铁路建设项目电子档案单套制管理的挑战及路径研究

解亚龙 俞佳 王万齐

摘要：铁路建设项目电子档案单套制管理是铁路建设信息化发展的必然趋势，也是提升铁路档案管理水平的內在要求。该文结合铁路工程信息化发展的实际情况，分析了铁路建设项目电子档案单套制管理面临的档案管理意识不足、前端业务系统对电子档案支撑不足、铁路工程电子档案长期可用性无法确保、铁路工程电子文件机打手签规范性不足、电子档案安全性需要加强等5个方面的挑战，从标准建设、电子文件形成、业务系统的适应性改造、铁路工程电子档案系统建设等几个方面提出了针对性的实施方法和路径，在铁路建设项目单套制管理方面进行了探索。

关键词：铁路建设项目 电子文件 电子档案 单套制管理

电子档案单套制管理是我国档案管理发展的趋势和必然，国家相继出台法律法规，引导各单位逐渐将信息化环境下生成的原生电子文件，不再打印成纸质文件，促进电子文件单套制管理，降低档案运维成本，提升工作效率。[1-2]在铁路建设项目档案管理方面，传统档案管理模式已经无法适应信息化条件下的工程项目管理和电子档案管理要求，因此突破传统档案管理模式势在必行，铁路工程领域亟须开展电子档案单套制管理的应用研究和试点验证。

一、铁路建设项目电子档案单套制管理面临的主要挑战

在铁路建设领域，得益于铁路工程管理平台的推广应用[3]，铁路建设项目在信息平台的支撑下形成了海量的电子文件。这些电子文件由业务系统驱动直接产生，且具有流转、传递和交流的优势，逐渐取代了传统纸质文件传递和审批，整体提升了铁路工程建造的信息化水平，为单套制管理提供了必要的基础条件。

单套制管理是指仅以电子文件方式保存，不再生成纸质文件，是“无纸化”办公条件下铁路工程档案管理模式的创新。[4-5]但是由于铁路工程建设项目的电子文件类型多样、结构复杂、规模巨大、专业性强，实行单套制管理依然面临诸多挑战。

（一）关于档案管理意识不足的问题

对于铁路建设项目，铁路建设管理机构长期存在重外业轻内业的观念，档案管理意识薄弱，不重视文件的形成过程，未对原生电子文件采集、归档、移交、管理等活动进行统一的强制性要求。铁路施工现场资料员大多为非档案专业且兼职居多，未经过系统学习和培训，流动性大，对电子文件相关管理制度理解不到位，导致项目验收时，某些重要节点的原生电子文件不完整，积累的隐蔽工程影像、试验过程视频、现场照片等电子文件未移交，为单套制管理带来了一定的挑战。

（二）关于前端业务系统对电子档案支撑不足的问题

铁路工程管理平台规划建设中存在“重结构化数据，轻文档数据”的情况。平台主要业务系统建设的重心主要聚焦在施工关键环节的数字化管控和现场物联网数据的采集、计算、处理、分析功能上，满足了铁路建设管理的需求。但是前置的业务系统均未考虑电子文件的生成，未固化形成电子文件及其元数据，因此铁路工程电子档案单套制管理的成功实施需要对前端业务系统进行改造，使其满足电子文件和元数据管理的要求。

（三）关于电子档案长期可用性问题

铁路建设项目形成的电子文件是铁路建造过程的真实记载，其保管期限要远远长于其依赖的运行环境的时限要求。铁路建设项目档案动辄要求保存30年以上，这期间可能出现最初的信息系统无人维护，依赖的电子文件阅读器失效不可用，原来的电子签名的技术服务商破产重组，甚至是当前运行的操作系统未来被替换或者被迭代等问题。如何解决电子档案长期可用要求与信息技术快速迭代之间的矛盾，是铁路电子文件单套制管理必须面临的问题。

（四）关于“机打手签”文件规范性不足的问题

电子档案是指在数字设备和环境中产生，存储在磁盘、磁带和光盘等介质中，利用电子设备进行阅读处理且利用网络进行传递的具有档案价值的文件，电子档案单套制是指以电子档案为凭证，不再对电子文件做纸质拷贝的管理模式。然而，当前在铁路工程实践中常用“机打手签”的方式来开展档案的整理工作，其实这种方式是针对原始产生的电子文件制作纸质副本，在纸质副本上进行签字，是技术条件不成熟情况下的无奈之举，有悖于国家档案局提倡的“电子档案单套制管理”的相关精神，为铁路工程档案单套制管理带来了一定的挑战。

（五）关于电子档案安全性的问题

铁路电子档案单套制管理将电子文件作为档案存储和管理的唯一方式，以电子存储设备作为档案管理的载体，但是当这些设备的存储系统受到黑客、木马病毒的攻击之后，对电子档案的损坏往往是整体性的，甚至是不可逆的。近年来，铁路工程管理平台虽然建立了较为完整的网络安全防护体系，但是在档案分库管理、单套制电子文件安全方面依然存在不足和挑战。

二、铁路建设项目电子档案单套制管理的实施路径研究

电子文件作为铁路建设项目实施过程的真实记载，在项目管理、质量管理、审计管理以及养护维修、工程改扩建中的作用至关重要，是铁路建设最为核心的知识资产。但是在实际的项目实践中，面对铁路建设项目的工期压力，经常会出现外业早早交工而内业资料来不及收集、整理、归档和移交，档案管理面临失存、失信的风险，因此铁路工程项目迫切需要通过信息化手段加强内业管控，对建设过程原始电子文件的形成过程进行规范和管理，最终实现过程资料、档案归交与工程进度同步，进而实现铁路工程电子档案的单套制管理。

