档案信息化管理现状与对策思考

摘  要：在信息时代背景下，随着现代信息技术快速发展和普及应用，各行各业均处于变革中，档案行业同样也受到较大影响，档案信息化管理已成为必然发展趋势。档案是各项工作考查的重要依据，实施档案信息化管理，可使档案管理更加高效、安全，进而保证档案的价值作用得以真正发挥。但从现状来看，在推进档案信息化管理中还存在一些问题亟待解决。因此，文章针对这些存在的问题，提出相应对策，旨在促进档案管理顺利向信息化方向变革，进而提高档案管理水平。

关键词：档案管理;信息化;问题;对策

在以往的档案管理模式中，主要是依靠人工进行，所以，档案管理效率不高，同时，档案的载体形式也主要是纸质，不宜长时间保存，容易出现丢失、损坏、信息不完整等问题，进而限制了档案价值作用的发挥。随着信息化时代的到来，现代信息技术为档案管理创新提供了有利条件，档案管理人员应顺势而为，及时转变落后的档案管理思想，积极引入先进的技术开展档案管理工作，有效提升档案管理的效率与水平。

一、档案信息化管理的特征与意义

1.档案信息化管理的特征

信息化时代下，档案管理呈现出以下特征：其一，档案管理的对象主要是数字档案。随着办公OA系统的应用，数字档案数量不断增多，纸质档案数量则逐渐减少，数字档案逐渐成为单位档案管理的主要对象。其二，档案管理的核心是档案的收集和利用。在传统的档案管理模式中，需要档案管理人员耗费较多的时间和精力在档案收集、整理与保管等工作上，导致档案管理效率并不高，加之档案管理处于封闭状态，也使得档案的利用效率不高。而在信息化时代背景下，档案管理对象主要是数字档案，数字档案具有一定的虚拟性，主要存储在计算机中，具有可复制、可传输的功能。基于这一特征，要求档案管理人员既要做好档案的整理、保管工作，也要重视档案信息的高效利用，应将档案的收集和利用作为档案管理的重点。其三，档案利用方式向网络化转变。在传统的档案管理模式中，纸质档案的利用需要查档人到档案室实地查阅，且仅能一人查阅，档案利用效率低。而实施档案信息化管理模式后，可将纸质档案转换为数字档案，并发挥数字档案的可传输功能，可有效提升档案查阅和利用的便捷性，这样不仅可提升档案工作效率，还能提升档案利用效率。

2.档案信息化管理的意义

档案管理是单位管理体系的重要组成部分，档案是单位发展历程、优秀成果的重要记录，服务于单位的管理和决策。随着信息时代的到来，用人单位实施档案信息化管理，可有效提升档案管理的效率与质量，还可充分发挥出档案的价值作用，进而更好地服务于单位的长远发展。具体来说，实施档案信息化管理，具有以下几点重要作用：

其一，有助于单位档案管理水平提升。信息时代下，档案信息资源增多，显然传统的档案管理模式已无法适应这样的趋势，而且还会占用大量的人力、物力和财力。而通过实施档案信息化管理，利用电子扫描技术将纸质档案转换为数字档案并存储在计算机系统中，这样便可省去存储纸质档案所需的空间和费用。同时也可借助先进的网络信息技术用于档案管理工作，可实现档案的快速分类、搜索和利用，可大大提升用人单位的档案管理效率和水平。

其二，有助于档案信息资源价值的充分挖掘。档案的价值毋庸置疑，通过实施档案信息化管理，更加有利于档案价值的充分发挥。具体来讲，实施档案信息化管理，实际上就是将档案管理工作与大数据、云计算、人工智能等先进技术融合，可更好地为用人单位开发利用档案信息資源提供技术支持。一方面，基于档案信息化管理模式下，可将单位档案管理信息系统与政府相关部门业务系统对接，实现档案信息资源共享，为相关部门开展业务工作提供档案信息支持;另一方面，通过实施档案信息化管理，在档案信息共享的前提下，还可相互借鉴、取长补短，有助于进一步完善单位档案管理信息系统，进而更好地提升档案信息资源开发的利用率。

其三，有助于提升单位发展决策水平。在实施档案信息化管理模式后，用人单位可结合以往工作开展的具体情况，以数据化的形式存储在档案系统中，这样，单位便可根据自身发展规划的需求，利用大数据、云计算、人工智能等先进技术进行档案资源的开发利用，同时也能让单位管理人员从这些数据中看到以往某项工作开展的情况及单位发展经历，在此基础上制定更加有针对性的发展规划和决策，进而保证单位的健康长远发展。

