水利工程施工档案资料的整编与管理探究

摘 要：施工档案是水利工程施工中的基础性资料，做好这些资料的整编与管理工作，能够为水利工程的管理提供可靠的信息支持。水利工程施工档案的种类较多，其数量也在不断增多，再加上其他因素的影响，其整编与管理存在诸多问题，必须不断进行改进，提高档案管理的工作水平。鉴于此，本文在分析水利工程施工档案特点的基础上，进一步分析其整编与管理中存在的问题，并提出整编与管理的具体措施，期望能为相关工作人员提供一些可靠的参考依据。

关键词：水利工程;施工档案资料;整编管理

近年来，随着我国社会经济的持续发展，水利工程的建设数量及规模不断扩大，对水利工程施工档案资料的整编、管理提出了更高要求，需要安排专业人员完成其整编与管理，充分发挥施工档案资料具有的使用价值。但是，从目前我国部分水利工程施工档案资料整编、管理工作来看，仍存在一些常见问题，如档案资料整编管理制度及标准不健全、档案资料整编与管理的意识薄弱、缺乏专业的档案资料管理人员，以及施工档案资料的填写不规范等，这些都影响到水利工程施工档案资料的整编与管理效果。因此，有必要深入分析水利工程施工档案资料的整编与管理，提出一些可靠的参考依据，实现对水利工程施工档案资料整编、管理的不断改进。

一、水利工程施工档案资料的特点分析

1.施工档案的形成时间较长

施工档案贯穿了水利工程施工的全过程，水利工程具有施工工艺复杂、施工周期长、工程量较大等特点，造成施工档案的形成时间也会较长。在水利工程施工过程中，经常出现施工工艺变更、地质条件发生变化等情况，使得工程施工的工期延长，对施工档案资料的管理产生了一定影响。目前，水利工程施工档案资料的内容包括施工过程的记录、施工图纸、业主单位及施工单位的往来文件，施工工期直接决定了施工档案资料的收集时间。

2.施工档案范围广，形式多

在水利工程施工开始的时候，无论是临时建设的设施，或是施工现场的原始地貌，都必须做好相关档案资料的收集与整理，形成与业主单位的来往文件。在水利工程施工中，因资金不到位造成的施工停止、地质条件造成的图纸变更、工程需要造成的范围变更等，都应严格做好相关资料的归档，满足工程索赔及工程质量评定的信息需要。在计算机技术被应用到施工档案管理领域后，施工档案可以通过影像、图片等形式保存下来，水利工程施工档案资料的查阅更加方便。

3.指导后期工作，为相似工程提供经验

在水利工程施工档案资料的管理中，可以对施工材料和施工设备进场、常规文件上报、设计变更下发、现场签证单认证、施工图纸整理、施工前期的资料等各类资料进行详细收集，之后将其提供给需要的工程管理人员，有利于促进工程竣工验收、事故追责、后期索赔等工作的顺利进行。目前，水利工程施工档案资料的管理朝着信息化的方向不断发展，施工档案资料管理的信息化及透明化不断提升，可以充分发挥施工档案资料的使用价值，为相似工程提供丰富的经验，使水利工程建设水平得以提升。

二、水利工程施工档案资料整编与管理中存在的问题分析

如前所述，对水利工程施工档案资料的特点有了较为深入的了解。然而，从现状看，在部分水利工程施工档案资料整编与管理工作开展期间，仍存在一些较为明显的问题。

1.档案资料整编管理制度及标准不健全

施工档案资料整编与管理对水利工程的开展有着较大的影响，需要建立健全档案资料整编与管理的制度及相关标准，以此促进施工档案资料整编与管理工作的顺利进行。然而，在水利工程施工中未能制定资料收集、整理、保管、移交等基础制度，且资料归档系统不标准，使得施工档案资料存在编号混乱、格式不统一等情况，严重影响到水利工程施工档案资料整编与管理工作的效率。同时，未能按照程序对项目进行划分，做好相应的申报工作，所划分的单位名称、分部名称、单元名称等与工程施工图纸及施工合同存在差异，且划分设计变更项目时，未能按照要求进行上报，导致施工档案资料整编与管理中存在漏项的情况。

