数字化背景下，医院基建档案归档率提升策略研究

摘 要：在数字化背景下，针对当前医院基建档案的管理则提出更加严格的标准和要求。医院在重视基建档案管理的同时，还要积极顺应数字化时代的发展，通过针对基建档案所存在的问题进行深入的分析和研究，并积极引入数字化技术，优化医院基建档案的归档流程，进而能够有效地提高数字化建设医院基建档案对管理系统的影响。

关键词：数字化;归档率;基建档案;策略;特点

伴随当下网络技术不断地发展和完善，数字化经过不断地应用，已深入人们的生产和生活中。在此情况下的医院基建档案管理也应当随社会的发展而不断发展，积极引进现代信息技术，进一步实现医院基建档案的数字化管理，提升档案的利用效果。文档收集和归档是医院基础设施文档管理中最关键的环节。它不仅涵盖范围广泛，而且对文档的要求也很高。如何提高医院基础设施档案的管理已成为管理者要解决的问题。因此，深入分析数字化背景下医院基建档案的相关问题，进而能够有效地解决存在的问题，并加以完善。

一、数字化背景下基本建设档案的特点

基本建设档案记录了基本建设项目的全过程，能够完整地将项目真实的情况反映出来。而处于数字化背景下的基建档案主要存在以下特点：

1.数量大、价值高

基建项目的构建周期长，文件数量大，从数百卷到数千卷不等。此外，基建文件包含了多项先进的生产工艺和施工理念，技术含量高，参考价值高。因此，基建档案具有档案数量多、价值高的特点。

2.环节多、工作面广

基本建设项目涉及研究、立项、建设、竣工、调试等环节，由项目单位、建设单位、监理单位等共同参与。因此，基建文件呈现出多链接、参与者多样的特点，这增加了基建文件的难度。

3.周期长、门类繁多

基建项目周期长，从几年到几十年不等，档案基建项目周期长，基建工作涉及科研、地质、水文、消防、建筑等不同专业类别、设备设施安装等。

总之，处于数字化背景下的档案形式有两种，一是纸质形式，二是电子形式。形式主要包括根据已建立的分类方案归档纸张承运商的基建文件;电子形式，主要借助光盘、移动硬盘等设备设施、办公系统、云硬盘等平台。庞大的数量、多个类别和众多的基础架构文件链接增加了归档难度，并对归档的时间提出了更严格的要求。基建项目监理单位和基建部门以及档案部门需要共同签收，进而确保文件完整标准。

二、数字化环境下医院基建归档的必要性

当前在各大医院的基础设施档案中，其主要涵盖医院相关项目建设的整个过程，而在此期间形成了大量的文件和資料，并且非常的重要。这些资料具有很高的使用价值，应全面收集，分类归档，形成一套内容准确、保存系统完整的基建档案。

1.缓解基建档案的归档与保管压力

基础设施档案的存储周期长，涉及单位多，对档案和档案管理服务的存储造成很大压力。为了对传统的物质基础设施档案进行归档，需要对城市档案进行原规划建设许可。原件通常由设计团队保存，因此，档案部门收集的这些文件大部分是复印件，并加盖了城市建筑档案馆的印章。因此，在一个完整的项目过程中，所有参与单位都必须复制和储存大量的材料，这不仅会导致重复储存，而且会给管理部门造成巨大的储存压力。原件的数字扫描可以显著提高文档效率。同时，数字存储、媒体和内容分离也可以丰富文档管理服务保存的基础设施文档资源。

2.提高基建档案服务效率

档案管理部门所保存的相关资料和资源非常丰富，是医院开展基建和科研以及日常管理的重要参考依据。管理中经常发现由于基建项目，如水力发电改造、消防电梯和房屋维修，需要使用基建文件。在实体文件管理模式下，基建文件的使用只能手动访问，这受到时间和空间的限制。

在某些紧急情况下，通常会有早期响应。数字基建文件的实现可以充分发挥信息文件建设和交通网络建设的优势。文件管理部门、基建部门和文件使用发起人可以更快地找到所需的文件，进而能够提高服务的效率，更好地服务于医院基建的建设、应用、管理和维护。

3.保护基建档案的实体安全

在基建的档案中，构建设计的使用率通常最高。与普通纸质文件相比，所构建图纸的表面与感光材料相连，使用寿命更短，对存储环境的要求更高。在复制竣工图的过程中，也容易损坏原始文件，复制的文件无法达到原始文件的质量。在数字背景下，这种类型的基建文件可以数字化，并且可以立体直观地查看文件的内容。同时，文件管理部门还可以直接给数字文件上色，减少流通连接，进而对文件起到更好的保护作用。

