关于加强军工企业档案信息化建设及其保密工作的思考

■ 王能文

档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息化为重心转变的过程。由于军工企业的特殊性，所以在档案信息化建设的过程中，涉及到很多需要保密的工作内容。因此，在建设信息化的过程中，不仅仅要充分保证整个网络运行环境的可靠性，在定制开发的过程中更应该保证其安全性。只有得到双重保障，军工企业档案信息化的良好建设才有可能顺利实现。

一、档案信息化建设的必要性

不论是军工企业还是其他企业，档案信息化建设都是非常必要且重要的。首先，在大数据时代背景下，档案信息化的建设成为了必然。在国家发布的多项材料中，都明确指出国有军工企业要推动档案信息化建设的进程。第二，军工企业都是涉及到国家机密的企业，不管是从安全性还是效率方面考虑，档案信息化建设都是国有企业发展的必然结果。随着科技的发展，国有企业的现代化程度不断地在加深，涉密网络技术也不断地在成熟，大多数的国有企业都已经通过了涉密网络测评，很多便捷的应用软件也得到了普及。其次，档案信息化建设是国有军工企业生产经营特殊性的特殊要求。大型国有企业背后都有着重大的使命，或国防建设或保家卫国，在工作的过程中产生的信息都是涉密内容。所以，这个信息的借阅流程会经受更为严格的程序和监督。在传统的档案管理制度下，用户一般都是要逐级请示，然后等待会签，这样大大地降低了档案资源服务的效率。而档案信息化建设则很好地解决了这一问题，它让审批流程变得快捷便利。最后，档案信息化能够促进人力资源结构的有效调整。现如今，国有企业的管理岗位比例在逐渐缩减，有关档案工作的从业人员数量在逐渐缩减，相关管理岗位的比例也在逐渐减少，人力资源结构在不断地优化。改变传统的档案检索、借阅方式，探索更为快捷便利的档案借阅流程，将传统的纸质档案加工为数字档案，减少无用的流通环节，降低档案人员的工作量，以最少的从业人员最大程度地满足档案服务需求，才能适应企业的人力资源战略调整。

二、如何加强军工企业档案信息化建设

（一）确保充足的经费投入

首先要保证投入足够的经费。因为国有军工企业的档案利用有不同于其他企业的特点，它的软件往往都需要专门去定制开发，而且在定制开发调查研究的过程中，不管是人力、物力还是财力，消耗都会比较大，因此成本会偏高。想要更好地实现档案信信息化，不仅仅要有主要的服务器，备份服务器也是非常重要的。在档案信息化的过程中，大量的档案信息都需要扫码录入电子系统，工程扫描仪、书刊杂志扫描仪等硬件设施都是必不可少的。一旦缺失这些硬件设施，项目的进展一定会受到影响，严重的有时会直接逼停项目。所以说，经费投入方面要有充足的财务预算做支撑。

（二）统筹规划企业信息化建设

档案信息化是整个企业信息化最重要的部分之一。为了避免在后期遇到不必要的麻烦，尽可能地提升工作效率，档案信息化建设的初期就要设计好软件的具体对接工作。PDM、OA 等软件相互之间都应该设置互通的模板，以方便用户在使用软件的时候能够实现自由切换，有效地查询和归档各类档案。针对部分因为开发较早、版本较低而无法实现互通的软件，要尽早想好预防问题出现的措施，以防止各类信息出现不留接口、断层独立、使用繁琐等问题。

（三）提升从业人员综合素质

档案从业人员的素质将直接影响档案信息化的整体进程。因此，提升从业人员的综合素质是推动档案信息化工作的必要举措。除了逐步引进相关的高素质人才，针对现有档案从业人员，也应该对其进行适当的培训和科学的管理。具体而言，可以定期组建如计算机基础、现代管理技术、数字化技术、网络等有关知识的培训讲座，为档案从业人员有效地掌握技能、提升素质提供殷实的条件，从而为推动企业档案信息化进程培养杰出的专业人才。

三、完善军工保密工作的思路及建议

在科技不断进步的背景下，我国军工企业的保密工作获得了一定的成效。然而，从总体上看，我国军工企业还十分缺乏杰出的技术人才，人才的技术水平也各有高低。而人才的缺乏也不是近几年才产生的，只是对比科技发展的速度，保密工作的技术人才培养确实是相对滞后的。针对这样的情况，笔者提出了几点完善军工保密工作的思路以及建议。

首先，坚持重点防范工作。这个重点，一方面指的是工作中的重点，另一方面指的是具体防范工作中的重点。在军工企业的保密工作中，重点要关注的是保密制度的建设以及从事保密工作人员意识的增强。比如，在外包项目上，对于图纸的发送，要做到分批、分页；对于进入科研区域的车辆、司机都要实施重点检测，以防止文件的丢失。第二，保密教育精确化。以《中华人民共和国保守国家秘密法》搭配党和国家对企业在保密工作中的要求为教育内容，结合具体的案列，开展保密教育工作。保密工作还应该致力于实现教育对象的重点化、教育管理的规范化、教育形式的多样化以及教育实施的常态化。除了特别关注重点部门和重点人员的保密意识，还应该从整体上不断提升全体涉密人员的保密意识。第三，在实现产业化的过程中，要尽量地去减少涉密人员的数量。首先，军工企业一定会生产大量的军用装备，所以要意识到将军用品和普通民用品分离开来，让民用品人员接触不到军用品；针对必要的外包项目，也应该尽量去控制供货厂家的数量，保证图纸、技术等等产品的质量，实现全套的把控；更为重要的是，一定要加强外包厂家的保密要求，让外包厂家对此签订协议，并要求其在发货清单上以非密代号进行标识。

四、结语

总之，实现国有大型军工企业的档案信息化虽然是比较复杂的，却是势在必行的，它不仅仅是整个社会档案信息管理的整体发展趋势，也是企业生产经营的重要支撑。在实际的工作过程中，一定要确保充足的经费投入，统筹规划企业信息化建设，提升从业人员综合素质，完善并执行军工保密工作的思路。“路漫漫其修远兮，吾将上下而求索。”网络技术的快速发展告诉我们档案信息化建设并不是一蹴而就的，而是需要我们时刻去坚守、去探索。走军工企业的档案信息化的这条道路固然是比较辛苦的，但是有收获，有乐趣在其中，我们就应该在这条道路上通过不断的探索、尝试和努力，一直走下去，从而为军工企业的发展贡献一份属于自己的力量。