基于文本分析的国外数字档案资源长期保存战略分析及启示

马双双 李雪艳

摘  要：以加、美、澳三国国家档案馆发布的数字档案资源长期保存战略文本为研究对象，运用文本分析法和案例分析法，分析其数字档案资源长期保存战略的内容和特点，并对我国保存战略的制定提供借鉴和建议。

关键词：国家档案馆;数字档案资源;长期保存

Abstract：  Taking the text of long-term preservation strategy of digital archive resources published by national Archives of Canada， the United States and Australia as the research object， this paper analyzes the content and characteristics of long-term preservation strategy of digital archive resources by using text analysis method and case analysis method， and provides reference and suggestions for China.

Keywords： National archives; Digital archives resources; Preserving

数字档案是随着计算机网络技术，数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。[1]数字档案资源的长期保存不仅有利于数字档案资源的可持续利用，还为档案事业高质量发展奠定资源基础。我国在《“十四五”全国档案事业发展规划》中指出要“提升档案数字资源安全管理能力”“加強电子档案长期保存技术和管理研究”“重点开展新一代信息技术在电子档案长期安全保存的课题研究”，[2]在国家战略层面对数字档案资源长期保存提出了新的要求。目前，数字档案资源面临因软件过时、硬件故障、格式损坏等原因造成无法访问的风险，数字环境下，数字档案资源开展长期保存活动是每个国家需要共同面临的问题。

我国数字档案资源长期保存的研究主题聚焦于数字档案资源长期保存现状、[3]面临的问题[4]及挑战、[5]保存策略分析[6]以及国外数字档案资源长期保存战略[7-10]研究等。其中，国外数字档案资源长期保存的研究成果主要是针对某一国家的个案分析或研究文本较为老旧。随着数字化时代的不断发展，加拿大、美国和澳大利亚为应对数字时代的变革，从国家层面制定了新的数字档案资源长期保存战略，对国内具有启示意义。因此，论文以案例分析法和文本分析法对加、美、澳三国最新的数字档案资源长期保存战略文本进行分析，以期为我国数字档案资源长期保存工作的开展提供借鉴。

1 加拿大数字档案资源长期保存战略

1.1 战略背景及其整体描述。2003 年加拿大审计长报告指出政府文件保存能力以及基础架构已经不能满足数字时代政府管理的需求，表明加拿大面临着文件管理危机。[11]加拿大国家图书馆和国家档案馆于2004年合并后，成立加拿大图书档案馆（Library and Archives Canada，以下简称LAC）承担长期保存档案的任务。LAC由此成为加拿大政府唯一国家授权具有数字长期保存权利的组织，这项权利在写入立法的同时，还要求图书馆员和档案管理员确保加拿大人可以长期获得文献遗产的权利。为履行LAC的法定义务，积极应对文件管理危机，保证加拿大历史文化数字遗产的长期可持续利用，LAC先后拟定了一系列数字保存政策，如2007年颁布的可信数字仓储三年（2008—2010）计划、2015年及以后的数字战略、数字保存计划战略等。其中，LAC于2017年11月30日发布的《数字保存计划战略》（Strategy for a digital preservation program）[12]作为加拿大国家层面数字保存计划的重要组成部分，采用OAIS参考模型来定义其数字保存计划的范围，建立一个符合ISO16363国际标准公认的、能够全面运作的数字保存计划。

1.2 《数字保存计划战略》的主要内容

1.2.1 目标的制定。数字保存是随着时间的推移对数字内容进行的主动管理，为了保障对数字资源的持续访问，数字保护人员必须主动监控和干预，以保护数字遗产内容免受技术过时的影响。因此，《数字保存计划战略》制定的目标包含以下四个方面：①在资源方面拥有充足的资金和人力，图书和档案馆员能够掌握必备的专业技能;②在技术方案方面能够拥有每月处理300TB数据的能力、每年至少增长30%数据档案的承载力、数据处理流程自动化以及支持数字保存需要的所有功能;③实践、计划和运营政策方面实现完全文件化的批准程序、通过可正式采用的标准、实施一整套的保存战略标准和工具;④馆藏管理实现即收即存、异地备份，为文献遗产制定充分的计划以及完整的工作流程。