三、医院基建档案数字化建设面临的困难

1.信息建设滞后

目前，一些医院在基础设施档案管理中仍采用传统的管理方式，许多医院基础设施档案仍是采用纸质。伴随着基础设施档案计算机化的不断推进，对基础设施档案的工作提出更高的标准和要求，进而需要医院向数字化转变。然而，目前许多医院继续使用纸质存储，这不利于医院基础设施档案的保管，也增加了医院基础设施档案的负担和风险，尤其是医院基建档案的漫长而艰苦的查阅。

从数字化的角度看，医院基础设施档案管理应实现数字化。医院基础设施档案数字化改造需要软件和设备设施的支持。然而，软硬件结构和相关技术的配置需要医院的资金支持，短期内很难看到效果。因此，许多医院没有资金支持基本建设文件的数字化，导致基本建设文件管理的软件和硬件结构不适当，硬件配置低和软件水平一般，无法满足实际的需求，而且限制基础设施档案管理现代化的发展。

2.归档意识差

在基础设施项目的新建、改建、扩建过程中，所有参与者都更加关注基础设施项目能否如期完工，忽视了基础设施项目档案在各个环节的及时归档。特别是在大量数据的情况下，基础结构文件的现有表单和文件要求显示出新的变化。此外，建设单位档案人员主要为兼职或临时人员，专业素质和管理能力不足，人员流动频繁。

3.档案收集和归档的制度化和标准化不足

收集有关医院基础设施的文件是确保工作得到监控的重要基础。但是，由于医院的基础设施项目所涉及的单位较多，而且需要政府处理各个单位之间的相关事宜，所以导致档案的内容也非常复杂。而实际推进工程中，多个部门和单位参与进来，在施工过程中，许多重要的基础设施数据没有及时收集，后期很难补充，由此，则对工程后续的相关事宜造成不利的影响。

4.原始文件丢失

首先。建设档案馆必须保证资料的原创性。从档案角度讲，任何的副本均无法和原件对比，但在医院基建过程中，项目建设组也密切关注建设过程中形成的一些原始资料，大多数情况下，医院的基础设施部门只收到一份副本。由于负责档案的管理人员无法直接参与建设，进而导致很多重要资料没有收集，影响了完整性和真实性。

四、数字化背景下提高医院基建文件归档策略

数字化背景下，医院应从基建档案的角度出发，运用现代技术和手段，进而实现数字化的管理，将形成的多个档案数字化转换为医院基建项目和建设过程，建立健全档案数字化管理平台，完善相应制度，进一步提高医院基础设施的归档率。

1.加强信息化建设，打造数字化平台

为更好地适应数字时代的发展，有效提高医院基础设施档案的归档率，医院应高度重视，大力推进医院基础设施数字化管理平台的创建和完善，结合基础设施档案管理的实际需要，提供软硬件设施，对收集到的基础设施档案及时归档，避免丢失和遗漏，在医院基础设施档案归档过程中，可采用分阶段归档的原则，不仅可以减轻项目对单个文件的压力，还可以通过分期归档和检查弥补不足，提高医院基础设施文件管理效率，有效防止基础设施文件丢失。构建基建档案数字化管理平台则需要对基建档案的归档流程进行优化，建立档案管理的数据库，进一步提高存储的效率。与此同时，根据时代的发展优化医院基础设施档案实时管理数字平台，充分考虑未来的需求，创新医院基础设施档案管理方式，提高医院基础设施档案归档率。

2.建立和完善医院基建项目归档制度

（1）建立健全的归档系统

根据医院基础设施档案的性质，可分为设计资料、施工资料、基础资料、竣工资料。根据时间框架，可分为项目准备阶段的文件、项目建设阶段的文件和项目竣工阶段的文件，说明医院基础设施档案的复杂性。要明确需要归档的相关资料，确定归档表中包含的资料，如工程勘察资料、设计图纸、招标文件、施工合同、材料证书、竣工验收资料等，我们必须明确规定档案的质量标准和时间。由于医院基础设施项目涉及多个单位，因此，数据准备标准可能不同。由于医院基础设施项目的阶段性，为了便于文件管理的提交和监控，应提交明确的准备要求和档案的质量要求，如文件格式、编制格式等，在我国宪法的不同时期开展了不同的工作，创建了不同的档案，因此有必要根据基建项目的实施过程，明确规定档案框架中包含的几个文件的交付时间。例如，在项目正式施工之前，应完成勘测数据和设计数据等基础文件的交付;在项目完成之前，必须提交相关建筑文件。实践证明，只有完善的制度和健全的系统才能提高工作的效率，进而保证归档率。

