面向“十四五”的新一代数字档案馆建设路径及趋势分析

王可欣 牛力

摘  要：《“十四五”全国档案事业发展规划》提出“深化档案信息化战略转型，加速数字档案馆（室）建设”的要求，而目前我国数字档案馆建设仍存在建设路径趋同、区域发展不均等局限性，亟须开展差异化方向的数字档案馆分层能力建设。本文提出新时期数字档案馆建设的新型路径、实现思路及发展趋势，为下一阶段信息化建设的推进提供方向。

关键词：“十四五”规划;数字档案馆;档案信息化

Abstract：  The 14th Five-Year Plan for the Development of National Archives proposes 'Deepening the strategic transformation of Archives informatization， and accelerating the construction of digital Archives（rooms）'. However， the current construction of digital Archives in China still has the limitations of similar construction paths and unequal regional development， and it is urgent to carry out the layered capacity construction of digital Archives in different directions. This paper puts forward the new path， realization idea and development trend of digital Archives construction in the new era， and provides the direction for the promotion of informatization construction in the next stage.

Keywords： The 14th five-year plan; Digital archives; Archival informatization

檔案“十四五”规划中提到“加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆（室）建设中的应用，推动数字档案馆（室）建设优化升级”，加大了对新一代信息技术的需求;“各级国家档案馆全面建成档案管理信息系统”“新增150家高水平的数字档案馆”等描述，对全国数字档案馆（室）的建设方位和分布加大推进范围;“档案开放力度明显加大、共享程度显著提高、利用手段更加便捷，档案资政服务、公共服务、文化教育能力明显提升”也对数字档案馆（室）的建设提出更明确具体、更高的要求，并重视加强对于数字档案馆及数字资源建设层次的开发利用深入程度。[1]

纵观各个政策文件内容的趋势导向，我国面向“十四五”的档案工作总体呈现在业务重心上从关注管理到注重数据、在服务利用上从对内搞活到对外开放、在工作运行上从实现数字到构建智治、在整体发展上从试点局部到全面铺开的规律。本文在以上政策背景下，分析建设现状，挖掘痛点，提出下一步建设的新路径，对新一代数字档案馆的未来趋势加以展望。

1 我国数字档案馆建设现状及局限

自2000年起，我国分批开展了多个数字档案馆建设试点项目。2010年，《数字档案馆建设指南》（档办〔2010〕116号）发布，首次就数字档案馆的定义、架构和建设内容等提供了统一标准的指导性意见;2014年，《数字档案馆系统测试办法》（档办发〔2014〕6号）发布，在“一建一评”两份文件的促使下，我国数字档案馆建设全面铺开。“十三五”期间，我国档案信息化建设加快发展，建成一批高水平的数字档案馆（室）。截至2020年底，通过省级及以上档案主管部门认证的数字档案馆共323个[2];截至2021年9月23日，我国共有通过国档局认证的全国示范数字档案馆45家、国家级数字档案馆98家。尽管我国的数字档案馆建设在各方面都取得了长足进步，但仍存在以下三大方面的局限性。

1.1 工作基础不同，容易出现“揠苗助长”现象。目前，数字档案馆建设过程中地域发展差异较大，这使得数字档案馆产生了各方面建设程度参差不齐的问题，造成了一定的成本消耗与浪费。

1.2 建设路径趋同，容易出现“千馆一面”局面。在评价导向下，数字档案馆建设多是参照《数字档案馆建设指南》与《数字档案馆系统测试办法》要求，从几大模块着手进行对标建设。这种建设思路建设要点较为明晰，在信息化初期起到了巨大的指导作用。但是，在内外部环境交互方面，很难体现个性化与针对性的方案，导致建设完成的数字档案馆易有“千馆一面”、趋同化现象;无法充分考虑地域差别、层级水平等各种因素，不利于多方面推动新时代档案工作高质量发展。

