烟草企业加强费用预算管理的对策探讨

郑方

摘要：加强费用预算管理可以降本增效和防范风险，保障高质量发展。烟草企业在费用预算编制、执行和考核工作中还存在一些问题，建议采取完善全面预算管理体系，加强预算管理系统建设等对策加强费用预算管理。

关键词：烟草企业;费用预算;对策

一、烟草企业加强费用预算管理的意义

（一）合理配置资源，保障高质量发展

2018年，烟草行业贯彻新发展理念，开启了以“创新动力强、全要素生产率高、环境成本低、综合效益好”为基本特征的高质量发展新篇章。新发展路径需要全面预算管理这个重要管理手段，将有限的资源在时间和空间上合理配置，以资金流为主线，引导物资、信息和人力资源与各职能战略建立最优匹配关系，帮助企业实现优质资源聚焦创新、绿色和效益。费用预算管理作为全面预算管理中不可或缺的一部分，规划企业各个部门日常经营活动必要开支，保障企业正常经营活动的开展。长期财务战略最终也会分解成年度计划，体现为各种期间费用的集合，保障高质量发展战略落地生根。

（二）助力降本增效，提高企业管理水平

多年来，烟草行业积极推进精益管理促进转型升级，各企业深挖发展潜力，增强内生动力，在降本增效内涵式发展道路上探索出许多行之有效的措施。加强费用预算管理，制定合理的各项费用开支定额标准，用强有力的预算管控，杜绝一切非必要开支，减少可控费用的支出，把控好预算外支出。这是实现降本增效目标的关键方法之一，也是财务管理理念与精益管理理念融合后，在提高企业管理水平，增强企业管理效率方面的具体表现。

（三）监控经济活动，有效规避运行风险

通过用预算执行情况的分析，特别对企业重要的成本费用指标进行实时监控，针对重点指标，参考历史数据、对标行业先进单位数据，进行纵向和横向分析，可以及时发现费用预算执行中的偏差和异常状况，对预算编制和执行中存在的问题及时与有关部门沟通协商，分析存在的问题，查找原因，共同商讨对策，从而提高对风险的预判能力和控制能力，降低并有效规避企业运行风险。

二、烟草企业费用预算管理存在的问题

（一）全员参与意识淡薄，沟通机制不畅通，造成费用预算编制常有的预算松弛、预算错误、预算不实等问题

尽管烟草企业大多建立了党委（组）和预算管理委员会领导下的预算管理体系，但企业内部没有形成战略预算整体思维。编制费用预算往往只关注短期目标，各部门以满足本部门年度最大需求为出发点，认为总体费用的控制、分配和平衡只是财务部门的事情，财务部门没有高效的方式就费用预算的必要性、合理性、重要性等和业务部门进行商讨，业务部门的主观能动性和财务部门的专业性没有充分结合，有效发挥。

全员参与，围绕实现战略目标规划费用预算的意识淡薄，预算管理力量不足。部门对预算编制重视不够，并且缺乏具备基本财务知识的人员，预算编制工作由不固定的兼职人员承担。除了财务、营销和投资管理部门，其他部门预算规划的主要内容都是期间费用，而费用内容庞杂、层次较多的特性让“门外汉”摸不着头脑，常常出现将属于资本性支出的项目当作费用性支出填报，无法将费用性支出准确分类到对应的费用明细科目，漏报必要支出等问题。基础数据质量不高，导致整体費用预算编制出现预算过度松弛、预算错误和预算不实等问题。