（一）制定相关标准

依据《建设项目档案管理规范》（DA/T 28—2018）和《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）等标准，铁路部门应结合铁路工程行业具体实践，从全程管理和前端控制的角度提出业务系统电子文件归档的技术要求，规范业务系统采用的文件格式、电子文件目录与文件命名规则、数字签名认证标准、企业和个人电子印章样式标准、图纸与文件移交时的审查流程标准等，为单套制管理提供标准支撑。

（二）规范电子文件形成过程

按照业界普遍采取前端控制的思想，铁路部门应在电子文件产生的源头上进行前置控制，而不仅仅是在归档收集的时候进行管理。首先，对业务系统进行适应性改造，使其支持电子文件输出，在形成阶段对电子文件进行管理。其次，加强电子文件资料与实物工程的同步管理，将铁路工程电子文件与工程的进度联系起来开展同步性比对，确保电子文件资料及时生成、及时归交。最后，对于没有业务系统支撑但需要归档的文件，将纸质文件数字化形成电子文件影印副本进行归集，提交至电子档案系统指定目录下，同时建立档案的备考表、组卷信息和相关元数据信息，方便查询利用。

（三）进行业务系统的适应性改造

新修订的《档案法》要求“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”，这是对电子档案管理要求的高度凝练。其中“来源可靠”的含义是指文件应在事务处理或与其相关的事件发生之时或其后不久，由直接经办人或其使用的信息系统直接形成。按照《中华人民共和国电子签名法》和《电子文件管理暂行办法》等文件要求，元数据作为电子档案管理不可或缺的关键内容，對于电子文件的准确性、完整性、可用性和安全性，以及检索利用都具有重要的作用。因此，业务系统必须按照标准进行适应性改造，以便生成经过电子签名的PDF或OFD格式的电子文件，同时生成符合要求的元数据，使电子文件与其元数据描述一致，确保文件的真实性和元数据的完整性。

（四）完善铁路工程电子档案系统建设

铁路部门应结合业务系统改造情况，构建铁路工程电子档案系统，面向业务系统发布电子档案移交数据接口，实现铁路建设项目电子文件流转与归集等各种功能；针对纸质档案数字化提供资料归集工具进行分类管理，对电子设备直接产生的音像类档案可以直接提交并归入临时库。整体归档过程如图1所示。

在电子文件校验方面，系统通过统一的数据接口实现与业务系统对接[6]，设置临时文件中心，接收各类业务系统所推送的电子文件信息、元数据等相关信息，并对其完整性、真实性、元数据描述等内容进行校验。[7]对于校验通过的文件，系统将执行归档与案卷整理，形成案卷说明、案卷目录、卷内目录等相关文件，按照《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》（办档〔2002〕8号）文件要求，提供整理、组卷、编制档号等分类管理功能。

分库管理是近年来电子档案单套制管理的趋势和要求[8]，规划为临时库、长期保存库、管理库和利用库，如图2所示。其中临时库是电子文件入库检查时使用的临时数据库，入库完毕之后迁移至长期保存库。长期保存库用来保存原生的电子文件，是档案管理最全面的原始凭证文件库，通常以物理隔离的方式进行专门保管，保存重量级的文件或者OFD文件。档案管理库是轻量级文件的保存库和档案人员经常使用的数据库。[9]档案利用库是档案机构对外提供档案查询、检索的数据库，往往是档案管理库的子集。同时铁路电子档案系统应按照信息系统等级保护要求，建立相应的安全防护措施。[10-11]

三、结语

铁路建设项目电子档案单套制管理，可极大地提高项目档案的管理效率和管理水平。与传统的纸质档案相比，电子档案具有信息密度高、易传递、易查找等纸质档案所无法比拟的优势，能够更加准确地反映铁路工程建造的真实过程。[12]但是电子档案的可修改性、对软硬件较强的依赖性、载体材料保存寿命等问题是单套制面临的挑战，因此，铁路工程档案需要从标准编制、既有前端业务系统适应性改造和电子档案管理系统建设等方面开展工作，为铁路工程电子档案单套制管理探索实施路径，并积累经验。

注释及参考文献：

[1]王英玮，黄峰.《建设项目档案监督指导工作指南》的主要内容、实践价值和相关问题思考[J].北京档案，2021（11）：18-24.

[2]冯惠玲.走向单轨制电子文件管理[J].档案学研究，2019（1）：88-94.

[3]解亚龙，李琳，郑心铭.铁路工程管理平台及其深化应用[J].铁路计算机应用，2020，29（1）：49-54.

[4]钱毅.电子文件“单套制”管理相关概念的辨析与思考[J].档案学通讯，2017（4）：8-13.

[5]展霄鹏，王慧，康晨炜.浅谈电子文件、元数据、四性检验与电子档案的关系[J].兰台内外，2020（18）：27-28.

[6]薛四新.电子档案单轨制管理的关键问题研究[J].浙江档案，2020（7）：17-20.

[7]史雅莉，赵童.数字档案资源的长期保存元数据方案研究——以英国国家档案馆为例[J].北京档案，2020（10）：38-43.

[8]于英香.电子档案管理系统开发方法论[J].档案学通讯，2003（5）：34-37.

[9]张春景.高速公路电子档案管理系统功能研究[J].兰台世界，2021（S1）：65-66.

[10]李贞贞，李金璐.云环境下我国档案数字资源信息安全保障体制建设[J].北京档案，2022（1）：15-19.

[11]许晓彤，唐莹琪.档案服务机构参与电子证据保全的模式研究[J].档案学研究，2021（3）：73-79.

作者单位：1.中国铁道科学研究院集团有限公司电子计算技术研究所

2.中国国家铁路集团有限公司档案史志中心