二、档案信息化管理的现状及问题

信息时代下，用人单位实施档案信息化管理是顺应时代发展必然要做出的改变。然而，从整体情况来看，仍然有许多单位并未意识到这一点，因此在推进档案信息化管理中仍然存在诸多问题，主要为以下几点：

1.档案信息化管理意识薄弱

现阶段仍有许多用人单位并未意识到档案信息化管理的重要性和意义，所以对档案信息化管理不重视，档案管理模式仍然停留在过去。具体表现为：首先，存在形式化问题，一些单位虽然开始着手档案信息化管理系统的建设，但也只是停留在初步的纸质档案数字化处理，未从单位整体角度出发进行档案信息化建设，致使档案信息化建设效果并不理想，最终导致工作流于形式。其次，表现为档案管理人员对信息化的认知低，甚至是对档案信息化管理存在错误的认知，简单地认为档案信息化管理就是对档案进行数字化处理，但对数字化处理后的档案开发利用缺乏认识。而且受到单位性质的影响，部分档案管理人员安于现状，对新技术、新趋势缺乏主动学习的热情，也影响了单位档案信息化管理的进程。最后，表现为档案信息化管理的投入不足，由于对档案信息化管理缺乏足够重视，因此，也缺少必要的档案信息基础设备设施，在当前网络信息技术快速发展的背景下，若缺少必要的基础设备设施，就会落后于时代，进而使得档案信息资源无法有效开发利用，不利于单位的管理决策与发展。

2.尚未形成完善的管理制度

档案信息化管理必然需要完善的制度支持，然而，从现状来看，大部分单位仍然不重视档案管理信息化建设，现有的档案管理制度不够完善、不够规范，与单位实际发展需求不符，不仅阻碍了档案信息化管理的实施，也限制了档案实际价值的发挥。这一问题的存在，与我国档案信息化建设起步较晚有关，目前尚未形成完善规范的管理体系，导致单位在档案管理信息化建设时没有可参考借鉴的制度规范，加之，单位也缺少科学的激励机制，无法有效调动档案管理人员的积极性和主动性，最终导致档案管理信息化建设效果不理想。

3.缺乏档案信息化管理人才

档案信息化管理的实施，除了要有完善规范的管理制度支撑以外，也需要相应的档案管理信息化人才支持。档案信息化管理，对档案管理人员的专业水平有了更高的要求，不仅要具备档案管理方面的专业知识，也要懂得操作、使用各种先进技术，同时还要具有较强的法律意识和职业素养。但目前许多单位普遍缺乏这样的档案管理人才，加之对档案管理信息化人才的培养不重视，以致于部分档案管理人员的专业水平较低，对相关业务系统和计算机系统操作不熟练，无法满足档案信息化管理的要求。

4.档案信息安全问题较突出

在信息时代背景下，网络信息技术发展速度加快，虽然给档案信息化管理提供了有力的技术支持，但同时也带来了一定的信息安全问题，尤其是目前数字档案数量逐渐增多，其又具有可复制、可传播的功能，在开放化的网络环境下，容易给单位的档案带来风险隐患。分析其原因，主要因为许多单位在实施档案信息化管理过程中，只看到信息化对档案管理的提升作用，而对于档案的安全问题不够重视。在复杂的网络环境下，若档案管理系统遭受到黑客、病毒的攻击，亦或是档案管理系统本身就存在漏洞，则档案信息被窃取、泄露的可能性非常大，一旦出现这样的问题，势必会给用人单位带来巨大的损失。此外，也因为部分单位在档案管理信息化建设时，只重视前期投入，对于后期档案管理信息系统升级更新和维护不重视，相关基础设施与新的安全标准要求也存在差距，从而导致档案管理信息系统运行时面临诸多风险，一旦系统崩坏，就容易出现档案信息泄露、档案损毁等风险，无疑会给单位档案工作带来致命打击。