2.施工档案资料整编与管理意识薄弱

根据以往水利工程施工档案资料的整编与管理情况来看，许多施工单位比较强调工程施工的质量及进度，对施工档案资料的收集及整理工作缺乏重视，使得施工档案资料整编与管理工作的开展受到影响。资料管理人员无法及时到位，不能及时对原始资料进行收集，导致原始资料存在不完整、不准确等情况，严重影响到施工档案资料整编与管理工作的质量。在施工档案资料整编与管理工作时，未能做好原材料台账的建设，原材料漏检、检验批次不足，以及顺序错乱、资料存在缺项等，这些都影响到施工档案资料整编与管理工作的质量。

3.缺乏专业的资料管理人员

首先，资料管理人员作为水利工程施工档案资料整编与管理的主体，其专业素质直接影響着各项工作的效率及质量。在水利工程施工中，一般是安排技术人员对施工资料进行收集和整理，但是工程施工中的技术工作比较繁杂，在施工资料收集与整理的时候存在一定的随意性，经常出现签字不及时、事项不清等情况。其次，在施工档案资料收集与整理工作时，存在资料管理人员身兼多职的情况，无法保证施工档案资料原件的完整性，将技术文件下发之后，经常出现保管不当造成的损毁，难以保证施工档案资料收集与整理的规范性。由于工程施工的周期普遍较长，施工档案资料整编与管理中存在人员流动较大的情况，未能做好基础资料交接工作，以及资料管理人员对施工档案资料整编与管理缺乏正确认识，导致水利工程施工档案资料本身的质量无法得到保障。由此可见，为了提高水利工程施工档案资料的整编与管理效果，需重视对专业资料管理人员的培养。

4.施工档案资料填写不规范

在水利工程施工档案资料的整编与管理工作中，施工单位对档案资料的管理缺乏重视性，没有对施工档案资料填写制定统一的标准，不能规范填写施工原始验收签证资料，导致收集的资料不符合水利工程的施工情况。同时，施工档案资料整理中存在数据前后矛盾的情况，资料上填写的时间不符合实际情况，有些资料没有签名认证和盖章。在原始资料填写的时候，经常采用耐久性不够的纯蓝笔、圆珠笔、铅笔等，未能按照档案归档的要求对原始资料的用纸用笔及纸张规格进行选择，最终影响到施工档案资料整理的质量。因此，应规范施工档案资料填写，为提高水利工程施工档案后续管理效率提供有效依据。

三、加强水利工程施工档案资料整编与管理的具体措施分析

为了解决水利工程施工档案资料整编与管理工作存在的问题，则需采取有效的解决措施。结合实际工作经验，具体的解决措施如下：

1.提高对原始资料收集的重视性

在水利工程施工档案资料的整编与管理工作中，资料管理人员应充分认识到原始资料收集工作的重要性，明确资料管理人员应承担的工作职责，使其能够严格做好档案资料的收集与整理，保证施工档案资料的完整性及真实性。

由于水利工程的施工周期较长，资料管理人员必须充分把握施工档案资料收集工作的具体内容，包括施工过程记录、监理工作记录、工程测量记录、施工原材料的质量合格证书等原始资料。在开展施工档案资料管理工作时，可以采用分类法对各类资料进行管理，以便能够在工程施工、工程验收或其他环节，同步进行资料收集，保证水利工程施工档案资料的完整性。作为施工档案资料整编与管理的实施者，资料管理人员应深入施工现场，了解工程设计的内容，以便及时获得第一手的档案资料。对于资料收集与整理中存在的问题，可以与工程师或施工人员进行沟通，有效处理施工档案资料整编与管理中的问题。

2.制定档案资料的整编标准及管理制度

在水利工程施工档案资料的整编与管理中，需要将该工作与水利工程的建设质量联系起来，完成档案资料整编标准及管理制度的建设，促进档案资料整编与管理规范进行。在水利工程的施工初期，需要安排专门的工作人员对施工档案资料的整理制定出统一的标准，建立档案资料的收集与管理制度，确定施工档案资料填写的标准，以及施工档案资料归档系统的建设，从而促进水利工程施工档案资料整编与管理工作的有效进行。在水利工程施工档案资料的整编与管理中，需要将原始资料的备份及保护工作作为重点，做好施工档案资料的审查，一旦出现变更情况，由质量监督单位对其进行确认。在水利工程施工档案资料的填写中，必须保证施工档案资料的规范性及真实性，对资料整编工作进行定期检查，避免出现档案资料填写不规范、不真实的情况。