1.3 区域发展不均，容易导致“畸重畸轻”问题。从全国层面来看，当前数字档案馆建设层次较为复杂，完全没建或是刚开始建的、有一定建设基础的、已经试点并成功通过国家档案局数字档案馆测评的3类对象交织并存，数字档案馆区域发展不均衡。此外，受历史因素影响，中西部地区比东部地区数字档案馆建设相对落后，东部地区的示范效应不明显，对中西部地区的溢出效应不显著，很难实现档案信息化建设的均衡发展。

因此，当前我国数字档案馆建设亟须开展差异化方向分层能力建设，探索不同基础、区域数字档案馆的“适合可行最优”建设方案，以推动面向“十四五”的新型数字档案馆建设。

2 新一代数字档案馆建设的新路径与实现思路

面对全国各馆基础参差、发展不均而建设趋同的尴尬局面，如何找准个性定位、立足于自身实际打造具备当地特色的新型数字档案馆，是下一步建设亟待解决的问题。笔者据此提出“评估、规划、建设、运行”四大环节的总体建设路径，并强调数字档案馆基础核心能力与特色增值能力的分层建设。

2.1 新时代数字档案馆建设的总体路径设计。数字档案馆建设是一项系统工程，需要各业务部门、档案管理部门以及其他相关单位共同参与的长期工作任务。[3]笔者针对数字档案馆的具体建设实施提出“底层基础核心能力+进阶特色增殖能力”的分层建设思路，从而保证各地各级数字档案馆具备底层标准化的达标一致性，同时能够依据自身状况向上延伸发挥特色。

据此，新一代数字档案馆建设的总体路径划分为“评估、规划、建设、运行”四大环节（如图1）。

2.1.1 评估阶段：面向现状与目标，因馆制宜展开全面评估分析。根据组织整体环境，开展科学性、有针对性的评估。笔者提出采用新型评估思路指导数字档案馆建设，即基于业务、数据、技术、应用等多个主维度开展全面评估，从信息化架构的角度构建评价指标体系、获取档案馆建设现状。进一步依据组织发展核心价值需求，找到数字档案馆的未来发展落脚点;基于现状评估分析发现档案馆的优势与禀赋，力求以数字档案馆为中心进行特色能力延伸，确定数字档案馆建设目标定位。

2.1.2 规划阶段：依据能力建设需求，科学规划数字档案馆的整体设计。在多维度全面评估的基础上制定迁移规划，明确自身定位、确认发展建设方向是新时期数字档案馆建设的重要环节。根据档案馆评估的内外部形势（资金支持、政策支持、人员机构支撑等）、现实基础、区域地方特色及未来目标，合理研判档案馆开展信息化建设的目标模式与发展方向。参考当地档案“十四五”规划及其他政策文件、审时度势，[4]对标数字档案馆所需建设的特色增殖能力，在不同定位下规划自身建设内容，从经费、队伍、技术等各方面完善保障机制，确定数字档案馆的内在主要驱动要素。遵循“全面统筹、科学规划、顶层设计、分步实施”原则，开展多方主体的细化分工建设实施。[5]

2.1.3 建设阶段：统一规范化底层能力，分层构建差异化数字档案馆。为使得各地各级数字檔案馆能够展现出目标一致而各具特色的“百花齐放”之势，应开展先底层基础、再特色进阶的数字档案馆能力分层建设。基础核心能力属于普适性的达标性建设要求，是全部数字档案馆所应优先建设并完成认证的底层工作。主要体现在基础设施建设、数字档案资源建设与系统功能建设三方面。向上延伸的特色增殖能力则注重发挥组织的个性化、满足符合当地状况的多元化特色需求。依据不同的区域特征、基础设施环境与技术状况，应从不同角度活化海量数字档案资源，展开数据化/知识化/智慧化等不同级别的、面向不同档案工作阶段的差异化建设，从而实现数字档案馆纵深化发展，更有针对性地提高服务水平与层次。[6]