1.2.2 实施方案。LAC馆藏包含由各种软件、硬件和操作系统支持的多种多样的文本、图片、音频和网络内容等格式，但是容易受到技术过时、媒介退化和衰败的影响。为保证数字文献遗产得到更好的保存和利用，《数字保存计划战略》将数字保存活动分为信息收集、方案设计和项目实施三个步骤。首先，在信息收集阶段，通过对数字档案的数量及其负责机构、保存地址、文件格式、保存价值、是否有永久损失风险等信息的收集来确定保存所有数字档案所需的规模，分析与所制定策略的差距，确定优先发展的行动计划、流程和方法。其次，在方案设计阶段，根据第一阶段收集的信息确定保存方案的基本框架以及方案实施所使用的技术手段和基础设施。具有数字保存功能的技术方案的设计是这一阶段的重点环节，方案中涵盖了存储基础设施、网络、平台和应用程序的技术设计等方面的要求。此外，还要求在方案制定后预估实施方案所需的成本，并提供备选方案。最后，在项目实施阶段，根据第二阶段制定的解决方案，LAC将配备必要的决策工具和基础设施，以执行文献遗产保存优先级计划，编制符合ISO16363文件要求的标准，通过正式或非正式的方式评估项目的进展情况，并在这一阶段确定审计和认证方法。该保存战略还指出，随着实践的发展，LAC数字保存的战略方针需要动态定期审查和不断更新保存计划，以便与战略目标保持一致。

1.3 战略特点。LAC数字档案资源长期保存战略具有鲜明的目标明确、分阶段、按步骤实施、不断更新保存计划的特点。首先，LAC数字档案资源长期保存战略实施目标明确，按需履行保存义务，维护国家数字遗产;其次，该战略详细计划了加拿大数字档案资源长期保存活动的具体流程和实现方式，以自身具备的资源、现实条件为基础，深入分析未来的发展方向;再次，提出阶段目标，按步骤实施，分析阶段成功因素，制定阶段实现方案，指导工作有序开展;最后，动态更新保存计划，满足现实发展需要。LAC数字档案资源长期保存战略对加拿大其他记忆机构具有同等的战略指导作用，以共同应对数字保存和文件管理工作带来的挑战。

2 美国的数字档案资源长期保存战略框架

2.1 战略框架的整体描述。美国的数字保存战略由国家档案馆和文件管理署（National Archives and Records Administration，以下简称NARA）负责。NARA通过指导档案创建和传输、提供档案管理员管理工具、制定保存战略和文件格式计划以及建设基于“云”的ERA2.0项目等方式全面支持数字保存工作。2013年NARA检查办公室（Office of Inspector General，OIG）在对NARA馆藏资源长期保存工作开展的审计调查报告中指出：NARA在长期保存方面缺少一个全面的长期保存战略，包括宏观战略和中观层面的即时、中期和长期规划。[13]此后，NARA针对数字档案资源长期保存相继发布了《数字档案资源长期保存战略（2017）》《2018—2021遗产科学研究战略》《2019—2024保存战略》《数字保存框架（2020）》四份战略文件，对数字档案保存工作的开展具有指导意义。其中，NARA2017年制定的《数字档案资源长期保存战略》（Strategy for Preserving Digital Archival Materials），突破了传统档案长期保存战略的制定以图书情报机构为主导的局限，是首个针对数字档案资源长期保存的战略，[14]其他三份文件则是该框架的拓展和延伸。因此，对美国的数字档案资源长期保存战略框架的分析主要是以2017年发布的宏观战略文件为主，其他三份文件为辅。