（二）预算管理系统不完善，预算监控手段不多，造成超预算，“软约束”，费用编制执行两张皮的现象

预算系统不成熟完善，企业内部应用模块缺失，财务预算管理人员只能使用Excel收集、汇总、编制预算，以及分析各业务部门的预算执行数据。业务系统、办公系统、资金系统、核算系统、采购系统等各系统数据独立，因而在预算执行过程中，能够用于分析预算执行情况的数据目前主要由会计核算系统导出至Excel。由于核算系统科目数据按照会计准则设置，与预算口径数据存在诸多差异，在用Excel分析数据时，需要预算管理员将执行数据进行人工分类、筛选、汇总和对比，效率低下。仅仅使用核算系统数据分析各业务部门预算执行情况，还存在数据滞后、与管理层需要的分析维度和细度不吻合等问题。用于费用审批的办公系统等没法获得预算数据，也没有较好的系统工具实时监控费用预算的执行情况，常常造成预算超支，预算外支出等情况，费用预算管理的作用发挥不明显。

（三）预算监督考核难度大，方法不够科学，激励传导机制不健全，费用预算执行考核监督流于形式

由于费用分类多，层次多，内容杂，涉及部门多，环节多，导致在企业内部对费用预算单独进行考核，特别是开展费用预算执行率考核时，存在难以区分责任主体的困难。而且对所有费用分门别类开展考核的话，预算管理人员面临的至少是对三项费用下几十个二级科目的全面考核，是一项耗时耗力的大工程。烟草企业对于如何科学地考核费用预算，并没有形成一整套行之有效的考核体系，通过减少经营成本实现降本增效的压力没有合适的方式传导给各部门。

三、烟草企业加强费用预算管理的对策

（一）强化全员参与的战略预算意识，健全全面预算管理体系

健全全面预算管理体系，厘清各部门的职责分工，突出财务部门牵头、专业部门审核和所有部门参与的机制，形成目标导向、预算编制、执行控制、评价考核的业务闭环。健全的组织结构和通畅的业务流程，保障包括费用预算在内的全面预算管理效用的发挥。

加强全面预算管理理念的宣传，形成人人重视人人参与全面预算管理氛围。将全面预算管理理念融入企业文化，不遗余力地在企业内网、内部刊物等平台进行宣传，提高所有部门所有人员对全面预算重要性的认识，使全员参与的战略思维深入人心。加大培训力度，开展面向不同层级，不同对象的各种形式的培训。重点培训基层编报人员，使之具备基本的财会知识，能够掌握费用预算编制的方法，能根据业务事项准确区分、判断费用的类型等，提高编制的准确性。在基层财务人员不足的情况下，合理利用有生力量，安排日常报销工作中积累了相关知识的报销员，承担或参与部门预算编制工作。

（二）完善预算管理信息系统，建立智慧财务分析平台

构建并完善具备预算填报汇总，在线审核，分配下达，实时监控，分析展示以及评价考核等模块，功能完善的预算管理信息系统，实现全面预算管理目标，提升费用预算管理水平的基础之一。

随着大数据、云计算、人工智能等新技术在财务领域的应用，构建开放、共享、智慧的财务平台是实现财务数字化转型的必由之路。打通包括预算管理系统在内的各业务系统和财务系统之间的数据链路，联通业财银税，获取上下游企业的相关数据，建立智慧财务中台，为加强费用预算管理在工具、路径和方法提供更多的应用空间。

依托大数据和智慧财务的支持，在编制和审核费用预算时，可以获得历史预算数据、相关行业数据作为标杆和对照，又可以获得业务数据作为支撑，进行费用数据和业务数据的相关性分析，建立模型，使得费用预算更加科学准确。预算数据可在财务部门和各业务部门间快速传递，在有限的时间内，财务预算管理人员可与各部门有效沟通，促进预算编制从“一上一下”模式向“两上两下”转变。

在费用预算的执行控制过程中，财务部门可以在智慧平台上实时查看费用执行进度，从各个系统提取、归集执行数据，对比行业、业务数据等对费用使用的真实性进行审核及考核，还可以从时间、空间、归属多个角度，分析不同费用的规律和特征，为业务部门采取降本增效措施提供方向和依据。比如商业企业的物流费用中的包装费与卷烟零售户数量、订货量，订货规格品种、包装裹膜的单价，尺寸等业务数据高度相关，用这些数据建立起包装费的预测模型，用于包装费的预算计算，还可以进行包装费的成本动因析。同样，燃油费、备品备件的消耗等大量庞杂的费用在信息技术的支持下都可以实现精细分析，精准控制。