2.1.4 运行阶段：基于测试反馈的数字档案馆运行维护、滚动发展。数字档案馆系统能力开发建设完成后，进行系统基本测试工作与用户测试，经试用效果良好即预备系统上线运行。在具体档案工作开展实施的过程中，打造数字档案馆集成化运行服务，完成对数字档案馆软硬件基础平台、应用系统功能、标准规范体系和安全保障的协调控制、配置、维护。[7]应当依据工作运行中出现的问题反馈系统建设，维持数字档案馆的滚动发展和持续升级改建。

2.2 新一代数字档案馆分层差异化能力建设的实现思路。新一代数字档案馆建设的具体实现思路如图2所示，必须基于前期所敲定的数字档案馆建设发展方向的科学规划，再采取差异化方向的分层能力建设思路开展构建实施。

底层基础核心能力建设达标是面向全部数字档案馆的必需要求，而不同模式的数字档案馆建设最终目标仍是建成高水平高质量的数字档案馆，可以进一步在进阶能力层通过多种表现方式呈现更具自身特色的建设成果，呈现面向“十四五”的新型数字档案馆建设的“目标一致、模式多样”的新形态。笔者进一步将增值特色能力建设的具体实现区分为以下三个方向。

2.2.1 强前端：前伸型数据化能力建设。强前端方向强调数字档案馆系统工作前伸阶段的数据化能力建设，侧重档案“收”的环节、关注“全电子”与“新载体”两大方面。

（1）畅通电子单套归档管理体系。通过研发电子档案管理原型系统、完善电子文档一体化管理流程与前端业务系统，制定电子档案“单套制”管理配套制度。“单套制”不是单纯的技术或资金问题，而是一个立体综合系统整合兼容的问题与综合性的社会运行机制问题;实现“双套制”转化的同时落实数字签名和电子签章等技术措施，保证电子档案管理的可控、可溯和可靠，优化数字档案馆的建设与管理。

（2）重构馆藏数字档案资源体系。在载体管理方面突出档案对象从“物理介质—数字介质—格式载体—内容载体”的转型，借助数字技术加强对馆藏档案资源体系建设的内容层面管理。将传统纸质档案进行数字化存储、保障数字格式规范，打破卷宗、文件的介质限制并进行分类组织，馆藏资源体系架构转为“数据主导”的数字档案“数据体”管理，关注档案资源的数据化。

2.2.2 畅中端：内驱型知识化能力建设。畅中端方向关注数字档案馆如何实现档案业务流程再造与升级，侧重档案“管”和“存”两方面的知识化能力建设。

（1）实现数字空间的档案业务数字孪生。聚焦档案的收、管、存业务3项技术应用点，应用新技术开展数字环境下的系统功能建设，构建业务系统数据归档、电子文件单套归档、四性检测等技术能力，实现数字档案业务的流程优化和在线管理。通过构建数字孪生业务体，将传统线下业务和以数字档案馆为载体的线上业务相结合，实现数字环境下档案工作能力的全面提升。

（2）提升知识空间的档案业务知识赋能。借助相关技术，深入挖掘馆藏数字档案资源的内容要素、获取细粒度的知识、进行知识建模，实现对档案对象载体的解构。突出档案对象从“全宗管理—卷件管理—要素管理—主题设计—多维组织—逻辑构建”的转型，通过对资源内容知识要素的定位与语义关联，达到面向档案业务的“价值主导，知识赋能”的效果。

2.2.3 优后端：后延型智慧化能力建设。优后端方向重视数字档案馆系统工作的“后延”部分，侧重档案的“用”，强调进一步优化档案社会化服务并加强数字档案的智慧化能力建设。在优化数字档案社会化服务建设方面，面向服务对象需求，重点在包括资政、智库、记忆、经验等方面推行服务并开展相应应用系统构建;在聚焦智慧档案应用型场景建设方面，突出新一代信息技术在档案领域的应用，面向创新型应用延伸数据价值空间。聚焦档案利用这一技术应用点，着重智能鉴定、智能编研、数据可视化、知识计算和智能推荐等技术能力构建，从数字档案管理、数据治理向智慧档案应用转化。

