电影剧照档案数字化外包服务探讨

文/中国电影资料馆 杜丽华

一、概述

电影剧照是“概括表明影片内容和风格的一组照片”，是影视作品拍摄过程中由剧组摄制小组或摄影助理拍摄的，或是在影片完成后从原底片或拷贝上选取印制的。电影剧照记录了电影拍摄过程的重要情节、关键人物，能够真实反映影片的风格和关键内容，是影片宣传的重要组成，也是电影艺术档案不可或缺的一部分。通常在新片上映时，片方会通过各类媒体发布影片的海报、剧照，便于观众和影迷了解影片主题或进行自主传播。

中国电影资料馆是我国国家级的电影艺术档案管理机构，除了保存大量的影片类档案外，还保存有电影剧照、电影海报、文学剧本、完成台本、分镜头本等纸质载体的电影文图档案。目前中国电影资料馆馆藏剧照1.5万余卷，25万余张，类别涵盖故事片、科教片、纪录片、舞台艺术片和美术片，种类丰富，且有大量年代久远的剧照档案，最早的甚至可以追溯到100年前，如《庄子试妻》（1913年）。随着公众对电影文化的需求不断增大，电影剧照有了更多的利用途径，如配合电影展映活动进行宣传、举办专题剧照展览、出版电影画册、根据剧照创作电影衍生品等。

二、电影剧照档案数字化的现实意义

（一）有利于更好地保护实体剧照档案。受自然环境因素的影响，剧照档案容易出现褪色、变质、撕裂等情况，保存难度大，保存期限较短。早期部分电影剧照档案在进馆前未能得到妥善保存，画面也出现了不同程度的粘连、破损等。数字化后的电子档案能很大程度上取代纸质原件的使用，减少调用的次数，有效保护档案原件，减少纸质档案因各种不确定性因素造成的损坏。同时，数字化后的剧照档案也是纸质载体档案的副本，在一定程度上降低因纸质档案损坏、丢失带来的损失。

（二）最大可能还原剧照档案的真实状态。如上所述，早期部分电影剧照档案在进馆前未能得到妥善的保存，画面会出现不同程度的破损。在对剧照档案进行数字化时，扫描之后需要对有污损或残缺的照片进行修复，通过专业的图像处理软件对扫描后的图像进行去污、修补、调色等，恢复剧照档案原本的真实面貌，最大可能还原剧照档案的真实状态。

（三）实现剧照档案资源的共享和有效利用。过去利用纸质档案，需要先通过电子目录查询档案所在的库位信息，从档案库房中获得所需的档案资料，利用完毕后再将档案回库。花费时间较长，且需要档案库房管理人员参与完成。而剧照档案数字化后，可以影片为单位、以JPEG格式存储在馆藏档案管理系统中，利用者只需要通过“片名”这一检索词段进行检索，便可查阅到所需的档案资料，大大缩短了查阅时间，极大地提高了剧照档案的利用效率。此外，《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出“要推动数字转型，加强国家档案数字资源规划管理，逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系。”纸质档案数字化是档案信息化的第一步，档案数字化后能进一步提高电子文件和电子档案的管理水平，推动电影档案资源数据库的建设与完善，进而实现电影档案资源共享。

三、电影剧照档案数字化外包服务常见问题及原因分析

随着档案管理机构规模的扩大，档案数量的逐年增长，档案管理人员的工作范畴也随之扩大。外包服务能有效节约成本、提高质量，使档案管理机构有效分配资源，让专业档案人员更关注于档案管理中的核心业务，因此，档案外包服务已发展成一种趋势。出于对人力、物力和技术等因素的考虑，中国电影资料馆通过外包服务形式陆续进行了文字档案、海报档案、剧照档案等文图档案的数字化及编目整理。结合此前的实践经验，剧照档案数字化外包服务过程中的常见问题及原因具体如下：

（一）常见问题。1.录入错误。档案人员在检查时发现，剧照档案的著录信息中有错字、别字、录入不完整、电子档案存储位置错误等情况。2.安全及保密意识不足。剧照档案经过数字化被保存到计算机中，没有设置安全登录密码，没有进行数据备份，未增设相应的防御措施如正版杀毒软件等。3.服务人员技术水平参差不齐，一定程度上影响着剧照档案的数字化转换质量。

