探究信息时代档案管理工作的创新

摘 要：信息化时代，档案管理也出现了很多新特点、新变化，相关单位要想做好新时代档案管理工作就必须要与时俱进，以先进有效的手段和策略来强化档案管理工作，构建行之有效的管理体系，以确保档案管理的信息化、规范化、安全化发展。因此，结合信息时代特点、档案管理需求等内容来创新优化管理工作已成为单位发展的必然之举，也为发挥档案的实际应用价值、提高档案管理工作的实际效益奠定可靠基础。

关键词：信息时代;档案管理;创新

档案作为重要的信息资源，在信息时代的利用价值越来越高，也越来越受到各单位的重视。单位利用信息技术不断优化创新档案管理模式，更新档案管理层次，以大数据、云计算等先进技术来有效规划档案管理，构建新时代新档案，为单位实现发展升级提供重要推动力。不过，档案管理的创新并不简单，单位要正确认识档案管理信息化创新的价值，以有效管理来提升管理效率，促进档案管理事业良性发展。

一、信息时代档案管理工作创新的必要性

1.确保档案管理的有序化发展，实现单位档案服务的升级

信息时代，档案管理从纸质化向电子化、数字化发展，内容更加精准、数量也更加庞大，在这种情况下，单位以信息技术来有效规划档案管理，创新管理模式，不仅能实现对档案的有序、科学化管理，还能消除传统档案管理中的缺陷和不便之处，提高管理效益。在传统管理模式中，管理人员很难在短时间内找到想要的档案，需要耗费大量时间、人力进行查找，对单位运营发展不利。档案管理信息化不仅能在第一时间为单位提供档案支持，还能够对档案管理内容进一步细化，极大提高了档案的查询速度和效率。同时，利用大数据、云计算、物联网等信息技术，很多单位都构建了档案管理专用数据库，既为其有序化创新发展提供助力，也为提升单位档案管理服务质量提供保障。

2.有利于单位档案资源共享，适应网络时代发展需求

档案是单位发展中极为重要的信息资源，既包含了单位内部资料，也为单位开展外部活动提供参考，是单位发展必不可少的资源。以信息化、数字化、自动化来创新档案管理是单位顺应网络时代发展需求的表现，对实现档案管理的最大化价值有积极推动作用。同时，利用信息技术创新档案管理还能实现档案信息与原始载体的有效分离，确保工作人员能随时随地获取共享资源，提高对档案信息的利用率。不僅如此，进入新时代，随着大数据等信息技术的进一步应用，单位对档案管理的要求也越来越高，相关工作人员必须要及时应对信息时代下的档案管理趋势，更新管理理念，以发展的眼光看待档案管理创新，与时俱进，促进其可持续发展。

3.有利于发挥档案信息资源优势，推动单位良性发展

信息时代，档案管理出现很多新的发展特点，不仅更加高效、全面，对信息的管控也更加及时。单位在全面优化档案管理、创新工作之时，会对现有信息资源进行整合重组，让所有档案资源在确保安全的情况下得到有效管控，提高其运用率和服务效率。同时，随着信息大爆炸时代的到来，单位获取的信息数量越来越多，为更好地提取信息资源，充分利用其价值，单位只有不断优化创新档案管理工作才能体验更多的数据应用价值，才能避免数据资源因残缺而导致领导人在决策上出现问题，才能及时获取信息资源，有效处理归档，最终形成可供查阅、分析、参考的档案资源。

二、信息时代档案管理创新中存在的问题

1.缺乏有效参考标准，对创新认知度不高

规范化、标准化管理能让单位在创新档案管理过程中有一定的目标性和方向性，确保档案管理创新的实效性。但当前，部分单位在创新过程中面临没有有效参考标准的尴尬境地，大部分都是摸石头过河，自己探索创新路径、积累经验。这样很容易导致工作人员在进行信息化管理时难以在第一时间发现档案管理中存在的问题，不得不返工或采取其他方法进行弥补，不仅浪费时间、人力，同时也极容易打击工作人员的信心，使其对创新档案管理工作产生消极情绪，最终导致档案管理创新难以在短时间内完成，影响单位使用和发展。同时，部分单位对创新档案管理的重要性也存在认知不足的现象，特别是一些资历较老的工作人员，因已形成思维定式，不愿创新管理模式。再加上部分单位并未设置专门的档案管理部门，在创新管理过程中也是单位内部员工按照以往经验来进行管理操作，导致工作信息化低、内容混乱，难以充分发挥其价值，最终导致员工对其产生误解，影响创新进度。

