高校图书馆事实数据统计工作探究

袁钰莹

(湖北师范大学 图书馆，湖北 黄石 435002)

高校图书馆事实数据统计是图书馆建设发展的一项重要工作，就是对图书馆各项业务工作中的有效数据进行收集和归类整理，并运用制定的统计指标对统计出的数据间进行比对分析，从中找出规律和存在的价值，发现问题并采取解决办法的过程，是高校图书馆持续发展和科学管理决策制定的理论依据，是探寻图书馆科学化管理的重要助手，也是图书馆深化拓展业务工作的客观依据，为图书馆制定长远战略规划决策提供有效的参考数据[1]。本文结合实际工作，阐述了高校图书馆统计工作的重要性，分析高校图书馆统计存在的难点问题，并给出完善高校图书馆数据统计工作的几点建议。

1 高校图书馆数据统计的重要性

高校图书馆统计的各种有效数据可以为图书馆实行科学化管理提供理论参考，是科学组织图书馆各部门间的工作，协调现有资源的合理配置，是图书馆发展规划做正确决策的基础，也是评估考核图书馆工作的重要手段[2]。图书馆的统计数据主要包括购置经费统计、纸质图书馆藏总量、每年新增生均册数、读者借阅册数、电子资源订购种类、文献传递报告和参考咨询服务统计等业务统计工作。数据统计分析和梳理比对可以为图书馆馆藏分布结构提供理论参考，合理构建文献资源建设框架。根据读者借阅册数能够挖掘获取读者需求信息，可以有针对性地进行文献资源采集，图书馆统计的数据是对事实业务工作的真实体现，是读者服务工作的真实历史记载，有效的统计数据能够客观全面地反映图书馆各项业务工作存在状态，也为学校建设发展保留的支撑材料[3]。统计数据为学校的师范专业认证，项目申报，硕士学位点审核等提供数据材料支撑，能够更好地衡量馆藏资源建设的优劣，促进馆藏结构体系的优化。通过客观存在的统计数据可以揭示图书馆在特定时间内的业务工作态势，从而准确分析学科化服务业务开展的效果情况，为制定图书馆发展规划目标提供理论数据参考。

2 高校图书馆事实数据统计指标科学分析

高等学校处在快速发展阶段，学校的学科建设、专业设置、硕士点和博士点申报、科研项目等等都需要图书馆提供真实有效的数据材料来支撑，这就需要对图书馆的读者服务工作进行归类整理，通过各种数量关系呈现给学校有关部门和机构。事实数据统计主要包括高校图书馆的机构设置、馆舍面积、职工结构、馆藏资源、参考咨询服务、文献传递等方面的统计。图书馆统计项目多，相互交叉复杂，统计数据随时间而变化，需要制定严谨的科学的统计规则，对统计指标体系进行科学分析，才能保证统计数据真实有效[4]。

2.1 普通高等学校图书馆评估指标

高等学校存在发展的不平衡，用统一的标准去衡量存在不公平，难免会产生虚假信息。因此，设计普通高等学校图书馆评估指标时，给出统计指标与分值的计算，统计指标按高校等级进行指标分级，既有规范标准，又有导向性和灵活性，评估指标分级计算方法参照《普通高等学校图书馆评估指标》，在实施时具有可操作性[5]。评估指标设置框架(如表1)

表1 普通高等学校图书馆评估指标

2.2 高校图书馆每年度填报的统计报表

由于统计指标和时间不统一，统计数据存在差异，而且统计数据没有按时归档整理，常常是接到填表通知，再进行各项数据的统计填报，图书馆管理系统内的数据是随着业务工作的进行而产生变化的。例如高基报表的填报一般是每年的10月份，而图书馆大多数业务的完成时间是每年的12月份，所以图书馆常常统计两种数据文档，一种统计时间和指标按高基报表统计，另一种是根据学校每年的目标管理考核进行的统计，这两种统计的差距是很大的，必须由归口岗位负责归档整理，以待备查备用等等(如表2)。只有指定严谨的统计指标体系，才能保证各项统计数据产生的使用效果，才能真正体现图书馆的服务质量和水平，才能提升图书馆在学校发展中价值，从而促进高校图书馆快速发展[6]。