三、档案信息化管理的具体对策

1.增强档案信息化管理的意识

首先，用人单位领导层要从思想上正确认识档案信息化管理的重要性和必要性，档案信息化管理是信息时代发展的必然趋势，也是档案管理创新的体现，对单位档案工作效率和质量提升有巨大的促进作用。因此，用人单位领导层及时转变落后的管理思想，积极推进档案管理信息化建设，在遵循实用性原则的基础上，结合单位档案管理的实际，明确档案管理信息化建设的目的和方向，并从整体的角度进行统筹规划，引入先进信息技术，合理调整内部档案管理模式、档案管理流程和档案管理方式，以满足信息化发展和单位发展的需要。其次，加强档案信息化管理的内部宣传，单位领导层应发挥自身的带头作用，在档案管理信息化建设上提供示范，并加大档案信息化管理的宣传力度，让内部员工均能充分认识档案信息化管理的重要性和意义，形成全员参与管理的局面，尤其是档案管理人员，要能真正了解档案信息化管理的意义，从而发挥自身的专业优势，积极推进档案管理信息化建设，进而有效提升单位档案管理工作水平。最后，加大投入，完善档案信息化管理必要的基础设施，用人单位应提供必要的资金支持，结合单位管理发展的实际需要，引入先进的技术设备，对现有的设备技术进行更新，同时可通过合作的方式，联合技术企业开发与档案管理相适应的软件系统。在这一过程中，用人单位有必要设置档案管理信息化建设的专项资金计划，从整体的角度进行规划建设，并做好资金预算工作，推进档案管理信息化建设顺利进行的同时，避免出现资金浪费的问题。

2.完善规范档案信息化管理制度

新时代的档案管理者还需在转变传统档案管理思想的基础上，建立完善规范的档案信息化管理制度，为档案信息化管理模式的顺利实施提供制度保障。一方面，用人单位档案管理部门应发挥自身的带头作用，综合分析档案管理的现状与实际需求，由此确定档案管理信息化的具体方向与方式，进而构建专门的档案信息化管理制度，以满足档案信息化发展的需求。

另一方面，单位档案管理部門还需在完善档案信息化管理制度的基础上，加大制度执行力度，借助现代信息技术全面整合现有的档案信息资源，做好档案数字化转化工作，同时也要加大对档案信息的开发利用，切实提升单位档案管理水平。

3.重视档案信息化管理人才的培育

为顺利实施档案信息化管理模式并提升实际管理的效果，需要用人单位加强档案信息化管理人才的培育，具体可通过与同行业单位档案管理部门交流或联合培训的方式，促使档案管理人员专业水平的提升，使其能满足信息化发展的需要。或者可邀请外部专家到单位开展专题讲座，重视档案管理理论知识与实践培训的结合，以更好地推动单位档案管理人员的职能转变，使其能满足档案信息化管理的需求。另外，还需重视档案管理人员培训情况考核，建立科学的考核机制，促使档案管理人员逐步提升自身的工作能力，积极主动学习先进的技术与知识，最终成为信息时代所需的复合型档案管理人才。

4.强化档案管理信息系统安全建设

用人单位在推进档案管理信息化建设过程中，也应进一步加强档案管理信息系统的安全建设。首先，应及时更新现有档案管理系统的相关软硬件，进一步完善档案管理信息系统，以完善的系统保障档案信息的安全。其次，对于档案管理系统中存储的一些重要档案信息，除了必要的物理隔离以外，也应备份处理，避免由于人为失误造成档案丢失或损坏。

其次，加大档案管理人员的培训教育，增强信息安全意识和法律素养，预防出现档案信息泄密问题。最后，在日常的管理工作中，重视加强档案管理信息系统的网络安全排查，可邀请专业人员进行网络排查，及时可能存在的安全隐患，以保证档案管理信息系统安全稳定运行。

四、结语

综上，档案信息化管理是新时期档案管理发展的必然趋势，同时，对用人单位的管理与发展有重要意义。因此，用人单位应及时转变落后的档案管理思想，重视档案信息化管理，加大对档案信息化管理的投入，完善档案信息化管理制度，配备和培育专业的管理人才，同时加强档案管理信息系统的安全建设，由此全面提升单位档案管理的效率与水平，进而更好地发挥档案信息资源的价值，促使单位服务质量水平的提升。

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[5]于 敏.关于档案信息化建设的几点思考[J].黑龙江档案，2022

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（作者单位：晋中市太谷区市场监管综合行政执法队）

作者简介：陈莉（1980—），女，汉族，天津人，本科，助理馆员，研究方向：档案文化建设和档案事业高质量发展。