扩展性，能够满足中学档案后期实时增长的现实需要。

2数字技术应用档案管理特点

中学档案中保存和记录着教育、教学、学生等资料和数据，是教育教学的重要依据。中学档案管理是一项系统性工程，负责对日常教学管理过程中产生的具有保存价值的档案资料进行收集、整理和利用等，更好服务教育教学工作，促进中学教育事业可持续发展的现实需要。互联网、大数据、云计算，以及信息技术的应用，深刻地改变了档案管理的模式和方法，促进了档案管理水平的提升，满足了新时代中学教育教学管理的现实需要。管理具有以下特征：

2.1信息存储数字化

传统中学档案管理常采用纸质载体存储档案信息。纸质载体存储中学档案信息，工作量大，存储信息量少，工作效率低，且极易在后期的频繁利用中造成纸质档案损毁，缩短纸质档案寿命。数字技术的应用使中学档案存储呈现系统化、智能化和数字化。目前，中学档案主要存储方式为电子档案，存储方式更加地灵活、自主、多元，且存储量大。便于后期查询利用，也利于纸质档案保护。

2.2信息资源多元化

数字技术应用条件下，中学档案可借助计算机信息共享平台，教务处、办公室、财务科、教研组等各个部门利用信息共享平台，可及时将部门或学科档案信息上传至档案管理平台。且各部门或科室在管理平台中查询、下载所需中学档案资料，能够满足不同群体的不同档案需求。中学档案来源多元化，也深深地影响着中学档案管理模式，其多元化管理现实需求，也迫切需要借助计算机信息技术应用，不断健全和完善档案管理数字化平台，满足信息共享及交流。

2.3信息处理高效性

随着中学教育事业的改革、发展和进步，中学档案信息管理的范围更加广泛，管理的内容更加多样，既需要各部门之间的积极配合，也需要实时满足教师、班主任、教研组长、校领导等不同群体的档案需求。数字技术、互联网技术，以及信息技术的应用，极大地提升了新时代中学档案管理效率，也使档案查询、检索、利用效率更高。极大地提高了档案信息处理的效率。

3在高中档案管理中价值分析

数字化时代，要切实做好信息化、系统化、网络化。尤其是在中学档案在教育事业发展中的价值和作用越发受到重视的大背景下，加强中学档案资源信息管理显得迫切而紧要。从中学档案的现实价值层面分析，中学档案信息资源管理更能凸显其在中学教育改革中的价值发挥，能够记载教育教学改革的同时，也有利于在总结改革经验基础上，推动中学教育事业改革不断向纵深发展。

3.1数字化处理为中学档案规范化、技术化管理开辟新路径数字时代，中学档案管理的形态和内容更加丰富多样，包括了音频视频、图形图像、文档信息、电子信息等，利用数字技术，可进一步推动中学档案管理规范化。例如，中学档案中的大量图片档案，利用縮微影像技术和数字影像技术，对照片、视频音频资料进行校色、修正，并对视音频档案资料进行模拟信号转化，实现不同中学档案类型、档案内容的规范化、技术化处理，统一标准和格式，利于后期的查询利用，也减少纸质文档、图片因潮湿霉化或氧化而无法识别和读取，延长档案使用寿命。

3.2数字化整理为中学档案无损化、学术化交流提供新渠道

从传统视角分析，中学档案历经了一代又一代教育工作者的辛勤付出，饱含了无数个日日夜夜教育工作者的辛勤汗水，可以从这些档案中挖掘出老一辈教育工作者的先进教育教学管理经验。随着教育教学改革的深入，中学档案的内容、承载方式均发生了巨大变化，信息时代，从丰富繁杂的中学档案的辨识、分类、整理角度出发，数字技术的应用成为必要途径。信息网络技术、数据库技术、数字影像技术的应用，能够为中学档案资源积蓄更为丰富的档案资源，为中学教育教学和学术交流提供优质档案信息资源，使中学先进教学经验不断得到传承和推广，发挥中学档案管理应用现实价值。

3.3数字化管理为中学档案价值化、功能化展示提供新动力

传统模式下，囿于档案载体形态、利用环境，中学档案功能得不到有效发挥，档案“沉睡”现象较为普遍，"死档"成为常态。数字背景下，中学档案无论其载体形态，还是档案利用方式，均可在信息网络技术驱动下发生深刻的变革，推动着中学档案价值功能得到有效发挥。例如，云计算、大数据等技术应用，为资源规模效益的发挥提供技术支持。互联网信息技术应用，强化中学教育教学与档案管理部门之间的信息流通，中学档案管理部门的服务功能得以彰显，满足不同受众群体档案利用需求。也推动中学档案管理部门自身变革，数字技术应用强化了档案信息分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量中学档案信息产品，档案价值得以深度挖掘，“死档案”变为“活信息”，“档案库”变为“思想库”，为中学教育教学和行政管理决策提供参考。