3.优化人员结构，明确职责任务

水利工程施工档案资料的整编与管理是一个比较复杂的过程，要求资料管理人员具备较强的专业素质，以及良好的责任意识，否则将直接影响到水利工程施工档案资料整编与管理的质量。首先，通过对人员结构进行优化，明确各人员在施工档案资料整编与管理中的任务，可以对施工档案资料进行规范化管理，确保资料管理工作的整体效率。在优化人员结构时，应吸收懂管理、具备专业技能的人才，组织相关人员进行专业化培训，以此提高资料管理人员的专业素质，促进施工档案资料整编与管理水平的提升。其次，应做好资料管理人员的考核工作，促使资料管理人员能够对日常工作中存在的问题进行讨论，结合工作需要进行自我提升，促进水利工程施工档案资料整编与管理工作的持续发展。

4.加大资源投入，降低管理难度

随着我国经济与科技的持续发展，计算机技术被广泛应用到档案管理领域，可以利用计算机技术对水利工程施工档案资料的整编与管理进行创新，提高施工档案资料整编与管理的工作效率。

具体来讲，可以利用计算机技术构建专门的数据库，利用数据库对施工档案资料进行保存，防止出现档案资料丢失或损毁等情况。同时，在水利工程施工档案资料的整编与管理中，充分发挥计算机技术具有的优势，可以对原始资料进行规范化、制度化管理，确保施工档案资料的完整性及准确性，使其能够将水利工程的施工质量及施工过程充分反映出来。在应用计算机技术进行水利工程施工档案资料整编与管理时，可以对施工档案资料进行快速传递，充分满足工程建设对施工档案资料的需求，使水利工程施工档案资料的使用效率得以提升。

5.加强施工档案资料的开发利用

在进行水利工程施工档案资料管理工作时，既要重视对施工档案资料的收集与管理，保证其完整性及真实性，也要对施工档案资料的开发利用进行强化，将施工档案资料在水利工程建设中的作用充分发挥出来，不断提高水利工程建设的水平。就目前情况来看，部分单位将工作重心放在施工档案资料的收集与整理上，对其开发和利用存在投入不足的情况，使得施工档案资料的使用价值无法得到体现。

因此，必须对资料管理人员的档案利用意识进行培养，使其能够主动挖掘档案的利用价值，将其合理应用到各类工程中，切实提高水利工程的建设质量。对于施工档案资料的开发利用，要求资料管理人员具备较强的信息技术应用能力，可以利用信息技术手段对其进行处理，不仅能够提高档案资料的利用率，也可以进一步提高工作效率，降低水利工程施工档案资料管理的人力成本。

6.落实智慧化管理模式与方法

针对水利工程施工档案资料，除上述整编与管理方法以外，还有必要进一步落实智慧化管理模式方法。一方面，明确水利工程施工档案资料智慧化管理法律要求，对于相关项目法人，需以国家信息化建设的相关要求为依据，对新技术合理应用，做好水利工程档案智慧化、数字化工作，对工程档案数据库进行规范构建，并对档案信息资源合理开发，以此促进档案管理水平的提升，为工程建设与管理提供有效服务。另一方面，及时构建水利工程施工档案智慧化管理系统，利用该系统做好档案资料的整理、分类管理、合理利用等相关工作，并结合防火墙技术、安全密钥技术等，提升系统安全等级水平，确保档案智慧化管理系统的应用价值得到有效提升，避免黑客入侵、病毒感染等，进一步为水利工程建设工作提供有效的数据信息支持。

四、结语

综上所述，施工档案资料可以将水利工程的施工情况充分反映出来，帮助工程管理人员对施工质量进行评估，使工程竣工验收工作得以顺利进行。然而，由于水利工程施工档案资料的整编与管理具有较大的复杂性，因此需充分把握施工檔案资料的特点，深入了解其管理现状，提高对原始资料收集的重视程度，制定施工档案资料的整编标准及管理制度，优化人员结构、明确职责任务，加大资源投入、降低管理难度，加强施工档案资料的开发利用，进一步全面提高水利工程施工档案资料的管理水平。

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（作者单位：滨州市水利建筑安装工程处）

基金项目：本文系山东省规划研究项目，项目编号：20212838

作者简介：孟宪玲（1963—），女，汉族，陕西西安人，本科，副研究馆员，研究方向：水利工程档案。