2.2 战略框架的主要内容。NARA的《数字档案资源长期保存战略》[15]主要包括以下六项内容，分别为：①制定技术标准与程序规范，指导联邦机构数字档案资源的生成，确保未来对数字档案资源的保存和访问。②确立数字档案资源长期保存优先级，定期对数字档案资源的格式风险进行评估，确定其保存优先等级。③在可信数字仓储中开展档案管理与保存。NARA的可信数字仓储基于OAIS参考模型和ISO TDR标准建立，为用户提供可靠、长期的数字资源管理和利用服务。④确保档案的真实性。NARA将根据OAIS ISO14721：2012标准记录所有的数字保存活动，以确保其真实性。⑤保留元数据，将数字对象的相关信息一同保存。⑥开展广泛合作，积极与当地、国家和国际的数字保存机构开展交流共享。除此之外，该保存战略还强调完善基础设施建设，配备完备工具服务于归档、审核、复制、编目、司法取证和格式认证、格式转化迁移等工作，保障数据完整、格式合理以及信息安全。

其他三部数字保存政策基于NARA面临的内部文件管理挑战和外部的数字化转型困境，制定了评估存储环境、支持馆藏获取、积极开展与学术界的合作、设置数字档案“风险优先级矩阵”等策略，对全面践行美国数字档案资源长期保存起到相互协调和补充的作用。

2.3 战略框架的特点。NARA的数字档案资源长期保存战略框架具有以下几个方面的特点：第一，政策协同。NARA通过建设长期保存标准政策体系，为数字资源生成机构提供标准指南，引领了美国数字档案资源长期保存的战略制定，并与其他三部相关政策文件相互联系，共同构成美国的数字档案资源长期保存战略框架。第二，部门协同。NARA建立了独立的人事计划，由领导层监督数字档案资源长期保存战略的跨部门协同实施，确保数字资源完整、真实、安全以及可访问。第三，技术协同。建设长期保存信息技术基础设施体系，为相关工作提供工具支撑。第四，风险评估。对数字档案资源进行风险评估，确定长期保存的优先级，为数字档案资源长期保存的质量奠定基础。

3 澳大利亚的数字档案资源长期保存政策

3.1 政策整体描述。2000年，澳大利亚国家档案馆的保管模式从分布式向集中式转变。[16]在集中保管模式下，澳大利亚国家档案馆制定了承担保存社会记忆的目标，其工作方法也转变为指导与管理并重、前端与后端兼顾，并将该工作方法应用于指导电子文件长期保存政策的制定，[17]相继发布了《联邦政府文件保存政策（2000）》《数字档案保存框架（2004）》《数字连续性计划（2012）》以及《数字保存政策（2020）》，对数字档案资源的长期保存提出了宏观的战略目标和具体的实施路径。作为国家档案馆总体数字保存计划的一部分，澳大利亚国家档案馆数字保存政策与国家数字化策略、国家保护战略、数字连续性2020政策等相关文件配合使用，共同指导澳大利亚数字档案资源长期保存的实践工作。其中，澳大利亚国家档案馆（National Archives of Australia，以下简称NAA）2020年最新发布的《数字保存政策》（1.4版本）（Digital Preservation Policy），详细阐述了数字档案资源长期保存的必要性，数字档案归档的标准、原则、方法等，具有重要的时代参考价值。

3.2 政策标准、原则及要求。澳大利亚的《数字保存政策》[18]提出了数字档案资源长期保存要遵循的四项标准、五项原则以及五项要求。

（1）四项标准。适用于数字档案资源长期保存的内部和外部标准为定义保存需求和衡量保存结果提供了明确的基准，并为当代和未来系统之间的互操作性提供支持，主要包括：①概念模型，如開放档案信息系统参考模型和档案绩效模型等概念模型和标准。②元数据标准，如联邦记录系列系统、澳大利亚政府记录元数据保存标准、元数据保存标准实施策略。③ISO/ICE 26300等文件格式标准，如Office应用程序的开放文档格式、ISO/IEC15948：便携式网络图形格式、标记图像文件格式6.0版本。④机构内部的数字化、保存格式、传输、存储和检索标准等。