表2 各年度高基报表的填报统计指标

其次，高校图书馆每年还需填报各省图工委需要的各项评估数据的填报，省高基报表，办学基本条件和基本状态数据报表等反映图书馆发展态势的事实数据报表(如表3、表4)。

表3 高校图书馆事实数据库

表4 师范专业办学基本条件

另外，高校图书馆随着学校的快速发展，“双一流”学科建设、学位博士点的申报、一级学科硕士点申报、师范专业认证等方面都需要图书馆提供各种各样的数据表格，作为支撑材料(表5)。

表5 一级学科点申报支撑数据

高校图书馆每年需填报的高级别报表有高等教育质量检测国家数据平台，高等教育学校统计报表和高校图书馆事实数据库，各平台不同,填报的数据就存在差异；另外，还有各个高校自身发展进行目标考核的报表各式各样。因此，科学分析高校图书馆事实数据统计指标，整合平台，制定标准统计流程，归档整理规范管理是各高校图书馆亟待解决的现实问题[7]。

3 完善高校图书馆事实数据统计工作的几点建议

高校图书馆数据统计在图书馆的业务工作中是一项比较复杂的任务，由于大多数数据是随时有增有减的，是动态数据，因此，数据统计必须具有明确的统计指标、统计规则和指定统计时间等标准的指标体系，才能统计出详实可靠的有效数据。目前高校图书馆数据统计存在一定的随意性和盲目性，需求者对数据的统计指标不清晰，统计者对数据的应用目的不明确，使用者对数据的来源不明白，数据统计的时间、系统、要求不一致，使得数据统计存在疑问和难题，统计的数据不可靠、不准确，运用时就会出现问题，影响高校图书馆的业务工作在学校的形象。因此，完善高校图书馆数据统计工作就显得尤为重要[8]。

3.1 树立正确观念，明确岗位职责

高校图书馆要充分认识数据统计工作的重要性，树立正确观念，明确工作责任，对图书馆数据统计工作要高度重视。为保证图书馆统计工作顺利实施，应加强管理与监督，由图书馆馆领导直接负责，设置统计分析岗位，制订保障流程和制度。图书馆填报基本状态数据统计与分析工作的责任人，要树立正确理念，明确自己的岗位职责。图书馆制定数据统计规章制度，明确统计工作流程、统计部门人员、对外发布数据部门和责任人，规定数据统计截止时间和使用范围。统计人员需对数据来源有详细的说明，填报者必须有严谨的态度，对每项数据的规范性、准确性负责。明确各岗位的职责，由特定岗位做好统计数据归类整理和文档记载的规范性审核，保证记录档案的数据是真实可靠的，必须各岗位负责人签字确认归档，以备使用时查阅。高校图书馆为保证事实数据统计工作顺利贯彻执行，同时还要制定奖惩制度，以保证统计数据准确性和科学性，杜绝虚假统计发生，使得常规统计相对稳定和连续，既要保全原始数据，还要对动态数据进行整理汇总，对需要运用的数据归纳分析，需要有详实的统计数据报告说明文件，科学标准的统计数据是图书馆持续发展的指南针，能揭示图书馆各项业务工作的本质和客观规律。

3.2 完善指标体系，规范统计工作

图书馆统计必须有标准的统计指标，统计标准急需统一。统计指标是指标体系中最为核心的内容，及时修订完善统计指标。统计指标体系直接影响统计结果，应根据统计目标修订统计指标，顺应学校发展规划的需求完善指标体系，使得统计数据能够全面、准确地揭示图书馆各项业务发展现状。在制定统计指标时，首先要考虑学校学科专业建设发展需要，如我校近几年有18个师范专业需要资格认证，需要图书馆提供相关文献馆藏数据材料，因此，在指标体系中就细分馆藏纸质图书总量指标，增加中小学教材和教师教参类指标统计，并对指标间的逻辑关系附有解释说明报告文件。统计指标设计名称表述清晰准确，科学合理，要考虑指标间的连续和关联。指标体系既要有反映总体规模的总量指标，也要有反映图书馆工作质量的相对指标。完善指标体系架构、规范统计原则，明确统计目的需求，规范统计工作流程，才能保证数据的真实性、完整性、规范性和时效性，并及时做好数据备份存档工作，促进高校图书馆数据统计工作常态化和规范化。通过对规范的统计结果进行综合分析研究，可以掌握自身的发展水平和潜力，可以提供科学管理水平，提升图书馆的核心竞争力。

