利用信息技术提高国企文书档案归档效率和质量的具体对策分析

摘要：国有企业作为促进现代社会发展的重要机构，承担着重要的责任，在现阶段社会的发展过程中具有重要的作用。随着现阶段社会的发展，国有企业的规模不断扩大，涉及环节越来越多，在工作环节产生的档案就越多，传统的档案管理手段在发展过程中难以适应现阶段国有企业的发展需要，就要求相关人员将信息化技术应用在国企的档案管理中，但是鉴于国企档案管理的工作量较大，现阶段的信息化技术在落实方面还存在一定的难题。本文就从信息技术入手，浅谈其提升国企档案效率和质量的策略。

关键词：信息技术;固有企业;档案整理;对策

档案作为企业信息记录的重要环节，对企业的发展具有重要作用，但是在现阶段社会的发展过程中，随着国有企业的规模不断扩大，其工作量也不断提升，由此就产生了大量的档案信息，给档案工作人员造成了很大的压力。所以现阶段的档案管理已经难以满足国有企业的发展需要，必须要对档案归档技术进行升级，将信息技术应用在档案管理中，这样才能保证归档工作的顺利开展。然而在现阶段的国有企业管理中，部分档案管理人员对信息技术的重要性认识不足，加上信息技术具有一定的难度，其在档案归档环节的落实就还存在一些制约因素。所以要想促进现阶段国有企业归档效率和质量的提升，就需要相关人员在发展过程中加强对信息技术的研究，合理地将其作用在国企文书归档中。

1 信息技术和国企文书档案归档概述

1.1 信息技术和档案归档的概念

在现代社会的发展过程中，信息技术作为发展最重要的推动力，具有重要的作用，信息技术是指使用计算机来存储、检索、传输和操作数据或信息的一种信息传递技术，被认为是信息和通信技术（ICT）的一个子集。信息技术的出现，一方面使得信息的传递更加方便和快捷，极大程度上促进了现代社会的发展。一方面强化了计算机等设备的信息检索效率，就在很大程度上提升了科技发展的速度，促成了现代社会科技的发展。而档案归档则是指文书部门将办理完毕且有保存价值的文件，经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。归档是国家规定的一项制度，又叫“归档制度”。档案作为企业信息的记录工具，对企业的发展具有重要作用，也是企业进行人事任命和决策的重要依据[1]。归档作为档案信息的归纳保存，在国有企业快速发展、档案信息不断增长的背景下也越来越重要。

1.2 信息技术在档案归档中的应用

国有企业的主要目的是维护社会的稳定，满足社会的发展需要，在现阶段城市化进程不断加快的背景下，国有企业的工作量也不断提升，由此产生的档案量十分庞大。传统时期的档案管理一般是纸质的档案管理，有档案工作人员收集相关信息之后将其记录在纸质材料上。然后进行存储，不仅耗费时间，还很容易在记录和存储环节出现失误，已经不适合现阶段档案管理的需要。现阶段的档案管理一般是指借助计算机等现代化设备和技术进行档案信息记录和整理的技术，在这一环节就需要用到信息技术。国有企业由于工作性质的特殊性，对于档案归档的要求很高，相关人员在进行归档是必须要保证原件归档、应归档的文件材料齐全、完整、文件和电报按其内容的联系等。而且在发展的过程中，对于需要进行归档的材料，还需要按照一定的条件将其分别存储，保证文件之间的历史联系。并在归档之后分类整理、立卷，案卷標题简明确切，便于再一次利用[2]。

2 国有企业档案归档的功能

国有企业作为现代社会的重要组成，对其档案归档进行管理就十分必要，一方面，通过对归档的管理，相关人员就可以掌握企业基本情况、发展历程以及核心技术，从而对企业有着全面地了解，这样一来，相关人员在进行决策的环节就能够根据这些信息进行科学的计划制定。另一方面，通过了解国企归档的功能，也能为信息化提供融合依据，在保证归档功能的同时提升归档的效率，促进信息技术在档案管理环节的落实。