（2）五项原则。澳大利亚数字档案资源长期保存需要遵循的真实性、完整性、可用性、分类保存、尊重版权五项原则是其战略实施的基础，旨在确保档案馆保管的数字档案资源的可管可用，用户可以在未来访问和使用这些档案。①真实性是指档案馆通过实施透明和完整的保存战略，捕获与档案内容、背景和出处相关的元数据，确保其真实性;②完整性是指记录必须完整，防止未经授权任意更改;③可用性是指记录必须能够被用户跨时间和跨设备访问;④分类保存是指采取基于风险的数字保存方法对物理介质、编码格式、保存软件和方法开展持久的管理，并针对不同类型的数字档案实施不同的保存战略;⑤尊重版权是指数字档案保存活动要受著作权法律的约束，国家档案馆要遵守其与知识产权、复制、存储、内容修改和数字使用记录有关的法律和道德。

（3）五项要求。①数字档案捕获。档案馆通过传输验证、元数据验证、固定性检查、传输完整的数据集和元数据来确保档案收集的完整。②存储管理。档案馆在存储管理上可有选择地进行存储以及冗余备份，确保数据的完整以及信息安全等目标的实现。③数字保存方法。档案馆要开展两项基本的保存活动，即“位”保存（Bit preservation）和归一化（Normalisation）。“位”保存通过拥有数字记录的多个独立副本、定期检查副本的完整性以及在检测到错误的情况下恢复数字记录来确保“位”保存，其目的是确保数字记录的持续完整性。归一化是将数字记录从处于危险中的数据格式转换为可保存的格式，其目的是保证数字档案在当前技术环境中持续可访问。④保存元数据。任何数字及其元数据之间的关系都要持久保存，在摄取点将为每个数字对象分配一个持久的、唯一的标识符，并在关联的元数据中记录该标识符，以提供持久的利用链接;⑤数字档案提供利用。数字档案和数字化记录将以不限制对记录内容的利用或重复利用的方式提供给用户利用。

除此之外，NAA将培训专业人才、开展国际合作纳入数字保存政策中，通过提供培训机会，使工作人员能够学习或巩固有关数字保存的专门知识，通过与相关的组织进行交流合作，积极参与国际倡议以保持与国际档案组织的联系。

3.3 政策特点。NAA数字档案资源长期保存政策具有以下几个鲜明的特点：首先，NAA数字保存政策较为注重标准、原则的制定，为数字保存提供了基本遵循;其次，数字档案资源长期保存政策与国家档案馆其他战略规划配合使用，保持建设目标、原则和内容的一致性;再次，提供专业技能培训，提高数字档案资源保存的理论研究水平和实践能力;最后，开展广泛国内国际合作，加强交流共享，实现数字档案资源长期保存研究的可持续性发展。

4 总结与启示

无论是美国还是加拿大、澳大利亚，都是以本国数字档案资源长期保存的总体目标为前提，以数字档案面临的现状为出发点，以国家战略政策支持为保障，以丰富的经验为依托制定本国的数字档案资源长期保存战略，并配合其他策略共同开展数字档案保存活动，对我国数字档案资源长期保存战略的制定具有启发和借鉴意义。

4.1 强化档案机构数字档案资源长期保存战略制定责任。数字档案长期保存需要有一个全盘考虑、系统规划的顶层设计。我国需要建立数字档案资源长期保存战略，明确国家的基本态度和总体思路。[19]《中华人民共和国档案法》第二章第八条也规定：国家档案主管部门主管全国的档案工作，负责全国档案事业的统筹规划和组织协调，建立统一制度，实行监督和指导。[20]因此，强化档案机构保存战略制定责任需要从以下几个方面做起：第一，国际视野下制定战略。数字档案资源长期保存战略的制定不能局限于本国或本地本机构，应具备国际视野采用国际通行建设模式和认证标准，[21]参与到国际数字档案保存浪潮中。第二，在数字档案资源长期保存战略的制定上，我国国家档案主管部门应履行其应尽的职能，从实际出发，立足数字档案保存的具体工作流程和标准规范，制定有针对性的、可操作的数字档案资源长期保存战略。第三，分层分步制定数字档案资源长期保存战略。数字档案资源长期保存是一项持续时间长、涵盖主体广的活动，分层分步的战略规划能够为保存工作提供明确的目标、规划路线和方法。第四，其他档案机构也应当积极制定本机构的数字档案保存战略，基于机构实际选择合适的保存战略和方法。