2.管理人员专业素养不足，难为创新提供有效助力

信息时代在对档案管理工作提出新要求的同时，也对管理人员提出了新要求，工作人员必须要掌握相应的技术素养和知识储备才能有效进行档案管理创新，才能更好地提高档案管理服务质量。但就当前情况来看，一些单位的档案管理人员并非专业人士，不仅知识结构、储备落后，专业素养也远达不到信息化管理的水平，因此无法推动该领域的有效创新。除此之外，单位对管理人员的简单培训也是其专业素养不足的原因之一。因无法深层次掌握信息技术，对档案的管理和应用不熟练，难以有效融合信息技术与档案管理，因此在创新档案管理之时无法对其进行有价值的挖掘和深入开发，自然就很难满足档案管理信息化创新的需求。

3.信息化设备不完善，技术受限，经费不足

信息化时代，档案管理的创新与发展面临许多挑战，特别是信息安全问题更是成为制约档案管理信息化创新发展的重要因素。单位档案管理的信息安全问题一般体现在三个方面：一是信息安全，即档案信息的安全性。传统的档案管理虽然提取不易，但想要盗取也存在很大难度，而信息化档案不同，它主要以数字化、信息化存在，提取十分简单。档案信息一旦泄露将会对单位造成不可估量的损害，影响极大;二是档案管理软件方面的问题。一般来讲，单位在选取档案管理软件时都会选择正规公司，但即使是正规软件公司在信息技术领域也存在不同技术水平，再加上使用过程中无标准化操作流程，统一管理难度极大;三是自我防护安全能力不足。网络黑客是威胁档案信息化管理创新的重要因素之一，部分单位因对信息安全软件了解不多，所选用的杀毒和防护软件无法拦截所有病毒，留下安全隐患。同时，也有部分单位贪图便宜会选择价格便宜的杀毒软件，给黑客留下可乘之机，影响档案管理信息化的安全性。另外，档案管理信息化创新前期需要投入较多资金和人力予以支持，而部分单位在档案管理部门的经费预算并不多，导致档案管理人员在实际操作中受到掣肘，影响创新进度。

三、信息时代档案管理工作创新的有效策略

1.科学规划档案管理部门，提高员工对档案管理创新的重视

单位想要进一步推进档案管理信息化创新发展，先要确定档案管理信息化工作的地位，要让所有员工充分意识到档案管理创新的必要性和重要性，为其构建合理、科学的规划，为档案管理事业的创新发展提供方向。科学、合理的档案管理部门规划还能进一步调动工作人员的积极性，使其从根本上加强对创新工作的重视。同时，单位在制定档案管理部门规划之时要做好调研，因地制宜、有针对性地提出解决策略，确保档案管理创新的有效发展。例如，在建立档案管理信息化过程中会涉及数字化、硬件购置、软件、管理流程标准化等问题，单位负责人要明确规划目标，以调研实况为依据充分考虑单位内外环境发展现状，确定所规划的可行性和科学性。同时，档案管理负责人也要明确档案管理创新工作非一朝一夕就能完成，需要在总目标的基础上进行细化、分解，以各个阶段小目标来促进员工脚踏实地地完成相关任务，稳步推进创新工作。在制定部门规划时，单位还可以借鉴其他单位的信息化、数字化档案管理创新经验，强化对该部门的资源建设，总结和改进前期成果，制定符合信息时代档案管理创新的管理流程，推进工作高效发展。

2.更新观念，强化创新意识，为创新奠定意识基础

档案管理创新意识对推进档案管理创新有积极促进作用，并对工作的进度会产生决定性影响。单位在探索信息时代档案管理创新路径之时，必须要加强对档案管理创新的宣传，要让员工改变旧观念，树立全新的档案管理理念，为创新工作的顺利展开奠定意识基础。期间，单位要注意对档案管理人员的专业素养和综合能力的有效把握，要在充分调研的基础上尽可能地做到人尽其才，让管理人员从意识上认识到档案管理创新并不是简单地整理文档资料，而是利用信息技术对现有信息资源进行有效整合与优化，以信息化、数字化形式提高该部门创新发展。同时，单位也要紧扣时代发展趋势和大众需求，以多渠道模式来培养和提升管理人员的意识和观念，如在培养员工创新意识期间，单位可以利用微信、公司官网、微博等平台来加大宣传力度，提高员工对先进信息技术与档案管理融合的优势认知，使其具备现代化、网络化、数字化知识基础，为实现信息资源利用最大化、档案资源共享最优化奠定基础。