2.1 信息的反馈功能

国有企业的档案涉及面十分广泛，不仅包含各种人事调动信息，还记录了各种企业经营壮大的发展经历以及日常生产经营管理的具体情况。在此背景下，档案归档就显得十分重要。通过对档案信息进行归档，可以在一定程度上加快企业获取资料的效率，从而通过生产类档案资料的查询迅速了解企业在各个时期的发展策略和利润，并从中得出专业化的信息数据，为后续企业决策的制定提供真实有效的信息，从而促进企业的发展。所以现阶段国企的档案归档就具有信息反馈的功能。

2.2 自我提升的能力

现阶段国有企业档案归档一般承担反映企业生产经营情况、生产力水平以及管理策略的重要任务，能够直观地将企业各种信息进行收集和统计，方便相关人员进行整理和使用。这样一来，归档就为国有企业的绩效核对提供了真实可信的信息，就使得企业可以及时地发现运行中存在的失误，在一定程度上规避各种风险。所以归档就能够通过规避企业风险这一能力实现对企业效益的提升，促进企业的发展。

2.3 信息凭证以及服务决策的能力

档案作为一种信息的记录，能够真实的记载企业在发展过程中的各种信息，就成为企业进行各种活动的有力凭证。随着现代化社会的发展，国有企业的规模不断发挥在那，就产生了各种科研成果，归档就可以保证专利等科研成果归属的真实性，起到一种证明的作用，避免出现各种纠纷。另一方面，国有企业的发展离不开相关人员的支撑，在现阶段国有企业的发展过程中，归档作为国企生产、经营、壮大的真实写照，可作为企业生产扩大或调整的重要参考。在国有企业的发展过程中，其人才培养以及岗位调动甚至是企业决策，都需要在档案中寻找可用信息。所以归档也能为企业的发展提供服务决策。

3 信息化技术在国有企业文书档案归档环节的重要性

随着社会的发展，国有企业的规模逐渐扩大，需要进行归类的档案数量就不断增长，传统的纸质档案归档已经难以满足日益增长的档案管理需要，就要求相关人员在发展过程中采用新技术进行归档作业。信息化技术作为新兴技术的一种，通过计算机等现代化设备实现对档案的归档整理，具有独到的优势。

3.1 储存方便

相较于信息化技术的档案归档来说，传统的档案管理一般采用纸质材料进行信息的记录，在这一过程中就需要大量的人力物力作为支撑。而在纸质档案的归档环节，一方面由于国有企业信息量庞大，档案管理人员需要整理的纸质材料就十分庞大，很容易在该环节出现问题，影响档案管理的真实性。另一方面，纸质档案一般信息记载量较少，想要完全记录国有企业发展过程中的各种信息，纸质材料的数量就十分惊人。归档就需要设立专业的大型存储场所，增加档案管理的成本。而且纸质化的档案由于材料等方面的原因，很容易受到外界因素的影响造成破坏，影响档案的正常使用。而信息化技术则摒弃了这些缺陷，该技术将传统的纸质化的档案归档转化为信息化的管理，将国有企业发展过程中产生的各种信息上传到计算机中，并经由互联网进行传播和存储。这样就打破了传统纸质档案归档环节数量庞大归档困难的难题，更好地满足了国有企业对于档案管理的需要。

3.2 提高档案归档的效率

相较于传统的档案管理来说，信息化技术应用在档案归档环节还能够在很大程度上提升归档的效率。传统的纸质档案归档要想实现对档案的管理，就需要将大量的纸质档案分门别类地别类地进行存储，存储困难，而且在归档环节还需要专门配备存储空间，效率十分低下。信息化技术在发展过程中就构建了以互联网信息技术为代表的档案管理模式，使档案管理和信息技术有效融合起来，相关人员就可以借助计算机进行档案的归档，在该模式下，就可以借助计算机实现信息的共享、资料收集和整理，在很大程上提升了信息的流转效率[3]。而且信息化技术在存储环节也十分简单，计算机可以实现海量信息的存储，不需要设置专业的空间和人员进行档案的管理。所以国有企业归档环节的信息化技术能够显著的提升归档效率，促进档案管理水平的提升。