4.2 注重数字档案资源长期保存基础设施建设。完备的基础设施是数字档案资源长期保存工作能够顺利实施的基础。数字档案资源长期保存的基础设施建设首先包括技术框架、软硬件设备以及平台建设，除此之外还包括标准化管理相关内容，如技术标准、管理标准以及应用标准的制定和应用。[22]第一，积极寻求国家和社会支持，数字档案资源长期保存所需的各种软硬件设备以及作用于数字保存的工具，仅仅依靠政府或档案机构很难完成，这就需要与其他机构进行合作，相关机构根据数字保存活动需要提供设备、工具、网络等方面的支持;第二，对数字档案保存活动进行详细规划，评估所需基础设施是否能够满足需要，各档案机构可以在遵循主要规范的基础上开发满足自身需要的程序和工具;第三，数字档案保存基础设施应随馆藏和技术发展情况实现动态更新。档案机构时刻关注档案领域内的新设备、新技术，并对馆藏和设备的匹配度定期进行测定评估、及时更新。

4.3 构建数字档案资源长期保存标准规范体系。数字档案资源长期保存标准对规范其保存质量具有重要的参考价值。第一，借鉴国际标准和实践经验，探索适合我国数字档案的保存标准，包括数字格式、元数据格式、数字资产分类标准和评估验证标准等。数字档案资源长期保存战略应当满足ISO16363国际标准，通过其审计和认定;第二，国家档案机构承担法定义务，在充分调查我国数字档案资源长期保存标准和实施情况的基础上，制定能够指導全国数字档案资源长期保存活动的相关战略，选择和确定相关标准。第三，不限定何种资源应使用何种保存技术和标准，为未来可能存在的数字档案资源类型和格式预留空间。第四，制定数字档案资源长期保存风险评估标准。数字档案资源长期保存需要对常见风险进行评估和预测，根据评估结果确定长期保存的优先等级。此外，不同风险程度所需的长期保存标准不同，需要具体问题具体分析。

4.4 加强人才队伍建设。数字档案资源长期保存工作的开展对档案人才队伍建设提出了新要求。第一，开展以档案馆员为主要受训对象的数字档案资源长期保存专门知识培训。通过集中授课、经验分享、观摩讲学、工作交流等方式使档案馆员能够掌握或加强有关数字保存的专门知识，理解数字保存战略，完善相关技能，应对技术变化，提高服务能力，促进战略目标的落实;第二，重视档案专业人才的教育。在课程安排上加强对其信息化能力、创新能力、科研能力的培养，鼓励学生参与创新项目，让学生能够参与到档案科研课题中，在项目研究过程中加深对数字档案资源长期保存工作理论与实践相结合的感悟，打造科研型、创新型、数字型人才队伍。第三，培养新时代档案人才，强化档案人才的政治能力建设、培养体系建设、职业素养建设，培养复合型人才。

*本文系国家档案局科技项目（项目编号：2021-R-18）、2021年河南省博士后科研启动项目“叙事视角下红色档案建构百年党史记忆的内在机理与实现路径研究”、郑州大学本科教改项目“OBE理念下档案学专业课程混合式教学模式优化——以《政府信息资源管理》课程为例”（项目编号：2021ZZUJGLX108）的阶段性研究成果。

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（作者单位：郑州大学信息管理学院 来稿日期：2022-02-17）