运行良好的预算管理系统不仅可以提高费用预算编制的效率和准确率，还可以综合智慧财务平台上提取的各类执行数据评价费用预算的执行情况，分析各部门的预算执行周期、执行能力和执行效率。年初将全面预算数据以及考核指标分解下达到各部门，系统实时提取预算执行数据，并对达到预算指标规定的一定范围的费用项目，自动预警，提示预算管理人员及预算执行部门及时调整应对。

（三）构建预算定额标准体系，夯实费用预算管理基础

假如说良好的预算管理组织体系是费用预算管控的组织基础，功能强大的预算管理信息系统是费用预算管控的工具基础，那预算定额标准体系就是费用预算管控的依据基础。作为预算基础管理必不可少的部分，烟草行业已经制定了一套预算定额标准体系，作为指导行业直属企业和基层企业预算编制、审核、分析、考评的核心依据。行业预算定额标准体系从行业整体出发，面向行业所有工业和商业企业，具有普遍指导性的同时又欠缺个性化及差异化设定。对于每一个独立的烟草企业来讲，由于地域、人口、体量、设备等等差异的存在，直接运用行业预算定额标准体系已经不能满足精益管理、提质增效的高质量发展目标，建立符合企业经营实际、更加科学精细的预算定额标准体系势在必行。

费用定额标准是预算定额标准体系中的重要内容，规定了烟草企业生产经营过程中费用支出应当遵循的数量定额、单价定额或总额限额的统一标准，涵盖了专卖、营销、物流、行政各环节，与企业所有部门的业务活动息息相关。所以要建立一套科学有效、精准可行的费用定额标准，需要真正做到业财融合，不失为烟草企业探索业财融合的有效途径。

财务部门和各业务部门密切协作，从业务工作实际出发，深入了解并细致梳理业务运作模式、运作流程。业务部门要不断完善标准化的作业程序，进而确定标准作业程序所需要的人工、物料投入，为费用定额标准制定提供业务数据。财务部门要充分调研各类物资、服务和劳务等的市场价格和趋势，分类分析企业费用的历史数据、行业标杆数据、降本增效目标数据，还要充分考虑技术发展趋势、政策法规变化，才能制定出具备适用性、可比性和先进性的定额标准。

（四）开发费用预算数据看板，生动展示费用预算分析

树立全员降本增效的理念，营造全员关注费用预算、参与费用管理的氛围，不仅要贯彻高标准化、高精准化的要求，还要借助新技术实现费用预算与执行数据的高透明化。专业的预算管理信息系统为企业管理层、财务人员和预算编制人员提供了便捷的工具，而对于企业全体员工来说，可能并不友好。只有全体员工能够轻松、直观、及时地了解各自部门、班组的费用预算与执行情况，比拼赶超的热潮才会兴起。

随着大数据技术的发展，商业智能（Business Intelligence）工具的功能越来越强大，集数据仓库、数据挖掘、联机分析和可视化技术于一身，将企业数据转换成分析结论，形成知识成果，辅助业务和决策支持。应用Smartbi、Powerbi等平台工具，建立与各个业务平台的接口，就可以实现从预算管理系统、财务核算系统、营销一体化平台等抽取数据进行分析，也可以直接引用预算管理信息系统的分析数据，甚至在没有建立预算系统的情况下，只需要将Excel报表格式的预算分析数据导入平台数据湖。Smartbi、Powerbi等工具提供的智能化、交互式的数据展示，即数据可视化，就是通过图形的方式让人一目了然地获取数据，将枯燥乏味的表格数据以图形图像的形式在大屏幕呈现出来，让资料的解析与表达变得更为准确有效。烟草企业可以建立费用预算數据的大屏看板，每月、每季度、每半年动态地公布各部门、各个费用的执行情况，包括预算执行率、人均分析、以及分部门、分品类的多维对比分析等，让不习惯阅读专业报表的普通员工也能快速、直观地获取信息。