3.3 制定科学指导文件，明确统计目标

高校图书馆是学校教学科研的辅助部门，图书馆的岗位流动性较大，数据填报人员的变动容易造成数据不一致。为了避免对统计项目含义的误解，填报工作必须还要有科学的详细的指导性文件，对统计项目数据作具体解释，只有这样，填报人员才能在收集整理数据时保持相对的连续性和一致性。由于某些统计指标设置不合理，填报人员收集数据比较困难，统计指标的设计就不能不考虑图书馆自身的组织与结构特点，要尽量能反映图书馆业务工作的主要内容，在形式上既要有反映总体规模的总量指标，也要有反映业务工作质量的相对指标。根据统计指标进行日常业务记录时，加强部门间的组织联系，提高统计工作质量与效率。

图书馆可以通过真实、准确的统计数据，全面反映图书馆基本的工作态势。教育部图工委应结合我国实际情况，教育部图工委牵头，建立一套科学规范严谨的、易于操作的统计标准和指标体系，进行推广、组织，规范统计工作流程，及时更新统计指标，精简操作困难的统计指标，高校图书馆各类基本状态数据指标、填报时间周期应与高基报表保持一致，便于统计数据的统一性和可比性。只有构建完善的数据统计指标体系，才能够全面、客观、准确地反映图书馆工作的常态，才能为图书馆科学管理提供可靠依据。

3.4 明确统计指标，深度挖掘统计数据

教育部图工委发布的高校馆发展调查报告，对统计数据的挖掘仅仅限于填报数据的应用，没有关联图书馆建设发展的指导思想、总体思路和转型发展趋势研究，没有利用统计数据发现问题，改进服务模式，制定合理地发展策略，只是为了统计数据而统计。统计数据的最终目的应深度挖掘统计数据，为图书馆的创新发展决策提供支撑依据。收集数据构建智能化统计数据决策平台。可以根据教育部图工委制定的统计指标对本馆进行常态化自查自评，找出不足和内在规律，结合自身的业务工作作出决断和预测评估，挖掘潜在的客观事实数据，分析存在的价值，进行搜集整理和梳理比对，增补合理的规范的指标，找出统计数据的实际效益，实现由事实数据向决策评价的转换，为图书馆发展提供绩效评价和辅助决策。

3.5 开发更新填报系统，设计人性化管理平台

数据填报平台的设计直接关系到统计数据的准确性和提交率。填报系统人性化设计，每个统计指标模块的数据项应由注释功能，对该数据项进行详细的说明，便于填报人员和上级部门查证。另外，在数据项可以附加上一年度的数据，便于填报时进行比对，而且可以及时发现错误数据的原由；也可以设置差值区间，数据填报管理系统可以自动计算出近两次填报数据的差值比例，发现问题可以及时提示填报人员进行审核检查，提高填报数据的科学性和准确率。高校图书馆数据存储量越来越大，用途和使用范围逐渐扩大，统计项目不断增加，统计工作更为复杂。由于图书馆使用的自动化集成管理系统不统一，系统统计的模块存在差异，统计类别和结果就不一致。需要设计人性化管理平台，统一参数，完善填报统计管理系统，实现自动生成数据统计报表，才能提高统计工作效率，确保统计数据的准确性和科学性，才能真正实现图书馆统计工作体系化、标准化和高效化。

结束语

明确统计指标，完善指标体系，实现统计数据定量分析，使数据揭示事实本质，健全完善的高校图书馆数据统计指标体系，高效统计出事实数据，形成图书馆数据统计分析报告。不断改进高校图书馆的各项业务工作，对图书馆的投入进行绩效评价，合理科学的投入与产出比例才能体现图书馆的学科服务水平，提升图书馆在学校发展中的价值和重要地位，为高校图书馆发展目标编制提供有力的事实理论依据，是图书馆建设发展的机遇与挑战。