（二）原因分析。出现上述问题的原因主要有以下几点：1.在开始外包项目前，外包服务供应商缺乏对即将开展的数字化工作的合理评估，对业务流程中的关键要点不熟悉。2.外包服务供应商对外包工作人员的岗前培训不够。3.外包工作人员流动性强，服务过程不稳定，人员轮换后，新成员工作的质量和效率都会影响项目的进度和质量。比如剧照档案进行数字化扫描后，需要对图像进行修复，这要求外包人员较为熟练地掌握Photoshop软件，通过图像修复使剧照图像清晰、完整，并且不破坏其原始面貌。但在实际工作中，外包人员在图像修复方面的水平参差不齐，使部分电子档案修复质量不高，对今后的档案利用产生一定影响。4.规章制度不够完善。近年来，档案外包服务行业发展迅速，但外包公司和档案管理方的规章制度都相对滞后，比如对最新的加密技术、备份技术的学习，对保密安全规范的升级完善等。

四、电影剧照档案数字化外包问题的应对措施

针对上述问题和原因，笔者对本单位的剧照档案数字化外包流程进行梳理，认为可以从以下几个方面着手解决。

（一）加强外包方管理。1.对外包服务供应商进行评估。选择信誉良好、服务能力强的外包公司。2.要求外包公司根据档案部门的实际需求进行调研，明确完成项目目标所需的人员、时间、技术、设备、制度等，并提供操作方案，在征得档案部门同意后，严格按此实施。3.外包公司应保证项目负责人和业务人员有一定的稳定性。根据项目需要，要求外包公司配备具有相应知识水平、工作经验和业务能力的工作人员，并保证人员在项目服务过程中的稳定性。若因人员变动导致项目不能如期交付，外包公司应承担责任。档案部门也应做好因人员变动带来不利影响的应对方案。4.外包公司应对参与项目的员工进行不少于3天的岗前培训。培训内容应涵盖档案法律法规、档案管理、质量管理、保密管理、风险管理、知识产权管理、环境管理、职业健康管理、职业道德培训、消防安全管理等。对与档案整理、档案数字化工作、图像修复等密切相关的实际操作方法和操作标准做重点讲解，保证参与项目的业务人员熟练掌握电子档案基础知识、电子文件存储技术、PS技术等。

（二）明确关键环节技术要点，规范标准流程，做好过程监督。国家档案局已发布《档案服务外包工作规范》（DA/T68-2017）、《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）等相关规范，档案部门应当以规范为统领，研究论证，制定符合本单位馆藏特点的规范流程、执行细则并严格实施，全程监督，用制度管理代替人工管理，保证数字化外包服务的各个流程环节都严格落实，不流于形式。目前，中国电影资料馆文图档案管理部门已完成《电影海报档案管理手册》，推进了档案管理工作的规范化和标准化。笔者通过对剧照档案数字化外包工作实践的梳理，整理出剧照档案数字化标准工作流程（如图1所示），也为剧照档案的管理制度打好基础。

图1 剧照档案数字化标准工作流程图

按照上述标准流程，各个环节的关键技术要点如下：1.档案出库阶段。每次出库的档案数量不宜过多，保证剧照档案不会长时间放置在数字化业务工作间。出库时，至少有两名馆内档案人员一同进入剧照档案库房，外包服务人员不得擅自进入库房。2.检查保存状态并预处理阶段。外包人员应检查档案的保存状况，记录档案是否有破损。在不破坏档案原貌的前提下，去除档案上的附着物，如胶带、贴纸、订书钉等。3.设备调试阶段。设备调试环节主要是确保扫描时图像的清晰度和色彩还原度，外包人员需要进行扫描环境的设立、屏幕校色、扫描仪校色、扫描平台除尘等操作。其中色彩调整主要通过控制分辨率、亮度、对比度实现。4.档案扫描阶段。扫描时首先应将剧照档案平整放置在扫描仪的扫描面板上，扫描过程中避免漏光，扫描比例采用100%原始尺寸扫描，色调深度CMYK(8bits/channel)，存储格式选择JPEG格式，压缩比为10∶1，扫描分辨率选择1200dpi。5.图像处理阶段。扫描结束后，利用Photoshop等软件对扫描后的档案图像进行纠偏，使图像在视觉上不偏斜。对扫描后的档案图像进行裁剪，裁除扫描过程中生成的无内容的、多余的白边。还需要对图像进行去污、修补、调色等修复处理（如表1所示）。图像修复处理中要遵循两个原则：一是修旧如旧原则，即保持剧照档案的“原始性”“数据性”和“艺术性”；二是保持原貌原则，原貌包括剧照图像的颜色、背景内容和外观特点等，尽可能少的添加主观想象，不能人为添加、删除或者篡改任何信息，不得随意剪裁掉文字内容。6.数据存储及编目阶段。对数字化后的剧照档案以影片为单位进行编目和存储，一部影片有多张剧照可以进行编号，如《小城之春》—001。若还未实现该批次数字化档案与馆藏档案数据库的挂接，则需要将数字化档案先存储在光盘或者硬盘中，这一环节需要外包工作人员及时做好数据备份。7.质量验收阶段。完成一个批次的数字化后，应要求外包人员自查，检查账目录入的准确性、图像数量、图像格式等，随后档案部门组织人员逐一检查，合格后方可归还入库。若没有达到合格标准，应要求外包工作人员返工。8.档案入库排架阶段。在馆档案人员的陪同下，由外包工作人员将剧照档案归还到档案库房的原库位当中，将剧照档案按照库位顺序平铺到档案架上。