（五）把握费用预算考核重点，科学考核费用预算

如果仅仅对费用执行情况进行分析而考核结果最终不能和奖惩机制挂钩，考核形同虚设，各部门和员工的积极性就无法调动起来，费用预算管理的效果就会大打折扣。科学开展费用预算考核，就把握住了加强费用预算管理的重要的最后一环。

费用预算考核要明确考核的范围、重点、方法和具体的计分办法。以管理费用、销售费用和财务费用三个科目为对象，考核就失之笼统，以下级科目为考核对象，考核太过复杂，因此，费用预算考核要找到切入点，首要需要确定考核的范围，并结合企业的经营特点确定考核重点。职工薪酬、折旧费用、摊销费用等费用对于大多数部门来说属于不可控费用，不适于在企业内部考核。其余的费用，区分是采用零基预算编制方法的费用、与业务高度相关的费用还有重点控制费用来制定相应的评分方法。可以从重点控制费用，例如会议费、业务接待费、车辆运行费等费用作为突破口开展考核。

制定考核评分方法时，还需要分析费用产生的过程，科学地界定责任部门。例如一项低值易耗品或办公文具购进产生的费用，可能经过需求部门提出申请，采购部门招标，法规审计部门审核合同，相关部门签订合同，需求部门验收使用等流程，流程涉及的部门较多，考核预算执行率时不能只把奖惩落实在需求部门。

考核还应预留合理的预算松弛空间。采购价格随市场变化，招标等采购程序的普遍开展，费用预算与实际执行必然存在一定的差异，在考核中科学界定正常的偏差程度，既能激励业务部门提高预算准确性又不伤害业务部门工作的积极性。

费用预算考核不能仅仅关注预算执行率的高低数值，以贴近预算、执行率高作为唯一标准。这种情况下，被考核部门为了使预算完成率落在考核要求的偏差空间内，通过提前开发票确认费用、购买不必要的物品增加费用支出等方式提高费用预算执行率，又或者推迟报销延缓费用入账时间来降低费用预算执行率，违背了考核的初衷又增加了财务风险。因此，费用的考核要有特殊情况豁免机制和厉行节约奖励机制，对于一些因不可抗因素造成的预算执行率超低，可以免于扣分，而对于部门主动作为，降本增效成效显著，大幅节约了费用，执行率指标就该让位节约率，应该大力提倡，落实奖励。

（六）强化财务人员分析能力，提升预算管理工作的附加值

加强费用预算管理的出发点和落脚点都是要实现降本增效，实现财务管理的价值创造职能。信息技术的发展和应用，使预算管理人员摆脱简单繁琐的预算编报工作，开展更有价值的预算分析工作成为可能。财务预算管理人员要跳出“从财务数据看预算”思维圈子，不局限于做数据的搬运工，要积极转变思维，适应数字化转型的新要求。一是学习营销、物流和专卖各部门的相关业务，深刻领会“战略引领、业务驱动、预算保障”三者的关系，才能更好运用各种数据来制定和分析费用预算，优化资源配置，支持业务部门。二是学习最新的技术，了解新技术在预算和财务管理领域的应用，推进和使用预算管理系统，探索使用大数据、云计算等新技术，使费用预算管理更具可操作性、时效性和实效性。三是掌握数据分析方法，不仅会基本的比例分析，构成分析，增速分析，还能够通过业务数据和财务数据之间相关关系，挖掘更多有价值的信息，提高分析的精度准度。

参考文献：

[1]李慧雪.A公司费用管理存在问题与对策探讨[J].中国集体经济，2018（32）：58-60.

[2]刘敏.企業费用预算管理的困境及对策探讨——以A企业为例[J].中国集体经济，2020（03）：18-20.

[3]姚剑影.加强费用预算管理 实现企业降耗增效[J].铁路采购与物流，2018（12）：84-85.

（作者单位：广东烟草东莞市有限公司）