（2）加强基建档案管理的信息交流。

数字环境对医院基础设施档案的管理提出了更高的要求。基础设施档案管理的信息交换效率对于档案的存储具有一定的影响。所以，医院需要重视信息的交流，并在档案数字化管理的平台开辟窗口，用于完善相应的功能，进一步把医院基础设施档案的收集和存储引入管理平台，进而实现各方信息的自由交流，明确医院基础设施档案的进展情况，解决存在的问题。医院还可以协调医院基础设施文档的及时存储，提高医院基础设施文档的存储效率。同时完善档案管理的信息交流机制，认真保护各方权益。

数字化不仅对档案管理提出了更高要求，也为提高存储率提供了条件。各级各类医院要充分重视基建档案的管理，结合医院基建档案的现状，制定和完善医院基建档案的相关制度，大力推进基建档案数字化管理平台的建设，促进医院的建设和发展。

3.加强广告宣传和教育，确保及时归档

通过举办培训班、知识讲座等，利用微信等媒体平台，有效加强基础设施项目档案管理人员的培训，特别是设计单位和监理单位，重点传播基础设施档案管理的相关知识，明确每个基础设施项目的文件编制范围。通过宣教提高设计师、建设者、监督者和其他参与者对基础设施档案重要性的认识，特别是基础设施档案的归档，形成基础设施档案所有参与者的合力，并改进收集、归档和交付基础设施文档的主动性。意识形态上的关注有利于增加对基建文件的软硬件设备设施的投资以及分配专业人员，便于及时归档。

4.抓住培训环节，确保档案完整性

根据档案基建项目形成的不同环节以及对档案的要求和内容的差异，认真做好档案和数据档案的各个环节，确保所有档案都必须保存。我们必须注意每个环节的归档细节。例如，在结论验收环节，必须确保建筑图纸完整，材料目录真实，设计应逐项加盖竣工章和施工单位名称章，编制文件评审表以及监理单位的评审。

5.规范文件的工作流程

由于医院基建文件类型多、数量大、复杂度高，难以归档。此外，由于缺乏标准化的流程，在实际工作中存在许多人为因素造成的错误，导致文件混乱甚至丢失，严重影响了文件的效率和准确性。基于此，首先需要根据一定的规则对文件进行分类。如上所述，根据文件的性质或时间段进行分类。二是根据档案的重要性，明确档案的优先级，重点档案必须先归档，确保重点档案完整准确。例如，项目研究数据、设计数据、施工数据和竣工验收数据更为重要，应首先归档。这样做的好处是可以有效地保证关键项目文件的及时归档。如果这些文件丢失或损坏，会造成严重后果和不良影响。最后，我们需要澄清文档管理员的职责。文件的收集、分类、整理、识别、统计、传递、接收和归档是每个人的责任，应明确工作人员的职责范围，避免相互推诿和争论，确保文件的稳定进展。如果文件编制过程中出现错误，还应调查相关人员的责任。

五、结论

大数据、云计算等技术在文件管理中的深入应用，提高了基建文件的数字化水平。基建档案管理也进入了数字化时代，将基建档案存储在电磁介质上，以二进制编码为主要形式，可以被计算机识别并在互聯网上传输。数字时代基建档案存储的展示方式和媒体明显不同于传统档案，需要加强基建档案的思想、质量、能量和信息技术建设，满足数字时代新的基建归档需求。

参考文献：

[1]张秀荣.新形势下医院档案数字化管理工作探析——评 《档案数字化：风险与管理》[J].新闻爱好者，2019

[2]张景华.数字化背景下医院基建档案归档率提升对策[J].兰台内外，2020

[3]张静.浅析提高企业档案管理归档率的方法[J].办公室业务，2020

[4]冯连好.提升企业档案归档率的措施探讨[J].城建档案，2019

[5]和兴兰.基建档案数字化工作初探[J].北京档案，2019

[6]吴延玲.浅谈如何加强基建工程档案管理[J].经济与社会发展研究，2015

[7]李 峰.基于“互联网+”背景下的医院基建档案信息化管理策略[J].城建档案，2020.

[8]王冀云.信息化背景下医院基建档案管理在医院发展建设中的作用[J].云南档案，2020

[9]李海波.医院基建档案工作中数字化管理的整合运用分析[J].城建档案，2021

[10]胡常全.信息化背景下如何提升医院基建档案管理的有效性[J].城建档案，2020

（作者单位：滨州市人民医院市人民医院办公室）

作者简介：刘萍（1971—），女，汉族，山东寿光人，本科 ，副研究馆员，研究方向：档案方向。