3.3 保证了归档的质量

信息化技术借助计算机实现对国有企业档案的管理，这种降低人力参与的方式还在很大程度上保证了档案归档的质量。首先，信息化技术应用在归档环节，就避免了传统纸质档案在记载和存储环节可能由于人为造成的失误，就在很大程度上保障归档环节的质量。而且传统的纸质档案管理还很容易受到外界自然环境的影响造成档案受损，严重影响归档质量，也不利于企业对档案的后续使用。信息技术下的档案管理一方面借助计算机实现对档案信息的存储，避免了大量空间的占用，存储方便，一方面信息化的保存方式也避免了外界环境的影响，在很大程度上保障了信息的完整形。

4 档案归档管理信息化面临的问题

4.1 档案管理人员的意识不足

档案归档能够在很大程度上促进企业的发展，信息技术作为提升归档效率和质量的重要一环，需要企业加大关注力度。但是在现阶段国有企业的发展过程中，却还存在意识方面的问题，一方面企业管理人员对于档案归档信息化建设的重要性认识不足，缺乏规划，就制约了信息技术在档案管理环节的推进。另一方面档案工作人员也缺乏升级档案归档的意愿，没有及时认识和了解信息化技术工具，信息技术管理意识比较薄弱。这些现象的存在，就直接影响了信息技术在国有企业档案归档中的发展。

4.2 档案归档的管理模式还不完善

相较于传统的纸质档案管理来说，由于信息技术在档案归档环节需要应用到计算机等现代化设备，对其的管理策略就需要进行调整，到那时现阶段国有企业的档案归档管理却依旧是采用传统的档案管理形式，這就和现阶段的档案发展不相适应，在一定程度上制约了信息化技术的发展。而且信息技术具有很强的技术性，对于档案归档人员的专业素养要求更高，现阶段国有企业的档案管理人员在技术上和经验上均有所不足，很多单位引进的设备也比较落后，相应的信息安全工作落实的并不到位，安全管理力度不够，也在很大程度上影响了信息技术在国有企业归档的落实。

5 利用信息技术提高国企文书档案归档效率和质量的具体对策

5.1 要提升相关人员的管理意识

在现阶段国有企业的发展过程中，管理人员的意识问题是制约信息及时推进的重要原因，要想在国有企业中充分发挥功能，促进归档的效率和质量，就需要改变管理人员的观念。首先，相关管理人员应该充分的认识到现代化技术对档案归档带来的重要性，在进行归档的环节加入现代化信息技术，从而推动信息技术在归档环节的渗透。其次，管理人员还需要结合自身企业的类型以及发展实际进行归档的信息化，国有企业涉及面众多，类型也多种多样，不同国企的功能也各不相通。这就要求相关管理人员结合企业发展实际，在发展过程中合理地将信息技术引入到归档环节，从而充分发挥其功能。最后，管理人员要让这项信息化管理工作成为企业总体发展战略规划的重要内容，引导各部门职工树立档案管理工作意识，借助多样化的宣传方式提高管理人员的工作意识[4]。从而深化归档人员的意识，使其树立起归档信息化的理念，这样相关人员才能在岗位上充分发挥信息化的功能，促进归档的发展进步。

