巴基斯坦核电项目交巴文件的管理实践分析

孙海燕

摘  要：本文从巴基斯坦核电项目文档资料的产生特点出发，对交巴文档管理工作难点进行分析，通过不断积极实践和总结，提出解决措施，旨在为公司海外核电文档的规范化管理提供宝贵的实践经验。

关键词：巴项核电;项目文件;文档管理

Abstract： Starting from the characteristics of Pakistan nuclear power project documentation， this paper analyzes the difficulties of document management in Pakistan， and proposes solutions through continuous active practice and summary， aiming to provide valuable practical experience for the standardized management of overseas nuclear power documents of the company.

Keywords： Pakistan nuclear power project; Project documents; Document management

隨着中国“一带一路”倡议的提出，我国海外核电事业呈蓬勃发展的趋势。目前中核集团出口巴基斯坦的核电站已达6座，已经积累了丰富的海外核电建设经验。笔者有幸参与了恰希玛3、4号机组和卡拉奇2、3号机组的工程建设，在工程建设中我们深刻体会到，与巴方保持良好的文件接口方式和沟通渠道，是保证工程顺利进行的有效保障，其文件管理模式和管理理念，也将对其他海外核电项目的文档管理提供良好的借鉴作用。

1 巴基斯坦核电项目交巴文件资料特点

1.1 项目管理文件产生地点的分散性。巴基斯坦核电建设项目（以下简称为巴项）涉及北京、上海、现场三地跨国家、跨区域联合办公，文件的“产出口”比较多。项目建设期间高层之间的往来函件多数存于北京，设备采购及招投标文件多数产生于上海，工程建设文件又多数产生于巴基斯坦现场。整个工程项目文件产生和存放的地点比较分散，其多国家、多地域文件资料的整合与国内核电文档管理相比，难度是有过之而无不及的，如果没有统一规范的文件管理体系，是无法保证项目工程文件完整性的。

1.2 文件传递方式的局限性。巴基斯坦由于国内政局等各方面的影响，其基础设施薄弱，信息化程度、网络普及率及稳定性与国内项目是无法相比的。现场文档与现场巴方的文件接口依然采用当面递交纸质版的文件传递方式，与伊斯兰堡总部之间的文件传递多数采用传真，接收传递文件的方式比较落后。

1.3 涉外工程文件的保密性。国内的核电项目基本不涉密，但国外的核电项目却有对巴方知悉范围的限定。在C1～C4项目的交巴文件中，涉及核岛堆芯部分的设计文件、一些重要大型设备的规格书及其计算方法、某些权威机构出具的含检测方法的检测报告等文件，由于保密等原因都未曾提供给巴方业主。

1.4 验收标准的针对性。目前巴基斯坦核电项目还是以移交巴方业主为主要战略目标，项目验收文件的交付还是以合同约定的内容为准，没有接受过国家档案局、集团等国家部委的档案验收，项目文档的管理基本还停留在文件管理环节，整个工程项目资料之间缺乏系统性的整理和关联。

2 巴基斯坦核电项目管理中交巴文件的管理难点

2.1 巴方永远的tomorrow、OK、not receive对中方管理工作的困扰。由于中巴双方生活习惯、工作理念、思维方式、信仰等文化背景的差异，在与巴方的接口协调中，经常会听到这些词汇。他们习惯把事情往后拖，如遇节假日这种拖沓懒散的工作作风更为严重。每当中方人员将工程图纸资料送抵巴方，提请巴方当面清点签收时，巴方文档人员总是说“tomorrow……”，之后虽经中方多次提醒催促，巴方人员也总是回答：“tomorrow……OK……”，而一旦出现因签收时间过长文件丢失，他们又会说“not receive……”。在K2/K3工程建设初期，由于文件递送和签收时间差，双方对文件提交数量存在统计差异，曾差点造成合同款支付障碍。

2.2 巴方文件多渠道“进出口”对中方的影响。在巴项核电建设中，中巴双方接口部门比较多，内容涉及信函、工程文件、质保、安保等方方面面。由于巴方没有明确文件资料的接口部门，致使中方多部门收到巴方“出口”文件。在卡拉奇K2/K3项目建设初期，现场文档部就曾收到巴方文函部发出的一份函件，几天后又收到巴方安保部发来的相同函件，两份函件内容相同，附件相同。经与巴方相关部门沟通确认，此为重复发函。此类事情之后还发生过几次，使中方工程技术人员对同一事情进行多次处理，造成中方人员时间和精力上不必要的牵扯和浪费。巴方各类文件“出口”部门不仅多，其文件传递过程中使用的通信编码重号率也非常高，不仅造成文件查找的不便，还会使中方回函不能做到指向唯一。

2.3 巴方本地承包商交工文件的整理提交缺乏规范性。根据中巴合同约定，会有巴方承包商参与到部分土建项目和巴制设备的制造和建设中。也许是语言理解和沟通上的障碍，也许是他们本身的懒散随意性，他们对交工资料的整理标准总是不能完全领会理解。在恰希玛C1/C2项目建设中，巴方承包商普遍对此部分交工文件提交时间滞后，内容缺失，文件的完整性、系统性都较差。

2.4 远距离传送文件的完整性有待提高。在C项目建设中传真是中巴双方信函往来的重要传递方式，巴方发给中方的信函及中方发送伊斯兰堡总部的文件基本都是采用传真方式。随着时代的发展，仅通过传真远距离传输文件的弊端就逐渐凸显出来，如遇几十页甚至上百页的文件，传真是根本无法实现有效递送的。如何确保接收和发出文件的完整性和有效性，也就成为中方人员无法回避的问题。