3.提升档案管理人员专业素养，为该部门注入新鲜血液

信息时代创新档案管理必须要由高素质人才来完成，这样才能确保创新实效性，才能让众人真正看到档案管理信息化的价值。单位在积极探索创新之路时要明确对管理人员的素质要求，确保其具备一定的档案管理基础技能和信息技术运用技能，要满足数字化档案管理操作需求，确保操作流程专业化、标准化。对此，相关单位在人才培养方面要注重内外兼修的原则，以内部自主培养，外部積极引入的策略来激活本部门活力，为部门注入更多新鲜血液，以推动该部门有效创新发展。一方面，单位可以组织基础知识培训，提高员工对档案管理基础概念和工作意义的认知，提升其对法律法规的了解，为其全方位学习和领悟档案管理创新工作奠定基础。另一方面，可以组织该部门员工到其他单位学习专业知识和技能，培养其终身学习的理念和危机意识，激发其自主学习意识，使其能紧跟时代步伐，与时俱进，砥砺前行。此外，单位也要加大对外来优秀人才招聘的资金投入，要吸引更多高、精、专人才来单位工作，激活档案管理创新思路，推动其有效创新发展。不过，在此过程中，单位还要注意档案部门的“去老龄化”，以往很多人都将档案管理部门当作是养老部门，认为只有年老或者是能力不行的人才会到该部门工作。这种旧现象、旧思想对信息时代档案管理创新发展大为不利，单位要根据当前工作需要，有机平衡该部门人员年龄结构，以逐步年轻化的方式来完善档案管理队伍，增强档案管理事业年轻化和活力，推动其积极发展。

4.加快单位信息化建设，创造信息化创新大环境

信息时代，单位要综合市场发展实况，以信息技术为助力推进信息化建设进程，为档案信息化管理创新发展创造一个良好环境。首先，相关单位要适当增加对档案管理部门的基础设施投入，以充足的硬件设施和软件系统来构建数字化档案管理体系，确保管理人员在创新工作中能有足够的设备进行实践操作。其次，单位还要结合自身发展需求，以单位战略发展目标为参考构建符合本单位发展需求的档案管理信息化系统。档案管理部门人员利用物联网、大数据技术优势，将实物档案转化为电子化档案，以互通互联、电子定位的方式来组建档案智能服务体系，提高对档案资源的有效提取和利用，增强对档案的信息化创新发展。最后，单位可以构建一个统一化档案管理系统，以系统化、综合化规划来统筹管理和应用，同时还可以构建一个独立于档案管理总系统之外的分系统，利用权限设置等方式进行有条件的信息资源共享，方便员工查询、提交资料，为构建信息化档案管理创造有利条件。

5.制定完善的档案管理制度，拓展其广度和深度

信息化时代，单位对信息资料的处理量也大幅度增加，管理难度也越来越高。档案管理部门负责人要积极创新管理体系和制度，以有效提升管理质量和效率，确保创新实效性。首先，档案管理部门要制定行之有效的管理制度，要以相关法律法规为范本，以责任制来确保档案管理的安全。同时，档案管理领导人员要合理规划创新目标和任务，要知人善用、人尽其才，尽可能让每一个员工在岗位上都发光发热，承担相应的责任，提高创新管理效果。其次，单位要重视对档案管理创新工作进度的管理，要切实加强对信息存储和保管安全性的重视，以云计算、大数据等技术实现对档案管理信息化的相关操作，降低员工工作量，提高其工作效率和质量。部门负责人要制定合理的奖惩制度，避免“大锅饭”现象，确保档案无遗漏、精准纪实，避免因工作人员人为失误导致档案信息资源失去参考价值。同时，单位要制定合理考核指标，优化考核形式，完善职业晋升机制，让员工能看到本部门职业成长的希望。此外，单位还要加大对该部门的管理监督力度，要以严格的监督机制来约束员工行为，做到有功就赏、有过则罚，赏罚分明，营造出能激发员工创新内动力的氛围，提高其工作积极性。档案管理部门人员也要时刻牢记自己的使命，不忘初心，投入档案管理创新工作中，以踏实求真的态度完成工作，推动本部门创新发展。在制定管理制度过程中，单位还可以聘请专业人士或与其他单位进行沟通交流，明确档案管理创新思路，形成大数据、信息化管理思维，为做好档案管理创新奠定可靠基础。

四、结语

信息时代，档案管理工作的创新与发展对单位的发展有不可取代的作用，其不仅能有效提升单位的竞争力，还能强化其档案管理规范性，实现信息资源价值利用最大化。单位要从多个角度积极探索创新档案管理信息化建设的策略，强化其安全性，提高其信息化管理水平，为单位运用决策的准确性、科学性提供有效参考。

参考文献：

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[2]单 涛.信息时代档案管理工作的实践与创新浅谈[J].办公室业务，2021

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（作者单位：菏泽市广播电视台）

作者简介：丁冬（1980—），女，汉族，山东曹县人，文学学士，中级，馆员，研究方向：档案管理。