3 面向“十四五”的新一代数字档案馆发展趋势

根据“十四五”规划要求，各省市综合档案馆应基于科学规划选取差异化建设方向、应用不同发展模式，再沿着适应性分层能力建设路径开展自身建设。未来数字档案馆的发展趋势更将在业务、数据、技术、服务四大方面得到重点体现。

3.1 业务驱动：从数字模拟到数字孪生的工作模式转型。新一代数字档案馆建设应侧重提升能力，不仅是硬件、系统建设和网络平台的实施，更应该是业务和系统的有效融合，同时应基于新的业务模式推动新型数字档案馆发展。从单项数据驱动发展为“数据+业务”双向驱动的知识化挖掘，实现数字档案资源由传统数字保存业务向智能化利用的转变，发挥档案价值的能动性。

3.2 数据驱动：从载体维度到内容维度的档案对象管理模式转型。传统档案管理中，每种类别的档案载体特征都对应特定的管理办法，但也为后续利用造成了困扰。新一代数字档案馆建设需要借助数字技术，不仅要体现对传统载体的管理，还要从关注载体层面的实物、数字化原件（副本），向关注档案的数据化、内容要素管理转变。彻底打破载体对内容的限制，实现维度跨越与知识互通，发挥档案价值的有用性。

3.3 技术驱动：从过程辅助到赋能创新的智慧技术应用能力转型。传统纸质档案的调阅需要到库房中寻找档案，数字档案馆时代的档案利用基本已经完成电子查档的转变，提升了查阅效率。而新一代数字档案馆更是以数字技术为核心、以服务为导向的全方位建设，以提升能力为根本作用点的创新型应用。借助人工智能技术、数据处理工具，实现智能鉴定、智能编研、知识开发等技术需求，强调档案利用层面的智慧技术赋能与能力提升，充分延伸数据价值空间。

3.4 服务驱动：从保管导向到价值导向的档案高阶服务体系转型。传统数字档案服务以归档保存和检索查阅为主要目标，侧重档案资源的保护和基础利用;而随着新型信息技术的发展，数字档案资源服务更注重面向用户个性化需求、实现知识化智慧化服务，功能方面更加关注语义检索、关联阅读等查询问答，图表、算法等决策辅助和多种新颖形式的可视化叙事展示。新一代数字档案馆建设不仅仅要高质量完成对档案管理功能的建设，更要从服务层面转型升级，更好地满足显性需求、更多地挖掘隐性需求、更广地传播特定知识，进一步发挥档案价值的有效性。

参考文献：

[1]中华人民共和国国家档案局.《“十四五”全国档案事业发展规划》[EB/OL].（2021-06-09）[2021-10-18].https：//www.saac.gov.cn/daj/toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml.

[2]中華人民共和国国家档案局.2020年度全国档案主管部门和档案馆基本情况摘要（二）[EB/OL].（2021-08-06）[2021-09-16].https：//www.saac.gov.cn/daj/zhdt/202108/6262a796fdc3487d93bfa7005acfe2ae.shtml.

[3]张燕凌.谈数字档案馆建设[J].黑龙江档案，2014（03）：188-189.

[4]刘春华，冷春燕.以创建数字档案馆为引领 实现档案信息化工作新跨越[J].档案与建设，2018（07）：73-75.

[5]科学规划 加快档案信息化建设步伐[J].兰台世界，2006（12）：14-15.

[6]杨庆波.新时代智慧档案馆建设路径探索[J].理论观察，2018（08）：156-158.

[7]张艳明.论述数字档案馆集成运行及信息模型[J].科学与财富，2012（11）：376.

（作者单位：中国人民大学信息资源管理学院 来稿日期：2022-03-25）