3 解决措施

3.1 敦促巴方确定文函接口部门，规范文件传递编码。在卡拉奇K2/K3核电项目的管理中，我们通过参加现场总经理例会等方式，不断与业主积极沟通，通过典型案例的举证，最终使巴方业主在经理例会的纪要中明确：PAEC（Pakistan Atomic Energy Commission）的K项目现场文函部为K项目巴方现场一般信函发出和接收的唯一接口部门，巴方现场文件都通过该部门进行统一编码和传递，至此困扰中方许久的多接口、编码重复问题从根本上得到了解决。

3.2 改变工程技术文件递送方式，由被动变主动。针对之前文件递送方式的弊端，我们在卡拉奇K2/K3核电项目的管理中采用了新的巴方认可的工程文件递送方式，其具体做法是：工程技术文件抵达现场，中方文档人员清点整理后，会向巴方文档室发出《工程文件到场通知单》，此通知单一式两份，巴方人员签字后返还中方一份。通知单上会写明此批待签收文件的数量、递送单编号，并附上详细的文件清单。巴方文档人员会在通知单签收之日起3个工作日内前往中方现场文档部门当面清点文件资料，中方将为巴方提供专门的文件核查场所，并提供一台巴方专用计算机（未连接网络），用于巴方人员对电子版文件的核查。核查无误后，巴方人员会在文件清单上签字确认，之后中方会负责将此批文件运送至PAEC文档部门。通过这种当面清点核对的方式，把被动的文件清点工作转為主动，大大提高了工程文件的签收率，避免了职责不清的扯皮现象。

3.3 建立质保文件专用通道，规范文件接收递送工作。在项目建设现场，涉及巴方必须批准和参与的质保类信函文件，如现场见证点和见证时间的确定，检查和试验计划的报审及确认等文件，要求巴方反馈的及时性都较强，其文件的处理进度有时还会直接影响到工程的建设进度。针对这类质保文件，我们在符合工作程序的基础上，结合巴方实际现状，与中方质保部团结协作，建立了质保文件专用通道。我们首先通过正式函件告知巴方业主，信息文档部为现场工程文件的唯一接口部门，并附上接口人员名单（内含质保部相关人员），在函件中明确指出只有名单中的人员才有签收和递送文件的权限。其次明确中方质保部门与巴方质保部门为直接接口部门。最后双方直接对口收发的文件由中方质保人员统一移交信资部流转存档。通过这种点对点的文件递送方式，大大提高了文件的处理效率，有效保障了工程建设的顺利进行。

3.4 建立函件定期核对制度，以保证双方往来函件的完整性。为避免文件接收遗漏，恰希玛C3/C4核电项目还与巴方总部建立了函件定期核对制度。每月初巴方伊斯兰堡总部会给北京文档部提供一份伊斯兰堡总部上月收到和发出的函件清单，里面会标注出函件页数和主送人，北京文档部会联合上海和现场的文档部门对此清单进行核对，各自核查对巴文件的收发情况。若清单中有遗漏文件，则统一由北京信息文档部汇总，通过正式函件反馈并补发巴方或提请巴方再次提供，以此来保证双方往来函件的完整性。

3.5 全程参与巴制设备文件管理，确保交工文件完整规范。随着巴项建设承包商本土化的介入，如何保证他们的交工文件符合中方的接收标准，是摆在中方文档管理人员面前的又一项难题。我们根据恰希玛C1、C2项目建设中巴制设备交工资料出现的普遍问题，在C3/C4的项目管理中进行了改进，采用全程跟踪指导的方式方法，联系相关负责人，督促其配合完成资料整理收集任务。在工程早期我们就向巴方承包商说明交工资料应包含的内容和标准，对交工资料的模板、编码提出统一规范的要求;在工程中期通过现场采购部相关负责人密切关注巴制设备进展情况、资料产生收集情况，必要时提供技术指导;在工程后期联合质保部、质监部和工程部对交工资料进行联合审查，发现问题及时解决。

在巴制设备的管理中，我们还找出合格交工资料供巴方参考学习，通过实物讲解、手把手地培训和全程跟踪，巴方交工文件的完整性和规范性得到很大程度的提高。

3.6 不断完善交工资料审查流程，把好交工资料验收关。随着巴基斯坦核电建设项目的不断深入，巴方业主的执行标准和验收标准也在逐渐提高。为了能使交工资料达到巴方验收标准顺利移交给巴方业主，我们对之前项目交工资料中出现的问题进行总结，有针对性地对交工资料审查流程进行了优化，逐步建立了合理规范的土建安装交工资料联合审查流程。承包商的交工资料在正式移交前会先提交一份电子版，文档部会联合工程部、质保部、质监部对交工资料进行联合审查。审查没有通过的交工资料文档部会退回承包商，并在《交工资料审核意见单》中进行审核意见汇总，标出整改项和整改内容;审查通过的交工资料文档部在审核意见会签后，发出《同意组卷通知单》，此时承包商才能对纸质版交工文件进行打号装订。通过这种联合审查，减少了交工资料中间流转环节，节省了文件审查时间，提高了审查效率，有效地保证了案卷质量。

（作者单位：中国中原对外工程有限公司 来稿日期：2021-12-22）