5.2 完善设备，实现归档的一体化管理

信息技术作为现代社会发展的重要技术，主要凭借计算机等设备发挥功能，所以要想充分发挥信息技术促进归档效率、提升归档质量的目标，就需要完善相关设备。相关人员需要加强对信息化建设的重视程度，加强资金方面的支持。一方面对档案库房保存环境进行优化，为档案归档提供良好的环境，避免设备受到外界环境的干扰。另一方面，就是要紧跟时代发展潮流，在发展过程中积极的购买先进的信息设备，对原有的设备进行更新换代，这样才能保证信息技术功能的顺利发挥。而且在设备完善之后，就需要实现技术和归档的一体化。首先是档案管理一体化，相关部门可以通过计算机和互联网等设备的运用，在计算机上完成文件资料的起草、审核、定稿、编排以及发送，并且在文件生成之后进行整理归档，这样就实现了档案管理的一体化;其次，还需要实现信息的网络传播，信息化技术和传统归档最大的区别就是实现了信息的网络化传播，相关人员就需要借助计算机设备实现信息网络化传输，从而提升归档的效率;然后就是档案信息的数字化存储，传统的归档一般由纸质材料进行档案的记录，在进行归档的环节就需要耗费大量的人力物力，还很容易出现纰漏，影响归档的质量。借助计算机将档案信息进行数字化，就摒弃了纸质材料的弱点，实现了信息的数字化传递和存储，将企业档案管理工作变得方便、快捷、高效[5]。

5.3 加强数据库建设，实现信息共享

归档在国有企业中的主要目的是将企业信息进行整理存储，以方便后续的信息使用，所以归档还需要兼顾后续档案使用的便利性。传统的纸质档案管理在存储环节需要占用大量的空间，而且纸质档案信息承载量较少，就需要庞大的纸张进行档案记录，就不利于后续对档案的运用。信息技术就可以通过计算机设备，在网络上建立企业的档案数据库，将企业发展过程中的各个档案分类上传，这样就实现了数据库的建立。一方面，数据库的存在满足了归档的需要，将档案信息安全合理地进行存储，还简化了存储手续，提升了归档的效率[6]。另一方面，数据库的建立还实现了信息的共享，数据库作为依托于计算机平台建立起第一种数据存储，企业管理人员就可以通过内部局域网和外部互联网向企业和部门以及社会公开，将档案工作从被动服务转为积极服务，实现信息的共享。这样一来，就方便了对归档档案的使用，充分发挥了归档应有的功能。

5.4 优化人员队伍

档案管理的信息化虽然是借助现代化设备实现的归档手段，降低了人力的参与程度，到那时相关工作人员依旧对归档有着直接的影响。而且由于信息技术在发展过程中需要借助现代化设备，所以现阶段的归档就对工作人员的技术有了更高的要求，要想發挥信息化技术在归档中的功能，就必须对档案管理人员进行优化。企业需要建立起专业的培训场所并制定培训计划，加强对工作人员基础技能培训，提升其对信息技术的掌握水平。在培训环节，还要兼顾对归档人员的意识教育，培养其积极的工作态度，从而激发起工作热情，更好地发挥信息技术的功能。

6 结语

国有企业在城市化的发展过程中规模不断扩大，产生的档案信息就越多，传统的归档手段已经难以满足现代国有企业的发展需要，必须将信息技术带入到档案管理中，实现其效率和质量的提升。但是由于信息技术的复杂性，在落实环节就还存在一定的隐患，需要相关人员通过提升管理意识、完善管理设备、实现信息共享以及优化人员配置等手段，充分发挥信息技术的优势，提升国企归档的效率和质量。

参考文献

[1] 黄丽华.以科技创新和信息技术为引领 推动档案工作转型发展——2018年国家档案局中央档案馆技术部工作要点[J].中国档案，2018（02）：19.

[2] 王超，郭雪，刘春红.基于电子信息技术的档案备份与管理策略初探[J].电脑知识与技术，2021，17（29）：140-141+152.

[3] 魏娜.信息技术在档案管理中应用的探索[J].黑龙江人力资源和社会保障，2021（13）：84-86.

[4] 吴春梅.信息技术背景下文学档案从实体管理向知识管理转型——以中国现代文学馆藏品管理系统为例[J].兰台世界，2021（05）：102-105.

[5] 武琳. 基于信息技术——高中生美术“档案式”发展评价[C]/2020年中小学教学改革创新研讨会论文集.，2020：457-459.

[6] 郑丽明. 大数据信息技术在档案管理中的运用[C]/2019年教学研究与教学写作创新论坛成果集汇编（一）.，2019：1009-1012.

作者简介：鲁英，（1981-），女，汉族，湖北孝感人，本科，初级馆员，主要从事档案信息化建设方向研究。