表1 剧照档案图像修复要求

此外，在外包服务过程中，档案工作人员要充分履行监督职能，与外包业务人员多沟通，及时解决数字化过程中遇到的问题，外包人员遇到问题时也应积极主动咨询档案部门，第一时间解决问题，避免返工。

（三）加强数字档案资源管理体系建设，保障数字化后档案安全保存和共享利用。目前，中国电影资料馆拥有集档案存储、数据查询、档案预览、档案统计等功能为一体的数字档案管理系统，馆内工作人员能通过片名、关键词、国别等检索方式查阅档案信息，如在检索框内输入“鸡毛信”，就可以浏览该片的海报、剧照、文字档案、拷贝等基础信息。

按照剧照档案数字化标准工作流程，剧照档案的扫描分辨率通常为1200dpi，存储格式为具有良好兼容性的JPEG格式。编目时，标明剧照档案的片名、片种、档案号、编号等信息，若纸质剧照档案装具中附有剧照说明，也应对剧照说明加以著录。数字化工作过程中，除了要将数字化的剧照档案保存在工作计算机内，还应进行离线存储，将数据保存在耐久性良好的一次性写入光盘、可擦写光盘或硬磁盘中，做好多套备份。同时定期检查存储载体，确保载体内的数据无损坏，如发现损坏要及时将数据完整备份到新的存储载体中。完成剧照档案数字化项目后，需进一步将数字化的电子档案与馆藏数字档案系统挂接，将剧照档案信息补充到影片的档案信息列表中，便于各业务部门查询利用。

就电子档案而言，电子文件中数据信息的可迁移性使得数据信息随时面临被增删、盗窃、损毁等风险。因此，要通过技术升级不断增强电影剧照数字档案管理平台的安全防护，保障电影剧照数字档案资源的长期保存。在利用方面，管理系统应对不同用户的权限区分设定，保证全馆范围内资源共享的同时也使档案信息不轻易泄露。

（四）提高单位档案工作者的整体水平。数字时代的到来，要求电影剧照档案机构必须加快推进以信息化为核心的档案管理现代化，这对档案工作者的综合素质有了新的要求。档案工作者要不断提升自己的综合素质，积极参加电子档案基础知识、计算机管理技术、数字通信技术、档案修复等方面的培训，及时了解相关的新技术和新手段，能够熟练操作电脑上的各类相应软件和专业扫描仪等设备。同时，档案管理人员还要加强相关档案法规的学习，做到心中有“红线”，工作有“底线”，成为一支政治过硬、本领高强、作风严谨、有专业水准的高素质档案干部队伍，推动电影剧照档案公共服务迈向现代化，以适应新时代党和国家对电影剧照档案工作的新要求。

五、结语

随着公众对电影剧照档案资源需求的增长，档案管理机构对档案的态度也逐渐从“藏”转为“用”，从对档案实体的关注转换为对档案内容的深度挖掘与开发利用。在此状况下，对纸质载体的档案开展数字化或直接接收原生电子档案进行管理，已成为档案管理中非常重要且迫切的工作，而档案数字化外包又是完成档案数字化工作的有效举措之一。因此，档案工作者应秉持高度的责任心，扎实提升数字化过程的规范化与标准化，不断探索纸质载体档案数字化外包管理工作的新思路。未来，在新的信息技术和新的档案管理理念的推动下，电影剧照档案的数字化工作也能取得更大成就，助力数字档案业务的健康发展。