4档案管理中数字技术应用法则

数字技术应用于中学档案，需要利用数字技术捕获中学档案数据信息，并依据中学档案管理相关标准、规范、法则对其进行分析、鉴别，实时动态存储、定期分析，然后将其存储于设计好的资源库。后期，需要进行定期分析，剔除冗余、不合格档案数据信息。总之，加强中学建设，是一项系统性工程，需要坚持全局谋划、模式统一、分级创建和安全保密原则，做好中学档案数字技术应用、数字信息处置和档案信息资源整理，遵循数字化规律、技术要求及工作法则，持续推动中学档案数字化水平不断提升。

4.1基础支撑：突出数字技术应用

根据《档案馆工作通则》《馆建设指南》的相关规定，档案馆应立足自身实际，研究和改进馆藏档案保护技术，不断延长档案寿命。数字时代，数字技术俨然成为中学档案收集、整理、编研和利用的重要基础性技术支撑，也要求中学档案管理部门及其工作者掌握必备的岗位技能。立足数字技术应用能力的培植，强化数字技术应用技能运用。首先，要在思想上充分认识到数字技术的极端重要性，以及数字技术在中学档案管理中的复杂性、系统性，强化自身学习的主动性、积极性，不断创新和应用中学档案管理新理念、新技术、新方法，推动中学档案管理从传统向现代数字化管理转变。其次，强化平台应用。不断完善中学档案数字化应用平台功能，统一档案管理平台中的电子文档格式、形式，使数据库更加规范、标准和统一。再次，提升辨识质效。将先进的数字技术应用于中学档案原始信息的甄别、摄录，实时传输中学档案数据信息至数据库或平台，实现中学档案数字信息的标准化、规范化共享。

4.2常态需求：强化档案数字整理

数字信息时代，中学档案管理在信息精准性、个性化需求方面要求更高，这就要求满足常态化信息需求，做精做细信息维度。首先，要明确中学档案数字信息常规化整理标准和要求，提升中学档案数字信息便捷、高效检索、利用。其次，落实中学档案整理中的数字标准和要求，中学档案数字化整理分类应与传统整理分类一致，在格式上保持高度统一。并将中学档案信息资源进行无害化压缩处理，利用数字加密技术，保障档案信息安全。再次，做好中学档案信息备份，确保中学档案信息及时完整收录，长期保存，满足随时可用。

4.3工作规程：重视数字资源开发

《档案馆工作通则》《馆建设指南》，中学档案管理部门要注重加强中学档案资料的征集、编研，扩充资源，重视中学档案数字资源开发和利用。首先是“守护”好已有馆藏档案资源，将传统的纸质档案资料进行数字化扫描，及时上传至档案数据库，不断扩充馆藏档案资源库。其次是“创研”档案资源产品。加强馆藏中学档案资源编研，根据中学教育教学的现实需要，丰富编研产品，提升中学档案资源价值。再次是“利用”要有度有则。数字化背景下中学档案管理的模式和方法都发生了深刻变革，要建立健全中学资源查询、利用、使用各项规章制度，满足不同群体的信息需求。

参考文献：

[1]邵继仁.数字化技术在档案管理工作中的应用研究[J].办公室业务，2021（2）：189—190.

[2]董守霞.基于数据分析的新一代数字信息技术档案应用研究趋势与方向[J].河南图书馆学刊，2020（8）：82—84.

[3]张新霞.中学档案管理信息系统的设计与开发[J].数字技术与应用，2022（1）：216—218.

[4]庞雁文.基于数字技术发展背景探究中学校档案工作信息化管理模式[J].移动信息，2021（6）：70—71.

[5]陈青云.中学档案数字化管理现状及路径分析[J].兰台内外，2017（5）：24—25.

[6]李翠松.中学档案管理数字化建设面临的困境及对策[J].办公室业务，2019（10）：162—163.

[7]李念平，段绪刚，罗路.中小学校档案数字化管理实践研究[J].中国信息技术教育，2018（20）：81—84.

作者简介：王卫国（1981—），大学学历，山东省滕州市第一中学馆员，主要从事档案管理研究。